Если аванс был перечислен на корпоративную карточку (КПК), составлять авансовый отчет не нужно. В таком случае аванс считается выданным только при снятии средств с КПК или при проведении расчетов с ее использованием. Раз ни того, ни другого не было — значит аванс работник не получал. Значит, ни о каком авансовом отчете речи быть не может.
А вот если «командировочные» были выданы наличными или перечислены на личную платежную карточку работника, ответ не столь однозначен. Хотя, учитывая недостаточную законодательную урегулированность вопроса, на наш взгляд, в этом случае авансовый отчет все-таки тоже лучше составить. Вот чем обоснована эта точка зрения.
Если командированный работник обеспечивается наличными или аванс перечисляется на его личную банковскую карточку, средства считаются выданными под отчет на дату осуществления соответствующей операции (выдачи наличных или перечисления средств на личную карточку). О таких средствах работник должен отчитаться в порядке, установленном законодательством Украины ( абзац пятый п. 2.11 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637). Каков этот порядок?
Согласно п.п. 170.9.2 НКУ отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, подается по форме, установленной Минфином, до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога заканчивает такую командировку. При наличии излишне потраченных средств их сумма должна быть возвращена в кассу или на расчетный счет до или во время предоставления такого отчета.
Как видим, нормы НКУ прямо не предусматривают необходимость предоставления отчета в случае, если командировка не состоялась. Ведь в нем установлена только одна точка отсчета: дата завершения командировки.
В то же время не вызывает сомнений тот факт, что не использованные в результате отмены командировки средства работник должен вернуть в установленные п.п. 170.9.2 НКУ сроки. Значит, руководствоваться этим подпунктом в таком случае все-таки приходится. Причем точка отсчета додумывается: в случае отмены командировки — это дата соответствующего приказа. Ну а если уж к п.п. 170.9.2 НКУ все равно приходится обращаться и точка отсчета уже додумана, есть ли основания не выполнять его требование о предоставлении авансового отчета?
С одной стороны, если средства возвращены в полном объеме, то и отчитываться работнику не о чем. Это дает основания считать, что в составлении авансового отчета в данном случае необходимости нет. Но, с другой стороны, формальное прочтение некоторых норм законодательства дает основания сделать обратный вывод.
Так, согласно п. 2 Порядка составления отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденного приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841, его действие распространяется на физических лиц, которые получили такие средства. А п. 6 этого Порядка подчеркивает: отчет составляется плательщиком налога, который получил подотчетные средства.
То есть речь здесь идет о лицах, получивших средства под отчет, а не о лицах, их потративших (хотя сам отчет называется «об использовании средств»). Это дает основания полагать, что отчет имеет смысл составлять всем работникам, получившим деньги под отчет, независимо от того, были эти средства потрачены или возвращены.
Подытоживая сказанное, отметим: налоговики при проверках частенько настаивают на том, что без авансового отчета в таком случае не обойтись. И приравнивают его несоставление к нарушению порядка использования подотчетных средств. А вот суды, наоборот, говорят, что отчитываться в этом случае не нужно (см., например, решения ВАСУ от 12.07.2016 г. № К/800/16615/16, от 22.07.2015 г. № К/800/2877/15). Так что если спорить с налоговиками не хочется, авансовый отчет лучше все-таки составить. Если же отчета нет, от санкций защитит суд.
