ВІДРЯДЖЕННЯ НА СЛУЖБОВОМУ АВТОМОБІЛІ
Тетяна СТАНКУС, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Чи може керівник бюджетної організації самостійно їздити у відрядження на службовому автомобілі (без водія)?
(м. Харків)
Насамперед зазначимо: заборони щодо використання керівником особисто службового автомобіля для поїздки у відрядження чинне законодавство не містить.
Отже, якщо є така необхідність і кошторисом передбачено відповідні кошти, керівник може поїхати у відрядження на службовому автомобілі особисто за кермом, без водія.
Порядок оформлення документів для направлення керівника у відрядження на службовому автомобілі, а також відшкодування йому витрат на відрядження особливо не відрізняється від порядку, встановленого для звичайного відрядження.
Так, спочатку необхідно видати наказ про відрядження, в якому потрібно зазначити, що відрядження здійснюватиметься на службовому автомобілі установи. Потім слід затвердити маршрут руху, виписати подорожній лист* і видати аванс на відрядження.
* Хоча на сьогодні форма подорожнього листа не затверджена, в установі мають бути наявні первинні документи на списання пально-мастильних матеріалів, складені з урахуванням вимог законодавства про реквізити первинних документів (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 23, с. 3).
Оскільки керівник бюджетної організації також є її працівником, то направлення його у відрядження оформляється так само, як і іншого працівника установи.
Виняток становлять керівники центральних та місцевих органів виконавчої влади. Так, відповідно до п. 2 розд. ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59), рішення про службове відрядження керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади та Секретаріату Кабміну приймається відповідно до вимог постанови КМУ «Про службові відрядження в межах України керівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України» від 15.03.2002 р. № 337.
Інструкція № 59 не містить норм, що визначають порядок відшкодування відрядженому працівникові витрат на проїзд службовим автомобілем (витрат на пально-мастильні матеріали, стоянку, паркування автомобіля, а також витрат, пов’язаних з його техобслуговуванням), отже, указані витрати не може бути компенсовано як витрати на відрядження. Але це не означає, що такі витрати у разі відрядження на службовому автомобілі взагалі не компенсуються.
Установа використовує службовий автомобіль для поїздки свого працівника в межах своєї основної діяльності, тому витрати на нього вважаються витратами на господарські потреби.
Мінфін у своєму листі від 15.12.2006 р. № 31-26030-12/19868 зазначив, що витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до чинних норм за кілометр пробігу і затвердженого маршруту, що має бути визначено в наказі (розпорядженні) керівника установи. Також відшкодовуються інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, і збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.
Зазначимо, що витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджених наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43.
Звернемо особливу увагу на те, що видатки на експлуатацію службового автомобіля у відрядженні зараховуються до загальногосподарських видатків, а не до видатків на відрядження, тому здійснюються вони за КЕКВ, який відповідає економічній сутності видатків.
Так, згідно з Інструкцією щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженою наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333, видатки на придбання пально-мастильних матеріалів здійснюються за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар», паркування і стоянку — за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)».
Що стосується виплати добових, оплати проживання та інших витрат, безпосередньо пов’язаних з відрядженням, то вони здійснюються в загальному порядку відповідно до Інструкції № 59 та постанови КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98 за КЕКВ 2250 «Видатки на відрядження».
Також зазначимо: якщо працівник у відрядженні використовує особистий автомобіль, то його витрати на пально-мастильні матеріали, плата за стоянку та інші витрати на використання автомобіля не включаються ні до витрат на відрядження, ні до витрат на господарські потреби установи, тобто не компенсуються працівникові.
