РАПОРТНО-ВІДОМЧА СИСТЕМА КОНТРОЛЮ
Ольга ВІТКОВСЬКА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
В установі прийнято рапортно-відомчу систему контролю прибуття та відбуття співробітників з роботи. Так, керівники підрозділів усно (телефоном) повідомляють працівнику відділу кадрів про кількість співробітників, які не з’явилися чи спізнилися. Роз’ясніть, чи правильно це? Можливо, така інформація має подаватися обов’язково письмово?
(м. Полтава)
Облік робочого часу та контроль за його використанням є необхідною основою роботи щодо зміцнення трудової дисципліни.
Для контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу ведеться
Табель обліку використання робочого часу типової форми № П-5, затверджений наказом Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489 (далі — наказ № 489), що набула сили та застосовується з 1 січня 2009 року. Табель обліку робочого часу типової форми № П-12, затверджений наказом Мінстату від 09.10.95 р. № 253, утратив чинність у зв’язку з прийняттям наказу № 489.Ведення
Табеля обліку робочого часу є обов’язковим. Для відображення використаного робочого часу за кожен день у Табелі обліку робочого часу відведено два рядки: один — для зазначення умовних позначень видів витрат робочого часу; другий — для запису кількості годин за ними. Для заповнення табеля передбачено буквені та цифрові коди використання працівниками робочого часу.Водночас у новому
Табелі обліку робочого часу не передбачено буквених та цифрових кодів позначення запізнень і передчасного відбуття з роботи, як це було передбачено Табелем обліку робочого часу типової форми № П-12, який утратив чинність.З цього приводу зауважимо таке. У примітці 2 до
Типової форми обліку робочого часу № П-5, зазначено, що форма має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. За необхідності форму може бути доповнено іншими показниками, необхідними для обліку. Тому в разі потреби в Табелі обліку робочого часу можна зазначати такі порушення трудової дисципліни, як запізнення та передчасне відбуття з роботи, використовуючи для цього старі позначки («зп» і «пз» відповідно).За необхідності для додаткового контролю порушень трудової дисципліни можуть застосовуватися також такі системи:
— карткова (за допомогою контрольного часу);
— жетонна (із застосуванням табельних жетонів або марок);
— пропускна (за допомогою здачі працівниками та видачі їм пропусків);
—
рапортно-відомча (з використанням рапортів або табельних відомостей від керівників підрозділів);— журнальна (реєстрація в журналі прибуття та відбуття з роботи).
Слід зазначити, що на сьогодні немає будь-якого нормативного документа, що встановлює необхідність застосування зазначених систем контролю. Водночас не існує й будь-якої заборони на їх застосування, тому за необхідності вони можуть застосовуватися як додатковий контроль за використанням працівниками робочого часу.
Якщо керівником установи прийнято рішення про введення рапортно-відомчої системи, то відповідним наказом він має:
1. Визначити відповідальних за здійснення контролю прибуття та відбуття з роботи працівників (ними є керівники підрозділів);
2. Зобов’язати керівників підрозділів повідомляти відповідальній особі про кількість працівників, які не з’явилися чи спізнилися, а також спосіб передачі такої інформації. Це може бути як усна (у телефонному режимі), так і письмова форма (шляхом подання рапортів).
