Форма Уведомления о приеме работника на работу (далее — Уведомление) приведена в приложении к постановлению КМУ от 17.06.2015 г. № 413 (далее — постановление № 413). Его подают в налоговую до того, как допустить нового работника к работе. Если не подать это Уведомление либо подать его несвоевременно, то придется заплатить немалый штраф — подробности читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 76, с. 21. Ну а теперь приступаем к ответам на ваши вопросы.
Если новичок не Вано, а Ваня
В Уведомлении допущена опечатка в имени принятого работника. Можно ли исправить ошибку и могут ли за это оштрафовать?
Ситуация с Уведомлением сложилась неоднозначная. Его принимают налоговики, но при этом они не консультируют по вопросам заполнения и подачи этого документа. В частности, в разделе 301.01 БЗ есть несколько консультаций, в которых прямо сказано, что разъяснения по данному вопросу — это компетенция Минсоцполитики.
Профильное министерство также скупо на консультации. Например, в письме от 10.08.2015 г. № 1038/13/84-15 специалисты лишь указали на возможность подачи уточняющего Уведомления, если нужно внести изменения в ранее поданное Уведомление или исправить ошибку. Но сам порядок исправления раскрыт не был. Поэтому ориентируемся на «бухгалтерскую интуицию».
Мы считаем, что ошибку в персональных данных нужно исправить так.
Шаг 1. Отменяем неправильные данные. Для этого формируем Уведомление с типом документа «скасовуюче» с ошибочными данными на работника.
Шаг 2. Вносим правильные сведения. Формируем Уведомление с типом документа «початкове» с верными сведениями на такого работника.
Шаг 3. Сдаем оба отчета налоговикам.
Таким образом можно исправить ошибки в персональных данных работника, а также в категории лица, реквизитах приказа о принятии на работу и/или дате принятия на работу.
Что касается штрафа, то, по нашему мнению, если исправить допущенные ошибки, о нем можно не беспокоиться. Надеемся, Гоструда будет придерживаться такой же позиции.
Тут уже работает, а там еще не уволен
Работник, принятый по основному месту работы, приступил к работе 19.10.2015 г. (приказ оформлен 15.10.2015 г., Уведомление подано 16.10.2015 г.). Но выяснилось, что с предыдущего (основного) места работы он уволен 21.10.2015 г. Как быть?
Такая ситуация могла возникнуть в том случае, если вы приняли работника без трудовой книжки (например, под честное слово, что он принесет ее позже). По итогу получилось, что с предыдущего основного места работы он еще не был уволен, а у вас уже трудоустроен. При этом вы совершенно справедливо подали Уведомление о приеме работника (по срокам подачи претензий также нет).
Как же исправить ситуацию? Предлагаем поступить так.
1. На период, пока работник «сидел на двух стульях», оформляете его у вас как совместителя. Для этого он вам «задним числом» пишет заявление о приеме на работу по совместительству с 19.10.2015 г. Вы вносите изменения в приказ о приеме на работу.
2. Корректируете сведения, указанные в Уведомлении на этого работника, а именно в графе 4 «Категорія особи» заменяем «1 — наймані працівники з трудовою книжкою» на «2 — наймані працівники без трудової книжки».
Для этого формируете «скасовуюче» Уведомление с ошибочными данными на этого работника с кодом «1» в графе 4 Уведомления и «початкове» Уведомление с правильными данными на этого работника с кодом «2» в графе 4 Уведомления.
Оба уведомления несете налоговикам.
3. Получаете от работника заявление о переводе с места работы по совместительству на основное место работы с 22.10.2015 г. Издаете соответствующий приказ.
Почему смену статуса «совместительство — основное место работы» мы предлагаем оформить как перевод, а не как прием — увольнение? Чтобы уйти от необходимости подавать Уведомление о заключении трудового договора по основному месту работы, и, как следствие, от штрафов за его несвоевременную подачу. Ведь 22 октября — первый день работы работника у вас по основному месту работы — уже история. Поэтому вариант прием — увольнение тут лучше не практиковать.
Бумажное Уведомление — если новеньких не больше пяти
Работник завтра приступает к работе. По техническим причинам подать Уведомление в электронной форме не получается. Можно ли это сделать в бумажном виде?
Обрадуем: такая возможность есть, но воспользоваться ею могут не все. Так, в постановлении № 413 указано, что работодатель может подать Уведомление:
— средствами электронной связи с использованием ЭЦП ответственных лиц в соответствии с требованиями законодательства в сфере электронного документооборота и электронной подписи;
— на бумажных носителях вместе с копией в электронной форме;
— только на бумажных носителях, если трудовые договоры заключены не более чем с 5 лицами.
И вот тут приятный сюрприз от налоговиков (см. письмо ГФСУ от 05.10.2015 г. № 21095/6/99-99-17-03-03-15).
У вас примут Уведомление в бумажном виде (без электронного дубликата), если в нем будет указана информация о приеме работу не более чем на 5 лиц
Сколько уже трудится на предприятии работников, для налоговиков не важно.
Студенты-практиканты, студенты-стажеры. Уведомлять или..?
Нужно ли подавать Уведомление, если студент стажируется на предприятии или проходит производственную практику?
На подобный вопрос есть ответ в БЗ (см. раздел 301.01). Правда, он, как и в остальных случаях, сведен к переводу стрелок на Минсоцполитики. Ну что ж, попробуем разобраться сами.
Стажеры. Рабочие места предоставляются стажерам на основании специального договора о стажировке, который является гражданско-правовым и предметом которого является стажировка студента (учащегося), а не на основании трудового договора, предметом которого является процесс труда.
Оплата выполненных стажером работ производится на основании акта сдачи-приемки работ, а не на основании штатного расписания и Табеля учета рабочего времени (нарядов — для сдельщиков).
Из приведенного мы делаем вывод: стажер находится с предприятием в гражданско-правовых отношениях. А значит, подавать на него Уведомление не нужно.
Но если предприятие по каким-либо причинам решит заключить с ним трудовой договор, от Уведомления не уйти.
Практиканты. Студенты, которые согласно договору с вузом приняты для прохождения практики на предприятии, не являются наемными работниками такого предприятия. Кроме того, в большинстве случаев никакой работы на базе практики они не выполняют, а продолжают учебный процесс в соответствии с программой практики. Поэтому база практики студентам за период практики никаких выплат не начисляет.
В этом случае Уведомление на студентов-практикантов не формируем.
Но если на предприятии имеются вакантные должности, работа на которых соответствует требованиям программы практики студентов, предприятие может (но не обязано) принять их на работу при условии, что не менее 50 % времени будет отведено на подготовку по программе практики ( п. 3.7 Положения о проведении практики студентов высших учебных заведений Украины, утвержденного приказом Министерства образования Украины от 08.04.93 г. № 93). В данном случае со студентом заключается срочный трудовой договор, в котором следует указать, что работник будет работать на условиях неполного рабочего времени (ведь половина его времени будет посвящена учебному процессу).
При приеме на работу по срочному трудовому договору подавайте Уведомление.
А у нас тут нерезидент трудится
Принимаем на работу нерезидента. Нужно ли подавать на него Уведомление?
Да, нужно. Работая в Украине, иностранцы имеют равные с гражданами Украины права и обязанности в трудовых отношениях, если иное не предусмотрено законодательством Украины и международными договорами Украины.
В ст. 24 Кодекса законов о труде Украины от 10.12.71 г. (далее — КЗоТ) указано, что работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением руководителя предприятия, и Уведомления органа ГФСУ о принятии на работу. Заметьте: какие-либо уточнения/исключения, что это правило касается только резидентов, отсутствуют.
Вывод: прежде чем допустить нерезидента к работе по трудовому договору, не забудьте подать на него Уведомление.
Даже если очень срочно
Планируем трудоустроить физлицо по контракту. Нужно ли подавать на него Уведомление?
Обязательно подавайте. Дело в том, что контракт — это особая форма трудового договора ( ч. 3 ст. 21 КЗоТ). В нем стороны по договоренности могут устанавливать срок его действия, права, обязанности и ответственность сторон (в том числе материальную), условия материального обеспечения и организации труда работника, условия расторжения контракта, в том числе досрочного.
Поскольку отношения, возникающие в рамках контракта, являются трудовыми, по работнику, принимаемому по контракту, работодатель обязан выполнить требования ст. 24 КЗоТ, т. е. оформить его заключение приказом и уведомить налоговиков.
Важно! Контракт вступает в силу со дня его подписания или с даты, определенной сторонами непосредственно в самом контракте. Учтите это, чтобы не нарушить требования ст. 24 КЗоТ.
