Учитываем трудовые книжки
Трудовые книжки хранят на предприятиях, в учреждениях и организациях, а при увольнении работников выдают им под расписку в журнале учета. Так предусматривает п. 3 постановления № 301.
Сразу обрадуем вас:
трудовые книжки и вкладыши к ним уже давно не считаются бланками строгой отчетности
Хотите убедиться? Загляните в постановление № 301 — сейчас там нет даже намека на «строгость» этих документов.
Правда, п. 7.2 Инструкции № 58 трудовую книжку все еще рассматривает как «строгий» бланк, а п. 7.1 данной Инструкции до сих пор предлагает использовать для учета:
— приобретенных бланков трудовых книжек — Книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-9), которую ведет бухгалтерия предприятия;
— заполненных трудовых книжек — Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10)*.
* Формы № П-9, № П-10 и № П-11 утверждены приказом Минстата от 27.10.95 г. № 277.
Но этим требованиям не стоит придавать значение — просто у уполномоченных органов пока не дошли руки до внесения изменений в Инструкцию № 58.
На самом деле Книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним по типовой форме № П-9 вы сейчас не ведете. А вот Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по типовой форме № П-10 по-прежнему актуальна. В ней вы регистрируете все трудовые книжки, принятые от работников при трудоустройстве, вновь заведенные трудовые книжки и вкладыши к ним с указанием серии и номера, а также трудовые книжки, выданные при увольнении.
Книгу типовой формы № П-10 следует пронумеровать, прошнуровать, скрепить подписью руководителя предприятия и печатью.
Если в своей хоздеятельности предприятие не использует печать, то для «трудовых» целей у него все равно должна быть печать — отдела кадров/службы персонала. Вот этой печатью и заверяют подпись руководителя в Книге.
Книгу ведет отдел кадров или другое аналогичное подразделение, ответственное за оформление и увольнение работников.
В графах 2 — 4 этой Книги должна фигурировать:
— дата предоставления трудовой книжки при трудоустройстве — в отношении работников, которые приняты с трудовой книжкой,
или
— дата, когда этот документ оформили на предприятии, — для работников, которые трудоустраиваются впервые.
Графу 11 Книги заполняют только в отношении трудовых книжек и/или вкладышей, которые выдали и оформили на этом предприятии
В отношении книжек и вкладышей, предоставленных работниками, в данной графе проставляют прочерк.
В день увольнения работнику возвращают трудовую книжку (вкладыш). При этом дату выдачи книжки и реквизиты приказа об увольнении вносят в графу 12 Книги по форме № П-10, а в графе 13 работник расписывается в получении трудовой.
Кроме того, подпись о получении трудовой книжки уволенный работник должен поставить в Личной карточке работника (типовая форма № П-2, утвержденная приказом № 495/656).
В бухгалтерском учете предприятие учитывает бланки трудовых книжек и вкладыши к ним на субсчете 209 «Прочие материалы».
На испорченные бланки трудовых книжек (если произошла такая неприятность) составляют Акт по типовой форме № П-11. В таком случае бланки списывают на недостачи* и потери от порчи ценностей с помощью записи: Дт 947 — Кт 209.
* Подробно об учете недостач мы рассказывали в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 90.
И в заключение пару важных моментов:
1. Если бланк трудовой книжки (вкладыша) был испорчен, то надо начислить компенсирующие налоговые обязательства по НДС (нехозяйственное использование), если на входе был налоговый кредит.
2. Выдача бланка трудовой книжки за компенсацию рассматривается как поставка с начислением налоговых обязательств по НДС.
3. Выдача без компенсации рассматривается как подарок с начислением налоговых обязательств по НДС, НДФЛ, ВС и ЕСВ. Подробнее — в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 69, с. 44.
Вот и весь учет трудовых книжек!
выводы
- Книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним по типовой форме № П-9 сейчас не ведут.
- Трудовые книжки, принятые от работников при трудоустройстве, вновь заведенные трудовые книжки и вкладыши к ним, а также трудовые книжки, выданные при увольнении, регистрируют в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по типовой форме № П-10.
