ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ
ПИТАННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ
Лист від 27.05.2011 р. № 17-07/1389-7439
Державне казначейство України розглянуло звернення <…> та повідомляє наступне.
1. Пунктом 3 статті 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» зазначено, що відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.
Єдині вимоги щодо порядку інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, установами і організаціями, які утримуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів, встановлює Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 р. № 90, зареєстрована в Міністерстві юстиції України 16.11.98 р. за № 728/3168 (далі — Інструкція).
Відповідно до пункту 1.10 Інструкції
відповідальність за організацію інвентаризації, правильне та своєчасне її проведення несе керівник установи.Пунктом 1.11 Інструкції передбачено, що для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з числа працівників установи за обов’язкової участі головного (старшого) бухгалтера. Інвентаризаційну комісію очолює керівник установи чи його заступник.
2. З огляду на те, що Закон України «Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні» визначає статус державної контрольно-ревізійної служби в
Україні, її функції та правові основи діяльності, роз’яснення стосовно тлумачення норм цього Закону можуть бути надані головним розробником даного нормативного документа.3. Згідно з пунктом 1.15 Інструкції забороняється проводити інвентаризацію цінностей при неповному складі членів інвентаризаційної комісії. Відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є
підставою для визнання результатів інвентаризації недійсними.З огляду на зазначене, склад такої комісії потребує оновлення.
4. Відповідно до пункту 2.8 Інструкції на основні засоби, які не придатні до експлуатації і не підлягають відновленню, складається окремий опис із вказівкою часу введення в експлуатацію та причин, що довели до стану непридатності ці об’єкти. Списання таких об’єктів проводиться у порядку, встановленому законодавством України.
На виявлені при інвентаризації непридатні або зіпсовані матеріальні цінності додатково складаються акти, в яких вказуються причини, ступінь і характер псування матеріальних цінностей, а також винні особи, які допустили їх псування (пункт 4.2 Інструкції).
Малоцінні та швидкозношувані предмети, які стали непридатними, але не списані, до інвентаризаційної відомості не вписуються, а складається акт із вказівкою часу експлуатації, причин непридатності, можливості використання цих предметів у господарських цілях. При цьому в описах робляться відмітки про непридатність (пункт 6.4 Інструкції).
В. о. голови О. Даневич
КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ
РОЗ’ЯСНЕННЯ ДЕРЖКАЗНАЧЕЙСТВА З ПИТАНЬ ПРОВЕДЕННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ
У
листі, що коментується, Держказначейство відповіло на низку запитань, пов’язаних з проведенням інвентаризації. Розглянемо їх докладніше.
1. Чи можна включати до складу інвентаризаційної комісії експерта-оцінювача?
Склад та функції інвентаризаційної комісії визначено
Інструкцією з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженою наказом Головного управління Держказначейства від 30.10.98 р. № 90 (далі — Інструкція № 90). У п. 1.13 цієї Інструкції зазначено: до складу інвентаризаційних комісій обов’язково має бути включено працівників бухгалтерії та інших фахівців (інженерів, технологів, економістів тощо), які добре знають об’єкт інвентаризації та первинний облік.Однак, підбираючи таких фахівців, потрібно пам’ятати про те, що інвентаризаційна комісія створюється із числа
працівників установи. До її складу можуть включатися керівники відділів чи служб та обов’язково головний бухгалтер, а очолювати комісію повинен керівник установи або його заступник.Таким чином, інвентаризаційна комісія формується виключно з
працівників установи (працівників бухгалтерії, економістів, керівників відділів або служб тощо), тому включати фахівців сторонніх організацій, зокрема експерта-оцінювача, до складу інвентаризаційної комісії установа не має права.Зауважимо, що необхідність у залученні експерта-оцінювача виникає у випадках, передбачених
ст. 7 Закону України «Про оцінку майна, майнових прав та професійну оціночну діяльність в Україні» від 12.07.2001 р. № 2658-III.
2. Чи потрібно до складу інвентаризаційної комісії включати працівників ДКРС? Чи повинні вони підписувати інвентаризаційні описи?
На це запитання Держказначейство не відповіло, тому розберемося в ньому самостійно.
Згідно з
п. 4 ст. 10 Закону України «Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні» від 26.01.93 р. № 2939-XII контрольно-ревізійним управлінням в АР Крим, областях, містах Києві та Севастополі, контрольно-ревізійним підрозділам (відділам, групам) у районах, містах та районах у містах надано право вимагати від керівників підконтрольних установ, що ревізуються, проведення інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків. У разі їх відмови органи ДКРС мають право звернутися до суду з вимогою примусити до проведення такої інвентаризації, а до винесення відповідного рішення судом у присутності понятих та представників зазначених установ, що ревізуються, опечатувати каси, касові приміщення, склади та архіви на строк не більше 24 годин з моменту такого опечатування, зазначеного в протоколі.Крім того, у
п.п. 4.3.3 Практичних рекомендацій щодо проведення ревізії фінансово господарської діяльності бюджетної установи (з окремих питань програми), схвалених протоколом ГоловКРУ від 04.08.2009 р. № 9 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2009, № 35), визначено: у перший день ревізії доцільно ініціювати перед керівником установи проведення інвентаризації наявних грошових коштів, що зберігаються в касі установи, та в період ревізії ініціювати проведення інвентаризації грошових коштів декілька разів.Таким чином, під час ревізії працівники ДКРС мають право
ініціювати проведення інвентаризації майна установи. Однак повноважень на самостійне проведення інвентаризації контролюючі органи не мають. Тому немає жодних законодавчих підстав для включення таких осіб до складу інвентаризаційної комісії. У цьому випадку працівники ДКРС мають право лише бути присутніми при проведенні інвентаризації, оскільки зрештою вони можуть оцінити як роботу самої інвентаризаційної комісії, так і стан справ щодо збереження та використання матеріальних цінностей в установі.При цьому працівник ДКРС
може завізувати аркуші інвентаризаційних описів у цілях уникнення їх підробки (підчищень, виправлень або ж заміни одного примірника іншим). Наприклад, при проведенні інвентаризації каси в Акті інвентаризації наявності грошових коштів, цінностей (додаток 7 до Інструкції № 90) після підписів членів інвентаризаційної комісії ревізор може вказати, що інвентаризація проводилася в його присутності та скріпити цей запис своїм підписом. Аналогічної позиції дотримується й ГоловКРУ, що підтверджується його листом від 29.11.2004 р. № 12-14/519.
3. Чи можна проводити інвентаризацію, якщо на початок її проведення один із членів комісії захворів?
Оскільки в
п. 1.15 Інструкції № 90 міститься заборона на проведення інвентаризації при неповному складі комісії, то приступати до проведення інвентаризації за відсутності когось із членів комісії не дозволяється. У такій ситуації Держказначейство в листі, що коментується, рекомендує оновити склад такої комісії, тобто затвердити новий склад інвентаризаційної комісії.
4. Чи потрібно непридатні чи зіпсовані матеріальні цінності, виявлені під час проведення інвентаризації, указувати в інвентаризаційних описах?
Інструкцією № 90
передбачено, що інвентаризації підлягає все майно установи незалежно від його місцезнаходження та всі види фінансових зобов’язань. При проведенні інвентаризації здійснюється констатація наявності об’єктів як за їх місцезнаходженням, так і за матеріально відповідальними особами.Ураховуючи, що в процесі проведення інвентаризації комісією може бути виявлено матеріальні цінності (основні засоби, запаси), непридатні для подальшого використання, морально застарілі або фізично зношені, виникає запитання: чи вказувати такі цінності у відповідних інвентаризаційних описах?
Оскільки такі матеріальні цінності на момент проведення інвентаризації
продовжують обліковуватися на балансі установи, то дані про їх фактичну наявність має бути оформлено документально з урахуванням таких особливостей:— на
основні засоби, що непридатні до експлуатації та не підлягають відновленню, складається окремий інвентаризаційний опис, в якому вказують дату введення в експлуатацію та причини, за яких такі об’єкти стали непридатними. У разі виявлення таких об’єктів інвентаризаційна комісія повинна з’ясувати, чи здійснювалися в установі заходи щодо їх списання та реалізації згідно з вимогами Порядку списання об’єктів державної власності, затвердженого постановою КМУ від 08.11.2007 р. № 1314. У цьому випадку комісія має встановити непридатність такого об’єкта до подальшої експлуатації та внести пропозиції щодо його реалізації чи списання;— на виявлені під час інвентаризації непридатні або зіпсовані
матеріальні цінності додатково складаються акти, в яких вказуються причини, ступінь та характер їх псування, а також винні особи, які це допустили. Акти підписують усі члени комісії та матеріально відповідальна особа;—
МШП, які стали непридатними, але не списані, до інвентаризаційних описів не записуються. На них складають акт із зазначенням часу експлуатації, причин непридатності, можливості використання цих предметів у господарських цілях. Акт підписують усі члени комісії та матеріально відповідальна особа. У цьому випадку в описах робляться відмітки про непридатність зазначених предметів.На завершення нагадаємо, що при списанні матеріальних цінностей з балансу необхідно керуватися
Типовою інструкцією про порядок списання майна бюджетних установ, затвердженою наказом Держказначейства від 29.11.2010 р. № 447.
