Теми статей
Обрати теми

Облік бензину, придбаного за паливними картками

Редакція ББ
Відповідь на запитання

ОБЛІК БЕНЗИНУ, ПРИДБАНОГО ЗА ПАЛИВНИМИ КАРТКАМИ

 

Наталія СЕВОСТЬЯНОВА, заступник начальника — головний бухгалтер Державного казначейства в Харківській області

 

Інститут (бюджетна установа) придбаває паливно-мастильні матеріали за паливними картками для заправлення транспортних засобів. Як відобразити в бухгалтерському обліку операції з придбання ПММ, їх оприбуткування та списання?

(м. Київ)

 

Однією з сучасних форм безготівкових розрахунків за паливно-мастильні матеріали (далі — ПММ) є оплата за пластиковими паливними картками (так званими паливними смарт-картками).

Паливні смарт-картки — це пластикові картки з вбудованим чіпом (мікропроцесором), що містять інформацію про кількість та асортимент оплачених покупцем нафтопродуктів, які може бути відпущено на АЗС, а також іншу інформацію, необхідну для організації розрахунків. Ця картка є саме

технічним засобом обліку відпуску нафтопродуктів на АЗС, а не засобом платежу або різновидом кредитних карток.

Паливні смарт-картки бувають двох видів:

грошові — на таку картку установа перераховує певну суму грошових коштів, за рахунок яких здійснюється оплата за відпущені ПММ, а також супутні товари та послуги, що реалізовуються на АЗС;

літрові — на цій картці міститься інформація про кількість літрів ПММ певної марки, попередньо оплачені установою. Головною перевагою застосування такої картки є те, що зміна ціни на ПММ не впливає на кількість літрів на смарт-картці, оскільки ПММ відпускаються за ціною, зазначеною в договорі.

Крім того, на кожній паливній картці може бути встановлений добовий та/або місячний ліміт споживання ПММ. При цьому загальна кількість нафтопродуктів (літрова картка) або кількість грошових коштів (грошова картка) за добу чи місяць не може перевищувати встановлений ліміт.

Залежно від умов договору паливна картка може бути видана бюджетній установі на таких умовах:

безоплатно, без умови про повернення її постачальнику нафтопродуктів. По суті, у цьому випадку установа придбаває паливну картку у продавця нафтопродуктів. Однак зауважимо: такий варіант отримання смарт-картки застосовується не часто;

з умовою повернення та залишається у власності постачальника нафтопродуктів. У цьому випадку установа або оплачує заставну вартість картки, або вносить плату за користування нею. Після того як розрахунки за цією паливною карткою буде припинено (після закінчення строку дії договору або строку використання паливної картки), смарт-картка повертається постачальнику нафтопродуктів. Якщо за картку вносилася заставна вартість, постачальник повертає її установі. Плата за користування смарт-карткою не повертається;

на платній основі, але поверненню не підлягає. Як правило, такий спосіб передачі картки найпоширеніший.

Зауважимо, що від способу отримання паливної смарт-картки залежить порядок її відображення в бухгалтерському обліку.

Порядок отримання паливних карток досить простий. Для цього бюджетній установі, що прийняла рішення про заправлення транспортного засобу із застосуванням паливних карток, потрібно звернутися до продавця нафтопродуктів для оформлення договору на відпуск ПММ за паливними картками. У договорі зазначаються вимоги до обігу, використання та зберігання смарт-карток, вид паливної картки, умови заправлення, порядок розрахунків за спожиті ПММ та інші умови.

Після цього бюджетна установа здійснює оплату за ПММ та паливні картки у строки, установлені договором. Подальше поповнення паливних карток відбувається так: установа перераховує грошові кошти на розрахунковий рахунок постачальника нафтопродуктів виходячи з потреби в необхідній кількості ПММ для заправлення автомобіля.

Після отримання паливних смарт-карток з метою контролю за їх використанням в установі має бути організовано відповідний документальний облік таких карток, зокрема необхідно:

— затвердити Правила користування паливними картками;

— затвердити список водіїв, яким видаватимуться паливні картки, а також порядок їх видачі;

— заповнювати журнал обліку руху паливних карток*;

— призначити особу, відповідальну за зберігання, видачу та облік паливних карток.

* Примірна форма журналу обліку руху паливних карток наведена в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2008, № 35, с. 8.

Для отримання ПММ за паливною карткою водій транспортного засобу повинен на терміналі АЗС ввести правильний пін-код, заправити транспортний засіб необхідною кількістю ПММ, отримати розрахунковий документ термінала. При цьому водію слід обов’язково переконатися, що в цьому документі правильно зазначено номер паливної картки, кількість, тип ПММ та дата проведеної операції.

При заправленні за паливною карткою водій отримує два чеки: чек термінала про рух за паливною карткою та чек РРО із зазначенням найменування, кількості та вартості фактично відпущених нафтопродуктів. Ці чеки в обов’язковому порядку водій повинен здати до бухгалтерії установи. На підставі цих документів бухгалтерія веде облік палива.

Після закінчення звітного періоду (календарного місяця) постачальник нафтопродуктів надає бюджетній установі прибуткову накладну на відпущені за договором нафтопродукти та деталізований звіт про рух нафтопродуктів за кожною паливною карткою. Це, у свою чергу, дозволяє визначити кількість ПММ, фактично отриману водіями, навіть якщо деякі з чеків РРО було загублено.

Виходячи з викладеного водіям, яким видаватимуться смарт-картки, слід поставити в обов’язки таке:

— для отримання паливної картки подавати до бухгалтерії подорожній лист з підписом керівника підрозділу;

— при отриманні та здаванні паливної картки вносити відповідні відмітки до журналу обліку руху паливних карток;

— при здаванні до бухгалтерії подорожнього листа додавати до нього чек термінала та чек РРО, видані при заправленні автомобіля ПММ.

Перейдемо до розгляду порядку відображення в бухгалтерському обліку операцій з отримання паливних карток, оприбуткування та списання ПММ.

Як уже зазначалося, паливна картка може видаватися установі на різних умовах.

Якщо паливна картка

переходить у власність бюджетної установи, то незалежно від вартості та очікуваного строку її використання вона відображається на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті». Саме цей субрахунок рекомендує використовувати Держказначейство для оприбуткування паливних смарт-карток (п.п. 4.8 Інструкції з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, затвердженої наказом Держказначейства від 26.12.2003 р. № 242). Крім того, вартість придбаної смарт-картки одночасно відображається на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку».

Якщо

паливна картка залишається у власності постачальника нафтопродуктів, то бюджетна установа не повинна відображати її в обліку, оскільки така смарт-картка не належить установі та не відповідає критеріям визнання активом. Операції, пов’язані з рухом таких паливних карток, відображаються тільки в аналітичному обліку, а саме в журналі обліку руху паливних карток. Як правило, у цьому випадку установа перераховує постачальнику ПММ заставну вартість картки, яка відображається на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку».

Порядок відображення в бухгалтерському обліку отримання паливних смарт-карток бюджетною установою розглянемо на прикладах.

Приклад.

Бюджетна установа уклала з постачальником нафтопродуктів ПІІ «Лукойл-Україна» договір на відпуск ПММ за паливними картками. Отримання бензину відбувається за літровою смарт-карткою. При цьому розглянемо три варіанти обліку паливних карток:

Варіант 1.

Смарт-картку придбано установою за ціною 45 грн., у тому числі ПДВ — 7,50 грн. Паливна картка переходить у власність установи та поверненню не підлягає.

Варіант 2.

Смарт-картка передана установі в тимчасове користування з установленням плати в розмірі 45 грн., у тому числі ПДВ — 7,50 грн. Строк служби смарт-картки — 6 місяців. Після закінчення строку використання паливної картки вона підлягає поверненню постачальнику нафтопродуктів.

Варіант 3.

Смарт-картку передано установі в тимчасове користування зі сплатою заставної вартості в розмірі 45 грн., у тому числі ПДВ — 7,50 грн. Строк служби смарт-картки — 6 місяців. Після закінчення строку використання паливної картки вона повертається постачальнику нафтопродуктів, який після цього повертає установі її заставну вартість.

У бухгалтерському обліку ці операції залежно від обраного варіанта відображаються так:

 

№ з/п

Зміст господарської операції

Кореспонденція субрахунків

Сума,грн.

дебет

кредит

1

2

3

4

5

Варіант 1. Смарт-картка переходить у власність установи

1

Оприбутковано паливну картку на підставі акта приймання-передачі

331

675

37,50

На суму ПДВ

801 (802,811)

675

7,50

2

Одночасно вартість картки відображено на позабалансовому рахунку

08

37,50

3

Перераховано оплату за паливну картку

675

321 (323)

45,00

4

Списано смарт-картку згідно з актом на списання після закінчення строку її використання

801 (802,811)

331

37,50

5

Одночасно вартість смарт-картки списано з позабалансового рахунка

08

37,50

Варіант 2. Смарт-картку передано установі в тимчасове користування за плату

1

Отримано смарт-картку в тимчасове користування, суму плати за користування смарт-карткою віднесено на видатки установи

801 (802,811)

675

45,00

2

Одночасно вартість смарт-картки відображено на позабалансовому рахунку

08

37,50

3

Перераховано плату за користування смарт-карткою

675

321 (323)

45,00

4

Після закінчення строку використання смарт-картку повернено постачальнику нафтопродуктів

08

37,50

Варіант 3. Смарт-картку передано установі в тимчасове користування зі сплатою заставної вартості

1

Отримано смарт-картку в тимчасове користування, суму заставної вартості смарт-картки віднесено на видатки установи

801 (802,811)

675

45,00

2

Одночасно вартість смарт-картки відображено на позабалансовому рахунку

08

37,50

3

Унесено заставну вартість за смарт-картку

675

321 (323)

45,00

4

Після закінчення строку використання смарт-картку повернено постачальнику нафтопродуктів

08

37,50

5

Перераховано на рахунок установи заставну вартість смарт-картки (відновлено касові видатки установи зі сплати заставної вартості смарт-картки)*

321 (323)

675

45,00

6

Відновлено фактичні видатки установи зі сплати заставної вартості смарт-картки*

675

801 (802,811)

45,00

* Нагадаємо, що відновлення касових видатків можливе тільки в межах одного бюджетного року (див. лист Держказначейства від 09.03.2006 р. № 3.4-22/498-214). Якщо з початком нового бюджетного періоду на реєстраційний рахунок бюджетної установи надійшли кошти, видатки за якими було проведено в минулі бюджетні періоди, то такі кошти не відображаються як відновлення касових видатків, а мають бути перераховані в дохід бюджету, за рахунок якого утримується установа. Ситуації, коли бюджетні установи отримують торішні бюджетні кошти, висвітлювалися також у листі Мінфіну від 06.03.2003 р. № 021-03/60 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 34).

 

Бухгалтерський облік ПММ, придбаних за паливними смарт-картками, ведеться відповідно до вимог

Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Головного управління Держказначейства України від 10.12.99 р. № 114 та Інструкції з обліку запасів бюджетних установ, затвердженої наказом Держказначейства від 08.12.2000 р. № 125. Усі види пального та мастильних матеріалів, що знаходяться на складі та безпосередньо у матеріально відповідальних осіб, обліковуються на субрахунку 235 «Паливо, горючі і мастильні матеріали».

Залежно від того, який різновид паливної картки (грошова або літрова) придбано установою, операції з придбання ПММ мають певні особливості.

Так, у першому випадку, якщо установа уклала з постачальником нафтопродуктів договір про отримання

грошової паливної картки (тобто на картці знаходяться гроші), то установа зможе оприбутковувати паливо тільки в момент заправлення автомобіля ПММ за допомогою такої картки. І пояснюється це тим, що установа при перерахуванні грошових коштів на паливну картку в цей момент фактично не має права оприбутковувати такі ПММ на субрахунок 235 «Паливо, горючі і мастильні матеріали». Адже в цьому випадку паливо не є власністю установи, воно належить постачальнику нафтопродуктів. Оприбуткування палива на баланс установи здійснюється на підставі звітів водіїв та наданих ними розрахункових документів (чеків РРО).

У другому випадку (при застосуванні

літрової паливної картки) ситуація така. Після перерахування грошових коштів постачальнику нафтопродуктів здійснюється перерахунок їх у літри палива конкретного виду, визначеного в договорі. Інакше кажучи, на цій паливній картці зберігається інформація про кількість літрів палива певної марки, які установа оплатила заздалегідь. Чи можна вважати такий бензин власністю установи? У цьому випадку все залежить від умов договору на відпуск ПММ за паливними картками:

— якщо в договорі зазначено, що оплачений бензин зараховується на паливну картку та

перебуває на відповідальному зберіганні у постачальника нафтопродуктів, то такий бензин вважається власністю установи. І відповідно в бюджетної установи за наявності виправдних документів (накладної постачальника нафтопродуктів) будуть усі підстави, щоб оприбуткувати таке паливо на свій баланс;

— якщо в договорі зазначено, що право власності на паливо виникає в бюджетної установи

в момент фактичного отримання ПММ, тобто в момент заправлення транспортного засобу, то оприбуткування палива здійснюватиметься на підставі документів, наданих водієм. Як бачимо, у цьому випадку оприбуткування ПММ відбувається аналогічно до порядку оприбуткування ПММ, придбаних за грошовою паливною карткою.

У зв’язку з цим установі доцільно відкрити до субрахунку 235 «Паливо, горючі і мастильні матеріали» додаткові субрахунки, призначені для відображення відповідних операцій, наприклад:

235/1 «Бензин на складі»;

235/2 «Бензин у баках автомобілів»;

235/3 «Бензин на відповідальному зберіганні (літрова смарт-картка)» тощо.

Списання використаного палива здійснюється залежно від загального пробігу автомобіля, норми витрати пального на пробіг та коефіцієнта зміни норми витрат залежно від умов експлуатації автомобіля. Нормативна витрата ПММ визначається за

Нормами витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затвердженими наказом Міністерства транспорту від 10.02.98 р. № 43*.

* Див. лист ГоловКРУ від 11.08.2010 р. № 02-14/1232 на с. 6 цього номера.

Нагадаємо, що для обліку роботи легкового транспортного засобу, списання витрачених паливно-мастильних матеріалів застосовується

подорожній лист службового легкового автомобіля за типовою формою № 3, яку затверджено наказом Держкомстату «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування» від 17.02.98 р. № 74.

Докладно операції з придбання та списання ПММ у бюджетних установах висвітлювалися в матеріалах, опублікованих у газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2007, № 41, 45.

Списання ПММ відображається в меморіальному ордері № 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів» (форма № 369-бюджет).

Розглянемо на прикладах порядок відображення в бухгалтерському обліку придбання та списання ПММ, отриманих за паливними смарт-картками.

Приклад.

Бюджетна установа згідно з договором з постачальником нафтопродуктів перерахувала 2730 грн. для зарахування на:

— грошову паливну смарт-картку — 1950 грн.;

— літрову паливну смарт-картку — 100 л бензину А-95 за ціною 7,8 грн. за літр. Згідно з умовами договору придбаний бензин перебуває на відповідальному зберіганні у постачальника нафтопродуктів.

На заправляння легкових автомобілів було витрачено 300 л (у тому числі 200 л придбано за грошовою смарт-карткою, а 80 л — за літровою смарт-карткою). Бензин витрачено в межах норм витрат та списано на підставі подорожніх листів.

У бухгалтерському обліку ці операції буде відображено так.

 

№ з/п

Зміст господарської операції

Кореспонденція субрахунків

Сума,грн.

дебет

кредит

1

Перераховано передоплату за нафтопродукти, у тому числі для зарахування на грошову смарт-картку 1950 грн., на літрову смарт-картку — 100 л бензину А-95 за ціною 7,8 грн. за літр (780 грн.)

364

321 (323)

2730,00

Придбання ПММ за грошовою смарт-карткою

2

Відображено заправляння автомобіля бензином А-95 за смарт-карткою. Оприбутковано бензин на підставі подорожніх листів та підтверджуючих чеків РРО вартістю 1560 грн. (200 л х 7,8 грн.), у тому числі ПДВ — 260 грн.

235/2

364

1300,00

Списано на видатки установи суму ПДВ

801 (802,811)

364

260,00

3

Списано вартість бензину А-95 на підставі подорожніх листів

801 (802,811)

235/2

1300,00

Придбання ПММ за літровою смарт-карткою

1

Оприбутковано бензин А-95 вартістю 780 грн. (100 л х 7,8 грн.), у тому числі ПДВ — 130 грн.

235/3

364

650,00

2

Списано на видатки установи суму ПДВ

801 (802,811)

364

130,00

3

Відображено заправляння автомобіля бензином А-95 згідно з подорожніми листами та чеками РРО вартістю 624 грн. (80 л х 7,8 грн.), у тому числі ПДВ — 104 грн.

235/2

235/3

520,00

4

Списано вартість бензину А-95 на підставі подорожніх листів

801 (802,811)

235/2

520,00

 

Зауважимо, що матеріальні цінності, прийняті (здані) на відповідальне зберігання, підлягають інвентаризації відповідно до

Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Головного управління Держказначейства від 30.10.98 р. № 90 (далі — Інструкція № 90). Інвентаризація таких матеріальних цінностей проводиться у строки, передбачені для матеріальних цінностей, які належать установі. Для оформлення результатів інвентаризації застосовується Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (додаток 11 до Інструкції № 90). При інвентаризації матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, записи в описі здійснюються інвентаризаційною комісією на підставі перевірки та перерахунку цінностей у натурі. Матеріальні цінності, що перебувають на складах інших установ (організацій), записуються до опису на підставі підтверджуючих документів про передачу на відповідальне зберігання.

Оскільки

Інструкцією № 90 не передбачено вимогу про проведення перевірки та перерахунку цінностей, переданих на зберігання, Держказначейство в листі від 20.02.2007 р. № 3.4-04/575-2209 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2007, № 12) зазначало, що матеріальні цінності, які знаходяться на договірній основі за межами бюджетної установи, перевіряти в натурі недоцільно.

У цьому випадку має сенс у

договорі відповідального зберігання передбачити, що перед проведенням річної інвентаризації установа (організація) інформуватиме бюджетну установу про час її проведення з метою забезпечення участі в інвентаризації членів комісії власника. Такий підхід дозволить забезпечити збереження державного майна та достовірність даних бухгалтерського обліку.

На завершення нагадаємо, що відповідно до Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Держказначейства від 25.11.2008 р. № 495, видатки на придбання паливно-мастильних матеріалів для всіх видів транспортних засобів (у тому числі для транспортних засобів спеціального призначення) здійснюються за КЕКВ 1131 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар, у тому числі м’який інвентар та обмундирування».

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі