ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ
ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ ФОРМИ ЗВІТУ ПРО ВИКОРИСТАННЯ КОШТІВ,
ВИДАНИХ НА ВІДРЯДЖЕННЯ АБО ПІД ЗВІТ, ТА ПОРЯДКУ ЙОГО СКЛАДАННЯ
Наказ від 23.12.2010 р. № 996
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 13.01.2011 р. за № 44/18782
(витяг)
Відповідно до підпункту 170.9.2 пункту 170.9 статті 170 розділу IV Податкового кодексу України та статті 8 Закону України «Про державну податкову службу в Україні»
наказую:1. Затвердити форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (додаються).
<…>
4. Наказ набирає чинності з дня офіційного опублікування.
5. Визнати таким, що втратив чинність, наказ ДПА від 19.09.2003 № 440 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку складання вказаного Звіту», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 09.10.2003 за № 915/8236.
<…>
Голова О. Папаіка
ПОГОДЖЕНО:
Міністр фінансів України Ф. Ярошенко
Затверджено наказом Державної податкової адміністрації України від 23.12.2010 р. № 996
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 13.01.2011 р. за № 44/18782
Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт
1. Вимоги щодо надання коштів на відрядження встановлено підпунктом 140.1.7 пункту 140.1 статті 140 розділу III Податкового кодексу України (далі — Кодекс) та іншими нормативно-правовими актами, пов’язаними із службовими відрядженнями у межах України та за кордон.
2. Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт
(далі — Звіт), подається до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт.За наявності надміру витрачених коштів така сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту.
Дія абзаців першого та другого цього пункту поширюється також на витрати, пов’язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, оплачених з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів.
При цьому, якщо під час службового відрядження платник податку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає Звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження. Відрядженій особі — платнику податку, який застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і строк подання Звіту не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
3. Якщо платник податку не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк (до закінчення третього або п’ятого, а в окремих випадках десятого чи двадцятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт), то така сума підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб відповідно до пункту 167.1 статті 167 розділу IV Кодексу за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.
4. У разі коли платник податку припиняє трудові або цивільно-правові відносини з особою, що видала такі кошти, сума податку на доходи фізичних осіб утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку, а у разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року.
Якщо повне утримання такої суми податку є неможливим внаслідок смерті чи визнання платника податку судом безвісно відсутнім або оголошення судом померлим, така сума утримується під час нарахування доходу за останній для такого платника податку податковий період, а в непогашеній частині визнається безнадійною до сплати.
5. Звіт складається платником податку (підзвітною особою), що отримала такі кошти на підприємствах всіх організаційно-правових форм або у самозайнятої особи.
До суми перевищення не включаються та не оподатковуються документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів, наданих платнику податку під звіт роботодавцем на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків у межах граничного розміру таких витрат, передбаченого у розділі III Кодексу, що здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламними цілями.
Фізична особа, що отримала такі кошти, заповнює всі графи Звіту, крім: «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, що надала такі кошти; «Звіт затверджено», які підписуються керівником (податковим агентом).
Директор Департаменту оподаткування
фізичних осіб С. Дусяк
КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ
НОВА ФОРМА ЗВІТУ ПРО ВИКОРИСТАННЯ КОШТІВ,
ВИДАНИХ НА ВІДРЯДЖЕННЯ АБО ПІД ЗВІТ
У зв’язку з набуттям чинності
Податковим кодексом України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі — ПКУ) ДПАУ продовжує приводити свої нормативні документи у відповідність до нового законодавства.Так,
наказом ДПАУ, що коментується, затверджено:—
Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт);—
Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Порядок № 996).Наказ
, що коментується, набрав чинності 31.01.2011 р. У зв’язку з цим при поверненні з відрядження або поверненні готівки, виданої під звіт на госппотреби, із цієї дати працівник повинен відзвітувати шляхом подання Звіту за новою формою.Підкреслимо: форма
Звіту істотних змін не зазнала. Умовно їх можна розділити на технічні зміни та зміни, пов’язані з розрахунком штрафних санкцій за порушення строків повернення залишку невикористаних коштів.
Технічні зміни у формі Звіту
Перелічимо технічні зміни:
— замість реквізиту «
Назва підприємства» запроваджено реквізит «Найменування податкового агента». Хто є податковим агентом щодо податку на доходи фізичних осіб, визначено в п. 14.1.180 ст. 14 розд. І «Загальні положення» ПКУ;— реквізит «
П. І. Б. Ідентифікаційний номер» замінено на «П. І. Б. Податковий номер (або серія і номер паспорта)». Це пов’язане з тим, що згідно з п. 63.6 ст. 63 розд. II ПКУ облік платників податків ведеться за податковими номерами (відповідають номеру ідентифікаційного коду). Крім того, формою Звіту тепер прямо передбачено, що фізичні особи, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, повідомили про це до відповідного органу державної податкової служби і мають відмітку в паспорті, замість податкового номера повинні вписувати серію і номер паспорта;— реквізит «
Доцільність проведеної витрати підтверджую» вилучено;—
реквізити «Звіт затверджено в сумі» та «Звіт перевірено» перенесено до правого верхнього кута Звіту;— додано рядок, що передбачає внесення даних про номер і дату платіжного доручення, за яким уноситься залишок або видається перевитрата коштів.
Крім того, дещо змінено частину
Звіту, в якій відображаються бухгалтерські проводки з обліку сум витрат підзвітної особи.Фізична особа, яка отримала кошти, заповнює всі графи
Звіту, крім таких (п. 5 Порядку № 996):— «
Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернені витрачені кошти на відрядження або під звіт, що заповнюються особою, яка надала такі кошти;— «
Звіт затверджено». Ця графа підписується керівником (податковим агентом).
Граничний строк подання Звіту продовжено на два дні
Зверніть увагу
: тепер Звіт слід подавати до закінчення п’ятого банківського дня (раніше — третього дня), що настає за днем, в якому платник податку завершує відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, який видав кошти під звіт.За наявності залишку невикористаних коштів така сума повертається платником податку до каси або зараховується на банківський рахунок особи, яка їх видала,
до або під час подання Звіту (п. 2 Порядку № 996).При цьому якщо під час службового відрядження платник податку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає
Звіт та повертає суму надмірно витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.Такий строк подання
Звіту встановлено п.п. 170.9.2 ст. 170 розд. IV ПКУ та продубльовано в п. 2 Порядку № 996.
Штрафні санкції
На змінах, пов’язаних з розрахунком штрафних санкцій за порушення строків повернення залишку невикористаних коштів, зупинимося докладніше.
Нагадаємо: раніше чинне законодавство передбачало два види санкцій до працівника, який своєчасно не повернув залишок невитрачених коштів (15-відсотковий штраф та утримання податку з доходів).
Підкреслимо, що
ПКУ 15-відсотковий штраф від суми неповернених коштів не передбачено. У зв’язку з цим, нова форма Звіту не містить відповідних розрахунків.З 01.01.2011 р. у разі несвоєчасного повернення невикористаних підзвітних сум справляється
тільки податок на доходи фізосіб на підставі п.п. 170.9.1 ст. 170 розд. IV ПКУ.Так, податковим агентом при оподаткуванні суми, виданої платнику податку під звіт та не поверненої ним протягом установленого строку, є особа, яка видала таку суму, а саме:
а) на відрядження — у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розраховану згідно з
розд. ІІІ ПКУ;б) під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, яка їх видала, — у сумі, яка перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.
Згідно з
п.п. 164.5 ст. 164 розд. IV ПКУ об’єкт оподаткування та база оподаткування для коштів, надмірно витрачених платником податку на відрядження або під звіт та не повернених у строк, визначається із застосуванням натурального коефіцієнта (1,176471).Наприклад
, працівник не повернув у строк залишок невикористаних коштів, виданих на відрядження в розмірі 30 грн. До оподатковуваного доходу працівника потрібно включити суму 35,29 грн. (30 грн. х 1,176471) та утримати з неї податок на доходи в розмірі 5,29 грн. (35,29 грн. х 15 %).При цьому зверніть увагу: тепер утримання податку на доходи здійснюється в усіх випадках несвоєчасного повернення залишку підзвітних сум, незалежно від того, відбувається це в місяці, на який припадає закінчення граничного строку подання
Звіту, чи ні.Податок на доходи справляється за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців до повної сплати суми податку.
Якщо працівник звільняється, то сума податку утримується за рахунок останньої виплати під час проведення остаточного розрахунку, а в разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання платника податку за результатами звітного (податкового) року.
Крім того, як і раніше, штрафні санкції може бути накладено не лише на працівника, який своєчасно не повернув залишок невитрачених коштів.
Так, за порушення:
— правил готівкового обігу
на установу накладається штраф у розмірі 25 % від виданої суми на підставі Указу Президента «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95;— правил ведення касових операцій
на посадових осіб установи накладається адміністративний штраф від 8 до 15 нмдг (136 — 255 грн.). За повторне порушення протягом року — від 10 до 20 нмдг (170 — 340 грн.) на підставі ст. 1642 Кодексу про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.У наступних номерах газети «Бюджетна бухгалтерія» ми обов’язково повернемося до розгляду питань, пов’язаних із запровадженням нових правил заповнення та подання
Звіту.На завершення звернемо вашу увагу, що
з 01.04.2011 р. зміниться розмір добових , оскільки з цієї дати почне діяти розд. III ПКУ.Згідно з
п.п. 140.1.7 ст. 140 розд. III ПКУ суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначаються КМУ. Сума добових для таких категорій фізичних осіб не може перевищувати суму, установлену абз. 4 п.п. 140.1.7 ст. 140 розд. III ПКУ, а саме:—
для відряджень у межах України — у розмірі не більше 0,2 розміру мінімальної зарплати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року в розрахунку на добу. Зауважимо: чинне законодавство не містить терміна «мінімальна заробітна плата для працездатної особи». Найімовірніше, законодавці мали на увазі мінімальну заробітну плату. Однак, як би там не було, з 2008 року мінімальна заробітна плата встановлюється в розмірі не нижче прожиткового мінімуму для працездатної особи, отже, ці показники дорівнюють один одному.Таким чином, з 01.04.2011 р. добові в межах України становитимуть не більше
188,20 грн. на день (941,00 грн. х 0,2);—
для відряджень за кордон — не більше 0,75 розміру мінімальної зарплати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року в розрахунку на добу. Отже, з 01.04.2011 р. добові за відрядженнями за кордон становитимуть не більше 705,75 грн. на день (941,00 грн. х 0,75).
