Облік викрадених матеріальних цінностей

ОБЛІК ВИКРАДЕНИХ МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ

Юлія КРОТ, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

На території регіонального ландшафтного парку з метою обмеження руху автотранспорту протягом пожежонебезпечного періоду були встановлені шлагбауми. Однак у поточному році виявлено факт крадіжки трьох шлагбаумів на суму 2892 грн. (вартість кожного — 964 грн.). Адміністрація парку звернулася з відповідною заявою до місцевого відділу міліції. На сьогодні за фактом крадіжки відкрито кримінальне провадження, ведеться розслідування, проте винну особу наразі не встановлено.

Яким чином слід відображати в бухгалтерському обліку викрадені матеріальні цінності, якщо фактично вони відсутні, але підстав для їх списання немає, оскільки кримінальне провадження не закрито?

(Миколаївська обл.)

З метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку періодично проводиться інвентаризація шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна. Єдині вимоги щодо порядку інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, установами й організаціями, які утримуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів, визначені Інструкцією з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженою наказом Головного управління Держказначейства від 30.10.98 р. № 90 (далі — Інструкція № 90).

Згідно з п. 1.3 цієї Інструкції інвентаризації підлягає все майно установи, незалежно від його місцезнаходження. Інвентаризація майна здійснюється за його місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами. Під час інвентаризації в обов’язковому порядку проводиться констатація наявності об’єктів.

Проведення інвентаризації є обов’язковим (п. 1.9 Інструкції № 90):

— перед складанням річної фінансової звітності;

— при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийняття — передання справ);

— при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів);

— після пожежі або стихійного лиха (повенів, землетрусів тощо) — терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха;

— у випадку ліквідації установи;

— згідно з розпорядженням судових та слідчих органів;

— при передачі майна установи в оренду;

— при передачі підприємств, установ, організацій або їх структурних підрозділів із одного підпорядкування в інше (на встановлену дату передачі).

Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне та своєчасне її проведення відповідно до п. 1.10 Інструкції № 90 несе керівник установи. У свою чергу, головний бухгалтер разом із керівниками відповідних підрозділів та служб зобов’язаний контролювати дотримання установлених правил проведення інвентаризації.

Дані інвентаризації за кожним видом цінностей заносяться до інвентаризаційних описів окремо, за місцезнаходженням цінностей і особами, відповідальними за їх зберігання. Такі описи складаються у двох примірниках і підписуються головою та всіма членами інвентаризаційної комісії. Матеріально відповідальні особи в кінці кожного інвентаризаційного опису розписуються про перевірені комісією і занесені в опис цінності.

Оформлені інвентаризаційні описи передаються до бухгалтерії установи для перевірки, виявлення відхилень та відображення в обліку результатів інвентаризації. Виявлені розбіжності відображаються у Порівняльних відомостях (додатки 2, 4, 6 до Інструкції № 90), які оформляються у розрізі матеріально відповідальних осіб в одному примірнику за кожною з них.

Відповідно до п. 16.3 Інструкції № 90 після перевірки інвентаризаційною комісією правильності визначення бухгалтерією результатів інвентаризації для відображення висновків і пропозицій комісії складається протокол інвентаризаційної комісії (додаток 12 до Інструкції № 90). У протоколі наводиться докладна інформація щодо причин та осіб, винних в недостачах, втратах, а також надлишках, і вказуються, які вжито заходи стосовно цих осіб. Не пізніше ніж за десять днів після закінчення інвентаризації протоколи інвентаризаційної комісії затверджуються керівником установи.

Слід мати на увазі, що матеріали інвентаризації та рішення щодо регулювання розбіжностей затверджуються керівником установи з включенням результатів у звіт за той період, в якому закінчена інвентаризація, а також в річний звіт. Так, відповідно до Порядку складання фінансової та бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затвердженого наказом Мінфіну від 24.01.2012 р. № 44 (далі — Порядок № 44), відомості про дебіторську заборгованість за сумами недостач і крадіжок коштів та матеріальних цінностей, сумами збитків від псування матеріальних цінностей, віднесеними на рахунок винних осіб, та іншими сумами, що підлягають утриманню в установленому порядку, відображаються у рядку 184 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків» Балансу (форма № 1). Сума коштів, списана розпорядниками бюджетних коштів на підставі підтвердних документів, виявлених при недостачі матеріалів, згідно з п. 3.2 Порядку № 44 наводиться у рядку 030 «Списані недостачі» Звіту про результати фінансової діяльності (форма № 9д, № 9м). Крім того, п. 4.5 Порядку № 44 передбачено складання та подання розпорядниками бюджетних коштів до органів Держказначейської служби Звіту про недостачі та крадіжки грошових коштів і матеріальних цінностей (форма № 15) (додаток 17 до Порядку № 44), де відображаються недостачі та крадіжки грошей і матеріальних цінностей в розрізі заходів, що були проведені для їх усунення за звітний рік.

Зазначимо, що основні організаційні моменти проведення інвентаризації, порядок проведення інвентаризації окремих об’єктів та документальне оформлення і відображення в бухгалтерському обліку результатів вже були детально описані на сторінках нашого видання (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 41).

Порядок регулювання інвентаризаційних різниць визначений розд. 17 Інструкції № 90. Так, згідно з п. 17.1 Інструкції № 90 втрати і недостачі понад норми природних втрат матеріальних цінностей у тих випадках, коли винні особи не встановлені та справи знаходяться в органах дізнання чи досудового слідства, списуються з балансу установи і зараховуються на позабалансовий рахунок до моменту встановлення винних осіб або до надання відповідної інформації від органів дізнання чи досудового слідства за цими справами.

Підставою для списання викрадених матеріальних цінностей з балансу установи та зарахування їх на позабалансовий облік є протокол інвентаризаційної комісії із значенням в ньому найменування, кількості та вартості таких цінностей. Однак списання з балансу активів, щодо яких виявлено факти розкрадання, здійснюється лише у разі встановлення відсутності винних осіб та після вжиття всіх необхідних заходів для недопущення фактів розкрадання в подальшому.

Нагадаємо, що механізм списання об’єктів незавершеного будівництва, основних засобів та інших необоротних матеріальних активів, у тому числі виявлених в результаті інвентаризації як недостача, які перебувають у державній власності, визначений Порядком списання об’єктів державної власності, затвердженим постановою КМУ від 08.11.2007 р. № 1314. При списанні ж об’єктів комунального майна, виявлених під час інвентаризації як недостача, слід керуватися рішеннями (положеннями) про порядок списання комунального майна органів, уповноважених приймати рішення про управління об’єктами комунальної власності.

Порядком застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженим наказом Головного управління Держказначейства від 10.12.99 р. № 114, передбачено ведення обліку списаних з балансу матеріальних цінностей бюджетних установ за недостачами і крадіжками, за якими не встановлено винних осіб, відносно яких справи знаходяться на розгляді в слідчих органах, на позабалансовому рахунку 05 «Гарантії та забезпечення»*.

* Наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611, який на дату підготовки цього номера не набрав чинності, затверджено План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та порядок його застосування, відповідно до якого облік списаних з балансу матеріальних цінностей за недостачами і крадіжками, за якими не встановлено винних осіб, здійснюється на позабалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей». Зменшення суми невідшкодованих нестач і втрат від псування цінностей на цьому субрахунку відображається після вирішення питання про винуватців.

Зазначений наказ буде опубліковано у наступному номері нашої газети.

Операції, пов’язані з виявленням фактів розкрадання матеріальних цінностей, слід відображати в бухгалтерському обліку з урахуванням норм Інструкції про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ, затвердженої наказом Держказначейства від 10.07.2000 р. № 61.

Порядок відображення на рахунках бухгалтерського обліку операцій зі списання та зарахування на позабалансовий облік викрадених матеріальних цінностей розглянемо на умовному прикладі.

Приклад 1. У регіональному ландшафтному парку виявлено факт крадіжки трьох шлагбаумів, первісна вартість кожного з яких становить 960 грн. (на загальну суму 2880 грн.). За фактом крадіжки проведено інвентаризацію, результати якої відображено в протоколі інвентаризаційної комісії. Прийнято рішення про списання викрадених матеріальних цінностей та зарахування їх на позабалансовий облік до моменту встановлення винних осіб. Списання викрадених шлагбаумів оформлено Актом про списання основних засобів за типовою формою № ОЗ-3 (бюджет).

Керівництвом парку подано відповідну заяву до правоохоронних органів, на підставі якої відкрито кримінальне провадження.

До облікових регістрів необхідно зробити такі записи:

Згідно з п. 17.3 Інструкції № 90 при встановленні недостач і втрат, які виникли внаслідок зловживань, відповідні матеріали протягом п’яти днів після встановлення недостач і втрат підлягають переданню до слідчих органів, а на суму виявлених недостач і втрат подається цивільний позов.

Загальні засади провадження досудового розслідування визначено гл. 19 Кримінального процесуального кодексу України від 13.04.2012 р. № 4651-VI (далі — КПКУ). Зокрема, згідно зі ст. 214 КПКУ слідчий, прокурор невідкладно, але не пізніше 24 годин після подання заяви, повідомлення про вчинене кримінальне правопорушення або після самостійного виявлення ним з будь-якого джерела обставин, що можуть свідчити про вчинення кримінального правопорушення, зобов’язаний внести відповідні відомості до Єдиного реєстру досудових розслідувань та розпочати розслідування. Досудове розслідування розпочинається з моменту внесення відомостей до Єдиного реєстру досудових розслідувань.

У разі встановлення винної особи в результаті досудового розслідування існує два варіанти подальшого розвитку подій: або винна особа добровільно відшкодовує збиток, заподіяний власними діями, або ж питання відшкодування збитків вирішується у судовому порядку. При цьому на особливу увагу заслуговує визначення розміру збитків установи від розкрадання матеріальних цінностей.

Механізм визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, крім дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей, установлений Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженим постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116 (далі — Порядок № 116). Зокрема, п. 2 цього Порядку передбачено, що розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається шляхом проведення незалежної оцінки відповідно до національних стандартів оцінки. У разі ж визначення розміру збитків, що призвели до завдання майнової шкоди державі, територіальній громаді або суб’єкту господарювання з державною (комунальною) часткою в статутному (складеному) капіталі, розмір збитків визначається відповідно до Методики оцінки майна, затвердженої постановою КМУ від 10.12.2003 р. № 1891 (далі — Методика № 1891).

Таким чином, для визначення розміру збитків від розкрадання майна бюджетні установи повинні звернутися до суб’єктів оціночної діяльності для проведення незалежної оцінки. Причому згідно з п. 104 Методики № 1891 у разі, коли замовником проведення такої оцінки є державний орган або орган місцевого самоврядування, виконавець оцінки обирається на конкурсних засадах в порядку, що встановлюється Фондом держмайна. Перелік суб’єктів оціночної діяльності визначений ст. 5 Закону України «Про оцінку майна, майнових прав та професійну оціночну діяльність в Україні» від 12.07.2001 р. № 2658-ІІІ.

Крім того, допускається проведення стандартизованої оцінки, тобто оцінки, яка здійснюється самостійно державними органами приватизації (органами, уповноваженими управляти державним майном) з використанням стандартної методології та стандартного набору вихідних даних, у таких випадках (п. 110 Методики № 1891):

1) відсутність вихідних даних, що містять інформацію про пошкоджене майно до та після його розкрадання (нестачі, знищення, псування), крім даних бухгалтерського обліку;

2) неможливість особистого огляду пошкодженого майна виконавцем оцінки, що не дає йому змоги отримати відомості про стан майна до та після розкрадання (нестачі, знищення, псування);

3) завдання майнової шкоди внаслідок неправомірних дій з грошовими коштами.

Датою проведення оцінки збитку відповідно до п. 105 Методики № 1891 та з урахуванням положення ч. 3 ст. 225 Господарського кодексу України від 16.01.2003 р. № 436-IV є або дата відшкодування збитку боржником (у разі добровільного виконання зобов’язання), або дата подання відповідного позову про стягнення збитків до суду (у разі незадоволення вимог у добровільному порядку).

Результати оцінки відображаються в акті оцінки збитків, складеному за формою згідно з додатком 20 до Методики № 1891. Акт оцінки збитків підлягає рецензуванню відповідно до законодавства про оцінку та оціночну діяльність і за умови наявності позитивного висновку рецензента затверджується органом державної влади (органом місцевого самоврядування).

Нюанси проведення оцінки збитків від розкрадання та нестач майна бюджетних установ докладно висвітлені у консультації фахівця Держфінінспекції «Чи можуть ревізори самостійно визначати розмір збитків від нестач» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 15).

Поряд із цим при оцінці збитків від розкрадання майна об’єктів природно-заповідного фонду, до яких належать ландшафтні парки, варто враховувати, що постановою КМУ «Про затвердження такс для обчислення розміру відшкодування шкоди, заподіяної порушенням природоохоронного законодавства у межах територій та об’єктів природно-заповідного фонду України» від 21.04.98 р. № 521 визначено розміри відшкодування збитків, завданих таким об’єктам незаконними діями фізичних та юридичних осіб. Зокрема, відповідно до такс, наведених у додатку 10 до цієї постанови, шкода, заподіяна внаслідок знищення або псування шлагбаумів, оцінюється в 1150 грн. за одиницю.

Варто також зазначити, що згідно п. 10 Порядку № 116 із сум, стягнутих із винних осіб, здійснюється відшкодування збитків, завданих підприємству, установі й організації з урахуванням фактичних витрат на відновлення пошкоджених або придбання нових матеріальних цінностей та вартості робіт з їх відновлення. При цьому залишок коштів перераховується до державного бюджету.

Порядок списання суми недостачі з позабалансового рахунку у зв’язку з установленням винної особи розглянемо на умовному прикладі.

Приклад 2. На підставі заяви, поданої керівництвом ландшафтного парку за фактом крадіжки шлагбаумів (див. приклад 1), було проведено розслідування, в результаті якого встановлено винну особу. Винна особа погодилася добровільно відшкодувати збитки, завдані розкраданням згаданого майна. Розмір збитку було встановлено суб’єктом оціночної діяльності, за результатами роботи якого складено акт оцінки збитків. Акт оцінки збитків отримав позитивний висновок рецензента та був затверджений органом місцевого самоврядування. Розмір збитку, що підлягає відшкодуванню винною особою, згідно з актом оцінки збитків становить 3450 грн.

Збиток відшкодовано винною особою повністю шляхом внесення грошових коштів до каси установи.

Для відшкодування збитків, завданих парку розкраданням шлагбаумів, та придбання і встановлення трьох нових шлагбаумів витрачено 3312 грн., а залишок коштів у сумі 138 грн. перераховано до бюджету.

На рахунках бухгалтерського обліку ці операції відображаються так:

Якщо в результаті досудового розслідування винну особу все ж таки не встановлено, сума нестачі має обліковуватися на позабалансовому рахунку до моменту закриття кримінального провадження, пов’язаного з відповідним фактом крадіжки. Списання суми недостачі з позабалансового рахунку здійснюється лише на підставі постанови слідчого або прокурора про закриття кримінального провадження (див. також консультацію «Коли списується недостача з позабалансового рахунку» // «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 15).