ЩОДО ВИКОРИСТАННЯ СЛУЖБОВОГО АВТОМОБІЛЯ НАВЧАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ
Тетяна РЯБУХА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Під час проведення ревізії фінансово-господарської діяльності в нашій установі спеціалістами ДКРС були встановлені порушення щодо виконання постанови КМУ від 04.06.2003 р. № 848. У зв’язку з цим у нас виникли такі запитання:
— чи потрібно видавати наказ по навчальному закладу, мати підтверджуючі документи (виклики, телефонограми, запрошення) для поїздки службовим автомобілем в обласний центр (відстань — 30 км);
— чи є обмеження (у кілометрах) у використанні службового автомобіля в межах міста?
(Вінницька обл.)
Постанова КМУ «Про впорядкування використання легкових автомобілів бюджетними установами та організаціями» від 04.06.2003 р. № 848
(далі — постанова № 848) була затверджена з метою забезпечення економного витрачання бюджетних коштів на використання службових легкових автомобілів.Контроль за виконанням
постанови № 848 покладений на Міністерство фінансів та Головне контрольно-ревізійне управління.У зв’язку з цим до складу майже всіх програм ревізій спеціалісти органів ДКРС включають питання щодо перевірки дотримання вимог
постанови № 848.Нагадаємо, що основними вимогами цієї
постанови є:— обслуговування легковими автомобілями посадових осіб установ та організацій, які повністю утримуються за рахунок державного чи місцевих бюджетів,
здійснюється в межах установлених лімітів та асигнувань, передбачених у їх кошторисах;— легкові автомобілі використовуються
тільки для поїздок, пов’язаних із службовою діяльністю посадових осіб. Після кожної поїздки посадова особа, в розпорядження якої надано автомобіль, в подорожньому листі водія підтверджує особистим підписом час закінчення обслуговування;— користування легковими автомобілями
у вихідні та святкові дні , а також відрядження на легковому автомобілі за межі області, Автономної Республіки Крим на відстань, що перевищує 200 кілометрів, здійснюються лише з дозволу керівника установи.Тому під час використання службових автомобілів слід враховувати вказані вимоги. Оскільки одна з них передбачає, що легкові автомобілі бюджетними організаціями використовуються
тільки для поїздок, пов’язаних зі службовою діяльністю посадових осіб, то саме для того, щоб підтвердити той факт, що поїздка є службовою, а не особистою, слід мати такі підтверджуючі документи, як запрошення, виклики, телефонограми тощо.Що стосується наказу на поїздку в обласний центр на відстань 30 км, то зазначимо таке.
Відповідно до
п. 1 Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59), поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи є службовим відрядженням.У вашому випадку поїздка здійснюється до іншого населеного пункту та є службовою, тому в цьому випадку йдеться саме про службове відрядження.
Звернемо увагу на те, що згідно з
п. 1 Інструкції № 59 документами, що підтверджують зв’язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства , є, зокрема (але не виключно): запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладений договір чи контракт; інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника.Направлення працівника у відрядження здійснюється керівником або його заступником і оформляється
наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, найменування підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження (п. 1 розд. ІІ Інструкції № 59). Використання службового автомобіля у відрядженні також доцільно обумовити наказом керівника.Мінфін у
листі від 15.12.2006 р. № 31-26030-12/19868 зазначив, що у разі використання у відрядженні службового автомобіля витрати на паливно-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту, що має бути визначено у наказі (розпорядженні) керівника підприємства.Відшкодовуються також інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля. Відшкодовуються збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.
Тепер щодо обмежень кілометражу у межах міста.
У нормативних документах конкретних значень таких обмежень, які були б універсальними для всіх бюджетних установ,
немає. Але, як ми вже зазначали, відповідно до вимог постанови № 848 обслуговування автомобілів в бюджетних організаціях здійснюється в межах установлених лімітів та асигнувань, передбачених у їх кошторисах. Ліміти встановлюються в кілометрах і доводяться й до відома бюджетних організацій, як правило, вищестоящими організаціями. Тобто єдиних обмежень кілометражу для всіх бюджетних організацій немає, але для кожної організації такі обмеження мають бути. Вони залежать від специфіки діяльності організації і наявних коштів на утримання автомобілів. Саме на підставі таких лімітів проводиться розрахунок до кошторису щодо необхідної кількості коштів на придбання паливно-мастильних матеріалів.При цьому нагадаємо, що згідно зі
ст. 48 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов’язання та здійснюють платежі тільки в межах бюджетних асигнувань.
