Списываем недостачу продуктов питания

Отвечая на этот вопрос, начнем с того, что продукты питания учитывают в составе запасов. В частности, для учета таких материальных ценностей Планом счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденным приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611, предназначен субсчет 232 «Продукты питания».

Инвентаризацию запасов (в том числе и продуктов питания) следует проводить перед составлением годовой финансовой отчетности до даты баланса в течение трех месяцев. Такое требование предусмотрено п. 10 разд. I Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.2014 г. № 879 (далее — Положение № 879).

Кроме того, проведение инвентаризации является обязательным в случае: передачи имущества государственного предприятия или бюджетного учреждения в аренду, приватизации имущества государственного предприятия, изменения материально ответственных лиц, а также в случае изменения руководителя коллектива; при установлении фактов краж или злоупотреблений, порчи ценностей (на день установления таких фактов); по судебному решению; в случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия (на день после их окончания); при прекращении предприятия и т. п. ( п. 7 разд. I Положения № 879).

Что касается периодичности проведения инвентаризации в конкретном учреждении, сроков ее начала и завершения, а также перечня активов и обязательств, подлежащих инвентаризации, то эти вопросы относятся к компетенции руководителя учреждения.

По результатам проведенной инвентаризации инвентаризационная комиссия составляет протокол. В протоколе отражают выводы по выявленным расхождениям между фактическим наличием активов и обязательств и данными бухгалтерского учета, а также предложения по их урегулированию. После оформления протокол передают на рассмотрение и утверждение руководителю учреждения ( п. 1 разд. IV Положения № 879).

При выявлении расхождений прежде всего следует выяснить их причины. В случае фактической недостачи и после зачета недостачи излишками по пересортице продукты питания списывают с учетом их естественной убыли согласно Нормам естественной убыли продовольственных товаров в торговле и инструкциям по их применению, утвержденным приказом Минторга СССР от 02.04.87 г. № 88 (приложения 6 и 7) (далее — Нормы № 88).

Естественная убыль — это расходы на усушку и распыл жидких и порошкообразных продуктов, на раскрошку при обработке мяса и т. п. Объем таких расходов определяют по каждому виду продуктов отдельно как произведение нормы, выраженной в процентах, и количества (суммы) отпущенного товара за период между инвентаризациями. При этом нормы естественной убыли являются предельными. Это значит, что списание продуктов осуществляют в фактических размерах, но не более рассчитанных по нормам. Нормы применяют независимо от сроков хранения продуктов в амбаре. При этом стоит учитывать, что Украина является первой зоной торговли. А к какой группе относится амбар (к 1-й или 2-й), подскажет п. 3 приложения 7 к Нормам № 88 (ср. ).

Внимание! В случае списания товаров согласно актам в результате порчи, снижения качества товара или повреждения тары нормы естественной убыли не применяются ( п. 5 приложения 7 к Нормам № 88). То есть, если был установлен факт порчи продуктов питания (из-за халатности или умышленно) или их хищения, рассчитывать естественную убыль не нужно.

Напомним, что порядок учета продуктов питания на складе, на пищеблоках и в бухгалтерии подробно описан в статье «Учет продуктов питания» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2014, № 29).

Также отметим, что взаимный зачет излишков и недостач вследствие пересортицы допускается только в отношении запасов одинакового наименования и в тождественном количестве при условии, что излишки и недостачи образовались за один и тот же период и у одного и того же материально ответственного лица ( п. 5 разд. IV Положения № 879). Если при взаимозачете недостач и излишков вследствие пересортицы стоимость недостачи превышает стоимость излишка, разницу в стоимости запасов относят на виновных лиц. Причем в случае установления недостач или потерь, возникших вследствие злоупотреблений, соответствующие материалы в течение 5 дней после установления недостач и потерь передаются правоохранительным органам. А на сумму выявленных недостач и потерь следует подать гражданский иск в суд. Прямое указание на это зафиксировано в п. 7 разд. IV Положения № 879.

Механизм определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, кроме драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей, установлен Порядком определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденным постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116. В частности, размер убытков от недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей в соответствии с п. 2 этого Порядка определяют путем проведения независимой оценки в соответствии с национальными стандартами оценки. Если же был нанесен имущественный вред государству, территориальной громаде или субъекту хозяйствования с государственной (коммунальной) долей в уставном (составном) капитале, то размер убытков определяют в соответствии с Методикой оценки имущества, утвержденной постановлением КМУ от 10.12.2003 г. № 1891.

Важно! Из сумм, взысканных с виновных лиц, осуществляется возмещение убытков, нанесенных учреждению, с учетом фактических расходов на восстановление поврежденных или приобретение новых материальных ценностей и стоимости работ по их восстановлению. А вот остаток средств необходимо перечислить в бюджет. На это указывает п. 10 Порядка № 116.

Если виновные лица не установлены, недостачу продуктов питания отражают на забалансовом субсчете 072 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей».

О порядке возмещения виновными лицами нанесенных убытков подробнее можно узнать из консультации «Учет похищенных материальных ценностей» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2013, № 29).

Чтобы окончательно разобраться, как правильно списать недостачу продуктов питания и как отразить эти операции на счетах бухгалтерского учета, предлагаем вашему вниманию следующие условные примеры.

Пример 1. В ходе инвентаризации продуктов питания в школьной столовой обнаружена недостача мяса куриного охлажденного. Согласно учетным данным остаток мяса на начало отчетного периода составлял 20 кг. В соответствии с документами поставщиков в течение отчетного периода поступило 830 кг мяса птицы, а на приготовление блюд выдано 825 кг. Данные складского учета свидетельствуют, что остаток на конец периода должен составлять 25 кг мяса. Средневзвешенная цена за отчетный период равна 38,50 грн. за 1 кг мяса. Согласно установленным нормам естественная убыль составляет 1,237 кг (825 кг х 0,15 %).

Вариант А. Фактический остаток мяса птицы на конец отчетного периода составляет 23,850 кг. То есть выявленная недостача (1,150 кг) не превышает предельный размер естественной убыли. В связи с этим инвентаризационная комиссия приняла решение о списании выявленной недостачи мяса птицы на расходы отчетного периода. По результатам работы комиссии составлены инвентаризационная опись и протокол.

Вариант Б. Фактический остаток мяса птицы — 22,850 кг. То есть объем недостачи превышает предельную естественную убыль на 0,913 кг (2,150 кг - 1,237 кг). Размер ущерба, подлежащий возмещению виновным лицом, согласно акту оценки убытков составляет 50 грн. Виновное лицо добровольно возместило нанесенный ущерб путем внесения наличности в кассу учебного заведения. С учетом фактических рыночных цен (40,00 грн. за 1 кг) на момент возмещения ущерба, ожидаемые расходы на приобретение соответствующего количества мяса птицы составляют 36,52 грн. Остаток средств в сумме 13,48 грн. подлежит перечислению в бюджет соответствующего уровня.

В бухгалтерском учете эти операции следует отразить так:

Пример 2. В связи с установлением факта порчи продуктов питания была проведена инвентаризация в столовой стационарного отделения больницы. В ходе инвентаризации комиссия обнаружила недостачу капусты белокочанной поздней в количестве 36 кг. Средневзвешенная цена капусты — 1,80 грн.

Инвентаризационная комиссия установила, что овощи стали не пригодными для дальнейшего использования из-за несоблюдения условий их хранения. Виновным признано материально ответственное лицо. Последнее вину признало и добровольно согласилось возместить причиненный ущерб. Размер ущерба согласно акту оценки убытков составляет 90 грн. Виновное лицо возместило причиненный ущерб путем внесения наличности в кассу учреждения.

С учетом фактических рыночных цен (2,00 грн. за 1 кг) на момент возмещения ущерба ожидаемые расходы на приобретение соответствующего количества капусты составляют 72,00 грн. Остаток средств в сумме 18,00 грн. подлежит перечислению в бюджет соответствующего уровня.

В бухгалтерском учете эти операции следует отразить так: