Приводом для підготовки цієї статті стало запитання нашого читача, що надійшло на «гарячу лінію». Турагентство направляє свого працівника (менеджера з туризму) у рекламний тур за кордон, організований туроператором. Він уключає послуги з розміщення, перевезення, харчування, екскурсійні послуги, послуги гідів-перекладачів, а також інші послуги, що надаються працівникам турагентств з метою ознайомлення з турпродуктом туроператора.
Читача цікавить: чи можна розглядати таку ознайомлювальну поїздку як відрядження працівника? Якщо так, то як видати йому аванс на відрядження в інвалюті за умови, що в підприємства немає валютного рахунку? Чи не буде великого гріха відправити працівника в поїздку без авансу, а здійснені ним витрати компенсувати вже після повернення з відрядження у гривні?
Щоб усе розкласти по поличках, спочатку розберемося зі статусом поїздки, а потім уже перейдемо до відряджень.
Прирівнюємо рекламний тур до відрядження
Зі ст. 5 Закону про туризм* випливає, що функції турагентів полягають у посередницькій діяльності з реалізації турпродукту туроператорів.
* Закон України «Про туризм» від 15.09.95 р. № 324/95-ВР.
Туроператори ж з метою просування свого турпродукту здійснюють цілий комплекс заходів, спрямованих на його створення та підготовку до реалізації. До цього комплексу, крім усього іншого, входить і організація рекламно-ознайомлювальних подорожей (ст. 1 Закону про туризм).
Чим, цікаво, рекламний тур (він же інфотур) відрізняється від звичайного туру? Тим, що він має чітко визначену мету. Так, співробітника турфірми в період перебування на курорті чекають зовсім не пляжні задоволення і розваги, а важка праця і напружений графік. Його завдання — у стислі строки дізнатися якомога більше про організацію відпочинку за обраним напрямком, поспілкуватися з приймаючою стороною, проінспектувати максимальну кількість готелів, оцінити інфраструктуру, сервіс, якість харчування та ресторанного обслуговування, ознайомитися з екскурсійними об’єктами, проаналізувати роботу гідів.
Усе це для того, щоб потім усю отриману інформацію донести до клієнтів — потенційних туристів. Адже турагент повинен володіти широкою та достовірною інформацією про весь комплекс турпослуг, які продаватиме туристу. Тим паче, що до цього його зобов’язує і ст. 191 Закону про туризм, згідно з якою
будь-яка інформація, надана туроператором (турагентом), повинна містити достовірні відомості про умови договору на туристичне обслуговування
При цьому ще до укладення такого договору суб’єкт турдіяльності зобов’язаний проінформувати клієнта про всі деталі майбутньої подорожі, зокрема про:
— програму туробслуговування;
— характеристику готелів та інших об’єктів, що призначені для надання послуг з тимчасового розміщення, у тому числі про місце їх розташування, категорію;
— умови харчування під час подорожі;
— види та тематику екскурсійного обслуговування, порядок здійснення зустрічі та супроводу туристів;
— стан навколишнього природного середовища, санітарного та епідеміологічного благополуччя тощо.
Тобто надання клієнту правдивої інформації про країну перебування, її звичаї, традиції, пам’ятки, маршрут подорожі, умови розміщення, харчування, перевезення — одна з істотних умов договору на туристичне обслуговування.
Як найкраще турагенту отримати таку інформацію про турпродукт? Звичайно, побачити все своїми очима та відчути «на власній шкурі». Для цього і призначені рекламно-ознайомлювальні тури, організовані туроператором.
Тож не сумнівайтеся — поїздка вашого менеджера з туризму має суто діловий характер і викликана виробничою необхідністю. А отже, такий
інформаційний вояж за розпорядженням керівника турагентства повною мірою можна вважати службовим відрядженням працівника
Це повністю узгоджується з Інструкцією № 59*. У ній під службовим відрядженням розуміють поїздку працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи працівника (п. 1 розд. I Інструкції).
Щоправда, уже 5 років як Інструкція № 59 обов’язкова тільки для бюджетників. Госпрозрахункові підприємства мають право використовувати її як допоміжний (довідковий) документ (див. лист Міжрегіонального ГУ ДФС від 21.01.2016 р. № 1501/10/28-10-06-11, а також консультацію податківців у підкатегорії 102.21 БЗ). Відрядні питання вони можуть урегулювати у власному внутрішньому Положенні про службові відрядження.
Щоб і фіскали не знайшли приводу засумніватися в тому, що поїздка «аll inclusive» до теплих країв пов’язана з вашою госпдіяльністю і має відрядне забарвлення, а не є фінансуванням особистих потреб працівника (тобто його оподатковуваним доходом), оформіть цю подорож документально як належить.
Оформляємо поїздку документально
Для надання рекламному туру відрядного статусу насамперед підготуйте письмовий наказ (розпорядження) керівника підприємства про направлення працівника у відрядження. Без цього документа відрядження — не відрядження!
Оформляти такий наказ (розпорядження) закликають п. 1 розд. II і п. 1 розд. III Інструкції № 59.
У наказі (розпорядженні) про відрядження повинна фігурувати така інформація:
— пункт призначення;
— підприємство, куди направляється працівник;
— мета поїздки (її службовий характер), наприклад: «Ознайомлення з новим туристичним маршрутом для оцінки можливості укладення договору з туроператором»;
— строк відрядження (дати його початку та закінчення);
— розмір добових (якщо він не встановлений в окремому документі, наприклад, Положенні про службові відрядження, що діє на вашому підприємстві).
А ще непогано, щоб працівник після повернення з відрядження підготував звіт про виконання службового завдання, для якого він власне і відряджався в далекі краї.
Також хорошою підмогою тут слугуватиме акт наданих послуг, складений туроператором.
Якщо весь цей «канцелярсько-бюрократичний» комплект у вас готовий, можете бути спокійні — він надійно захистить відрядний статус рекламного турне вашого працівника від будь-яких нападок.
Тепер — про відрядження.
Аванс на відрядження: видавати — не видавати?
Ми з вами визначилися, що працівник, вирушаючи в рекламний тур, фактично їде у відрядження. А оскільки так, то ви як роботодавець зобов’язані дотримати всі відрядні формальності, зокрема видати працівнику перед відрядженням грошовий аванс. Право на його отримання гарантує ч. 2 ст. 121 КЗпП*.
* Кодекс законів про працю України.
Конкретну суму авансу підприємство визначає самостійно. Розрахувати її зручно за допомогою кошторису витрат на відрядження. До речі, хоч цей відрядний документ зараз і не обов’язковий, але для розрахункових цілей дуже навіть підходить.
Імовірно, аванс на відрядження повинен покривати витрати відрядженого працівника на оплату проїзду, найм житла, добові (харчування та інші особисті потреби фізособи, що не вимагають документального підтвердження), вартість обов’язкової страховки та віз, якщо вони передбачені.
Проте у вашому випадку до вартості рекламного туру, придбаного у туроператора, входить практично все — проїзд, проживання, харчування, навіть вартість екскурсій та послуг гідів-перекладачів. Чи потрібно взагалі за таких умов видавати працівнику аванс, якщо витрачати гроші у відрядженні йому у принципі нема на що — у нього ж повний пансіон? Так, його аванс складатиметься з добових.
Відмовлятися від видачі авансу не радимо. Чому? Тому що
не видати аванс на відрядження — означає порушити законодавство про працю
За це винним посадовим особам підприємства загрожує адмінштраф у розмірі від 510 до 1700 грн. ( ч. 1 ст. 41 КУпАП**). Про це нагадує Мінсоцполітики в листі від 07.11.2013 р. № 998/13/155-13.
** Кодекс України про адміністративні правопорушення.
Щоправда, податківці не вважають невидачу авансу небюджетними суб’єктами господарювання порушенням КЗпП (див. лист Міндоходів від 03.07.2013 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 // «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 60, с. 14). Але адмінштрафи застосовують не вони, а органи Держпраці ( п. 1 ч. 1 ст. 255 КУпАП), а тому ігнорувати видачу не варто, щоб не накликати на себе неприємності.
Інша справа, що ви можете «погратися» з розміром добових.
Як відомо, добові призначені перш за все для компенсації витрат на харчування у відрядженні. У вас же вартість харчування вже «сидить» у вартості туру. Так-от, у своєму Положенні про службові відрядження ви цілком можете передбачити:
I варіант — зменшення розміру добових залежно від того, уключено харчування до готельного рахунка (до вартості рекламного туру) чи ні. Пропишіть, наприклад, що розмір добових зменшується на вартість харчування і становить 80 % — при одноразовому харчуванні; 55 % — при дворазовому; 35 % — при триразовому;
II варіант — різні розміри добових залежно від виду відрядження і без прив’язки до того, уключено харчування до рахунка чи ні. Так, наприклад, для звичайних відряджень за кордон ви можете встановити розмір добових в еквіваленті 40 доларів США, для відряджень-інфотурів — 14 доларів США.
Ну а якщо включати до Положення про службові відрядження подібну норму про зменшення розміру добових ви не хочете, виплачуйте добові в тому розмірі, який самі встановили.
І тут цілком закономірно виникає запитання: якщо виплачувати добові без урахування харчування, то чи потрібно вартість харчування, що «сидить» у вартості рекламного туру, обкладати ПДФО і ВЗ як «додаткове благо», та ще і з «натуральним» коефіцієнтом? Ні, не потрібно! Адже
сума відшкодованих відрядженій особі витрат на «оплату вартості харчування в готелях (мотелях), а також уключених до таких рахунків витрат на харчування» не вважається її доходом
Про це прямо говорить абзац другий п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ*.
Зрозуміло, якщо добові не перевищують неоподатковувану межу (див. абзац п’ятий п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ). Для закордонних відряджень ця межа у 2016 році становить 1033,50 грн. з розрахунку на кожен календарний день відрядження.
Отже, витрати на харчування у складі інфотуру — само собою, а добові — само собою. ☺
Якщо немає валютного рахунку
Придивіться уважно: ст. 121 КЗпП, що закріплює гарантії та компенсації для працівників при службових відрядженнях, прямо не встановлює, в якій саме валюті видавати аванс на закордонне відрядження — у гривні чи в іноземній валюті. Нічого не говорить про це й п. 170.9 ПКУ.
Пряму вимогу про видачу авансу на відрядження в інвалюті містить тільки п. 5 розд. ІІІ Інструкції № 59. Але ми з вами пам’ятаємо, що вона є догмою тільки для бюджетників. Госпрозрахунківці ж, ще раз повторимо, мають право використовувати цей документ як допоміжний (довідковий).
Що це означає? А те, що, якщо ви, складаючи власне Положення про службові відрядження, не пішли на поводі в Інструкції № 59 і не продублювали «інвалютно-авансові» норми щодо закордонних відряджень, то руки у вас розв’язані. Ви тут самі собі господарі, тому
сміливо видавайте «закордонаванс» у гривні
Причому ніхто не може заборонити вам це зробити готівкою з каси підприємства.
Не хочете возитися з готівкою? Тоді перерахуйте гривневий аванс у безготівковій формі на картковий рахунок, а саме:
— або на корпоративну картку. У цьому випадку гроші вважатимуться виданими під звіт у момент використання працівником корпоративної картки (оплата послуг, зняття готівки в банкоматі тощо);
— або на зарплатну чи іншу особисту картку відрядженого працівника. У такому разі гроші вважатимуться виданими під звіт у момент зарахування на картку працівника. Величезна перевага «безготівкового» варіанта в тому, що на картковий рахунок зараховуються гривні і списуються теж гривні. Банк самостійно відповідно до правил міжбанківської платіжної системи конвертує гривні в іноземну валюту і виходячи з установленого курсу списує необхідну кількість гривень. Таким чином, операція в іноземній валюті вас обминає.
Не забудьте попередити працівника, щоб після повернення з рекламного туру він своєчасно надав вам Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт про відрядження).
Коли і як скласти Звіт про відрядження
Після завершення відрядження працівник зобов’язаний (див. п.п. 170.9.2 ПКУ):
1) відзвітувати про кількість та напрями використання виданих на відрядження коштів. Для цього він повинен заповнити та подати Звіт про відрядження за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841 (у редакції наказу від 10.03.2016 р. № 350 // «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 31, с. 5). До Звіту слід додати оригінали документів, що підтверджують суми понесених витрат на відрядження (за винятком добових);
2) повернути суму надміру витрачених у відрядженні коштів (у разі їх наявності).
У які строки це потрібно зробити? Якщо ви видали працівнику гривневий аванс готівкою, то відзвітувати про відрядження він повинен до закінчення 5-го банківського дня після його завершення ( п.п. «б» п.п. 170.9.2 ПКУ).
Якщо працівник використовував у відрядженні корпоративну платіжну картку, то Звіт про відрядження він подає:
— при розрахунках готівкою, знятою з корпоративної картки, — не пізніше 3-го банківського дня після закінчення відрядження;
— при розрахунках у безготівковій формі — не пізніше 10-го банківського дня після закінчення відрядження (20-го банківського дня — за наявності поважних причин).
А що зі строками подання Звіту в разі перерахування авансу на відрядження на особисту картку працівника? На наш погляд, у такій ситуації працівник зобов’язаний керуватися загальними строками, зазначеними в п.п. «б» п.п. 170.9.2 ПКУ, і відзвітувати про відрядження до закінчення 5-го банківського дня після його завершення. Адже перерахування грошових коштів на особисту картку прирівнюється до видачі авансу готівкою.
Проте податківці вважають, що використання працівником у відрядженні особистої картки = використанню корпоративної платіжної картки. А отже, і строк подання Звіту про відрядження тут той самий — не пізніше 3-го банківського дня після завершення відрядження (див. лист ДПСУ від 06.02.2012 р. № 2292/6/23-50.0214 і консультацію в підкатегорії 109.14 БЗ). Візьміть це до відома.
Невитрачені кошти, видані на відрядження як аванс, працівник повертає до або під час подання Звіту ( п.п. 170.9.2 ПКУ)
А якщо ваш працівник все ж таки поїхав у відрядження без авансу і витратив там свої гроші? Про витрачені власні кошти він все одно зобов’язаний відзвітувати, якщо, звичайно, хоче, щоб їх компенсували. У який строк? У п.п. 170.9.2 ПКУ визначено граничні строки подання Звіту тільки при витратах під виданий аванс. Проте податківці рекомендують дотримувати ці строки і в разі, коли працівник звітує за витрату своїх власних грошових коштів (див. лист Міндоходів від 03.07.2013 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 // «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 60, с. 14, а також консультацію в підкатегорії 109.14 БЗ).
Тобто Звіт про витрачені власні кошти працівник повинен подати до закінчення 5-го банківського дня після завершення відрядження.
Водночас контролери погоджуються, що при порушенні цих строків ані працівнику, ані підприємству нічого не загрожує.
А в які строки потрібно відшкодувати працівнику його витрати у відрядженні? Законодавство про це умовчує. Хіба що Інструкція № 59 передбачає, що додаткові кошти, необхідні для остаточного розрахунку за відрядження, роботодавець повинен виплатити до закінчення 3-го банківського дня після затвердження Звіту. Але для небюджетників ця норма має рекомендаційний характер.
Щоб не ворожити на кавовій гущі, зазирніть до свого колективного (або трудового) договору. Якщо в ньому передбачено строк для погашення заборгованості перед працівником, то орієнтуйтеся на цей строк. А якщо ні? Тоді просто вчиніть по-джентльменськи — не затягуйте з компенсацією. Інакше працівник, щоб стягнути з підприємства заборгованість, може звернутися до суду. Вам це потрібно?
Ну і, звичайно, витрачену працівником на закордонне відрядження власну валюту ви повинні компенсувати йому виключно у гривні за курсом НБУ на дату відшкодування цих коштів (п. 2.5 Правил використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджених постановою Правління НБУ від 30.05.2007 р. № 200).
Ось, власне, і вся історія з рекламним туром. Хороших вам вражень і вдячних клієнтів!
висновки
- Рекламний тур має суто діловий характер і пов’язаний з госпдіяльністю турагента, тому цілком може вважатися відрядженням.
- Для додання рекламному туру відрядного забарвлення підготуйте письмовий наказ (розпорядження) керівника про направлення працівника у відрядження.
- Грошовий аванс на закордонне відрядження можете видати у гривні або готівкою, або в безготівковій формі на картковий рахунок.
