Як списати витрати на виготовлення проектно-кошторисної документації

ЯК СПИСАТИ ВИТРАТИ НА ВИГОТОВЛЕННЯ ПРОЕКТНО-КОШТОРИСНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

На замовлення бюджетної установи було виготовлено проектно-кошторисну документацію на встановлення пожежної сигналізації. Вартість робіт з виготовлення такої документації становила 4200 грн. (у тому числі ПДВ — 700 грн.).

У минулих роках установа списувала витрати на виготовлення проектно-кошторисної документації, пов’язаної з дообладнанням, реконструкцією об’єктів необоротних активів на фактичні видатки. Проте перевіряючі цього року сказали, що такі витрати потрібно відновити й показати вартість такої документації як об’єкт основних засобів та оприбутковувати її на субрахунок 109 «Інші основні засоби».

Як правильно установі списати витрати на виготовлення проектно-кошторисної документації та яким документом при цьому потрібно керуватися?

(Одеська обл.)

Подібні запитання періодично виникають у зв’язку з тим, що деякі фахівці ототожнюють такі поняття, як «проектно-кошторисна документація» та «документація з типового проектування». Проте відразу слід зазначити, що це різні види документації, і тому обліковувати витрати на їх виготовлення бюджетні установи повинні по-різному.

Так, проектно-кошторисна документація є затвердженими в установленому порядку кресленнями, текстовими та графічними матеріалами, якими визначено містобудівні, архітектурні, об’ємно-планувальні, конструктивні, інженерно-технічні, технологічні та економічні рішення, а також кошториси та інші документи, пов’язані зі складанням техніко-економічних обґрунтувань (розрахунки, пояснення, відомості про ресурси тощо), які необхідні для визначення кошторисної вартості.

Необхідність у складанні проектно-кошторисної документації виникає в бюджетних установах при проведенні всіх видів ремонтних робіт (крім поточного ремонту), будівництва, реконструкції, реставрації, переоснащення тощо.

Склад, порядок розробки, оформлення, узгодження та затвердження проектно-кошторисної документації на нове будівництво та реконструкцію будівель і споруд громадського призначення й нове будівництво, реконструкцію та технічне переоснащення об’єктів виробничого призначення повинні відповідати вимогам Державних будівельних норм України «Проектування. Склад, порядок розроблення, погодження та затвердження проектної документації для будівництва. ДБН А.2.2-3-2004», затверджених наказом Держбуду від 20.01.2004 р. № 8, а також Правил визначення вартості будівництва ДБН Д.1.1-1-2000, затверджених наказом Держбуду від 27.08.2000 р. № 174.

Витрати, пов’язані з виготовленням проектно-кошторисної документації на реконструкцію, реставрацію й капітальний ремонт будівель, споруд та інших об’єктів, а також виконання супутніх робіт, є складовою частиною загальної вартості витрат за таким об’єктом і включаються до зведеного кошторисного розрахунку. Такий розрахунок є кошторисним документом, в якому визначається повна кошторисна вартість робіт на об’єкті, уключаючи кошторисну вартість будівельних та монтажних робіт, витрати на придбання устаткування, меблів та інвентарю, а також усі супутні витрати.

Відповідно до Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333 , виготовлення проектно-кошторисної документації на будівництво, реконструкцію, реставрацію та капітальний ремонт будівель, споруд, об’єктів і виконання супровідних робіт, які відповідно до державних будівельних норм є складовою частиною загальної вартості зазначених робіт, здійснюється бюджетними установами за такими КЕКВ: 2123, 2131, 2133, 2141, 2143, 2144.

Отже, витрати на виготовлення проектно-кошторисної документації, які включаються до загальної вартості робіт з реконструкції, реставрації й капітального ремонту будівель, споруд та виконання супровідних робіт, тобто є частиною таких витрат, повинні здійснюватися за одним із зазначених КЕКВ залежно від основних робіт.

І лише у випадку, якщо оплату послуг з розроблення проектно-кошторисної документації для поточного ремонту, монтажу пристроїв та устаткування; оплату за містобудівне обґрунтування та інші передпроектні роботи на проведення капітального ремонту (будівництво, реконструкцію) не включено до кошторису (ідеться про кошторис на виконання таких робіт), ці видатки бюджетні установи здійснюють за КЕКВ 1134.

Тепер перейдемо до порядку бухгалтерського обліку витрат на виготовлення проектно-кошторисної документації.

Як передбачено пп. 5.3 і 5.4 Інструкції з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затвердженої наказом Держказначейства від 17.07.2000 р. № 64 (далі — Інструкція № 64), виконані будівельно-монтажні роботи установи відносять на фактичні видатки для відображення накопичення сум за незавершеним капітальним будівництвом. При цьому облік незавершеного капітального будівництва (виготовлення, створення), добудови поліпшення (дообладнання, реконструкція, модернізація) об’єктів необоротних активів з початку і до закінчення зазначених робіт та введення в експлуатацію бюджетні установи здійснюють на рахунку 14 «Незавершене капітальне будівництво».

Витрати за незакінченими або закінченими, але не зданими в експлуатацію об’єктами капітального будівництва, які були списані на результати виконання кошторису, обліковуються на рахунку 14 «Незавершене капітальне будівництво».

Також у п. 5.4 Інструкції № 64 визначено, що всі витрати на будівництво, виготовлення, створення і поліпшення об’єктів групуються за такими напрямами робіт (витрат):

— проектно-вишукувальні роботи;

— будівельні роботи;

— роботи з монтажу устаткування;

— придбання устаткування, що потребує монтажу;

— придбання устаткування, що не потребує монтажу, інструментів та інвентарю;

— інші капітальні роботи та витрати.

Розглядаючи особливості застосування рахунка 14, варто звернути увагу на лист Держказначейства від 18.05.2007 р. № 3.4-06/1355-6048, в якому зазначено таке: якщо будівництво об’єкта здійснюється більш ніж один бюджетний період, то витрати, крім ПДВ, який списується на фактичні видатки, відносяться на незавершене капітальне будівництво та відображаються в бухгалтерському обліку за дебетом відповідного субрахунку рахунка 14 та кредитом субрахунку 402 «Фонд у незавершеному капітальному будівництві».

Після введення в експлуатацію об’єктів незавершеного капітального будівництва здійснюються бухгалтерські записи за дебетом відповідного субрахунку обліку необоротних активів та кредитом субрахунку 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами». Суми за незавершеним капітальним будівництвом списуються з балансу записом за дебетом субрахунку 402 і кредитом відповідного субрахунку рахунка 14.

Узяття на облік необоротних активів, що вводяться в експлуатацію після закінчення будівництва (виготовлення, розробки), здійснюється на підставі акта приймальної комісії про прийняття в експлуатацію закінченого будівництвом (виготовленням, розробкою) об’єкта установою, у кошторисі якої було передбачено такі видатки. В акті вказується вартість побудованого (виготовленого, розробленого) необоротного активу, яка визначається на підставі даних бухгалтерського обліку з урахуванням усіх понесених витрат (п. 5.5 Інструкції № 64).

На підставі наведених вище норм Інструкції № 64 та роз’яснень Держказначейства можна зробити висновок, що до первісної вартості об’єкта необоротних активів уключаються всі фактичні витрати, пов’язані з його придбанням, спорудженням та виготовленням, у тому числі й витрати на виготовлення проектно-кошторисної документації. І якщо в подальшому виникає необхідність у добудові, дообладнанні, реконструкції та модернізації, які приводять до додаткового вкомплектовування об’єкта необоротних активів, такі витрати бюджетні установи відносять на збільшення первісної вартості необоротних активів. При цьому до вартості побудованих, реконструйованих об’єктів (будівель, приміщень) уключаються також витрати на виготовлення проектно-кошторисної документації. Такі витрати включаються до вартості створених (побудованих, реконструйованих) об’єктів необоротних активів.

Також із зазначеного вище листа Держказначейства випливає, що рахунок 14 застосовується тільки у випадку, якщо будівництво (добудова, дообладнання, реконструкція, модернізація) об’єкта здійснюється більше ніж один бюджетний період. Отже, якщо такі роботи виконуються в одному бюджетному періоді, указаний рахунок установи можуть не застосовувати.

При розгляді операцій, пов’язаних з добудовою, дообладнанням об’єктів необоротних активів, у результаті яких розширюються існуючі можливості таких об’єктів, покращуються їх технічні характеристики, раніше не властиві цьому об’єкту, рекомендуємо звернути увагу на лист Держказначейства від 06.08.2007 р. № 3.4-08/1827 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2007, № 34). Так, у цьому листі Держказначейство дійшло такого висновку: якщо йдеться про дообладнання, реконструкцію або модернізацію необоротних активів, то вартість матеріалів та запасних частин, використаних для проведення таких робіт, може відноситься на збільшення вартості необоротних активів або обліковуватися як окремий інвентарний об’єкт. Остаточне рішення про застосування того чи іншого варіанта приймає керівник установи на підставі висновку комісії, яка здійснює приймання робіт.

Тепер розберемося детальніше з документацією з типового проектування.

Відразу зауважимо, що в чинних нормативно-правових актах відсутнє визначення такого поняття, як «документація з типового проектування». Згідно із загальноприйнятим визначенням під типовим проектом розуміється проект, який може бути застосовано для значної кількості об’єктів, використано для реалізації багатьма виконавцями в різних умовах. Типові проекти розробляються для багатократного застосування при будівництві виробничих та допоміжних будівель і споруд, що повторюються, підприємств у цілому, для масового виготовлення конструкцій та виробів, а також житлових будинків, громадських будівель і споруд та об’єктів сільськогосподарського призначення.

Документація з типового проектування (типові проекти) розробляється для будівництва підприємств, будівель та споруд з технологією виробництва, що змінюється, проте які мають низку будівельних та технологічних рішень, що повторюються. Такі креслення розробляються для багатократного застосування при проектуванні та будівництві будівель і споруд та використовуються для будівництва інших аналогічних об’єктів. При цьому така документація не може врахувати всі геологічні та геодезичні особливості місцевості, природно-кліматичні умови. Усі ці нюанси, детальні розрахунки та техніко-економічні обґрунтування може бути враховано тільки при індивідуальному проектуванні. До речі, усі ці особливості й має бути враховано при складанні проектно-кошторисної документації.

Згідно з п. 2.2 Інструкції № 64 документація з типового проектування підлягає зарахуванню до складу основних засобів незалежно від вартості. Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженим наказом Головного управління Держказначейства від 10.12.99 р. № 114, передбачено, що документація з типового проектування незалежно від вартості обліковується на субрахунку 109 «Інші основні засоби».

Як зазначало Держказначейство в листі від 07.05.2010 р. № 15-04/1015-7949, у разі якщо виготовлена документація відповідає критеріям документації з типового проектування, вона підлягає оприбуткуванню на субрахунок 109. Отже, Держказначейство допускає, що не будь-яка документація, виготовлена за замовленням бюджетної установи, може вважатися документацією з типового проектування. Для цього така документація повинна відповідати певним критеріям. Проте Держказначейство не уточнило, що це за критерії та якими нормативно-правовими актами їх встановлено.

Також Держказначейство в цьому листі вказало: питання щодо того, чи можна віднести ту або іншу документацію до документації з типового проектування, знаходиться поза компетенцією Держказначейства. І додало, що роз’яснення з цього питання повинні надавати відповідні установи, які здійснюють розробку такої документації.

Отже, повернемося до нашої ситуації, коли на замовлення бюджетної організації було виготовлено проектно-кошторисну документацію на встановлення пожежної сигналізації. Розберемося, до якого виду документації доцільно віднести документацію з проектування системи пожежної безпеки приміщення або будівлі.

Оснащення приміщення або будівлі пожежною сигналізацією — захід, необхідний для багатьох установ та організацій. Такі роботи виконують спеціалізовані підрядні організації, тобто процес установлення пожежної сигналізації доволі трудомісткий та потребує спеціальних знань та кваліфікованих фахівців.

Проектування пожежної сигналізації здійснюється індивідуально для кожного об’єкта, але на основі вимог норм пожежної безпеки, з урахуванням вимог правил установлення електрообладнання та ДСТУ. Тому для складання проекту пожежної сигналізації потрібний певний час.

Як правило, проектування пожежної сигналізації починається з вивчення об’єкта. Професійний інженер виїжджає на огляд об’єкта, оцінює розміри, планування, особливості конструкцій тощо, щоб визначити обсяг робіт та необхідне обладнання. Перед початком проектування пожежної сигналізації визначаються ділянки приміщення або будівлі, де є найбільший ризик займання, найбільш небезпечні зони. На ці зони необхідно буде звернути особливу увагу та врахувати їх при складанні проекту пожежної сигналізації. Тільки після цього підрядна організація починає складати проект пожежної сигналізації та готувати документацію, необхідну для засвідчення дотримання пожежних норм на цьому об’єкті.

Отже, документація на встановлення пожежної сигналізації, яку підрядна організація виготовляє на замовлення бюджетної організації, є індивідуальним проектом (а не типовим, який міг би використовуватися для різних установ та організацій), тобто виключно спеціальною проектною документацією для конкретного приміщення або будівлі. І тому вважати її документацією з типового проектування в бюджетної установи немає підстав.

У подібних ситуаціях рекомендуємо бюджетним установам мати в наявності документальне підтвердження того, що проектна документація, виготовлена підрядною організацією, є саме проектною або проектно-кошторисною документацією на роботи з добудови, дообладнання, реконструкції та модернізації. У цьому випадку витрати на виготовлення проектно-кошторисної документації підлягають уключенню до вартості побудованих, реконструйованих, дообладнаних будівель та приміщень.

Для цього потрібно при укладенні договору на виготовлення (розроблення) проектно-кошторисної документації або на виконання комплексу робіт у відповідних пунктах чітко вказати, що є предметом такого договору та які конкретно роботи або послуги має бути виконано (надано) підрядною організацією. Крім того, в акті виконаних робіт, наданих послуг необхідно зафіксувати (а краще — докладно розшифрувати), які саме роботи, послуги виконано підрядною організацією. Вважаємо, що таких аргументів бюджетній організації вистачить, щоб довести правильність своїх дій контролюючим органам.

Тепер на умовному прикладі розглянемо порядок відображення в бухгалтерському обліку витрат, пов’язаних з виготовленням проектно-кошторисної документації на встановлення пожежної сигналізації.

Приклад . Установою прийнято рішення про встановлення пожежної сигналізації в будівлі. З підрядною організацією укладено договір на обладнання приміщення пожежною сигналізацією. Згідно з договором загальна вартість робіт з установлення пожежної сигналізації склала 10500 грн. (у тому числі ПДВ — 1750 грн.). Роботи виконано згідно з договором, що підтверджено актом виконаних робіт.

В акті вказана така інформація:

1) вартість пожежної сигналізації — 4800 грн. (у тому числі ПДВ — 800 грн.);

2) пусконалагоджувальні та монтажні роботи — 1500 грн. (у тому числі ПДВ — 250 грн.);

3) виготовлення проектної документації на встановлення пожежної сигналізації — 4200 грн.(у тому числі ПДВ — 700 грн.).

У цьому випадку слід звернути увагу на те, що установа може самостійно вибрати один із варіантів обліку витрат на встановлення пожежної сигналізації, а саме:

1) вважати пожежну сигналізацію окремим інвентарним об’єктом;

2) вважати встановлення пожежної сигналізації дообладнанням, додатковим укомплектовуванням об’єкта основних засобів — будівлі, де її встановлено.

Зауважимо, що обидва ці варіанти обліку витрат на встановлення пожежної сигналізації правильні, оскільки ґрунтуються на нормах Інструкції № 64. До речі, це не єдина ситуація, коли бюджетним установам надана можливість вибрати один із варіантів обліку витрат (див., наприклад, лист Держказначейства від 06.08.2007 р. № 3.4-08/1827 // «Бюджетна бухгалтерія», 2007, № 34).

Припустимо, що керівником установи прийнято рішення вважати роботи з установлення пожежної сигналізації додатковим укомплектовуванням будівлі та віднести їх на збільшення вартості будівлі (пояснюється це тим, що у зв’язку з установленням сигналізації відбулося дообладнання будівлі, що спричинило поліпшення її технічних характеристик).

У бухгалтерському обліку такі операції буде відображено так: