Поводом для подготовки данной статьи послужил вопрос нашего читателя, поступивший на «горячую линию». Турагентство направляет своего работника (менеджера по туризму) в рекламный тур за границу, организованный туроператором. Он включает в себя услуги по размещению, перевозке, питанию, экскурсионные услуги, услуги гидов-переводчиков, а также другие услуги, которые предоставляются работникам турагентств с целью ознакомления с турпродуктом туроператора.
Читателя интересует: можно ли рассматривать такую ознакомительную поездку как командировку работника? Если да, то как выдать ему аванс на командировку в инвалюте при условии, что у предприятия нет валютного счета? Не будет ли большого греха отправить работника в поездку без аванса, а осуществленные им расходы компенсировать уже после возвращения из командировки в гривне?
Чтобы все разложить по полочкам, сначала разберемся со статусом поездки, а потом уже перейдем к командировочным.
Приравниваем рекламный тур к командировке
Из ст. 5 Закона о туризме* следует, что функции турагентов заключаются в посреднической деятельности по реализации турпродукта туроператоров.
* Закон Украины «О туризме» от 15.09.95 г. № 324/95-ВР.
Туроператоры же с целью продвижения своего турпродукта осуществляют целый комплекс мер, направленных на его создание и подготовку к реализации. В этот комплекс, кроме всего прочего, входит и организация рекламно-ознакомительных путешествий (ст. 1 Закона о туризме).
Чем, интересно, рекламный тур (он же «рекламник» или инфотур) отличается от обычного тура? Тем, что он имеет четко определенную цель. Так, сотрудника турфирмы в период пребывания на курорте ждут отнюдь не пляжные удовольствия и развлечения, а тяжелый труд и напряженный график. Его задача — в сжатые сроки узнать как можно больше об организации отдыха по выбранному направлению, пообщаться с принимающей стороной, проинспектировать максимальное количество отелей, оценить инфраструктуру, сервис, качество питания и ресторанного обслуживания, ознакомиться с экскурсионными объектами, проанализировать работу гидов.
Все это для того, чтобы потом всю полученную информацию донести до клиентов — потенциальных туристов. Ведь турагент должен обладать обширной и достоверной информацией обо всем комплексе туруслуг, которые будет продавать туристу. Тем более, что к этому его обязывает и ст. 191 Закона о туризме, согласно которой
любая информация, предоставленная туроператором (турагентом), должна содержать достоверные сведения об условиях договора на туристическое обслуживание
При этом еще до заключения такого договора субъект турдеятельности обязан проинформировать клиента обо всех деталях будущего путешествия, в частности о:
— программе туробслуживания;
— характеристике отелей и других объектов, которые предназначены для предоставления услуг по временному размещению, в том числе о месте их расположения, категории;
— условиях питания во время путешествия;
— видах и тематике экскурсионного обслуживания, порядке осуществления встречи и сопровождения туристов;
— состоянии окружающей природной среды, санитарного и эпидемиологического благополучия и т. п.
То есть предоставление клиенту правдивой информации о стране пребывания, ее обычаях, нравах, достопримечательностях, маршруте путешествия, условиях размещения, питания, перевозки — одно из существенных условий договора на туристическое обслуживание.
Как лучше всего турагенту получить такую информацию о турпродукте? Конечно, увидеть все своими глазами и прочувствовать «на собственной шкуре». Для этого и предназначены рекламно-ознакомительные туры, организованные туроператором.
Так что не сомневайтесь — поездка вашего менеджера по туризму носит сугубо деловой характер и вызвана производственной необходимостью. А значит, такой
информационный вояж по распоряжению руководителя турагентства в полной мере можно считать служебной командировкой работника
Это полностью согласуется с Инструкцией № 59*. В ней под служебной командировкой понимают поездку работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы работника (п. 1 разд. I Инструкции).
Правда, уже 5 лет как Инструкция № 59 обязательна только для бюджетников. Хозрасчетники вправе использовать ее как вспомогательный (справочный) документ (см. письмо Межрегионального ГУ ГФС от 21.01.2016 г. № 1501/10/28-10-06-11, а также консультацию налоговиков в подкатегории 102.21 БЗ). Командировочные вопросы они могут урегулировать в собственном внутреннем Положении о служебных командировках.
Чтобы и фискалы не нашли повода усомниться в том, что поездка «all inclusive» в теплые края связана с вашей хоздеятельностью и имеет командировочную окраску, а не является финансированием личных нужд работника (т. е. его налогооблагаемым доходом), оформите это путешествие документально как положено.
Оформляем поездку документально
Для придания «рекламнику» командировочного статуса перво-наперво подготовьте письменный приказ (распоряжение) руководителя предприятия о направлении работника в командировку. Без этого документа командировка — не командировка!
Оформлять такой приказ (распоряжение) призывают п. 1 разд. II и п. 1 разд. III Инструкции № 59.
В приказе (распоряжении) о командировке должна фигурировать такая информация:
— пункт назначения;
— предприятие, куда направляется работник;
— цель поездки (ее служебный характер), например: «Ознакомление с новым туристическим маршрутом для оценки возможности заключения договора с туроператором»;
— срок командировки (даты ее начала и окончания);
— размер суточных (если он не установлен в отдельном документе, например, Положении о служебных командировках, действующем на вашем предприятии).
А еще неплохо, чтобы работник после возвращения из командировки подготовил отчет о выполнении служебного задания, для которого он собственно и был командирован в дальние края.
Также хорошим подспорьем тут послужит акт предоставленных услуг, составленный туроператором.
Если весь этот «канцелярско-бюрократический» комплект у вас готов, можете быть спокойны — он надежно защитит командировочный статус рекламного турне вашего работника от любых нападок.
Теперь — о командировочных.
Аванс на командировку: выдавать — не выдавать?
Мы с вами определились, что работник, отправляясь в рекламный тур, фактически убывает в командировку. А раз так, то вы как работодатель обязаны соблюсти все командировочные формальности, в частности выдать работнику перед командировкой денежный аванс. Право на его получение гарантирует ч. 2 ст. 121 КЗоТ*.
* Кодекс законов о труде Украины.
Конкретную сумму аванса предприятие определяет самостоятельно. Рассчитать ее удобно при помощи сметы расходов на командировку. Кстати, хоть этот командировочный документ сейчас и не обязателен, но для расчетных целей очень даже подходит.
По идее, аванс на командировку должен покрывать расходы командированного работника на оплату проезда, наем жилья, суточные (питание и другие личные нужды физлица, которые не требуют документального подтверждения), стоимость обязательной страховки и виз, если они предусмотрены.
Однако в вашем случае в стоимость рекламного тура, приобретенного у туроператора, входит практически все — проезд, проживание, питание, даже стоимость экскурсий и услуг гидов-переводчиков. Нужно ли вообще при таких условиях выдавать работнику аванс, если тратить деньги в командировке ему в принципе не на что — у него же полный пансион? Да, его аванс будет состоять из суточных.
Отказываться от выдачи аванса не советуем. Почему? Потому что
не выдать аванс на командировку — значит нарушить законодательство о труде
За это виновным должностным лицам предприятия грозит админштраф в размере от 510 до 1700 грн. ( ч. 1 ст. 41 КУоАП**). Об этом напоминает Минсоцполитики в письме от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13.
** Кодекс Украины об административных правонарушениях.
Правда, налоговики не считают невыдачу аванса небюджетными субъектами хозяйствования нарушением КЗоТ (см. письмо Миндоходов от 03.07.2013 г. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 60, с. 14). Но админштрафы применяют не они, а органы Гоструда ( п. 1 ч. 1 ст. 255 КУоАП), а потому игнорировать выдачу не стоит, чтобы не навлекать на себя неприятности.
Другое дело, что в вашей власти «поиграться» с размером суточных.
Как известно, суточные предназначены в первую очередь для компенсации расходов на питание в командировке. У вас же стоимость питания уже «сидит» в стоимости тура. Так вот, в своем Положении о служебных командировках вы вполне можете предусмотреть:
I вариант — уменьшение размера суточных в зависимости от того, включено питание в гостиничный счет (в стоимость рекламного тура) или нет. Пропишите, например, что размер суточных уменьшается на стоимость питания и составляет 80 % — при одноразовом питании; 55 % — при двухразовом; 35 % — при трехразовом;
II вариант — разные размеры суточных в зависимости от вида командировки и без привязки к тому, включено питание в счет или нет. Так, например, для обычных командировок за границу вы можете установить размер суточных в эквиваленте 40 долларов США, для командировок-инфотуров — 14 долларов США.
Ну а если включать в Положение о служебных командировках подобную норму об уменьшении размера суточных вы не хотите, выплачивайте суточные в том размере, который сами установили.
И тут вполне закономерно возникает вопрос: если выплачивать суточные без учета питания, то нужно ли стоимость питания, «сидящего» в стоимости рекламного тура, облагать НДФЛ и ВС как «дополнительное благо», да еще и с «натуральным» коэффициентом? Нет, не нужно! Ведь
сумма возмещенных командированному лицу расходов на «оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание» не считается его доходом
Об этом прямо говорит абзац второй п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ*.
Разумеется, если суточные не превышают необлагаемый предел (см. абзац пятый п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). Для загранкомандировок этот предел в 2016 году составляет 1033,50 грн. в расчете на каждый календарный день командировки.
Так что расходы на питание в составе инфотура — само собой, а суточные — само собой. ☺
Если нет валютного счета
Присмотритесь внимательно: ст. 121 КЗоТ, закрепляющая гарантии и компенсации для работников при служебных командировках, прямо не устанавливает, в какой именно валюте выдавать аванс на загранкомандировку — в гривне или в иностранной валюте. Ничего не говорит об этом и п. 170.9 НКУ.
Прямое требование о выдаче аванса на командировку в инвалюте содержит лишь п. 5 разд. ІІІ Инструкции № 59. Но мы с вами помним, что она является догмой только для бюджетников. Хозрасчетники же, еще раз повторим, вправе использовать этот документ как вспомогательный (справочный).
Что это значит? А то, что, если вы, составляя собственное Положение о служебных командировках, не пошли на поводу у Инструкции № 59 и не продублировали «инвалютно-авансовые» нормы в отношении загранкомандировок, то руки у вас развязаны. Вы тут сами себе хозяева, поэтому
смело выдавайте «загранаванс» в гривне
Причем никто не может запретить вам это сделать наличными из кассы предприятия.
Не хотите возиться с наличкой? Тогда перечислите гривневый аванс в безналичной форме на карточный счет, а именно:
— либо на корпоративную карточку. В этом случае деньги будут считаться выданными под отчет в момент использования работником корпоративной карточки (оплата услуг, снятие налички в банкомате и т. д.);
— либо на зарплатную или другую личную карточку командированного. В таком случае деньги будут считаться выданными под отчет в момент зачисления на карточку работника. Огромное достоинство «безналичного» варианта в том, что на карточный счет зачисляются гривни и списываются тоже гривни. Банк самостоятельно в соответствии с правилами межбанковской платежной системы конвертирует гривни в иностранную валюту и исходя из установленного курса списывает необходимое количество гривень. Таким образом, операция в иностранной валюте обходит вас стороной.
Не забудьте предупредить работника, чтобы по возвращении из рекламного тура он своевременно предоставил вам Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет о командировке).
Когда и как составить Отчет о командировке
После завершения командировки работник обязан (см. п.п. 170.9.2 НКУ):
1) отчитаться о количестве и направлениях использования выданных на командировку средств. Для этого он должен заполнить и подать Отчет о командировке по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841 (в редакции приказа от 10.03.2016 г. № 350 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 31, с. 5). К Отчету следует приложить оригиналы документов, подтверждающих суммы понесенных командировочных расходов (за исключением суточных);
2) вернуть сумму излишне израсходованных в командировке средств (при их наличии).
В какие сроки это нужно сделать? Если вы выдали работнику гривневый аванс наличными, то отчитаться о командировке он должен до окончания 5-го банковского дня после ее завершения ( п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ).
Если работник использовал в командировке корпоративную платежную карточку, то Отчет о командировке он подает:
— при расчетах наличными, снятыми с корпоративной карточки, — не позднее 3-го банковского дня после окончания командировки;
— при расчетах в безналичной форме — не позднее 10-го банковского дня после окончания командировки (20-го банковского дня — при наличии уважительных причин).
А что со сроками подачи Отчета в случае перечисления аванса на командировку на личную карточку работника? На наш взгляд, в такой ситуации работник обязан руководствоваться общими сроками, указанными в п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ, и отчитаться о командировке до окончания 5-го банковского дня после ее завершения. Ведь перечисление денежных средств на личную карточку приравнивается к выдаче аванса наличными.
Однако налоговики считают, что использование работником в командировке личной карточки = использованию корпоративной платежной карточки. А значит, и срок подачи Отчета о командировке здесь тот же — не позднее 3-го банковского дня после завершения командировки (см. письмо ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214 и консультацию в подкатегории 109.14 БЗ). Примите это к сведению.
Неизрасходованные средства, выданные на командировку как аванс, работник возвращает до или во время подачи Отчета ( п.п. 170.9.2 НКУ)
Но что, если ваш работник все-таки убыл в командировку без аванса и потратил там свои деньги? О потраченных собственных средствах он все равно обязан отчитаться, если, конечно, хочет, чтобы их компенсировали. В какой срок? В п.п. 170.9.2 НКУ оговорены предельные сроки подачи Отчета только при расходах под выданный аванс. Однако налоговики рекомендуют соблюдать эти сроки и в случае, когда работник отчитывается за трату своих собственных денежных средств (см. письмо Миндоходов от 03.07.2013 г. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 60, с. 14, а также консультацию в подкатегории 109.14 БЗ).
То есть Отчет о потраченных собственных средствах работник должен подать до окончания 5-го банковского дня после завершения командировки.
Вместе с тем контролеры соглашаются, что при нарушении этих сроков ни работнику, ни предприятию ничего не грозит.
А в какие сроки нужно возместить работнику его расходы в командировке? Законодательство об этом умалчивает. Разве что Инструкция № 59 предусматривает, что дополнительные средства, необходимые для окончательного расчета за командировку, работодатель должен выплатить до окончания 3-го банковского дня после утверждения Отчета. Но для небюджетников эта норма носит рекомендательный характер.
Чтобы не гадать на кофейной гуще, загляните в свой коллективный (или трудовой) договор. Если в нем предусмотрен срок для погашения задолженности перед работником, то ориентируйтесь на этот срок. А если нет? Тогда просто поступите по-джентльменски — не затягивайте с компенсацией. Иначе работник, чтобы взыскать с предприятия задолженность, может обратиться в суд. Вам это надо?
Ну и, конечно, потраченную работником на загранкомандировку собственную валюту вы должны компенсировать ему исключительно в гривне по курсу НБУ на дату возмещения этих средств ( п. 2.5 Правил использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденных постановлением Правления НБУ от 30.05.2007 г. № 200).
Вот, собственно, и вся история с рекламным туром. Хороших вам впечатлений и благодарных клиентов!
выводы
- Рекламный тур носит сугубо деловой характер и связан с хоздеятельностью турагента, поэтому вполне может считаться командировкой.
- Для придания «рекламнику» командировочной окраски подготовьте письменный приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку.
- Денежный аванс на загранкомандировку можете выдать в гривне либо наличными, либо в безналичной форме на карточный счет.
