ВІДШКОДУВАННЯ ВИТРАТ У ВІДРЯДЖЕННІ
Частиною першої ст. 121 КЗпП встановлено: працівники мають право на відшкодування витрат та отримання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями. До таких витрат належать добові, вартість проїзду до місця призначення і назад, витрати на наймання житлового приміщення, інші витрати.
Порядок відшкодування таких витрат при направленні працівників у відрядження в межах України має свої особливості, детально про які ми розповімо в статті.
Ольга ВІТКОВСЬКА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
ВИПЛАТА ДОБОВИХ
Добові є окремим видом витрат у відрядженні, які не потребують документального підтвердження. Так зазначено в
абз. 7 загальних положень Інструкції № 59. Добові виплачуються за кожен день перебування працівника у відрядженні (п. 1.5 р. I Інструкції № 59).Водночас згідно з
п. 1.3 Інструкції № 59 фактичний час перебування працівника у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження щодо вибуття працівника з місця постійної роботи й прибуття на місце постійної роботи. При цьому якщо працівник відряджається в різні населені пункти, то відмітки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті. Якщо відсутні відмітки у відрядному посвідченні, добові не виплачують (п. 1.5 р. I Інструкції № 59).Таким чином, в загальному випадку документальним підтвердженням для виплати добових є посвідчення про відрядження, в якому мають бути проставлені відмітки про:
1) вибуття у відрядження та прибуття до місця постійної роботи;
2) прибуття в пункт призначення та вибуття з нього.
Розглянемо деякі особливості, пов’язані з проставлянням відміток у посвідченні про відрядження.
Відмітки про вибуття у відрядження і прибуття до місця постійної роботи
У загальному випадку проставляння таких відміток не викликає будь-яких запитань, за винятком ситуацій, коли працівник вибуває у відрядження рано-вранці або повертається з нього вночі. Як у цьому випадку визначити день вибуття або прибуття? Відповідь на це запитання містять загальні положення
Інструкції № 59, на що звернуло увагу і Мінпраці в листі від 05.10.2007 р. № 327/13/116-07.Так, днем
вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса чи іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника.У разі відправлення транспортного засобу
до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 годин і пізніше — наступна доба. Так, якщо працівник виїхав у відрядження о 23 год. 55 хв. (час відправлення поїзда), то за цей день йому має бути виплачено добові.Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, у строк відрядження зараховується час, необхідний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.
Звідси висновок
: дата на транспортному квитку і дата вибуття (повернення) працівника згідно з відмітками у посвідченні про відрядження мають збігатися. У разі недотримання цієї умови законодавчі підстави для відшкодування витрат на проїзд відсутні. На це звертав увагу Мінфін у листі від 19.12.2005 р. № 31-18030-07-13/27437. Крім того, рекомендуємо ознайомитися із думкою ревізорів щодо цього питання, опублікованою у газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 12, с. 20.Приклад 1.
Згідно з транспортними квитками працівник:— вибув у відрядження 25 березня о 5 год. 30 хв. У цьому разі відмітку у посвідченні про відрядження про те, що працівник вибув у відрядження 25 березня, буде проставлено 24 березня;
— прибув з відрядження в п’ятницю 2 квітня о 23 год. 50 хв. Оскільки в установі встановлено 5-денний робочий тиждень, то відмітку у посвідченні про відрядження про прибуття з відрядження працівник зможе зробити тільки у вівторок 6 квітня (5 квітня — вихідний). При цьому датою прибуття згідно з транспортним квитком у цьому разі буде п’ятниця 2 квітня.
Тривалість відрядження визначається за транспортними квитками і в цьому разі становить 9 днів (з 25.03.2010 р. по 02.04.2010 р. включно).
Згідно з
п. 1.3 р. I Інструкції № 59 відмітки щодо прибуття та вибуття завіряються печаткою, якою користується підприємство (установа, організація) у своїй господарській діяльності для посвідчення підпису відповідальної посадової особи, на яку наказом керівника покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, котрі вибувають у відрядження і прибувають з нього.
Відмітки сторони, яка приймає, про прибуття до пункту призначення і вибуття з нього
Відмітка сторони, яка приймає, у посвідченні про відрядження щодо прибуття підтверджує те, що працівник дійсно прибув до пункту призначення, а про вибуття — фактичний час перебування у відрядженні.
Відмітки у посвідченні про відрядження в обов’язковому порядку мають завірятися
підписом посадової особи та печаткою. Обов’язкове завірення печаткою відміток щодо прибуття до пункту призначення, вибуття з нього до місця постійної роботи передбачено формою посвідчення про відрядження. На це також звертає увагу Мінфін у листі від 17.08.2005 р. № 31-03173-07/8/17365.У консультації, опублікованій у «Віснику податкової служби України», 2004, № 29, с. 21, зазначалося, що відмітки у посвідченні про відрядження щодо прибуття і вибуття працівника мають бути завірені лише печаткою, що містить
ідентифікаційний код підприємства (установи, організації). Зазначена вимога ґрунтується на положеннях Інструкції № 17 , якою визначено порядок виготовлення печаток і штампів. Так, згідно з п.п. 3.3.7 Інструкції № 17 на печатці і штампах, зокрема, має зазначатися ідентифікаційний код юридичної особи (код ЄДРПоУ).Отже, відмітки сторони, яка приймає, мають завірятися печаткою (круглої або трикутної форми), що містить ідентифікаційний код установи, а не штампом.
При завіренні відміток штампом, що не містить ідентифікаційного коду, добові працівникові відшкодовуватися
не можуть. Про таку умову доцільно попередити працівника перед направленням його у відрядження.Що робити, коли працівник дійсно був у відрядженні, але відмітки у посвідченні про відрядження завірені «неправильною» печаткою? У цьому випадку можна виправити ситуацію, направивши посвідчення про відрядження поштою з проханням завірити його належним чином. Після того як посвідчення буде завірено, працівнику можна виплатити добові. Якщо ж завірити посвідчення неможливо, то добові працівнику не відшкодовуються. Інші витрати (на проїзд, проживання) відшкодовуються на підставі підтверджуючих документів.
Чи мають виплачуватися добові за вихідні дні, що припадають на період відрядження?
Так, мають. Згідно з
абз. 1 п. 1.5 р. I Інструкції № 59 за кожен день (включаючи день від’їзду і приїзду) перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), працівнику виплачуються добові.
Працівник в один і той самий день прибуває з одного відрядження і вибуває в наступне: як виплатити добові?
Оскільки в цьому випадку день прибуття з попереднього відрядження і день вибуття в наступне відрядження є одним днем, то добові виплачуються
за один день. Такі роз’яснення наведено в листі Мінфіну від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854.За яким з відряджень (першим чи другим) відобразити в цьому випадку відшкодування добових установа має право вирішити самостійно. Додамо, що і середня зарплата за працівником у цьому випадку буде збережена також як за один день відрядження.
Чи виплачуються добові, якщо працівник відряджається строком на один день?
Згідно з
абз. 3 п. 1.5 р. I Інструкції № 59 у разі відрядження працівника строком на один день добові відшкодовуються як за повну добу.
Як виплачувати добові, якщо працівник щодня повертається до місця постійного проживання?
Якщо у працівника є можливість щодня повертатися до місця постійного проживання, допустимі два варіанти документального оформлення наказу керівника установи про направлення працівника у відрядження, а саме:
— із вказівкою на щоденне повернення працівника до місця постійного проживання;
— без вказівки на щоденне повернення працівника.
При цьому оплата витрат на відрядження в кожному з цих випадків буде різною.
Якщо в наказі про відрядження
зазначено про щоденне повернення працівника до місця постійного проживання, то згідно з роз’ясненнями Мінфіну, наведеними в листі від 05.03.2007 р. № 31-18030-07-29/4504, в цьому випадку працівнику відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (за наявності підтверджуючих документів) та добові витрати. Добові при цьому відшкодовуються як за повну добу (абз. 3 п.п. 1.5 р. I Інструкції № 59).Зверніть увагу: в цьому разі в посвідченні про відрядження щоденні відмітки щодо прибуття і вибуття
не проставляються. У посвідченні буде всього чотири відмітки:— про вибуття у відрядження та прибуття до місця постійної роботи;
— відмітки сторони, яка приймає, про прибуття до пункту призначення вперше та вибуття з нього при завершенні відрядження.
Якщо ж працівник самостійно вирішить не повертатися до місця проживання, а скористатися послугами готелю, то витрати на проживання йому не відшкодовуються.
Якщо в наказі
не зазначено про щоденне повернення працівника до місця постійного проживання, то оплата витрат на відрядження відбувається у звичайному порядку, у тому числі працівнику виплачуються добові.
В якому порядку відшкодовуються добові, якщо працівник затримався у відрядженні?
Законодавством не передбачено можливість затримки у відрядженні в межах України понад установлені керівником строки,
крім випадків тимчасової непрацездатності. Тому працівнику не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати в разі затримки з інших причин (п. 1.9 р. I Інструкції № 59, лист Мінфіну від 19.12.2005 р. № 31-18030-07-13/27437).Якщо ж керівник видасть наказ про продовження відрядження, то працівнику будуть відшкодовані всі витрати за період затримки у відрядженні в повному обсязі. Відповідно в разі видання такого наказу дні затримки працівника вважатимуться днями його відрядження, тому і
добові за них, і документально підтверджені витрати на проживання працівника за такі дні відшкодовуються працівнику на загальних підставах (тобто в такому самому порядку, як і за останні дні відрядження).
Чи можна виплачувати добові особі, яка виконує роботу на підставі цивільно-правового договору?
Поїздка особи, яка виконує роботу на підставі цивільно-правового договору, відповідно до положень
Інструкції № 59 не вважається відрядженням, а отже, такій особі не можуть відшкодовуватися добові витрати, а також витрати на проїзд та проживання. Аналогічний висновок зроблено і в листі Мінфіну від 23.03.2006 р. № 31-26030-12-29/6045.
Який розмір добових у межах України?
Згідно з
п. 1.5 р. I Інструкції № 59 добові виплачуються в межах граничних норм, установлених постановою № 663. У загальному випадку граничний розмір добових для відряджень у межах України становить 30 грн. на день.Звернемо увагу на один дуже важливий момент, а саме: на правила відшкодування вартості харчування працівника у відрядженні.
Інструкцією № 59 встановлено додаткові обмеження у разі направлення у відрядження працівників бюджетних установ — витрати на харчування , вартість якого включено в рахунки на оплату вартості проживання в готелях або проїзних документах, оплачуються відрядженим за рахунок добових (п. 2.1 р. I Інструкції № 59). Це означає, якщо в спільний рахунок на проживання, наданий працівником на підтвердження його витрат на оплату житла, включено вартість харчування в готелі, то установа не повинна оплачувати витрати працівника на харчування. Для цього йому видаються добові. Зауважимо також, що добові витрати є не тільки компенсацією витрат на харчування, а й фінансуванням інших особистих потреб працівника. Наприклад, якщо працівником до авансового звіту додані квитанції на відвідини платного туалету, то такі витрати не можуть бути компенсовані і мають здійснюватися ним за рахунок добових або власних коштів.Витрачати добові на харчування чи на будь-які інші цілі — відряджений працівник вирішує сам. Установа, що видала працівнику добові, не контролює напряму їх витрачання.
Приклад.
Працівника направили у відрядження до м. Києва на три доби. Згідно з рахунком готелю і чеком РРО за готель він заплатив 465,00 грн., у тому числі:— проживання — 420,00 грн.;
— три сніданки загальною вартістю 45,00 грн.
Оскільки витрати на харчування оплачуються за рахунок добових, працівнику буде компенсовано:
— добові у розмірі 90,00 грн. (3 доби
x 30,00 грн.);— витрати на проживання в готелі — 420,00 грн.
Витрати на харчування не оплачуються.
А як бути в тому разі, коли в рахунку готелю зазначено, що відряджений харчувався, але не вказано конкретну вартість харчування? Контролюючі органи в таких випадках рекомендують звертатися з письмовим запитом до адміністрації готелю для підтвердження суми вартості харчування.
ВІДШКОДУВАННЯ ВИТРАТ НА ПРОЖИВАННЯ
За наявності підтверджуючих документів (в оригіналі) працівнику відшкодовуються фактичні витрати на наймання житлового приміщення з розрахунку вартості
одного місця в готельному номері за кожну добу такого проживання (п. 1.6 р. I Інструкції № 59). Згідно з постановою № 663 гранична норма відшкодування витрат на наймання житлового приміщення під час відряджень у межах України становить 250 грн. на добу (без ПДВ). Якщо витрати на проживання перевищать граничну норму, то відшкодувати понаднормативні витрати відрядженого на проживання можна тільки з дозволу керівника установи.Підкреслимо, що граничну норму відшкодування витрат на наймання житлового приміщення встановлено
з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні переговори), холодильником, телевізором та інших витрат, крім витрат:—
на оплату побутових послуг (прання, чищення, лагодження і прасування одягу, білизни, ремонт взуття), які відшкодовуються в межах 10 % норм добових за всі дні проживання (п. 6 постанови № 663, п. 2.2 р. I Інструкції № 59);—
на бронювання місць у готелях, які компенсуються в розмірах не більше 50 % вартості місця за одну добу (див. лист Мінфіну від 23.05.2008 р. № 31-18030-07-29/19418 ).Далі в таблиці наведемо найпоширеніші витрати відряджених працівників, пов’язані з найманням житлового приміщення, та інформацію про їх відшкодування.
| Вид витрат | Як вирішується питання про відшкодування |
| Вартість кабельного телебачення
| Якщо в готельному рахунку на оплату вартості проживання окремим рядком зазначено вартість кабельного телебачення, вона не підлягає компенсації, оскільки Інструкцією № 59 це не передбачено (див. лист Мінфіну від 01.04.2009 р. № 31-18030-07-21/9141)
|
| Користування кондиціонером
| Якщо вартість такої послуги виділена в рахунку на проживання окремим рядком, то вона не включається до суми витрат на наймання житлового приміщення та не підлягає компенсації
|
| Оплата двомісного номера
| Часто доводиться чути: у готелі не було одномісних номерів і відрядженому працівнику довелося сплатити проживання у двомісному. Чи відшкодовувати йому такі витрати? У листі від 19.12.2005 р. № 31-18030-07-13/27437 Мінфін підкреслив: оскільки витрати на проживання відшкодовуються відрядженому працівникові у розмірі фактичних витрат на проживання тільки однієї відрядженої особи, то працівнику не можуть бути відшкодовані витрати на оплату двох місць у двомісному номері готелю
|
| Рахунок готелю про телефонні переговори
| Згідно з п. 2.2 Інструкції № 59 і п. 6 постанови № 663 відшкодування витрат на службові телефонні переговори проводиться в розмірах, погоджених із керівником. Оскільки йдеться про відшкодування вартості безпосередньо службових телефонних переговорів, то для підтвердження того, що вони були службовими, працівнику бажано запастися роздруківкою телефонних переговорів, що він їх вів з готелю
|
| Страхування в готелі | Про витрати на страхування в готелі та про їх відшкодування в Інструкції № 59 не зазначено. Тому, якщо такі витрати виділені в рахунку на проживання окремим рядком, то компенсувати їх працівнику установа не має права
|
| Витрати на харчування в готелі
| Як уже зазначалося, витрати на харчування, вартість якого включено до рахунків на оплату вартості проживання в готелях, оплачуються відрядженим працівникам за рахунок добових
|
Крім цього, не підлягають компенсації витрати відрядженого працівника на оплату алкогольних напоїв, тютюнових виробів, а також суми чайових.
Якими документами підтверджуються витрати на проживання в готелі?
Згідно з
п. 1.12 р. I Інструкції № 59 витрати, пов’язані з відрядженням, відшкодовуються тільки за наявності документів в оригіналі, що підтверджують суму таких витрат, а саме: транспортних квитків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо. При цьому витрати у зв’язку з відрядженням, не підтверджені відповідними документами (крім добових), працівнику не відшкодовуються.Водночас в
абз. 6 загальних положень Інструкції № 59 зазначено, що підтверджуючими документами є розрахункові документи відповідно до Закону про РРО та Закону про податок на прибуток .Згідно із
Законом про РРО розрахунковий документ — це документ установленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), який підтверджує факт продажу товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, зареєстрований у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій (РРО) або заповнений від руки.Отже, рахунок готелю розрахунковим документом у розумінні
Закону про РРО не є. Таким чином, для підтвердження витрат на проживання також потрібний розрахунковий документ.У зв’язку з цим якщо готельні послуги надані юридичною особою, то витрати на проживання в готелі потрібно підтверджувати двома документами — і рахунком готелю, і чеком РРО (квитанцією до прибуткового касового ордера, розрахунковою квитанцією тощо), про що слід заздалегідь попередити працівника.
Наявність тільки готельного рахунка (нехай навіть і з відміткою «сплачено», але який, по суті, не є розрахунковим документом) буде недостатньо.
Також зауважимо, що, на думку Мінфіну, в розрахунковому документі, який підтверджує витрати на наймання житлового приміщення, має бути зазначено прізвище працівника, направленого у відрядження, строк проживання та вартість основних і додаткових послуг, отриманих у готелі або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи (
лист від 28.02.2002 р. № 041-407-133/12-1943).
ВИТРАТИ НА ПРОЇЗД
Згідно з
п. 1.7 Інструкції № 59, за умови відповідного документального підтвердження, витрати на проїзд до місця відрядження та назад відшкодовуються у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування* (крім таксі) з урахуванням:— усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків;
— користування постільною білизною в поїздах;
— страхових платежів на транспорті.
* Згідно зі ст. 21 Закону про транспорт транспортом загального користування є такі види транспорту: залізничний, морський, річковий, автомобільний та авіаційний, а також міський електротранспорт, у тому числі й метрополітен.
Відрядженому працівнику відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі)
за місцем відрядження (згідно з підтверджуючими документами) відповідно до маршруту, погодженого керівником. Маршрут користування міським транспортом під час відрядження затверджує керівник наказом під час направлення працівника у відрядження (якщо заздалегідь такий маршрут відомий) або після повернення працівника з відрядження і подання авансового звіту (див. лист Мінфіну від 17.08.2005 р. № 31-03173-07/8/17365).Зауважимо, що керівник установи може встановлювати додаткові обмеження щодо виду транспорту, на якому може здійснювати поїздки відряджений працівник. Наприклад, може бути дозволено трамвай, тролейбус, а заборонено маршрутне таксі. У разі відсутності будь-яких обмежень з боку керівництва працівник самостійно вирішує питання щодо вибору виду транспорту.
У дорозі та під час пересування за місцем відрядження працівник може користуватися різними видами транспорту, а також різними послугами, супутніми переїздам. Далі в таблиці наведемо витрати відряджених працівників, що найчастіше зустрічаються, та інформацію про їх відшкодування.
| Вид витрат | Як вирішується питання про відшкодування |
| 1 | 2 |
| Витрати на проїзд у метро
| Незважаючи на те що метрополітен належить до міського транспорту загального користування, відшкодування витрат на проїзд у метро неможливе. Адже такі витрати неможливо підтвердити документально (видача транспортних квитків метрополітеном не передбачена). Ураховуючи це, працівник має право самостійно вирішити: користуватися йому у відрядженні послугами метрополітену (витрати за які не буде компенсовано) чи надати перевагу іншим видам транспорту, проїзд у яких може бути підтверджено документально. Про це йшлося в консультації в газеті «Праця і зарплата», 2000, № 24, с. 14
|
| Витрати на проїзд у маршрутному таксі
| Витрати на оплату проїзду в маршрутному таксі, підтверджені документально, підлягають компенсації (див. лист ДПАУ від 12.07.2006 р. № 13098/7/15-0317)
|
| Витрати на оплату користування послугами камери схову
| Постановою № 663 працівникам бюджетних установ відшкодування витрат за користування камерами схову не передбачене (див. лист Мінфіну від 17.08.2005 р. № 31-03173-07/8/17365) |
| Витрати на оплату користування послугами платного залу очікування
| Інструкцією № 59 відшкодування витрат за користування платним залом очікування на залізничному вокзалі не передбачено (див. лист Мінфіну від 21.09.2005 р. № 31-03173-07-13/20079) |
| Витрати на провезення багажу
| Згідно з п. 2 Інструкції № 59 працівникам бюджетних установ можуть бути відшкодовані витрати на перевезення багажу вагою не більше 30 кг (за наявності оригіналів підтверджуючих документів). Якщо ж вага багажу перевищила 30 кг, то сплатити витрати на перевезення понаднормативних кілограмів можна тільки з дозволу керівника установи
|
| Витрати у разі повернення транспортного квитка
| Витрати у зв’язку з поверненням квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу керівника установи тільки з поважних причин (рішення про скасування відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, що підтверджує ці витрати (п. 1.12 р. І Інструкції № 59)
|
| Витрати на оплату послуг сервісних центрів з придбання квитків
| Згідно з п. 1.7 р. І Інструкції № 59 витрати на проїзд відшкодовуються з урахуванням усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків. Вважаємо, що це дає підстави компенсувати працівнику такі витрати
|
| Витрати на придбання електронного авіаквитка
| Мінфін у листі від 10.01.2008 р. № 31-18030-07-21/147 зазначив, що роздруківка маршруту (а саме цей документ перевізник видає пасажиру, що подорожує за електронним авіаквитком) не підтверджує понесені працівником витрати на проїзд. Підтверджувати витрати можуть проїзні документи, зареєстровані РРО, прибуткові касові ордери або квитанції
|
| Страхові платежі на транспорті | Компенсація страхових платежів на транспорті передбачена безпосередньо п. 1.7 р. I Інструкції № 59
|
Крім того,
тільки з дозволу керівника можна відшкодувати витрати на проїзд відрядженого працівника (згідно з оригіналами підтверджуючих документів):— у
м’якому вагоні;— на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за
1 — 4 групами тарифних ставок;— на суднах річкового флоту в каютах
1-ї та 2-ї категорій ;— повітряним транспортом за квитками
1-го класу та бізнес-класу .Дозвіл довільної форми видається письмово у кожному конкретному випадку.
Витрати, відшкодовані з дозволу керівника, не є надмірно витраченими коштами
відповідно до абз. 3 п.п. 2.2 п. 2 Інструкції № 59 і не підлягають обкладенню податком з доходів фізичних осіб.Керівники
бюджетних установ особисто вирішують питання щодо відшкодування своїх витрат на наймання житлових приміщень, що перевищують граничні норми, установлені постановою № 663 і витрат на проїзд у м’якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1 — 4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1-ї та 2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу.
Чи компенсується вартість квитків на автобус, виданих приватними підприємцями?
Недавно до редакції нашої газети надійшло запитання такого змісту: «
Бухгалтерією установи не приймаються квитки, які видав приватний підприємець, — перевізник міжміського маршруту з дотриманням вимог до квитків (тип ПА-II). Бухгалтерія наполягає, що до проїзних квитків мають бути додані або прибуткові касові ордери, підписані та завірені печаткою підприємця, або проїзні документи, підтверджені РРО. Чи правильно це?»Зауважимо, що така вимога не правомірна. Пояснимо чому.
Згідно з
п. 1.12 р. I Інструкції № 59 витрати на відрядження відшкодовуються тільки за наявності документів в оригіналі, що підтверджують суму таких витрат, а саме: транспортних квитків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо. Витрати у зв’язку з відрядженням, не підтверджені відповідними документами, працівнику не відшкодовуються.Додатково
абз. 6 загальних положень Інструкції № 59 установлено, що підтверджуючими документами є розрахункові документи в розумінні Закону про РРО.Справді, згідно із
Законом про РРО розрахунковий документ — це документ установленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), який підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених цим Законом, і зареєстрований у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений уручну.Проте
Законом про РРО встановлені й випадки, у яких РРО не застосовується. Так, згідно зі ст. 9 Закону про РРО реєстратори розрахункових операцій та розрахункові книжки не застосовуються:— у разі продажу проїзних та перевізних документів із застосуванням бланків суворого обліку на автомобільному транспорті
з видачею талонів, квитанцій, квитків з нанесеними друкарським способом серією, номером, номінальною вартістю (п. 4 ст. 9);— у разі продажу товарів (надання послуг)
суб’єктами підприємницької діяльності — фізичними особами, оподаткування доходів яких здійснюється відповідно до законодавства з питань оподаткування суб’єктів малого підприємництва (у тому числі шляхом отримання свідоцтва про сплату єдиного податку), за умови ведення такими особами книг обліку доходів і витрат (п. 6 ст. 9).Крім того, згідно з
Переліком № 1336 без застосування РРО дозволено проводити розрахункові операції з продажу квитків у кіосках та салонах транспортних засобів для проїзду в міському, приміському та міжміському електротранспорті, міжміському автотранспорті.Згідно з
Правилами надання послуг пасажирського автомобільного транспорту, затвердженими постановою КМУ від 18.02.97 р. № 176, перевізники відповідно до укладених договорів здійснюють продаж квитків через автостанції, агентства з продажу квитків та самостійно. Продаж квитків може здійснюватися водієм автобуса в разі відсутності в населеному пункті автостанції або агентства з продажу квитків, а також після закриття квитково-касової відомості на автостанції.Згідно з
п. 2.5 Положення про форму та зміст розрахункових документів, затвердженого наказом ДПАУ від 01.10.2000 р. № 614, форма та зміст розрахункових документів (крім тих, що друкуються реєстраторами розрахункових операцій), які використовуються при наданні послуг пасажирським автомобільним транспортом, мають відповідати типовим формам, які затверджені наказом Мінтрансу від 25.05.2006 р. № 503, за винятком квитків на приміські автомаршрути (типи ПА-І, ПА-II), міські автомаршрути (типи МА-I, МА-II), багажних квитків на приміські автомаршрути (тип КБ-II).Отже, проїзні квитки, видані приватними підприємцями, за умови продажу в салонах транспортних засобів є розрахунковими документами в розумінні
Закону про РРО. Інших документів для підтвердження витрат на проїзд не вимагається.А ось продаж проїзних та перевізних документів на автостанціях, автовокзалах, в інших господарських одиницях, які належать до інфраструктури підприємств автотранспорту, здійснюється
із застосуванням РРО (див. лист ДПАУ від 12.01.2004 р. № 287/7/23-2117).Стосовно вимоги, щоб до проїзних квитків було додано прибуткові касові ордери, то зауважимо, що виписувати прибуткові касові ордери мають право тільки юридичні особи. Прибуткові та видаткові касові ордери, якими оформляються операції отримання (оприбуткування) або видачі готівки, служать підставою для здійснення записів у касовій книзі. Приватні підприємці
касової книги не ведуть (абз. 4 п. 4.2 Положення № 637), тому вимога про оформлення готівкових розрахунків касовими ордерами на них не поширюється. На те, що вимогу про обов’язкове оформлення готівкових операцій прибутковими та видатковими касовими ордерами встановлено тільки для юридичних осіб, неодноразово звертав увагу і НБУ в листах від 22.11.2005 р. № 11-113/3961-11591, від 30.10.2006 р. № 25-113/2453-11507, від 05.12.2007 р. № 11-113/4587-12584.
Чи відшкодовуються працівнику, направленому у відрядження на службовому легковому автомобілі, витрати на придбання ПММ, паркування та стоянку такого автомобіля?
Якщо є така необхідність і кошторисом передбачено відповідні кошти, у відрядження можна поїхати і на службовому автомобілі. Порядок оформлення документів для направлення працівника у відрядження на службовому легковому автомобілі, а також відшкодування витрат на відрядження не відрізняється від порядку для звичайного відрядження, а саме: видається наказ про відрядження, в якому зазначається, що відрядження здійснюватиметься на службовому автомобілі установи, а також затверджується маршрут руху, виписується посвідчення про відрядження, подорожній лист і видається аванс на відрядження. Якщо автомобілем керуватиме водій, то йому також оформляється відрядження.
Витрати на експлуатацію службового автомобіля у відрядженні належать до загальногосподарських витрат, а не до витрат на відрядження, тому здійснюються не за КЕКВ 1140 «Витрати на відрядження», а за КЕКВ, що відповідають економічній суті витрат. Наприклад, витрати на придбання пально-мастильних матеріалів здійснюються за КЕКВ 1131 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар, у тому числі м’який інвентар та обмундирування», паркування і стоянку — за КЕКВ 1134 «Оплата послуг (крім комунальних)».
Свою думку щодо відшкодування витрат, пов’язаних з такою поїздкою, Мінфін висловив у
листі від 15.12.2006 р. № 31-26030-12/19868. Так, витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до чинних норм за кілометр пробігу і затвердженого маршруту, що має бути визначено в наказі (розпорядженні) керівника установи. Відшкодовуються також інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля. Відшкодовуються збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами. Головне, щоб такий автомобіль був службовим, а не власним авто працівника.
НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ
Закон про РРО —
Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР.Закон про транспорт —
Закон України «Про транспорт» від 10.11.94 р. № 232/94-ВР.Закон про податок на прибуток —
Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 28.12.94 р. № 334/94-ВР.Інструкція № 59 —
Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59.Інструкція № 17
— Інструкція про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, господарським об’єднанням та громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів, та затвердження Умов і правил провадження діяльності з відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, затверджена наказом МВС України від 11.01.99 р. № 17.Перелік № 1336 —
Перелік окремих форм та умов проведення діяльності у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, яким дозволено проводити розрахункові операції без застосування реєстраторів розрахункових операцій з використанням розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій, затверджений постановою КМУ від 23.08.2000 р. № 1336.Постанова № 663
— постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 р. № 663.Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті України, затверджене постановою Правління Національного банку від 15.12.2004 р. № 637.
