ЯК ОПЛАЧУЮТЬСЯ ВИТРАТИ НА ВІДРЯДЖЕННЯ, ЯКЩО ПРАЦІВНИК ВИЇХАВ У ВІДРЯДЖЕННЯ РАНІШЕ ВСТАНОВЛЕНОГО ТЕРМІНУ
Олена СОКОЛ, заступник начальника КРУ в Харківській області
На підставі наказу керівника установи працівника було відряджено з 16.03.2010 р. по 19.03.2010 р. до м. Києва для участі в семінарі, що проводився 17 і 18 березня. Проте фактично працівник виїхав у відрядження на один день раніше (тобто 15.03.2010 р.) через те, що в залізничній касі не було квитків на 16.03.2010 р. у потрібному напрямку.
Після повернення з відрядження працівник подав авансовий звіт, до якого додав посвідчення про відрядження (з відмітками сторони, яка відряджає, та сторони, яка приймає), а також оригінали проїзних документів. При цьому в посвідченні про відрядження стоять відмітки про те, що працівник вибув у відрядження до м. Києва 16.03.2010 р., прибув туди 17.03.2010 р., вибув з м. Києва 18.03.2010 р. і прибув до м. Харкова на місце роботи 19.03.2010 р.
Як у цьому випадку установа повинна відшкодувати працівнику витрати на придбання проїзних документів і добові витрати?
(м. Харків)
Основним документом, що визначає порядок направлення працівників у відрядження, оформлення всіх необхідних документів, а також компенсації витрат на відрядження, є
Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59).Перш за все необхідно звернути увагу на те, що направлення працівника у відрядження здійснюється керівником установи (його заступником) та оформляється
наказом (розпорядженням) про відрядження. У наказі в обов’язковому порядку зазначаються дані про пункт призначення, назву підприємства (установи, організації), до якого відряджено працівника, строк та мета відрядження.У свою чергу, на підставі наказу про направлення працівника у відрядження оформляється
посвідчення про відрядження. На його зворотному боці проставляються відмітки про вибуття у відрядження, прибуття до пунктів призначення, вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи. При заповненні зворотного боку посвідчення про відрядження слід мати на увазі, що днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника.Відмітки в посвідченні про відрядження про прибуття та вибуття працівника завіряються підписом відповідної посадової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника організації покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього, а також завіряються печаткою (але не штампом), якою установа користується у своїй господарській діяльності.
За відмітками в посвідченні про відрядження про вибуття з місця постійної роботи та прибуття до місця постійної роботи визначається
фактичний час перебування у відрядженні. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, відмітки про дні прибуття та вибуття проставляються в кожному пункті.У цій ситуації працівник вибув у відрядження на день раніше терміну, визначеного наказом, тобто не 16.03.2010 р., а 15.03.2010 р. Причина таких дій працівника — відсутність квитків у залізничній касі на 16.03.2010 р. у потрібному напрямку. Ситуація, звісно, житейська. Проте працівник не мав права самостійно приймати рішення про перенесення терміну відрядження. Крім того, усі документи, необхідні для направлення працівника у відрядження (наказ, посвідчення про відрядження, строки проведення семінару), свідчать про те, що такий працівник повинен був виїхати у відрядження саме 16.03.2010 р. Тому відшкодування витрат відрядженому працівнику необхідно здійснювати в такому порядку.
Згідно з
п. 1.7 Інструкції № 59 витрати на проїзд до місця відрядження та назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.Отже, обов’язковою умовою відшкодування понесених витрат на проїзд є їх документальне підтвердження. Тому за умови відповідного документального підтвердження (транспортні квитки, рахунки (багажні квитанції) тощо) відрядженому працівнику відшкодовуються
витрати на проїзд до місця відрядження і назад у повному розмірі.Окремим видом витрат, що не вимагає спеціального документального підтвердження, є добові витрати (видатки на харчування і фінансування інших особистих потреб фізичної особи), норми яких установлено
постановою КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 р. № 663.У зв’язку з тим, що
фактичний час перебування працівника у відрядженні визначається на підставі відміток у посвідченні про відрядження, а дата вибуття у відрядження визначається керівником (і фіксується в наказі), то працівнику відшкодовуються добові витрати тільки з 16.03.2010 р. по 19.03.2010 р.Отже, у цій ситуації працівнику буде відшкодовано витрати на проїзд до місця відрядження і назад у повному обсязі (за наявності відповідних проїзних документів), а добові витрати — тільки за 4 дні (з 16.03.2010 р. по 19.03.2010 р.).
