Списуємо нестачу продуктів харчування

Відповідаючи на це запитання, розпочнемо з того, що продукти харчування обліковують у складі запасів. Зокрема, для обліку таких матеріальних цінностей Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженим наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611, призначений субрахунок 232 «Продукти харчування».

Інвентаризацію запасів (у тому числі й продуктів харчування) слід проводити перед складанням річної фінансової звітності до дати балансу протягом трьох місяців. Така вимога передбачена п. 10 розд. І Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879 (далі — Положення № 879).

Окрім того, проведення інвентаризації є обов’язковим у разі: передачі майна державного підприємства або бюджетної установи в оренду, приватизації майна державного підприємства; зміни матеріально відповідальних осіб, а також у разі зміни керівника колективу; встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів); за судовим рішенням; у разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха (на день після їх закінчення); у разі припинення підприємства тощо ( п. 7 розд. І Положення № 879).

Що стосується періодичності проведення інвентаризації в конкретній установі, строків її початку та завершення, а також переліку активів і зобов’язань, що підлягають інвентаризації, то ці питання належать до компетенції керівника установи.

За результатами проведеної інвентаризації інвентаризаційна комісія складає протокол. У протоколі відображають висновки щодо виявлених розбіжностей між фактичною наявністю активів і зобов’язань та даними бухгалтерського обліку, а також пропозиції щодо їх урегулювання. Після оформлення протокол передають на розгляд і затвердження керівнику установи ( п. 1 розд. IV Положення № 879).

При виявленні розбіжностей передусім слід з’ясувати їх причини. У разі фактичної нестачі та після заліку нестачі надлишками за пересортицею продукти харчування списують з урахуванням їх природного убутку згідно з Нормами природного убутку продовольчих товарів у торгівлі та інструкцій з їх застосування, затвердженими наказом Мінторгу СРСР від 02.04.87 р. № 88 (додатки № 6 і 7) (далі — Норми № 88).

Природний убуток — це витрати на усихання та розпилювання рідких і порошкоподібних продуктів, розкришення при обробленні м’яса тощо. Обсяг таких витрат визначають за кожним видом продуктів окремо як добуток норми, вираженої у відсотках, на кількість (суму) відпущеного товару за період між інвентаризаціями. При цьому норми природного убутку є граничними. Це означає, що списання продуктів здійснюють у фактичних розмірах, але не більше розрахованих за нормами. Норми застосовують незалежно від строків зберігання продуктів у коморі. При цьому варто враховувати, що Україна є першою зоною торгівлі. А до якої групи належить комора (до 1-ї чи 2-ї), підкаже п. 3 додатка № 7 до Норм № 88 (ср. ).

Увага! У разі списання товарів згідно з актами внаслідок псування, зниження якості товару чи пошкодження тари, норми природного убутку не застосовуються ( п. 5 додатку 7 до Норм № 88). Тобто, якщо було встановлено факт псування продуктів харчування (через недбалість чи навмисне) або їх розкрадання, розраховувати природний убуток не потрібно.

Нагадаємо, що порядок обліку продуктів харчування на складі, на харчоблоках та у бухгалтерії детально описаний у статті «Облік продуктів харчування» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2014, № 29).

Також зауважимо, що взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці допускається тільки щодо запасів однакового найменування і в тотожній кількості за умови, що лишки і нестачі утворились за один і той же період та в однієї і тієї ж матеріально відповідальної особи ( п. 5 розд. IV Положення № 879). Якщо при взаємозаліку нестач і лишків унаслідок пересортиці вартість нестачі перевищує вартість надлишку, різницю вартості запасів відносять на винних осіб. Причому в разі встановлення нестач або втрат, які виникли внаслідок зловживань, відповідні матеріали протягом 5 днів після встановлення нестач і втрат передаються правоохоронним органам. А на суму виявлених нестач і втрат слід подати цивільний позов до суду. Пряма вказівка на це зафіксована в п. 7 розд. IV Положення № 879.

Механізм визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, крім дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей, установлений Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженим постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116. Зокрема, розмір збитків від нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей відповідно до п. 2 цього Порядку визначають шляхом проведення незалежної оцінки відповідно до національних стандартів оцінки. Якщо ж було завдано майнової шкоди державі, територіальній громаді або суб’єкту господарювання з державною (комунальною) часткою у статутному (складеному) капіталі, то розмір збитків визначають відповідно до Методики оцінки майна, затвердженої постановою КМУ від 10.12.2003 р. № 1891.

Важливо! Із сум, стягнутих з винних осіб, здійснюється відшкодування збитків, завданих установі з урахуванням фактичних витрат на відновлення пошкоджених або придбання нових матеріальних цінностей та вартості робіт з їх відновлення. А от залишок коштів необхідно перерахувати до бюджету. На це вказує п. 10 Порядку № 116.

Якщо винні особи не встановлені, нестачу продуктів харчування відображають на позабалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей».

Про порядок відшкодування винними особами завданих збитків докладніше можна дізнатися з консультації «Облік викрадених матеріальних цінностей» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 29).

Щоб остаточно розібратися, як правильно списати нестачу продуктів харчування та як відобразити ці операції на рахунках бухгалтерського обліку, пропонуємо вашій увазі такі умовні приклади.

Приклад 1. Під час інвентаризації продуктів харчування у шкільній їдальні виявлено нестачу м’яса курячого охолодженого. Згідно з обліковими даними залишок м’яса на початок звітного періоду становив 20 кг. Відповідно до документів постачальників протягом звітного періоду надійшло 830 кг м’яса птиці, а на приготування страв видано — 825 кг. Дані складського обліку свідчать, що залишок на кінець періоду має становити 25 кг м’яса. Середньозважена ціна за звітний період дорівнює 38,50 грн. за 1 кг м’яса. Згідно з установленими нормами природний убуток становить 1,237 кг (825 кг х 0,15 %).

Варіант А. Фактичний залишок м’яса птиці на кінець звітного періоду становить 23,850 кг. Тобто виявлена нестача (1,150 кг) не перевищує граничного розміру природного убутку. У зв’язку з цим інвентаризаційна комісія прийняла рішення про списання виявленої нестачі м’яса птиці на витрати звітного періоду. За результатами роботи комісії складено інвентаризаційний опис і протокол.

Варіант Б. Фактичний залишок м’яса птиці — 22,850 кг. Тобто обсяг нестачі перевищує граничний природний убуток на 0,913 кг (2,150 кг - 1,237 кг). Розмір збитку, що підлягає відшкодуванню винною особою, згідно з актом оцінки збитків становить 50 грн. Винна особа добровільно відшкодувала завданий збиток шляхом внесення готівки в касу навчального закладу. З урахуванням фактичних ринкових цін (40,00 грн. за 1 кг) на момент відшкодування збитку очікувані витрати на придбання відповідної кількості м’яса птиці становлять 36,52 грн. Залишок коштів у сумі 13,48 грн. підлягає перерахуванню до бюджету відповідного рівня.

В бухгалтерському обліку ці операції слід відобразити так:

Приклад 2. У зв’язку з установленням факту псування продуктів харчування була проведена інвентаризація в їдальні стаціонарного відділення лікарні. В ході інвентаризації комісія виявила нестачу капусти білокачанної пізньої в кількості 36 кг. Середньозважена ціна капусти — 1,80 грн.

Інвентаризаційна комісія установила, що овочі стали не придатними для подальшого використання через недотримання умов їх зберігання. Винуватцем визнано матеріально відповідальну особу. Остання вину визнала і добровільно погодилася відшкодувати завданий збиток. Розмір збитку згідно з актом оцінки збитків становить 90 грн. Винна особа відшкодувала завданий збиток шляхом внесення готівки до каси установи.

З урахуванням фактичних ринкових цін (2,00 грн. за 1 кг) на момент відшкодування збитку очікувані витрати на придбання відповідної кількості капусти становлять 72,00 грн. Залишок коштів у сумі 18,00 грн. підлягає перерахуванню до бюджету відповідного рівня.

В бухгалтерському обліку ці операції слід відобразити так: