Правила компенсации проезда
Расходы на проезд, понесенные работником во время командировки, непременно подлежат возмещению.
Причем транспортные расходы, как правило, не ограничиваются только покупкой билета на проезд. Работник может потратиться и на оплату допуслуг (предварительное резервирование билета, постельные принадлежности). К тому же в дороге, возможно, придется оплатить и провоз багажа. Все эти расходы относятся к расходам на проезд. Как предусмотрено п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, в облагаемый доход работника не включается сумма компенсации работнику расходов на проезд (в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и назад, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте).
Немного подробнее порядок компенсации расходов на проезд прописан в Инструкции № 59*. Для обычных предприятий она носит рекомендательный характер, так что некоторыми ее правилами и гарантиями можно пользоваться, закрепив их в собственном Положении о командировках.
1. Расходы на проезд возмещают в размере стоимости проезда туда и обратно воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования с учетом (!) всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов (п. 6 разд. II и п. 9 разд. III Инструкции № 59).
2. Если работодатель дает добро, то не считается расточительством проезд в мягком вагоне, судами морского и речного транспорта, воздушным транспортом по билетам I класса и бизнес- класса.
3. С разрешения руководителя должны возмещать и расходы на проезд при задержке в командировке работника, т. е. когда даты, указанные в транспортных билетах, не совпадают с датами из приказа на командировку (п. 7 разд. I Инструкции № 59).
Однако при всем при этом
главное условие необложения суммы возмещения — наличие оригиналов документов, подтверждающих стоимость расходов на проезд
Расходы на проезд, не подтвержденные документально, либо вообще не возмещают, либо возмещают по решению руководителя с обязательным включением в налогооблагаемый доход командированного работника.
Документы на проезд
Документами, которые подтверждают стоимость проезда, п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ называет:
— транспортные билеты;
— транспортные счета (багажные квитанции);
— электронные билеты при наличии посадочного талона (если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта) и расчетных документов об их приобретении по всем видам транспорта.
Но дело в том, что добыть эти документы получается далеко не всегда. А иногда они и вовсе не нужны. Тут все зависит от вида транспорта. Поэтому будем разбираться отдельно с каждым видом транспорта и видом билета.
Железнодорожные поездки
Бумажные ж/д билеты. Для подтверждения расходов на проезд ж/д (кроме пригородного) транспортом достаточно оригиналов билетов (по форме, установленной в приложениях 5, 10, 11 к Порядку № 331/137**). РРО и расчетные книжки при продаже таких проездных документов не применяют (п. 4 ст. 9 Закона об РРО***).
А вот для подтверждения расходов на проезд пригородным ж/д транспортом одних транспортных билетов будет мало. Закон об РРО не освобождает субъектов хозяйствования от использования РРО (РК) при продаже таких билетов. А значит, дополнительно к билетам пригородного сообщения (коды 101, 102) работник должен приложить и кассовый чек.
Хотя на практике чаще всего проезд в пригородном железнодорожном транспорте оформляют одним чеком РРО (приложение 36 к Порядку № 331/137), который и является единым документом, подтверждающим получение и оплату услуги.
Электронный ж/д билет. При заказе электронного билета через Интернет работник получает на электронную почту посадочный документ (оформленный по правилам, установленным в Порядке № 331/137, по форме и содержанию, приведенным в приложениях 12, 13). А при оформлении онлайн своего багажа и прочих дополнительных услуг (например, услуг по пользованию комплектом постельного белья или бронированию места) — перевозочный документ и документ на услуги.
Такие электронные документы одновременно имеют статус расчетных (п. 5.6 разд. V Порядка № 331/137). Данные таких электронных документов (посадочного, перевозочного или документа на услугу) при оформлении заносятся в специализированный РРО (п. 8.6 разд. VIII Порядка № 331/137).
Поэтому при оформлении электронных ж/д билетов отдельный документ, подтверждающий их оплату, не нужен. Не нужен и посадочный талон (нужен посадочный документ). На это обращают внимание и налоговики (см. БЗ 109.10).
Так что для подтверждения и необложения возмещаемых расходов на электронные ж/д билеты
работнику достаточно приложить к авансовому отчету только распечатанный на бумажном носителе посадочный документ (электронный билет)
На перевоз багажа — распечатанный электронный перевозочный документ, а для подтверждения услуг по пользованию комплектом постельных принадлежностей или услуг по резервированию места — распечатанный электронный документ на услуги.
Налог на прибыль. Как поясняют налоговики, распечатанные на бумаге такие электронные ж/д документы будут считаться первичкой, подтверждающей расходы на проезд работника и в налоговоприбыльных целях (БЗ 102.21).
Авиаперелеты
На авиатранспорте в обиходе только электронные билеты. Однако учтите: официально форма авиабилета не установлена и через специализированный РРО его никто не регистрирует. Поэтому признать электронный авиабилет расчетным документом нельзя (БЗ 109.10). А значит, к нему обязательно следует приложить документ об оплате.
Да и без посадочного талона здесь не обойтись. Ведь при регистрации на авиарейс посадочный талон обязательно выдается пассажиру (п. 7 разд. Х Правил № 735****). Причем подойдет как оригинал отрывной части посадочного талона, так и электронный посадочный талон, распечатанный командированным работником на обычном листе при онлайн-регистрации (п. 12 разд. II Инструкции № 59). С чем уже давно соглашаются и налоговики (см. письма ГФСУ от 26.10.2017 г. № 2402/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, от 23.07.2018 г. № 3224/6/99-99-13-02-03-15/ІПК и от 22.02.2019 г. № 669/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).
Причем учтите! Если есть авиабилет и посадочный талон, но нет документа, подтверждающего его стоимость, то, как поясняют налоговики, сумма возмещения этих расходов включается в общий месячный облагаемый доход работника как допблаго и облагается НДФЛ по ставке 18 % (см. БЗ 103.17).
Так что для подтверждения и «необложения» возмещаемых расходов на авиаперелет работник должен приложить к авансовому отчету:
(1) распечатку на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);
(2) документ об оплате (платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка с карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру);
(3) оригинал отрывной части посадочного талона пассажира или распечатанный на бумажном носителе электронный посадочный талон, полученный при онлайн-регистрации на авиарейс.
Налог на прибыль. Причем этот же список документов налоговики считают первичкой, подтверждающей расходы на проезд авиатранспортом и в налоговоприбыльных целях (см. БЗ 102.21). Хотя для отражения стоимости перелета в составе расходов предприятия в качестве первичного документа вполне достаточно в составе утвержденного отчета иметь распечатку на бумаге части электронного билета с указанным маршрутом.
Проезд автобусом
Бумажный билет. Подтвердить расходы на проезд автобусом работник может билетом с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью.
Сюда подпадают: автобусные билеты на пригородные перевозки — тип ПА-I, тип ПА-II, билет межгород/международный — тип ММ-I, а также билеты на перевозку багажа: межгород — тип КБ-I, пригород — тип КБ-II.
Если билет не содержит нужных реквизитов (или они заполнены от руки), вдобавок к билету необходим еще чек РРО или расчетная квитанция (см. письмо ГФСУ от 01.12.2016 г. № 26059/6/99-99-08-02-01-15). Так что билеты на проезд по межгороду лучше покупать в кассах автостанции. Ведь проездной документ, купленный на автостанции, как правило, одновременно является не только транспортным билетом, но и фискальным чеком РРО. И будет стопроцентно подходить для возмещения расходов на проезд.
Исключение — билеты, полученные от предпринимателей-единоналожников групп 2 и 3, которые имеют право не использовать РРО и РК (поскольку их доход не достиг предела в 1 млн грн.). Однако желательно, чтобы они соответствовали первичному документу (имели все нужные реквизиты).
Электронный билет. Для возмещения командированному работнику расходов на приобретение автобусного электронного билета, учитывая нормы п. 12 pазд. II и п. 11 разд. ІІІ Инструкции № 59, по сути, достаточно распечатанного на бумаге проездного документа. Однако это не совсем так.
Во-первых, это должен быть именно электронный автобусный билет — проездной документ, а не, скажем, бланк заказа, который еще нужно обменять на билет (по технологии отложенной печати).
Распечатанные на бумажном носителе ваучеры (бланки заказов) не являются билетом
Командированный работник должен обязательно обменять код заказа на бумажный билет. Причем сделать это он может только в кассе того областного предприятия автобусных станций, со станции которого производится отправление автобуса.
Во-вторых, если же это все-таки полноценный электронный билет на автобус, который сам по себе является проездным документом, то и его распечатки на бумажном носителе недостаточно. Как поясняют налоговики, учитывая, что «законной» формы электронных документов на перевозку автомобильным транспортом не установлено, то признать электронный билет на автобус (распечатанный на бумажном носителе проездной документ на автобус) расчетным документом нельзя (БЗ 109.10). К нему обязательно следует приложить документ об оплате. А вот посадочного талона пассажира не требуется, поскольку его обязательность не предусмотрена правилами перевозки автотранспортом (см. письмо ГФСУ от 09.10.2017 г. № 2183/6/99-99-14-05-01-15/ІПК // «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 89, с. 3).
Так что для подтверждения и необложения возмещаемых расходов на автобусный е электронный билет работник должен приложить к отчету:
(1) перевозочный документ, распечатанный на бумажном носителе (транспортный билет);
(2) оригинал расчетного или платежного документа (платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетную квитанцию, выписку с карточного счета, квитанцию к приходному кассовому ордеру).
Налог на прибыль. Для налоговоприбыльных целей первичным документом, подтверждающим расходы на приобретение электронного билета на автобус, будет распечатанный на бумажном носителе проездной документ (БЗ 102.21). И этого вполне достаточно для того, чтобы признать в учете расходы на проезд.
Морские поездки (паром)
Бумажный билет. Для подтверждения расходов на проезд морским транспортом одних транспортных билетов мало. Закон об РРО не освобождает субъектов хозяйствования от использования РРО (РК) при продаже таких билетов. А значит, дополнительно необходим кассовый чек.
Электронный билет. Учитывая законодательную неурегулированность порядка применения морских электронных билетов, основанием для необлагаемого возмещения расходов работнику может быть только традиционный бумажный билет вкупе с расчетным документом об оплате.
Правда, некоторые морские перевозчики предоставляют электронный онлайн-сервис бронирования и оплаты билетов (в частности, при приобретении билетов на паром). После оформления онлайн заказа и оплаты забронированного билета заказчику на электронную почту приходит подтверждение заказа и инструкция по посадке на судно. А по прибытии на паромный комплекс на основании такого подтверждения-заказа заказчику будут оформлены пассажирский билет и посадочный талон.
Для подтверждения и необложения расходов на онлайн-приобретение билета на паром работник должен приложить к авансовому отчету:
1) перевозочный документ, распечатанный на бумажном носителе (именно транспортный билет, а не бланк подтверждения заказа);
2) оригинал расчетного или платежного документа (платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетную квитанцию, выписку с карточного счета, квитанцию к приходному кассовому ордеру);
3) и учитывая внутренние правила перевозки на пароме, видимо, еще и посадочный талон.
Налог на прибыль. Для налоговоприбыльных целей первичным документом, подтверждающим расходы на приобретение электронного билета на паром, будет распечатанный на бумажном носителе именно проездной документ (БЗ 102.21). И его будет вполне достаточно для того, чтобы признать расходы на проезд.
НДС
Билеты для НК. Для того чтобы отразить налоговый кредит (НК) на основании транспортного билета, он в обязательном порядке должен содержать (п.п. «а» п. 201.11 НКУ): общую сумму платежа, сумму налога и налоговый номер продавца.
Исключение: билеты, форма которых утверждена международными стандартами. Если работник приложит к авансовому отчету «международный» билет, то наличие налогового номера продавца в нем необязательно. А вот сумма НДС все равно должна быть указана (см. письмо ГФСУ от 21.12.2017 г. № 3098/6/99-95-42-03-15/ІПК, БЗ 101.13). Хотя, по сути, предприятию все равно, ведь международные перевозки облагаются НДС по ставке 0 %.
Налоговики не против отражения НК по НДС и на основании электронных билетов. Так, в части электронных ж/д билетов налоговики указывают (см. письмо ГФСУ от 21.12.2017 г. № 3098/6/99-95-42-03-15/ІПК, БЗ 101.13), что их распечатка должна содержать информацию об общей сумме предоставленных услуг (стоимости перевозки, прочих допуслугах, предоставленных пассажиру), сумме налога, а также фискальном номере и налоговом номере продавца (лица, осуществившего продажу билета).
В случае использования авиационных билетов для подтверждения НК понадобятся распечатка электронного билета с реквизитами, фигурирующими в п. 201.11 НКУ, и для надежности посадочный талон.
А вот по электронному билету на автобус достаточно будет самой распечатки проездного документа с реквизитами из п. 201 НКУ — общей суммой оплаты, суммой НДС и налоговым номером перевозчика.
При этом если формы электронных билетов соответствуют требованиям международных стандартов, для отражения НК можно обойтись и без налогового номера перевозчика, (!) но при условии, что билет содержит сумму НДС.
Учтите! Некоторые билеты (например, ж/д билеты и документы на проезд автовокзала) одновременно являются и расчетными документами, и фискальными чеками. И тут возникает вопрос: нужно ли при отражении по ним НК применять чековый суммовой критерий в 200 грн.? Сразу отметим: не нужно.
Отражать сумму НДС в составе НК следует как по транспортным билетам, руководствуясь п.п. «а» п. 201.11 НКУ, а не как по фискальному чеку. То есть относим в налоговый кредит всю сумму НДС, указанную в билете, и на чековое ограничение внимания не обращаем. Это подтверждают налоговики (см., к примеру, письмо Межрегионального ГУ ГФС от 16.12.2015 г. № 27154/10/28-10-06-11).
Дата билетного НК. Поскольку документы, которые подтверждают расходы на проезд подотчетного лица, подаются вместе с авансовым отчетом, то датой формирования НК является дата предоставления авансового отчета (письмо ГФСУ от 22.08.2017 г. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК, БЗ 101.13). Правда, корректнее отражать НК на дату утверждения авансового отчета, когда руководитель однозначно признал расходы на проезд. Суммы НДС из билетов, своевременно не отраженные в составе НК, плательщик может отразить, только подав УР к декларации по НДС за пропущенный период.
При этом налоговики рекомендуют в кол. 3 таблицы 2 приложения Д5 указывать не дату билета, а период составления авансового отчета (см. БЗ 101.23).
Если предприятие само оплачивало проезд со своего текущего счета, то это уже будет первым событием операции приобретения. И на дату оплаты при наличии билета (распечатки электронного билета) предприятие вправе отразить НК .
Не забывайте: НК по транспортному билету может быть отражен только в том периоде, в котором на него возникло право. Если вы просрочили с отражением НК, довключить его в декларацию по НДС придется путем подачи уточняющего расчета к такой декларации.
В завершение обобщим в табличной форме информацию, приведенную в статье.
Документы, подтверждающие проезд
| Вид билета | НДФЛ/ВС | Прибыль* | НДС |
| 1. Ж/д билет | |||
| 1.1 электронный | — распечатка билета | — распечатка билета | — распечатка билета с нужными реквизитами** |
| 1.2 бумажный, для транспортного сообщения: | |||
| — междугородного | — оригинал билета | — оригинал билета | — оригинал билета |
| — пригородного | — кассовый чек (билет) | — оригинал билета или кассовый чек | — билет с реквизитами** или кассовый чек |
| 2. Авиабилет | |||
| 2.1 электронный | — распечатка части билета; — документ об оплате; — посадочный талон (оригинал или распечатка) | — распечатка билета (по мнению налоговиков, весь набор документов) | — распечатка билета с нужными реквизитами** |
| 3. Автобусный билет | |||
| 3.1 электронный | — распечатка билета (не ваучера заказа!); — расчетный документ | — распечатка билета | — распечатка билета с нужными реквизитами** |
| 3.2 бумажный | — билет с нанесенными печатным способом серией, номером, стоимостью | — билет | — билет с реквизитами** или кассовый чек |
| 4. Билет на водный транспорт | |||
| 4.1 электронный | — распечатка билета (не ваучера заказа!); — расчетный документ — посадочный талон | — распечатка билета | — распечатка билета с нужными реквизитами** |
| 4.2 бумажный | — оригинал билета; — кассовый чек | — билет | — билет с реквизитами** или кассовый чек |
| * Все нижеперечисленные документы, как приложение к утвержденному авансовому отчету. ** Общей суммой платежа, суммой налога, налоговым номером продавца. Налоговики добавляют: и фискальный номер (видимо, для тех электронных билетов, где он присутствует). | |||
