ЯК ОБЛІКОВУВАТИ ПЕРІОДИЧНІ ВИДАННЯ
Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Бібліотека передплачує періодичні видання (газети та журнали). Видатки на передплату здійснює за КЕКВ 1131.
Чи потрібно оприбутковувати такі видання в обліку як окремі об’єкти? Як правильно відобразити в бухгалтерському обліку такі операції?
(м. Дніпропетровськ)
Насамперед з’ясуємо, чи належать періодичні видання до бібліотечних фондів.
Згідно зі
ст. 1 Закону України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» від 27.01.95 р. № 32/95-ВР бібліотечний фонд — це упорядковане зібрання документів, що зберігається в бібліотеці. Бібліотечні фонди формуються відповідно до їх значення, складу користувачів бібліотеки та виду бібліотеки. До бібліотечних фондів належать: книги, брошури, аркушеві видання, буклети, карткові видання, плакати, поштові картки, журнали, газети, фонодокументи, відеодокументи, кінодокументи, фотодокументи, документи на мікроформі, електронні видання.При цьому
журналом вважається періодичне видання у вигляді блока скріплених у корінці аркушів друкованого матеріалу встановленого формату в обкладинці або оправі, а газетою — періодичне видання у вигляді одного чи декількох аркушів друкованого матеріалу встановленого формату, призначене для широкого кола осіб, яке є джерелом письмової інформації про поточні події, пов’язані з внутрішніми справами, міжнародними проблемами, політикою тощо.У свою чергу,
періодичні видання є серійними виданнями, що виходять через визначені проміжки часу з постійним для кожного року числом номерів (випусків), без повторів у змісті, однотипно оформленими, нумерованими та/або датованими випусками, під одним і тим самим заголовком.Як бачимо, газети та журнали, що є найбільш поширеним видом періодичних видань, зараховуються до складу бібліотечного фонду. При цьому слід мати на увазі, що бібліотечні фонди є в розпорядженні інформаційних, культурних або наукових установ та закладів, які надають книги, періодичні видання та інші документи в користування юридичним та фізичним особам. Наприклад, бібліотечні фонди є в бібліотеках, навчальних закладах, науково-дослідних інститутах, санаторно-курортних закладах.
Щодо бюджетних установ, які не надають у користування юридичним та фізичним особам книги, періодичні видання та інші документи, а використовують їх виключно в процесі здійснення своєї діяльності (наприклад, видання з питань законодавства, довідкові та методичні посібники з бухгалтерського обліку та оподаткування, а також інша спеціалізована література), то вони, як правило, не мають бібліотечних фондів.
Віднесення періодичних видань та іншої літератури до бібліотечних фондів має регламентуватися відомчими нормативними актами. На це Держказначейство звертало увагу в
листах від 22.09.2005 р. № 07-04/1827-7745 та від 07.03.2006 р. № 3.4-04/491-2078. При цьому відповідальність за розподіл видань на «бібліотечний фонд» та «небібліотечний фонд» покладається виключно на розпорядника бюджетних коштів. Із цього випливає, що газети і журнали, які передплачуються бюджетними установами, може бути віднесено до бібліотечного фонду згідно з порядком, установленим відповідним міністерством (відомством).На сьогодні основними документами, що визначають вимоги до обліку бібліотечних фондів та відображення в бухгалтерському обліку операцій з такими об’єктами, є:
—
Інструкція з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, затверджена наказом Мінкультури від 03.04.2007 р. № 22 (далі — Інструкція № 22);—
Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку бібліотечних фондів, затверджені наказом Мінкультури від 27.03.2008 р. № 321/0/16/-08 (далі — Методичні рекомендації).Так,
Інструкцією № 22 встановлено, що журнальні та газетні видання є об’єктами обліку бібліотечного фонду. При цьому основними одиницями обліку всіх видів документів, які включено до бібліотечного фонду (крім газет), є назва та примірник. Основною одиницею обліку газет є річний комплект газети та її назва (незалежно від зміни назви видання).Журнальні та газетні видання підлягають обліку у
Книзі сумарного обліку бібліотечного фонду (додаток 1 до Інструкції № 22). Записи до цієї Книги про надходження газетних видань заносяться на підставі річного підсумкового акта приймання-здавання видань (без зазначення ціни). Записи про надходження журнальних видань заносяться до неї щомісячно (без зазначення ціни).Надходження журнальних видань до бібліотеки фіксується в
картках обліку журналів (додаток 6 до Інструкції № 22), а надходження газетних видань — у картках обліку газет (додаток 7 до Інструкції № 22 ).Досить тривалий час питання щодо віднесення періодичних видань до бібліотечних фондів залишалося не до кінця з’ясованим та повинно було самостійно вирішуватися розпорядником бюджетних коштів. Саме про такий підхід до обліку періодичних видань свідчать рекомендації Держказначейства, наведені в зазначених вище листах.
Однак сьогодні це питання врегульовано. У
п. 5 Методичних рекомендацій (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2009, № 16) записано таке: «Документи основного фонду (крім періодичних видань) обліковуються на балансових рахунках. Вартість придбаних періодичних видань для бібліотек групи А списується на видатки в періоді оплати, бібліотек групи Б — рівномірно протягом періоду передплати»*.* Бібліотеки групи А — бібліотеки та органи науково-технічної інформації, що утримуються за рахунок бюджетних коштів та надходжень від основної діяльності.
Бібліотеки групи Б — бібліотеки, що знаходяться на балансі госпрозрахункових підприємств.
Які висновки можна зробити з викладеного?
По-перше, об’єкти бібліотечного фонду повинні обліковуватися в бухгалтерському обліку на балансовому
субрахунку 112 «Бібліотечні фонди». При цьому періодичні видання, незважаючи на те, що в бібліотеці враховуються як бібліотечний фонд, не повинні обліковуватися в бухгалтерському обліку на балансових рахунках, тобто не підлягають оприбуткуванню на субрахунок 112.По-друге, вартість періодичних видань установи списують на фактичні видатки в періоді оплати.
Звісно, такий підхід до обліку періодичних видань дещо відрізняється від тих принципів, які було викладено в
листі Держказначейства від 07.03.2006 р. № 3.4-04/491-2078. Але це зрозуміло, адже на той момент були відсутні відомчі документи, якими розпорядники бюджетних коштів могли б керуватися в цьому питанні. Такий підхід застосовувався доти, доки не було затверджено Методичні рекомендації.Відповідно до
Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Держказначейства від 25.11.2008 р. № 495, видатки на придбання або передплату періодичних , довідкових, інформаційних видань, придбання та виготовлення підручників і книг (крім бібліотечних фондів) здійснюються за КЕКВ 1131 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар, у тому числі м’який інвентар та обмундирування».Таким чином, видатки на передплату періодичних видань установи здійснюють за КЕКВ 1131.
Розглянемо такий приклад.
Обласна бібліотека оформила передплату газети «Бюджетна бухгалтерія» на 2011 рік через відділення «Укрпошти». Згідно з умовами договору перераховано оплату в сумі 782,22 грн., у тому числі вартість видання — 778,32 грн., вартість послуги пошти за приймання передплати — 3,90 грн.
У бухгалтерському обліку ці операції відображаються так:
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума,грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Перераховано оплату за передплату* | 364 | 321 | 782,22 |
| 2 | Віднесено на видатки: | |||
| — вартість передплати газети «Бюджетна бухгалтерія» (КЕКВ 1131) | 801 (802) | 364 | 778,32 | |
| — вартість послуг пошти за приймання передплати (КЕКВ 1134) | 801 (802) | 364 | 3,90 | |
* Попередню оплату за передплатою періодичних видань на строк не більше одного року передбачено постановою КМУ «Питання попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» від 09.10.2006 р. № 1404.
