Форму Повідомлення про прийняття працівника на роботу (далі — Повідомлення) наведено в додатку до постанови КМУ від 17.06.2015 р. № 413 (далі — постанова № 413). Його подають до податкової до того, як допустити нового працівника до роботи. Якщо не подати це Повідомлення або подати його несвоєчасно, то доведеться сплатити чималий штраф — подробиці читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 76, с. 21. Ну а тепер приступаємо до відповідей на ваші запитання.
Якщо новачок не Вано, а Ваня
У Повідомленні допущено друкарську помилку в імені прийнятого працівника. Чи можна виправити помилку і чи можуть за це оштрафувати?
Ситуація з Повідомленням склалася неоднозначна. Його приймають податківці, але при цьому вони не консультують з питань заповнення та подання цього документа. Зокрема, у розділі 301.01 БЗ є декілька консультацій, в яких прямо зазначено, що роз’яснення з цього питання — це компетенція Мінсоцполітики.
Профільне міністерство також скупе на консультації. Наприклад, у листі від 10.08.2015 р. № 1038/13/84-15 фахівці лише вказали на можливість подання уточнюючого Повідомлення, якщо треба внести зміни до раніше поданого Повідомлення чи виправити помилку. Але сам порядок виправлення розкритий не був. Тому орієнтуємося на бухгалтерську інтуїцію.
Ми вважаємо, що помилку в персональних даних треба виправити так.
Крок 1. Скасовуємо неправильні дані. Для цього формуємо Повідомлення з типом документа «скасовуюче» з помилковими даними на працівника.
Крок 2. Вносимо правильні відомості. Формуємо Повідомлення з типом документа «початкове» з правильними відомостями на такого працівника.
Крок 3. Подаємо обидва звіти податківцям.
Таким чином можна виправити помилки в персональних даних працівника, а також у категорії особи, реквізитах наказу про прийняття на роботу та/або даті прийняття на роботу.
Що стосується штрафу, то, на нашу думку, якщо виправити допущені помилки, про нього можна не турбуватися. Сподіваємося, Держпраці дотримуватиметься такої самої позиції.
Тут уже працює, а там ще не звільнений
Працівник, прийнятий за основним місцем роботи, став до роботи 19.10.2015 р. (наказ оформлено 15.10.2015 р., Повідомлення подано — 16.10.2015 р.). Але з’ясувалося, що з попереднього (основного) місця роботи він звільнений 21.10.2015 р. Як бути?
Така ситуація могла виникнути в тому випадку, якщо ви прийняли працівника без трудової книжки (наприклад, під чесне слово, що він принесе її пізніше). У підсумку вийшло, що з попереднього основного місця роботи він іще не був звільнений, а у вас уже працевлаштований. При цьому ви абсолютно справедливо подали Повідомлення про прийняття працівника (за строками подання претензій також немає).
Як же виправити ситуацію? Пропонуємо діяти так.
1. На період, поки працівник «сидів на двох стільцях», оформляєте його у вас як сумісника. Для цього він вам заднім числом пише заяву про прийняття на роботу за сумісництвом з 19.10.2015 р. Ви вносите зміни до наказу про прийняття на роботу.
2. Коригуєте відомості, зазначені в Повідомленні на цього працівника, а саме у графі 4 «Категорія особи» замінюєте «1 — наймані працівники з трудовою книжкою» на «2 — наймані працівники без трудової книжки».
Для цього формуєте «скасовуюче» Повідомлення з помилковими даними на цього працівника з кодом «1» у графі 4 Повідомлення і «початкове» Повідомлення з правильними даними на цього працівника з кодом «2» у графі 4 Повідомлення.
Обидва повідомлення несете податківцям.
3. Отримуєте від працівника заяву про переведення з місця роботи за сумісництвом на основне місце роботи з 22.10.2015 р. Видаєте відповідний наказ.
Чому зміну статусу «сумісництво — основне місце роботи» ми пропонуємо оформити як переведення, а не як прийняття — звільнення? Щоб уникнути необхідності подавати Повідомлення про укладення трудового договору за основним місцем роботи і, як наслідок, штрафів за його несвоєчасне подання. Адже 22 жовтня — перший день роботи працівника у вас за основним місцем роботи — вже історія. Тому варіант прийняття — звільнення тут краще не практикувати.
Паперове Повідомлення — якщо новеньких не більше п’яти
Працівник завтра стає до роботи. З технічних причин подати Повідомлення в електронній формі не виходить. Чи можна це зробити в паперовому вигляді?
Порадуємо: така можливість є, але скористатися нею можуть не всі. Так, у постанові № 413 зазначено, що роботодавець може подати Повідомлення:
— засобами електронного зв’язку з використанням ЕЦП відповідальних осіб відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;
— на паперових носіях разом із копією в електронній формі;
— тільки на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж з 5 особами.
І ось тут приємний сюрприз від податківців (див. лист ДФСУ від 05.10.2015 р. № 21095/6/99-99-17-03-03-15).
У вас приймуть Повідомлення в паперовому вигляді (без електронного дубліката), якщо в ньому зазначатиметься інформація про прийняття на роботу не більше ніж на 5 осіб
Скільки вже працює на підприємстві працівників, для податківців не важливо.
Студенти-практиканти, студенти-стажери. Повідомляти чи..?
Чи потрібно подавати Повідомлення, якщо студент стажується на підприємстві або проходить виробничу практику?
На подібне запитання є відповідь у БЗ (див. розділ 301.01). Щоправда, вона, як і в інших випадках, зведена до переведення стрілок на Мінсоцполітики. Ну що ж, спробуємо розібратися самі.
Стажери. Робочі місця надаються стажерам на підставі спеціального договору про стажування, що є цивільно-правовим і предметом якого є стажування студента (учня), а не на підставі трудового договору, предметом якого є процес праці.
Оплата виконаних стажером робіт робиться на підставі акта здачі-приймання робіт, а не на підставі штатного розпису і Табеля обліку робочого часу (нарядів — для відрядників).
З наведеного ми робимо висновок: стажер перебуває з підприємством у цивільно-правових відносинах. А отже, подавати на нього Повідомлення не потрібно.
Але якщо підприємство з будь-яких причин вирішить укласти з ним трудовий договір, Повідомлення не уникнути.
Практиканти. Студенти, які згідно з договором із внз прийняті для проходження практики на підприємстві, не є найманими працівниками такого підприємства. Крім того, в більшості випадків ніякої роботи на базі практики вони не виконують, а продовжують навчальний процес відповідно до програми практики. Тому база практики студентам за період практики ніяких виплат не нараховує.
У цьому випадку Повідомлення на студентів-практикантів не формуємо.
Але якщо на підприємстві є вакантні посади, робота на яких відповідає вимогам програми практики студентів, підприємство може (але не зобов’язане) прийняти їх на роботу за умови, що не менше 50 % часу буде відведено на підготовку за програмою практики (п. 3.7 Положення про проведення практики студентів вищих навчальних закладів України, затверджене наказом Міністерства освіти України від 08.04.93 р. № 93). У цьому випадку зі студентом укладається строковий трудовий договір, в якому слід зазначити, що працівник працюватиме на умовах неповного робочого часу (адже половина його часу буде присвячена навчальному процесу).
При прийнятті на роботу за строковим трудовим договором подавайте Повідомлення.
А в нас тут нерезидент працює
Приймаємо на роботу нерезидента. Чи треба подавати на нього Повідомлення?
Так, треба. Працюючи в Україні, іноземці мають рівні з громадянами України права та обов’язки у трудових відносинах, якщо інше не передбачено законодавством України та міжнародними договорами України.
У ст. 24 Кодексу законів про працю України від 10.12.71 р. (далі — КЗпП) зазначено, що працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням керівника підприємства, і Повідомлення органу ДФСУ про прийняття на роботу. Зверніть увагу: будь-які уточнення/винятки, що це правило стосується тільки резидентів, відсутні.
Висновок: перш ніж допустити нерезидента до роботи за трудовим договором, не забудьте подати на нього Повідомлення.
Навіть якщо дуже терміново
Плануємо працевлаштувати фізособу за контрактом. Чи треба подавати на неї Повідомлення?
Обов’язково подавайте. Річ у тім, що контракт — це особлива форма трудового договору ( ч. 3 ст. 21 КЗпП). У ньому сторони за домовленістю можуть установлювати строк його дії, права, обов’язки та відповідальність сторін (у тому числі матеріальну), умови матеріального забезпечення та організації праці працівника, умови розірвання контракту, у тому числі дострокового.
Оскільки відносини, що виникають у межах контракту, є трудовими, стосовно працівника, який приймається за контрактом, роботодавець зобов’язаний виконати вимоги ст. 24 КЗпП, тобто оформити його укладення наказом і повідомити податківців.
Важливо! Контракт набуває чинності з дня його підписання або з дати, визначеної сторонами безпосередньо в самому контракті. Урахуйте це, щоб не порушити вимоги ст. 24 КЗпП.
