СУМА, ВИЗНАЧЕНА В ДОГОВОРІ ПРО ЗАКУПІВЛЮ, ПЕРЕВИЩУЄ КОШТОРИСНІ ПРИЗНАЧЕННЯ: ЯК ВИПРАВИТИ СИТУАЦІЮ
Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Закладом освіти у грудні 2011 року було розпочато процедуру закупівлі теплової енергії. У січні 2012 року укладено договір про закупівлю на суму 170 тис. грн.
Згідно з тимчасовим кошторисом поточного року бюджетні зобов’язання цього закладу за теплоенергію склали 15400 грн. У лютому 2012 року затверджено постійний кошторис на 2012 рік, у якому за КЕКВ 1161 передбачено бюджетні асигнування в сумі 150 тис. грн.
Оскільки розмір кошторисних призначень за КЕКВ 1161 не відповідає сумі, яка зазначена у договорі про закупівлю, Державна казначейська служба відмовляє в реєстрації бюджетних зобов’язань за таким договором.
Чи може сума, визначена у договорі, перевищувати суму затверджених кошторисних призначень (бюджетних асигнувань)?
Чи впливають на реєстрацію бюджетних зобов’язань дати затвердження тимчасового та постійного кошторисів на 2012 рік?
(Вінницька обл.)
Питання, що стосуються правильності проведення замовниками процедур закупівель до затвердження кошторису та реєстрації бюджетних зобов’язань згідно з укладеними договорами, ось уже декілька місяців є актуальними для більшості з них. Тому далі детально розглянемо послідовність дій замовників та зупинимось на основних вимогах щодо їх документального оформлення.
Умовно послідовність дій замовників — розпорядників бюджетних коштів можна розподілити на такі етапи:
— затвердження річного плану, проведення процедур закупівель та укладання договору про закупівлю;
— затвердження тимчасового кошторису та реєстрація бюджетних зобов’язань у межах доведеної суми;
— затвердження постійного кошторису та здійснення необхідних коригувань щодо взятих бюджетних зобов’язань.
Перш за все зазначимо, що замовники (розпорядники бюджетних коштів) наприкінці минулого 2011 року чи на початку 2012 року з метою забезпечення невідкладних потреб у товарах, роботах і послугах у 2012 році розпочали процедури закупівель товарів (послуг або робіт) за відповідним предметом закупівлі. На таку можливість неодноразово звертало увагу Мінекономрозвитку (див. лист-роз’яснення від 17.11.2011 р. № 3302-25/14028-08 // «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 46; лист від 23.12.2010 р. // «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 3).
Як зазначав у цих листах уповноважений орган у сфері держзакупівель, Закон України «Про здійснення державних закупівель» від 01.06.2010 р. № 2289-VI (далі — Закон № 2289) не містить прямих обмежень щодо організації процедур закупівель до набрання чинності законом про Державний бюджет України, затвердження кошторису, плану використання бюджетних коштів. Тому замовники, враховуючи це, розпочали наприкінці 2011 року здійснення процедур закупівель за відповідними предметами закупівлі виходячи з їх очікуваної вартості. При цьому очікувану вартість предмета закупівлі товарів (робіт або послуг) замовники визначали, як правило, самостійно, адже жодних роз’яснень з боку уповноваженого органу щодо правильності визначення такої вартості на той час не було. Зрозуміло, що цю суму замовники не могли визначити, так би мовити, з точністю до гривні, тому вона була орієнтовною та визначалась виходячи з потреби установи (організації) у предметі закупівлі відповідних товарів (робіт або послуг) на наступний рік та з урахуванням цінової кон’юнктури на відповідному ринку.
Нагадаємо, що очікувану вартість предмета закупівлі замовники зазначають у річному плані державних закупівель, який складає та затверджує комітет з конкурсних торгів. Згідно зі ст. 4 Закону № 2289 річний план та зміни до нього замовники надсилають Держказначейській службі, а річний план, кошторис (тимчасовий кошторис) та зміни до них — Мінекономрозвитку протягом 5 робочих днів з дня їх затвердження. Форма річного плану та Інструкція щодо її заповнення затверджені наказом Мінекономіки від 26.07.2010 р. № 922.
Стосовно закупівель, щодо яких очікувана вартість не перевищує для товарів та послуг 100 тис. грн. (у будівництві — 300 тис. грн.), а робіт — 1 млн грн., то такий предмет закупівлі відображається в додатку до річного плану. Такий додаток складається в довільній формі та обов’язково підписується головою комітету з конкурсних торгів або особою, яка виконує його обов’язки.
У разі якщо очікувана вартість закупівлі не перевищує для товарів та послуг 100 тис. грн. (у будівництві — 300 тис. грн.), а робіт — 1 млн грн. та замовником не створюється комітет з конкурсних торгів, дозволено складати реєстр таких закупівель у довільній формі за підписом уповноваженої особи замовника.
Нещодавно Мінекономрозвитку в листі-роз’ясненні від 22.02.2012 р. № 3302-04/6576-12 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 9) зазначило, що при визначенні очікуваної вартості закупівлі під час складання річного плану закупівель замовники можуть виходити саме з планових вартісних показників. Такі показники можуть розраховуватися виходячи, зокрема, з потреби у відповідних товарах (роботах, послугах) у минулих роках та аналізу економічних факторів, які впливають на ціноутворення на ринках відповідних товарів (робіт, послуг). А у листі від 28.02.2012 р. № 3302-04/7285-07 Мінекономрозвитку додав, що при заповненні п. 2.3 «Очікувана ціна одиниці товару (у разі закупівлі товару)» оголошення про проведення відкритих торгів, процедури двоступеневих торгів, запиту цінових пропозицій, попередньої кваліфікації, інформації про застосування процедури закупівлі в одного учасника замовник може визначати очікувану ціну за одиницю товару самостійно розрахунковим способом, оскільки методика розрахунку такого показника законодавством не визначена.
У результаті такої самостійності щодо визначення очікуваної вартості предмета закупівлі на початку 2012 року деякі замовники уклали договори про закупівлю, у яких очікувана вартість перевищувала показники тимчасового індивідуального кошторису, оскільки на той час вони ще не мали постійного кошторису на 2012 рік. Звісно, після того, як була затверджена сума бюджетних асигнувань на 2012 рік, виникло питання щодо правомірності таких дій замовників.
Відповідаючи на це питання Мінекономрозвитку в листі-роз’ясненні від 22.02.2012 р. № 3302-04/6576-12 зазначило, що законодавством не встановлені прямі обмеження (тобто заборона) щодо визначення суми договору відповідно до розміру бюджетного призначення (бюджетного асигнування). Тому замовники — розпорядники бюджетних коштів у договорах про закупівлю можуть визначити суму договору відповідно до ціни пропозиції конкурсних торгів або цінової пропозиції, яку визнано найбільш економічно вигідною за результатами оцінки (за результатами застосування процедури закупівлі в одного учасника). А отже, у цій ситуації немає підстав стверджувати, що замовники діяли неправомірно.
Разом з тим, укладаючи договір за наявності лише тимчасового кошторису, замовникам потрібно було звернути особливу увагу на такі важливі моменти:
1. У договорі необхідно передбачити відповідний порядок виконання договірних зобов’язань залежно від реального фінансування та передбачити умови виникнення платіжних зобов’язань.
Нагадаємо, що необхідність наявності таких умов пов’язана з вимогами ч. 1 ст. 23 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI (далі — БКУ), а саме: будь-які бюджетні зобов’язання та платежі з бюджету здійснюються лише за наявності відповідного бюджетного призначення, та ч. 1 ст. 48 БКУ, де зазначено, що розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов’язання та здійснюють платежі тільки в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисами.
Отже, замовники (бюджетні установи), укладаючи на початку 2012 року договори за наявності тимчасового кошторису, мали право виконувати зобов’язання щодо оплати товарів (обсягу робіт, послуг) лише в межах сум, що затверджені тимчасовими індивідуальними кошторисами.
Згідно з Порядком обліку зобов’язань розпорядників бюджетних коштів в органах Державного казначейства України, затвердженим наказом Держказначейства від 09.08.2004 р. № 136 (далі — Порядок № 136), розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов’язання в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисами, враховуючи необхідність виконання бюджетних зобов’язань минулих років, узятих на облік органами Держказначейської служби.
Таким чином, у межах бюджетних асигнувань, що затверджені тимчасовим кошторисом, установа мала право зареєструвати бюджетні зобов’язання в органі Держказначейської служби у загальновстановленому порядку.
Як передбачено п. 2.2 Порядку № 136, розпорядники бюджетних коштів подають Реєстр бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів до відповідного органу Держказначейської служби на паперових (у двох примірниках) та електронних носіях і оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання. Зазначені документи необхідно подати протягом 7 робочих днів з дати його виникнення.
За умови взяття бюджетного зобов’язання, за яким застосовуються процедури закупівель товарів (робіт та послуг), розпорядник бюджетних коштів повинен подати до органу Держказначейської служби документи для реєстрації зобов’язань протягом 7 робочих днів з дати, яка зазначена у звіті про результати проведення процедури закупівель.
Нагадаємо також, що до органу Держказначейської служби замовники повинні подавати оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують проведення закупівлі та передбачені законодавством у сфері державних закупівель. Перелік таких документів наведено у Методичних рекомендаціях щодо переліку підтвердних документів, які надаються розпорядниками (одержувачами) бюджетних коштів на стадії реєстрації зобов’язань та оплати рахунків, затверджених наказом Держказначейства від 14.09.2010 р. № 330, а саме:
1) річний план державних закупівель з додатком до нього;
2) звіт про результати проведення процедури закупівлі;
3) договір про закупівлю;
4) витяги опублікованих у державному офіційному друкованому виданні з питань державних закупівель та відповідних міжнародних виданнях у випадках, встановлених законодавством у сфері державних закупівель:
— оголошення про проведення процедури закупівлі;
— повідомлення про акцепт пропозиції конкурсних торгів;
— оголошення про результати процедури закупівлі.
2. Враховуючи, що оплату залишкової кількості товарів (залишкового обсягу робіт, послуг) установа-замовник може здійснити виключно за наявності затверджених бюджетних асигнувань, доцільно у договорі в окремому пункті розділу IV «Порядок здійснення оплати» визначити порядок здійснення таких розрахунків (оплати за товари, роботи або послуги).
До речі, саме на необхідність зазначати у договорі умову щодо оплати залишкової кількості товарів (залишкового обсягу робіт, послуг) виключно за наявності коштів згідно з постійним кошторисом Мінекономрозвитку вказувало у листі-роз’ясненні від 22.02.2012 р. № 3302-04/6576-12.
3. Для того щоб замовники у подальшому мали можливість уносити зміни до істотних умов договору про закупівлю, які визначені у ст. 41 Закону № 2289, зокрема, у зв’язку із зміною суми, яка визначена у цьому договорі, доцільно в істотних умовах договору вказати, що після фактичного затвердження кошторису сума зобов’язань за договором може бути відкорегована відповідно до кошторису.
Зазначимо: підстави щодо здійснення таких коригувань (змін) передбачені Типовим договором про закупівлю товарів (робіт або послуг) за державні кошти, затвердженим наказом Мінекономіки від 27.07.2010 р. № 925 (далі — Типовий договір).
Так, у п. 1.3 розд. I «Предмет договору» Типового договору визначено, що обсяги закупівлі товарів (робіт або послуг) можуть бути зменшені залежно від реального фінансування видатків.
Крім того, у п.п. 6.2.3 розд. VI «Права та обов’язки сторін» Типового договору зазначено, що замовник має право зменшувати обсяг закупівлі товарів (виконання робіт або надання послуг) та загальну вартість цього договору залежно від реального фінансування видатків. У такому разі сторони договору вносять відповідні зміни до нього.
Отже, після того як установі-замовнику затверджено постійний кошторис на 2012 рік, вона має право здійснити реєстрацію бюджетних зобов’язань на залишкову кількість товарів (залишковий обсяг робіт, послуг). Реєстрація таких додаткових зобов’язань здійснюється замовниками з урахуванням вимог п. 2.10 Порядку № 136.
Для цього розпоряднику бюджетних коштів необхідно подати до органу Держказначейської служби Реєстр бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів або Реєстр бюджетних фінансових зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів, а також відповідні підтверджувальні документи відносно уточнення реквізитів і показників таких зобов’язань. Вказані документи потрібно надати впродовж 7 робочих днів з дня зміни умов зобов’язань (дати укладення договору (додаткової угоди) або розірвання договору).
Тепер повернемось до ситуації, що зазначена у питанні. Після того як установі у лютому 2012 році було затверджено постійний кошторис на 2012 рік, виявилось, що сума, зафіксована у договорі про закупівлю, перевищує розмір бюджетних асигнувань на 2012 рік. Як зазначалося, у цьому випадку установа має право зареєструвати бюджетні зобов’язання відповідно до суми затверджених бюджетних асигнувань у кошторисі на 2012 рік.
Що стосується дій Держказначейської служби, то вона, керуючись вимогами ч. 4 ст. 7 Закону № 2289 та Порядом № 136, виявила, що сума, визначена у договорі про закупівлю, перевищує суму затверджених бюджетних асигнувань на 2012 рік. Звісно, зареєструвати бюджетні зобов’язання, які перевищують суму бюджетних асигнувань, встановлених кошторисом, Держказначейська служба не мала права. Підстави для відмови у реєстрації бюджетних зобов’язань визначені п. 2.11 Порядку № 136.
Вважаємо, що у цій ситуації установі-замовнику доцільно внести зміни до істотних умов договору, пов’язані зі зменшенням його суми. Для цього сторонам необхідно оформити додаткову угоду до договору, на підставі якої буде зменшена сума договору. Як було зазначено раніше, можливість унесення змін до істотних умов договору доцільно передбачити безпосередньо у договорі.
Разом з тим хочемо попередити, що у разі якщо протягом 2012 року установі будуть збільшені бюджетні асигнування (виділені додаткові кошти), вона не матиме права внести відповідні зміни до договору, тобто збільшити суму договору. Адже Законом № 2289 не передбачені підстави для збільшення суми договору. Це, у свою чергу, можливо призведе до того, що установі необхідно буде проводити нову процедуру закупівлі у загальному порядку, встановленому Законом № 2289.
Вважаємо, що для замовників найбільш доцільно було б записати в окремому пункті договору в розд. III «Ціна договору» наступне:
«Ціна договору дорівнює ціні пропозиції конкурсних торгів учасника та не повинна змінюватись, крім випадку зменшення ціни договору про закупівлю, узгодженого сторонами, та зменшення обсягів закупівлі залежно від реального фінансування. Сума договору планова, бюджетні зобов’язання по цьому договору виникають в межах кошторисних призначень на 2012 рік по загальному фонду та в межах фактичних надходжень по спеціальному фонду.»
Таким чином, як бачимо, при грамотному оформленні договору у замовників не повинно виникнути особливих проблем з унесенням змін до його істотних умов.
