ПИТАННЯ ВІДШКОДУВАННЯ ВИТРАТ НА СЛУЖБОВІ ВІДРЯДЖЕННЯ
Алла БРОДЕЦЬКА, начальник відділу нормативів в органах державного управління Управління фінансів органів державного управління Департаменту фінансів соціальної сфери
Згідно з Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон відрядженому в межах України працівникові, крім витрат на проїзд до місця відрядження і назад, відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) відповідно до маршруту, погодженого керівником, та на орендованому транспорті за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами).
У зв’язку з цим виникли запитання:
— обов’язково додавати до маршрутного листа тролейбусні та автобусні квитки, квитки на міський електропоїзд (електричку у межах міста) чи достатньо погодженого/затвердженого керівником маршрутного листа з чітким визначенням маршруту та вартості проїзду;
— якщо працівник під час відрядження витратив кошти на проїзд у метро, але документального підтвердження таких витрат у нього немає, чи можна компенсувати йому зазначені витрати згідно з маршрутним листом, погодженим/затвердженим керівником;
— як визначати оптимальний маршрут проїзду міським транспортом загального користування під час відрядження — виходячи із найменшої суми витрат коштів на такий проїзд чи із найменшої кількості витраченого на нього часу?
Згідно з Податковим кодексом України від 02.12.2010 р. № 2755-VI витрати на відрядження працівників, зокрема, витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті) відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерними рейсами тощо. Аналогічна норма передбачена також постановою КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98 (далі — постанова № 98) та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59).
Тобто для відшкодування витрат на проїзд, понесених під час відрядження, працівник має надати відповідні підтвердні документи в оригіналі (зокрема, тролейбусні та автобусні квитки, квитки на міський електропоїзд тощо). Витрати, не підтверджені відповідними документами, працівникові не відшкодовуються. Відповідно за відсутності підтвердних документів не відшкодовуються і витрати на проїзд у метро.
Щодо механізму визначення оптимального маршруту проїзду працівника установи міським транспортом загального користування за місцем відрядження, то вказане питання має вирішуватися безпосередньо керівником установи.
Згідно з п. 6 розд. ІІ Інструкції № 59 відрядженому працівникові, крім витрат на проїзд до місця відрядження і назад, відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) відповідно до маршруту, погодженого керівником, та на орендованому транспорті за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами). Тобто ця Інструкція забороняє відшкодування витрат на проїзд у таксі.
Чи можна відшкодувати відрядженому працівникові витрати на проїзд за квитками маршрутних таксі?
Відповідно до п. 6 розд. ІІ Інструкції № 59 відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд за місцем відрядження міським транспортом загального користування.
Відповідно до Закону України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2011 р. № 2344-III послуги пасажирського автомобільного транспорту поділяють на послуги з перевезення пасажирів автобусами, на таксі та легковими автомобілями на замовлення.
Послуги з перевезення пасажирів автобусами можуть надаватися за видами режимів організації перевезень: регулярні, регулярні спеціальні, нерегулярні. Перевезення пасажирів автобусами в режимі регулярних пасажирських перевезень здійснюють автомобільні перевізники на автобусних маршрутах загального користування. Перевезення пасажирів на автобусному маршруті загального користування може здійснюватися у режимах: звичайному, експресному, маршрутного таксі. Перевезення пасажирів у режимі маршрутного таксі — це перевезення пасажирів на міському чи приміському автобусному маршруті загального користування за розкладом руху, в якому визначається час відправлення автобусів з початкового та кінцевого пунктів маршруту з висадкою пасажирів на їхню вимогу на шляху прямування автобуса в місцях, де це не заборонено правилами дорожнього руху.
З огляду на зазначене, направленим у відрядження працівникам відшкодовуються витрати на проїзд автобусом, який здійснює перевезення пасажирів у режимі маршрутного таксі.
Наказом Мінфіну «Про внесення змін до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» від 07.07.2012 р. № 807 уточнено розмір добових витрат у випадку, якщо вартість харчування включається до рахунків на найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми.
Як правильно утримувати вартість чаю, включену до проїзного квитка на потяг, зважаючи на те, що це не є повним одноразовим, дворазовим або триразовим харчуванням (сніданок, обід, вечеря)?
Відповідно до постанови № 98 та Інструкції № 59 витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим працівником за рахунок добових витрат.
Тобто витрати на оплату послуг з надання чаю, які включаються до вартості проїзних документів, мають оплачуватися відрядженим працівником за рахунок добових витрат.
Тому у разі відсутності у квитку інформації про вартість чаю вважаємо за доцільне додатково звернутися до надавача послуг для отримання документів, які б підтверджували вартість вказаної послуги. За наявності таких документів витрати на оплату послуг з надання чаю вираховуються з розміру добових витрат.
За відсутності документального підтвердження вартості чаю виплата добових здійснюється з дотриманням норм п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59, згідно з яким у разі, якщо вартість харчування включається до рахунків на найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми, добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках суми добових витрат для України згідно з додатком 1 до постанови № 98, зокрема 80 % — при одноразовому, 55 % — при дворазовому, 35 % — при триразовому харчуванні.
Одночасно зазначаємо, що згідно з вказаною Інструкцією керівник установи може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на найм житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати. Указані обмеження запроваджуються наказом (розпорядженням) керівника підприємства.
Оскільки вказана послуга включається до вартості проїзного документа виключно за бажанням пасажира, а також враховуючи те, що невизначеність вартості такої послуги ускладнює розрахунок виплати відрядженому працівникові суми добових витрат, вважаємо, що керівник установи може встановити обмеження щодо включення витрат на оплату послуг з надання чаю до вартості проїзних документів.
Згідно з Інструкцією № 59 відрядженому працівникові, крім витрат на проїзд до місця відрядження і назад, відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) відповідно до маршруту, погодженого керівником, та на орендованому транспорті за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами).
Чи зобов’язаний керівник визначати маршрут пересування працівника за місцем відрядження безпосередньо у наказі про відрядження? Крім того, за відсутності транспортних квитків якими ще документами працівник може підтвердити своє перебування у місці відрядження?
Відповідно до Інструкції № 59 відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, погодженого керівником.
Зазначений маршрут має складатися у довільній формі і погоджуватися керівником до вибуття працівника у відрядження (у разі необхідності такий маршрут може бути визначений безпосередньо у наказі про відрядження працівника). Якщо маршрут проїзду працівника за місцем відрядження не визначено до його вибуття у відрядження, працівник самостійно вирішує питання про вибір маршруту.
Документами, які підтверджують перебування працівника у місці відрядження, можуть бути транспортні квитки, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, тощо.
