НЮАНСИ СПИСАННЯ МАЙНА: ВІДПОВІДАЄМО НА ВАШІ ЗАПИТАННЯ
Питання, що стосуються списання майна бюджетними установами, не втрачають своєї актуальності, тому на сторінках нашої газети ми постійно приділяємо увагу особливостям списання матеріальних цінностей. Проте кількість звернень з проханням роз’яснити порядок списання різних матеріальних цінностей не зменшується.
З метою надання практичної допомоги ми вирішили знову повернутися до цієї теми. У запропонованому матеріалі розглянуто різні ситуації, з якими стикаються бюджетні установи під час списання матеріальних цінностей.
Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
На жаль, наразі не існує єдиного документа, в якому були б установлені єдині вимоги до порядку списання майна бюджетними установами. Тому у бухгалтерів постійно виникають різні запитання, що стосуються процедури списання матеріальних цінностей з балансу установ.
Далі розглянемо найцікавіші ситуації, пов’язані зі списанням матеріальних цінностей. Однак, оскільки чимало з них ми вже розглядали на сторінках газети «Бюджетна бухгалтерія», то попереджаємо заздалегідь, що в цій статті не розглядатимемо детально схожі ситуації, а обмежимося тільки посиланням на опублікований раніше матеріал.
СПИСУЄМО МАЙНО: ЯКИМИ ДОКУМЕНТАМИ НЕОБХІДНО КЕРУВАТИСЯ
Якими документами слід керуватися бюджетним установам при списанні майна?
На сьогодні основними документами, що визначають механізм та процедуру списання матеріальних цінностей з балансів бюджетних установ, є:
1) Порядок № 1314 — при списанні об’єктів державної власності, до яких належать об’єкти незавершеного будівництва (незавершені капітальні інвестиції в необоротні матеріальні активи), основні засоби та інші необоротні матеріальні активи;
2) Порядок відчуження об’єктів державної власності, затверджений постановою КМУ від 06.06.2007 р. № 803, — при відчуженні (продажу) основних засобів, що є об’єктами державної власності;
3) Положення про порядок передачі об’єктів права державної власності, затверджене постановою КМУ від 21.09.98 р. № 1482, — при безоплатній передачі об’єктів права державної власності зі сфери управління міністерств, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, Ради міністрів АР Крим, Фонду держмайна, інших державних органів, які відповідно до законодавства здійснюють функції з управління державним майном, Національної академії наук, галузевих академій наук, інших установ і організацій, яким державне майно передано в безоплатне користування, до сфери управління інших органів, уповноважених управляти державним майном, або самоврядних організацій;
4) Інструкція № 125 — при відпуску запасів для безпосереднього використання на потреби установи, для використання у виробництві, при продажу та іншому вибутті;
5) Інструкція № 90 — при встановленні фактів розкрадань або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів).
Крім того, при списанні деяких матеріальних цінностей (наприклад, медикаментів, продуктів харчування, шин, акумуляторів, бібліотечних фондів тощо) бюджетні установи керуються вимогами спеціальних нормативно-правових актів, що визначають особливості обліку та списання таких цінностей. Детальніше про те, що це за матеріальні цінності та якими безпосередньо документами врегульовано нюанси їх обліку, ми розглянемо далі на конкретних ситуаціях.
Якими є особливості списання комунального майна? Якими документами керуватися бюджетним установам, що утримуються за рахунок місцевих бюджетів, при його списанні?
Порядок списання майна бюджетних установ, що перебувають у комунальній власності, регламентується регіональними документами, затвердженими органами місцевого самоврядування, виходячи з їх повноважень з управління комунальним майном. Так, згідно з ч. 1 ст. 60 Закону № 280 право комунальної власності на рухоме та нерухоме майно належить територіальним громадам сіл, селищ, міст, районів у містах. При цьому ч. 2 ст. 327 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. № 435-IV передбачено, що управління майном, яке перебуває в комунальній власності, здійснюють безпосередньо територіальна громада та створені нею органи місцевого самоврядування.
Керуючись зазначеними вище нормами з метою встановлення єдиних вимог до порядку списання майна, що є комунальною власністю, органи місцевого самоврядування приймають документи, які визначають порядок списання майна, що перебуває в комунальній власності.
У зв’язку з цим бюджетні установи, що утримуються за рахунок коштів місцевого бюджету, при списанні майна повинні керуватися відповідним рішенням (положенням) про порядок списання комунального майна органу, уповноваженого приймати рішення щодо управління об’єктами комунальної власності.
Тому для кожного регіону основним документом, що регулює питання списання комунального майна, має бути рішення «свого» органу, уповноваженого приймати рішення щодо управління комунальною власністю. Отже, бюджетні установи, які утримуються за рахунок коштів місцевих бюджетів, при списанні майна повинні керуватися насамперед рішенням такого органу.
Водночас п. 31 ч. 1 ст. 26 Закону № 280 передбачено, що окремі повноваження з управління майном, яке належить до комунальної власності відповідної територіальної громади, можуть передаватися іншим органам (наприклад, керівнику бюджетної установи). Проте рішення про передачу цих повноважень, визначення їх меж та умов виконання приймається виключно на пленарних засіданнях відповідної ради.
Детальніше питання списання майна установами, що утримуються за рахунок коштів місцевих бюджетів, ми розглядали в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 41.
ВИЗНАЧЕННЯ ПРИЧИН СПИСАННЯ МАЙНА З БАЛАНСУ
З яких причин може бути списано майно, що перебуває на балансі бюджетної установи?
Основними причинами, унаслідок яких відбувається списання з балансу бюджетних установ об’єктів необоротних активів (будівель, споруд, устаткування, приладів, транспортних засобів, інвентарю та інших об’єктів), є:
— непридатність для подальшого використання;
— моральне старіння;
— фізичний знос;
— пошкодження внаслідок аварії чи стихійного лиха (за умови, що їх відновлення є неможливим або економічно недоцільним і вони не можуть бути реалізовані);
— виявлення в результаті інвентаризації як нестача;
— знесення будівель, споруд у зв’язку з будівництвом нових об’єктів та зруйнованих у результаті атмосферного впливу та тривалого використання;
— продаж;
— безоплатна передача.
Крім перелічених вище причин, коли необоротні активи бюджетних установ перестають вважатися активом та підлягають списанню з балансу, також можуть бути інші причини невідповідності критеріям визнання активом. Про це йдеться в п. 9.1 Положення № 611. Оскільки це Положення не конкретизує, що саме є такими іншими причинами, ми направили відповідний запит до Мінфіну з проханням роз’яснити, які ще причини, крім перелічених вище, можна вважати підставою для списання необоротних активів. Відповідь Мінфіну ми обов’язково опублікуємо на сторінках нашої газети.
Що стосується списання таких матеріальних цінностей, як запаси, то залежно від їх різновиду вони списуються згідно з вимогами Інструкції № 125:
— МШП вартістю до 10 грн. — при передачі зі складу в експлуатацію;
— канцелярське приладдя та медикаменти (за винятком спирту та медикаментів, що мають велику вартість) у невеликих установах — при видачі на поточні потреби;
— запасні частини та комплектуючі, придбані для проведення ремонту та підтримання об’єктів необоротних активів у робочому стані, — при заміні зношених, несправних вузлів і деталей;
— ПММ, будівельні матеріали, продукти харчування, медикаменти, МШП вартістю понад 10 грн. та інші види запасів — у міру фактичного використання або визнання їх непридатними для подальшої експлуатації.
В установі є об’єкти основних засобів, що не придатні до подальшої експлуатації, але продовжують значитися в обліку.
Хто повинен встановити факт їх непридатності? В яких випадках для цього установі необхідно звертатися до сторонніх фахівців (організацій)?
Для встановлення факту непридатності необоротних активів до подальшого використання, неможливості або неефективності проведення їх відновлювального ремонту або використання іншим способом, а також для документального оформлення цих заходів за наказом керівника установи створюється комісія зі списання майна. Наказ про створення постійно діючої комісії видається щорічно або за необхідності. Як правило, повноваження з визначення непридатності матеріальних цінностей та встановлення неможливості або неефективності проведення їх відновлювального ремонту, а також оформлення необхідної документації надаються щорічній інвентаризаційній комісії. Склад та повноваження комісії зі списання визначені пп. 9 — 13 Порядку № 1314.
Як передбачено п. 10 Порядку № 1314, для встановлення факту непридатності до використання майна, що перебуває під наглядом державних інспекцій (автомобілів, нагрівальних котлів, підйомників тощо), суб’єкт господарювання залучає для участі в роботі комісії представника відповідної інспекції, який підписує акт про списання або передає комісії свій письмовий висновок, що додається до акта.
Таким чином, для списання окремого майна з балансу установи для участі в роботі комісії запрошують відповідних фахівців (або додають їх висновок до документів на списання).
Про деякі об’єкти, для встановлення факту непридатності яких необхідно залучати сторонніх фахівців, ми вже розповідали в наших консультаціях. Нагадаємо, про що йдеться.
| Ситуація | Нормативно-правовий акт | Примітка |
| 1 | 2 | 3 |
| Чи обов’язково запрошувати когось зі сторонніх фахівців для участі в роботі комісії зі списання транспортних засобів? | При списанні автомобіля з балансу бюджетної організації такий транспортний засіб має бути знято з обліку в центрі надання послуг, пов’язаних з використанням автотранспортних засобів (раніше — підрозділ ДАІ). Цю процедуру врегульовано Порядком державної реєстрації (перереєстрації), зняття з обліку автомобілів, автобусів, а також самохідних машин, сконструйованих на шасі автомобілів, мотоциклів усіх типів, марок і моделей, причепів, напівпричепів, мотоколясок, інших прирівняних до них транспортних засобів та мопедів, затвердженим постановою КМУ від 07.09.98 р. № 1388, а також Інструкцією про порядок здійснення підрозділами Державтоінспекції МВС державної реєстрації, перереєстрації та обліку транспортних засобів, оформлення і видачі реєстраційних документів, номерних знаків на них, затвердженою наказом МВС від 11.08.2010 р. № 379 | Про те, як відбувається зняття транспортного засобу з обліку в ДАІ, йшлося в консультації «Списання автомобіля: від «А» до «Я» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 25) |
| Установою придбані вуглекислотні вогнегасники. Чи існують якісь особливості обліку та списання вогнегасників? | Зняття вогнегасників з експлуатації відбувається в разі неможливості або недоцільності подальшого очікування застосування вогнегасника за призначенням або його технічного обслуговування. Таке рішення має бути документально підтверджене ПТОВ у встановленому порядку. Якщо вогнегасник ще можна експлуатувати, то він підлягає регенерації, тобто відновленню фізико-хімічних властивостей вогнегасної речовини з метою її подальшого використання за призначенням. Вогнегасники, що підлягають зняттю з експлуатації та утилізації, дозволено використовувати для навчання (гасіння модельних вогнищ пожежі, виготовлення макетів тощо), за умови що невідповідність їх технічного стану вимогам нормативних та експлуатаційних документів не впливає на безпеку застосування. Основні вимоги до експлуатації вогнегасників загального призначення на об’єктах визначено Правилами експлуатації вогнегасників, затвердженими наказом МНС від 02.04.2004 р. № 152 | Детальніше про особливості обліку та списання вогнегасників див. у газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 22 |
| Як правильно списати лічильник електричної енергії, що значиться на балансі бюджетної установи, у зв’язку з його заміною на новий? | Розпломбування, випробування, вимірювання, зміна схеми розрахункового обліку, заміна типу розрахункового обліку електричної енергії без оформлення акта в присутності уповноважених осіб споживача та електропередавальної організації (постачальника електричної енергії) не допускаються. Отже, щоб замінити старий (відпрацьований) електролічильник на новий, необхідно попередньо узгодити здійснення цих робіт з постачальником електроенергії, а безпосередньо проведення робіт із заміни засобів обліку електричної енергії має бути обов’язково підтверджено актом, підписаним представниками обох сторін. Взаємовідносини, які виникають у процесі продажу і купівлі електричної енергії між виробниками або постачальниками електричної енергії та споживачами (на роздрібному ринку електричної енергії), регулюються Правилами користування електричною енергією, затвердженими постановою Національної комісії регулювання електроенергетики України від 31.07.96 р. № 28 | Детально про те, як списати лічильник, ми розповідали в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 23. Крім того, про те, як вести облік лічильників, ми розповідали у статті «Облік та перевірка лічильників» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2009, № 48) |
| На балансі сільської ради значаться 15 житлових будинків. Із них два будинки перебувають у напівзруйнованому стані, люди з них уже переїхали до іншого житла. Якою є процедура списання таких будинків з балансу сільської ради? | Основним документом, що визначає процедуру виключення житлових будинків з житлового фонду у зв’язку з непридатністю для подальшого проживання, є Положення про порядок обстеження стану житлових будинків з метою встановлення їх відповідності санітарним та технічним вимогам та визнання жилих будинків і жилих приміщень непридатними для проживання, затверджене постановою Ради Міністрів УРСР від 26.04.84 р. № 189 | Про нюанси списання об’єктів житлового фонду ми розповідали в консультації «Як списати житлові будинки, непридатні для проживання» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2009, № 27). Також цій темі присвячено лист Мінфіну від 21.10.2009 р. № 31-14020-01-10/28362 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2009, № 43) |
| На території закладу охорони здоров’я знаходяться декілька старих дерев, які перебувають в аварійному стані. | Знесення аварійних, сухостійних і фаутних дерев на об’єкті благоустрою, у процесі ліквідації наслідків стихійного лиха, аварійної та надзвичайної ситуації, а також у разі, коли стан зелених насаджень загрожує життю, здоров’ю громадян чи їх майну, здійснюється балансоутримувачем, зокрема, на підставі акта обстеження зелених насаджень. При цьому комісія протягом п’яти робочих днів з’ясовує причину набуття деревами такого стану, яка зазначається в складеному нею акті. Процедура видалення дерев, кущів, газонів і квітників та інших зелених насаджень, які знаходяться на території населених пунктів, регламентується Порядком видалення дерев, кущів, газонів і квітників у населених пунктах, затвердженим постановою КМУ від 01.08.2006 р. № 1045 | Відповідь на це запитання ви можете знайти в консультації «Отримання дозволу на видалення дерев» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 25). Крім того, на сторінках нашого видання було також розглянуто порядок визначення обсягу деревини, отриманої від ліквідації дерев зелених насаджень у населених пунктах (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 34) |
ОТРИМАННЯ ДОЗВОЛУ НА СПИСАННЯ МАЙНА
На балансі закладу охорони здоров’я, що утримується за рахунок коштів державного бюджету, перебуває медичне устаткування (кардіологічний комплекс), що підлягає списанню у зв’язку з непридатністю до подальшого використання. Його первісна вартість — 25 тис. грн.
Хто на сьогодні уповноважений приймати рішення про списання такого майна з балансу закладу?
За загальним правилом, установленим п. 5 Порядку № 1314, списання майна здійснюється суб’єктом господарювання, на балансі якого воно перебуває, на підставі прийнятого суб’єктом управління рішення про надання згоди на його списання.
Таким щодо державних закладів охорони здоров’я є МОЗ (ст. 4 Закону України «Про управління об’єктами державної власності» від 21.09.2006 р. № 185-V). Що стосується комунальних закладів охорони здоров’я, то суб’єктом управління об’єктами комунальної власності є відповідні місцеві ради.
Оскільки в цьому випадку суб’єктом управління (тобто МОЗ) затверджено порядок списання майна, що належить до сфери управління МОЗ, то бюджетна установа повинна керуватися спеціальним документом — наказом МОЗ «Про надання керівникам закладів, установ та організацій, що належать до сфери управління МОЗ України, повноважень на списання державного майна» від 05.08.2011 р. № 483.
Так, відповідно до цього документа МОЗ надав право головним державним санітарним лікарям АР Крим, областей, міст Києва і Севастополя, ректорам вищих медичних (фармацевтичних) закладів освіти, директорам науково-дослідних інститутів МОЗ, начальникам СМСЧ МОЗ, головним лікарям санаторіїв МОЗ, керівникам установ, закладів та організацій, підпорядкованих МОЗ, приймати рішення про списання повністю амортизованих основних фондів (засобів), інших необоротних матеріальних активів (крім нерухомого майна та автотранспорту), первісна (переоцінена) вартість яких становить менше 10 тис. грн.
Керівникам установ, що мають у підпорядкуванні установи нижчого рівня, надано право приймати рішення про списання повністю амортизованих основних фондів (засобів), інших необоротних матеріальних активів (крім нерухомого майна та автотранспорту), первісна (переоцінена) вартість яких становить менше 10 тис. грн.
Тому якщо медичне устаткування обліковується на балансі медичної установи як один об’єкт основ-них засобів і його первісна вартість становить 25 тис. грн., тобто перевищує зазначені вище 10 тис. грн., то рішення про списання такого устаткування має бути погоджено з вищою за рівнем організацією.
Які документи є підставою для списання необоротних активів з балансу? Хто їх повинен оформляти в установі? Які з цих документів необхідно погоджувати з вищою за рівнем організацією?
Питаннями, що стосуються оформлення відповідної документації, повинна займатися комісія зі списання.
За результатами роботи комісії складається протокол, де зазначаються пропозиції про напрями використання майна, списання якого за висновком комісії є недоцільним, заходи щодо відшкодування вартості майна, у результаті інвентаризації якого виявлено нестачу або розукомплектованого. Протокол засідання комісії підписується всіма членами комісії й до нього додаються такі документи:
1) акт інвентаризації майна, що пропонується до списання;
2) акти технічного стану майна, що пропонується до списання.
В акті технічного стану майна вказуються рік виготовлення (будівництва) майна, дата введення в експлуатацію, обсяг проведеної роботи з модернізації, модифікації, добудови, дообладнання та реконструкції, стан основних частин, деталей та вузлів, конструктивних елементів. Така детальна інформація про стан майна міститься в інвентарній картці обліку основних засобів в бюджетних установах за типовою формою № ОЗ-6 (бюджет), затвердженою наказом № 125/70;
3) акти на списання майна, типові форми яких затверджено наказом № 125/70;
4) інші документи.
У разі списання майна, пошкодженого внаслідок аварії або стихійного лиха, до акта на його списання додається копія акта про аварію, де роз’яснюються причини, що її спричинили, та вказуються заходи, вжиті щодо винних осіб.
Також до протоколу можуть додаватися висновки відповідних інспекцій, державних органів тощо (за наявності).
Протокол засідання комісії, акт інвентаризації, акти технічного стану та на списання майна затверджуються керівником суб’єкта господарювання (п. 14 Порядку № 1314).
Що стосується комунального майна, то акти про списання майна з балансів таких бюджетних установ можуть бути затверджені залежно від вартості такого майна:
— безпосередньо керівником бюджетної установи;
— посадовою особою, уповноваженою приймати рішення щодо управління об’єктами державної (комунальної) власності.
З метою отримання згоди на списання майна суб’єкт господарювання подає суб’єкту управління перелік документів, передбачених п. 6 Порядку № 1314.
Про те, що включається в пакет документів, які необхідно підготувати бюджетній установі при списанні транспортного засобу, ми розповідали у статті «Списання автомобіля: від «А» до «Я» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 25), а також наводили приклади їх заповнення.
Що стосується документів, які подаються бюджетними установами при списанні майна, що перебуває в комунальній власності, то такий перелік наводиться в положенні (порядку) списання майна, затвердженому відповідним органом місцевого самоврядування. Тому рекомендуємо таким установам дізнатися про те, які документи потрібно оформити для отримання дозволу на списання майна.
Рішення про надання або відмову у наданні згоди на списання майна приймається відповідним суб’єктом управління протягом 30 днів із дати надходження зазначених вище документів. Рішення про надання згоди на списання майна оформляється у формі розпорядчого документа, а про відмову у наданні такої згоди — у формі листа.
Як зазначало Держказначейство в листах від 16.05.2011 р. № 17-04/1242-6612, від 20.07.2011 р. № 17-04/1730-10233 та від 15.07.2011 р. № 17-07/1700-10076 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 31), складені комісією акти про списання майна відображаються в бухгалтерському обліку після їх затвердження (погодження) посадовою особою, уповноваженою згідно із законодавством приймати рішення щодо управління об’єктами державної (комунальної) власності, безпосередньо або шляхом передачі керівникам підпорядкованих бюджетних установ відповідних повноважень (залежно від вартості за одиницю (комплект) матеріальних цінностей та причин списання).
На балансі бюджетної установи значаться об’єкти основних засобів (старе піаніно, музичні інструменти, холодильник), інші необоротні матеріальні активи (телефон, друкарська машинка, калькулятор, принтер, господарський інвентар), що стали непридатними у зв’язку з фізичним зносом.
Чи може керівник такої установи прийняти самостійне рішення про списання зазначених об’єктів?
Відповідно до п. 5 Порядку № 1314 списання повністю амортизованих основних фондів (засобів), інших необоротних матеріальних активів суб’єкта господарювання, первісна (переоцінена) вартість яких становить менше 10 тис. грн., здійснюється за рішенням керівника такого суб’єкта згідно із зазначеним Порядком (за винятком підприємств, щодо яких прийнято рішення про приватизацію).
У результаті керівник бюджетної установи може самостійно приймати рішення про списання такого майна, як:
1) об’єкти основних засобів, на які нараховано знос у розмірі 100 %;
2) інші необоротні матеріальні активи (тобто об’єкти, що обліковуються на рахунку 11),
за умови, що первісна (переоцінена) вартість таких об’єктів не перевищує 10 тис. грн. (без урахування ПДВ).
Отже, списання майна бюджетних установ, що перебуває в державній власності та відповідає зазначеним вище критеріям, здійснюється на підставі рішення керівника такої установи про списання майна.
Що стосується майна, яке не відповідає цим критеріям, то його списання здійснюється на підставі рішення про надання згоди на списання майна, яке видає відповідний орган управління об’єктами державної власності (вища за рівнем організація).
При цьому бюджетні установи, які утримуються за рахунок коштів місцевих бюджетів, при списанні таких об’єктів повинні керуватися відповідним рішенням (положенням) про порядок списання комунального майна органу, уповноваженого приймати рішення щодо управління об’єктами комунальної власності.
Закладом культури придбана флеш-пам’ять (USB Flash Drive) за ціною 120 грн. (у тому числі ПДВ — 20 грн.) за одиницю.
Як її списати, якщо вона перестала працювати? Чи обов’язково для цього потрібно отримувати висновок сервісного центру?
Питаннями, що стосуються визначення непридатності майна й установлення неможливості та неефективності проведення відновлювального ремонту, а також для оформлення необхідної документації на його списання, займається комісія зі списання.
Так, зокрема, комісія зі списання уповноважена виконувати такі функції:
— проводити обстеження майна, яке підлягає списанню, використовуючи для цього необхідну технічну документацію (технічні паспорти, відомості про дефекти та інші документи), а також дані бухгалтерського обліку, установлювати можливість чи неможливість відновлення та подальшого використання майна в цій установі та вносити пропозиції щодо його продажу, безоплатної передачі або ліквідації;
— установлювати конкретні причини списання майна: фізичний знос, моральне старіння, порушення нормальних умов експлуатації, пошкодження в результаті аварії тощо.
Зауважимо: чинним законодавством не передбачені вимоги щодо необхідності залучення сторонньої організації для визначення непридатності таких матеріальних цінностей, як флеш-пам’ять, та встановлення неможливості або неефективності проведення їх відновлювального ремонту.
Тому висновок про непридатність таких матеріальних цінностей до подальшої експлуатації повинна надати комісія зі списання.
Водночас варто попередити: якщо флешку було списано раніше закінчення гарантійного строку, то представник контролюючого органу може поцікавитися, чи зверталася установа до сервісного центру для усунення причин несправності флешки. І, відповідно, може вимагати висновок сервісного центру про непридатність флешки до подальшої експлуатації.
Детальніше про те, як вести облік флеш-пам’яті, ми розповідали в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 7.
НЮАНСИ СПИСАННЯ БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ
Для списання бібліотечних фондів бібліотеці необхідно отримати відповідний дозвіл від суб’єкта управління. Підкажіть, хто повинен видати такий дозвіл бібліотеці. Чи може видати такий дозвіл відділ культури?
Приймати рішення про списання майна, яке є комунальною власністю, уповноважені органи місцевого самоврядування. При цьому органи, уповноважені управляти комунальним майном, мають право делегувати повноваження з управління об’єктами комунальної власності безпосередньо або шляхом передачі керівникам бюджетних установ відповідних повноважень залежно від вартості за одиницю (комплект) матеріальних цінностей та причин списання.
До сфери управління органів місцевого самоврядування або їх структурних підрозділів (відділу культури), зокрема, належать і бібліотеки. Тому начальник відділу культури згідно з делегованими йому повноваженнями може надати дозвіл на списання майна підвідомчих йому установ. При цьому в разі якщо керівнику установи (директору бібліотеки) надані повноваження на списання майна, то таке рішення він має право приймати самостійно.
Коли бібліотека може списати бібліотечну літературу? Якими документами оформляються такі операції?
Списання бібліотечних фондів здійснюється з таких причин:
— непридатність для подальшого використання, фізична зношеність (зношеними вважаються документи, які у процесі багаторазового використання читачами дійшли стану, що ускладнює чи робить неможливим їх подальше використання, і які не підлягають за своїм станом ремонту або реставрації);
— застарілість за змістом (такими вважаються документи, що втратили свою інформативність та актуальність);
— пошкодження внаслідок аварії, стихійного лиха;
— закінчення строку зберігання (списанню по закінченні строку зберігання підлягають періодичні видання, брошури, буклети, листівки, інформаційні та інші матеріали, що мають вказівки про певний строк зберігання, а також видання тимчасового зберігання);
— втрата користувачами або абонентами (втраченими вважаються документи, загублені чи не повернені читачами, а також ті, що зникли при поштових пересилках);
— виявлення в результаті інвентаризації як нестача (зниклими з невідомих причин вважаються документи, які не виявлені на місці в умовах відкритого доступу читачів до фонду, під час експонування на виставках, а також у результаті переобліку бібліотечного фонду);
— передача до обмінно-резервного фонду (передачі підлягають непрофільні документи, а також наявні у великій кількості, тобто яких забагато для наявного читацького попиту).
Списання бібліотечних фондів здійснюється на підставі Акта про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури, типову форму якого (форму № ОЗ-5 (бюджет)) затверджено наказом № 125/70.
Акт складається у двох примірниках на підставі Опису на вилучення з бібліотеки морально застарілої і фізично зношеної літератури та загальних списків книг, що підлягають вилученню з бібліотек.
Детально про те, як правильно оформити списання бібліотечного фонду і що робити зі списаною літературою, читайте у статті «Як оформити списання бібліотечних фондів» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 12). Також про порядок оформлення результатів інвентаризації бібліотечних фондів ми розповідали в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 31.
Певні особливості придбання та списання бібліотечних фондів передбачено для навчальних закладів. Шкільні підручники та навчальні посібники, що належать до бібліотечних фондів, використовуються в навчально-виховному процесі не менше п’яти років.
Наприклад, у 2013 році МОН у листі від 05.04.2013 р. № 1/9-249 повідомило, що відповідно до Порядку забезпечення студентів вищих навчальних закладів, учнів загальноосвітніх навчальних закладів і професійно-технічних навчальних закладів та вихованців дошкільних навчальних закладів підручниками та навчальними посібниками, затвердженого наказом МОНмолодьспорту від 14.12.2012 р. № 1427, протягом травня — червня 2013 року слід було провести в загальноосвітніх і професійно-технічних навчальних закладах інвентаризацію бібліотечних фондів підручників.
У процесі інвентаризації необхідно було визначити в розрізі кожного навчального закладу забезпеченість за кожною назвою підручника та навчального посібника станом на 1 вересня 2013 року з урахуванням очікуваного контингенту учнів на 2013/2014 навчальний рік.
Підручники та навчальні посібники, непридатні для використання, МОН рекомендувало списати згідно з Інструкцією про порядок доставки, комплектування та обліку навчальної літератури, затвердженої наказом Міносвіти від 15.06.95 р. № 119-21.
Також у згаданому вище листі МОН звернуло увагу на те, що списання підручників для учнів 1, 2 і 5 класів, строк використання яких понад 5 років, слід проводити в міру надходження нових підручників до навчального закладу.
Підручники та навчальні посібники, випущені у 2003 — 2007 роках, які мають задовільний стан та зовнішній вигляд і відповідають вимогам навчальних програм 3 — 4, 6 — 9 класів, можуть використовуватися в навчальному процесі.
Який строк зберігання періодичних видань, щоденників роботи бібліотеки, читацьких формулярів у бібліотеці, актів списання книг та періодичних видань? Коли їх можна списати?
Наразі спеціального нормативно-правового акта, що регламентує порядок зберігання та списання періодичних видань, не існує. Тому строк зберігання періодичних видань бібліотека визначає самостійно (постійний, тривалий чи короткостроковий).
Це залежить від статусу бібліотеки, її місії, функцій, профілю, специфіки комплектування, ефективності використання документів; технічних умов зберігання тощо. На підставі оцінки документа щодо його цільового призначення, змісту, інформаційної цінності бібліотека самостійно визначає строки його зберігання (крім документів постійного зберігання, що визначено чинним законодавством). Рішення про визначення строків короткострокового зберігання затверджуються рішенням методичної ради або ради при директорові бібліотеки. Як правило, строк зберігання газет — до 3 років, журналів — до 5 років.
Для кожної бібліотеки є обов’язковою наявність номенклатури справ, що є інформаційним довідником. Номенклатура справ — це систематизований список найменувань документів, що створюється при веденні документації та оформлений у відповідному порядку із зазначенням строку зберігання документів.
При розробці номенклатури справ необхідно керуватися насамперед Типовою інструкцією з діловодства в центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою КМУ від 30.11.2011 р. № 1242, та Переліком № 578/5.
Згідно з Переліком № 578/5 строк зберігання читацьких формулярів — «Доки не мине потреба». Це означає, що строк зберігання таких документів визначається самою установою, але не може бути менше одного року (п. 2.9 Переліку № 578/5). Обчислення строків зберігання документів здійснюється з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2012 році, почалося з 1 січня 2013 року. Що стосується щоденників роботи бібліотекаря, то для них установлений строк зберігання 3 роки, актів списання книг — 10 років, актів списання періодичних видань — 3 роки.
Таким чином, після закінчення зазначених строків бібліотека може списати зазначені вище документи.
ОФОРМЛЯЄМО СПИСАННЯ МНМА
На балансі навчального закладу, що утримується за рахунок коштів місцевого бюджету, на субрахунку 113 обліковуються такі малоцінні необоротні матеріальні активи (МНМА), як учнівські парти та стільці, що не придатні для подальшого використання.
Якими документами оформляється списання таких активів з балансу установи?
При списанні МНМА, що перебувають у комунальній власності відповідних територіальних громад, слід керуватися рішеннями (положеннями) про порядок списання комунального майна органів, уповноважених приймати рішення щодо управління об’єктами комунальної власності.
Для встановлення факту непридатності МНМА та неможливості та/або неефективності проведення відновлювального ремонту чи неможливості їх використання в інший спосіб, а також для оформлення документів на списання майна створюється комісія зі списання майна, головою якої є заступник керівника установи, а членами — головний бухгалтер або його заступник, працівники інженерних, технічних, технологічних, будівельних, обліково-економічних та інших служб, а також можуть залучатися на вимогу вищої за рівнем організації її представники та інші фахівці.
За результатами роботи складається протокол засідання комісії, до якого додаються:
— акт інвентаризації майна, що пропонується до списання;
— акти технічного стану майна, що пропонується до списання;
— акти про списання майна;
— інші документи.
Списання МНМА оформляється Актом про списання основних засобів за типовою формою № ОЗ-3 (бюджет). Акт складається у двох примірниках постійно діючою комісією. Перший примірник акта передається до бухгалтерії, а другий — залишається в матеріально відповідальної особи та є підставою для здавання на склад матеріалів, що утворилися в результаті ліквідації матеріальних цінностей. В акті наводиться інформація про причини списання майна, а також висновок про економічну (технічну) недоцільність та/або неможливість його відновлення.
Протокол засідання комісії, акт інвентаризації, акти технічного стану та на списання майна обов’язково затверджуються керівником суб’єкта господарювання.
Причому щодо комунального майна Держказначейство в листі від 15.07.2011 р. № 17-07/1700-10076 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 31) зазначило: складені комісією акти про списання майна відображаються в бухгалтерському обліку після їх затвердження керівником бюджетної установи, що утримується за рахунок коштів відповідного місцевого бюджету, та погодження відповідно до законодавства на пленарних засіданнях відповідної ради, уповноваженої приймати рішення щодо управління цими об’єктами комунальної власності безпосередньо або шляхом передачі керівникам бюджетних установ відповідних повноважень залежно від вартості за одиницю (комплект) матеріальних цінностей та причин списання.
Слід зауважити: на сьогодні більшість місцевих документів про порядок списання майна, що належить до комунальної власності відповідної територіальної громади, містять норми про надання повноважень керівникам бюджетних установ приймати самостійне рішення про списання такого майна як інші необоротні матеріальні активи (тобто об’єктів, що обліковуються на рахунку 11). Тому, керуючись цими повноваженнями, списання такого майна, а також затвердження актів про списання здійснюється безпосередньо керівником установи.
Усі деталі, вузли та агрегати розібраного й демонтованого майна, придатні для ремонту іншого майна, а також матеріали, отримані від його ліквідації, підлягають оприбутковуванню з відображенням у бухгалтерському обліку на рахунках обліку запасів. Так, оприбутковування матеріальних цінностей, отриманих у результаті списання необоротних активів, зокрема МНМА, здійснюється на підставі накладної або акта приймання матеріалів, типові форми яких затверджено наказом № 130.
Крім того, комісія повинна додатково скласти акт про оцінку таких матеріальних цінностей. Установлення вартості таких цінностей здійснюється на підставі ціни їх можливого використання або реалізації, яка, у свою чергу, визначається з урахуванням ринкових цін, що діють на аналогічні матеріали (наприклад, за даними прайс-листів), та з урахуванням їх фактичного зносу.
Додатково повідомляємо, що порядок відображення в бухгалтерському обліку операцій зі списання МНМА було детально розглянуто на сторінках нашого видання на числових прикладах у консультаціях «Облік малоцінних необоротних матеріальних активів» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 20), «Списання малоцінних необоротних матеріальних активів» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 44), «Особливості обліку малоцінних активів» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 28).
Унаслідок реорганізації вищої за рівнем організації в установи виникла необхідність замінити печатку та штампи. Як правильно списати та знищити їх?
На сьогодні основним документом, що визначає порядок ведення обліку, зберігання та контролю за використанням печаток і штампів, є Інструкція № 1893, яка є обов’язковою для застосування всіма центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів АР Крим, місцевими органами виконавчої влади та місцевого самоврядування, підприємствами, установами й організаціями незалежно від форм власності.
Так, у п. 64 цієї Інструкції зазначено, що обов’язковому обліку підлягають печатки та штампи з повним найменуванням організації.
При цьому порядок обліку, зберігання та використання інших видів печаток, штампів визначається відповідними відомчими інструкціями. Контроль за їх виготовленням, зберіганням та використанням покладається на канцелярії організацій та осіб, відповідальних за діловодство.
З цією метою керівнику установи необхідно видати розпорядчий документ (наказ, розпорядження), яким визначити особу, відповідальну за облік та зберігання печаток і штампів. Крім того, на підставі відомчих інструкцій установа може розробити порядок обліку, зберігання та використання (знищення) печаток і штампів.
Про те, як організувати облік печаток і штампів в установі, ми розповідали в консультації «Що потрібно знати про облік та зберігання печаток і штампів» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 25).
ОСОБЛИВОСТІ СПИСАННЯ ШИН ТА АКУМУЛЯТОРНИХ БАТАРЕЙ
Як правильно списати шини? Якими документами оформляється така операція?
Основним документом, що визначає порядок списання автомобільних шин, є Норми № 488. У цьому документі зазначено підстави для списання шин, установлено норми середнього ресурсу пневматичних шин, а також наведено порядок заповнення Картки обліку пробігу (наробітку) пневматичної шини (далі — Картка обліку шини).
Так, бюджетна установа може списати шину, якщо така шина:
— досягла фактичного пробігу відповідно до встановлених (скоригованих) норм;
— природно зношена до граничної висоти малюнка протектора.
Проте досягнення норми пробігу не є обов’язковою й єдиною умовою для списання шин. Так, у п. 3.2 Норм № 488 передбачено: у разі виявлення експлуатаційних чи виробничих дефектів, з якими пневматичні шини не допускаються до експлуатації (ураховуючи їх несправний технічний стан) або не ремонтуються через неприйнятні витрати, шини списуються незалежно від того, чи відповідає їхній фактичний ресурс установленим нормам.
У зв’язку з цим необхідно звернути увагу на те, що експлуатація автомобіля з несправними шинами небезпечна. Згідно з п.п. 31.4.5 Правил дорожнього руху, затверджених постановою КМУ від 10.10.2001 р. № 1306, заборонена експлуатація транспортних засобів за наявності таких технічних несправностей та невідповідності таким вимогам:
— шини легкових автомобілів та вантажних автомобілів з дозволеною максимальною масою до 3,5 т мають залишкову висоту малюнка протектора менше 1,6 мм, вантажних автомобілів з дозволеною максимальною масою понад 3,5 т — 1,0 мм, автобусів — 2,0 мм, мотоциклів і мопедів — 0,8 мм. Для причепів установлюються норми залишкової висоти малюнка протектора шин, аналогічні нормам для шин автомобілів-тягачів;
— шини мають місцеві пошкодження (порізи, розриви тощо), що оголюють корд, а також розшарування каркаса, відшарування протектора і боковини;
— шини за розміром або припустимим навантаженням не відповідають моделі транспортного засобу;
— на одну вісь транспортного засобу встановлено діагональні шини разом з радіальними, ошиповані і неошиповані, морозостійкі і неморозостійкі, шини різних розмірів чи конструкцій, а також шини різних моделей з різними малюнками протектора для легкових автомобілів, різними типами малюнків протектора — для вантажних автомобілів;
— на передню вісь транспортного засобу встановлено радіальні шини, а на іншу (інші) — діагональні;
— на передній вісі автобуса, який виконує міжміські перевезення, встановлено шини з відновленим протектором, а на інших осях — шини, відновлені за другим класом ремонту;
— на передній вісі легкових автомобілів і автобусів (крім автобусів, які виконують міжміські перевезення) встановлено шини, відновлені за другим класом ремонту;
— відсутній болт (гайка) кріплення або є тріщини диска і ободів коліс.
Отже, якщо шини мають експлуатаційні або виробничі дефекти, що спричинюють незадовільний технічний стан, вони можуть бути списані незалежно від закінчення строку їх експлуатації, визначеного законодавством.
При списанні шин у Картці обліку шини вказуються сумарний пробіг до списання та інформація про подальше використання шини — відновлення зношеності протектора, ремонт чи утилізація.
Шини, що придбаваються для заміни зношених, обліковуються у складі запасів на субрахунку 238 «Запасні частини до транспортних засобів, машин і обладнання» (див. лист Держказначейства від 16.03.2010 р. № 15-04/565-4767 // «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 15), тому при їх установленні на автомобіль (списанні) має складатися також Акт списання за типовою формою № З-2. Форму цього акта затверджено наказом № 130.
Детальніше про облік автошин ви дізнаєтеся, прочитавши консультацію «Облік автошин» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2008, № 15).
Бюджетною установою придбано комплект зимових шин на автомобіль. Як правильно документально оформити видачу таких шин зі складу для установлення на автомобіль у зимовий період? Чи потрібно при видачі зі складу списувати їх з балансу?
Комплект запасних шин, що придбаваються бюджетною установою для установлення на автомобіль для заміни зношених або сезонного використання (наприклад, комплект зимових шин), підлягає обліку на субрахунку 238 «Запасні частини до транспортних засобів, машин і обладнання».
При видачі таких шин зі складу в експлуатацію оформляється накладна за типовою формою № З-3. У момент видачі комплекту зимових шин зі складу для установлення на автомобіль у Картці обліку шини робляться відповідні записи, а також оформляється Акт установки шин на автомобіль.
Ураховуючи сезонний характер експлуатації зимових шин, рух таких запасів, а саме передачу зі складу в експлуатацію, а також наступне повернення таких шин на склад, установа відображає тільки в аналітичному обліку. Тому такий комплект зимових шин має значитися в бухгалтерському обліку на субрахунку 238 до моменту їх списання у зв’язку з непридатністю до подальшого використання.
Підкажіть, коли можна списати акумуляторну батарею? Якими документами оформляється така операція?
Для списання акумуляторної батареї (далі — АБ)наробіток її середнього ресурсу має досягти встановленої норми. Такі норми наведено у відповідних додатках до Норм № 489. Водночас, як визначено в п. 3.12 Норм № 489, досягнення встановленої норми — це обов’язкова, але недостатня умова для списання акумулятора. Адже не виключено, що, відпрацювавши середній ресурс, акумулятор ще може деякий час бездоганно працювати. Тому вирішальною підставою для списання АБ є ознаки її граничного стану.
При цьому під граничним станом розуміють стан, у разі досягнення якого подальша експлуатація АБ неприпустима чи недоцільна через зменшення ємності нижче 40 % від номінальної або відновлення її справності неможливе чи недоцільне. Отже, списанню підлягають АБ, що відпрацювали свій середній ресурс та досягли граничного стану (тобто такого стану, коли АБ стають непридатними до подальшої експлуатації).
Крім того, ще однією причиною списання АБ може бути виявлення виробничих чи експлуатаційних дефектів. Так, згідно з п. 3.13 Норм № 489 у разі виявлення виробничих чи експлуатаційних дефектів АБ, яка не підлягає ремонту або ремонт якої економічно недоцільний, її списують на підставі акта, незалежно від відповідності фактично відпрацьованого нею ресурсу встановленим нормам.
Рішення про списання АБ приймає комісія, створена за наказом керівника бюджетної установи. До повноважень комісії належать визначення фактичного технічного стану АБ, а також прийняття рішення щодо подальшої експлуатації АБ: ремонт, оформлення претензій до продавця (виробника, виконавця робіт з гарантійного обслуговування та/або ремонту АБ), списання, передача на утилізацію тощо.
Рішення комісії із зазначенням причин, з яких АБ було знято з транспортного засобу, заносяться до Картки обліку наробітку та відстежування обігу АБ (далі — Картка обліку АБ), форму та порядок заповнення якої встановлено Правилами № 795.
Так, у разі якщо облік наробітку АБ відповідає експлуатаційній (тимчасовій) нормі середнього ресурсу АБ і вона зношена до граничного стану, після чого подальша експлуатація економічно недоцільна або небезпечна, оформлена Картка обліку АБ є актом списання АБ.
Якщо ж АБ за технічним станом непридатна для виконання функцій за призначенням, проте не вичерпала встановлений ресурс, її списують на підставі рішення комісії з оформленням відповідного акта списання, до якого додають Картку обліку АБ.
Однак, дотримуючись вимог щодо обліку та списання АБ, передбачених Правилами № 795, необхідно також ураховувати й те, що АБ належать до запасів, і тому при їх списанні з балансу повинен в обов’язковому порядку складатися Акт списання за типовою формою № З-2.
Актуальні питання, що стосуються надходження, обліку, експлуатації, ремонту та списання АБ, ми розглядали у статті «Облік акумуляторів: від придбання до списання» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2009, № 43).
ОСОБЛИВОСТІ УТИЛІЗАЦІЇ МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ, ЩО Є НЕБЕЗПЕЧНИМИ ВІДХОДАМИ
Що робити установі з акумуляторами, які не придатні для подальшої експлуатації та підлягають списанню?
Відпрацьовані АБ є одним із поширених видів відходів. Їх уключено до переліку небезпечних відходів, і тому такі АБ необхідно передавати спеціалізованим підприємствам, що мають ліцензію на їх утилізацію.
Правилами № 795 передбачено такі вимоги до порядку обліку відпрацьованих АБ та здавання їх для утилізації:
— наказом керівника установи призначається посадова особа, відповідальна за облік обсягу й обігу відпрацьованих АБ. До речі, така особа може також одночасно відповідати за облік та рух АБ;
— до обов’язків відповідального за утилізацію АБ належить ведення Журналу обліку і обігу відпрацьованих АБ (додаток 14 до Правил № 795). Така особа повинна щомісячно повідомляти керівника установи про накопичені обсяги відпрацьованих АБ, забезпечити їх своєчасне здавання спеціалізованим підприємствам з утилізації або підприємствам, що займаються їх транспортуванням на зазначені підприємства, а також вести облік документації та зберігати документи, що підтверджують факт здавання відпрацьованих АБ на утилізацію;
— зберігати відпрацьовані АБ, що підлягають утилізації, установа повинна не більше трьох місяців після їх списання.
Взаємовідносини між спеціалізованим підприємством, що має ліцензію на утилізацію, та установою, яка має відпрацьовані АБ, оформляються договором та актом на передачу відходів.
Установа з метою скорочення споживання електроенергії використовує люмінесцентні лампи. Чи існують спеціальні вимоги до порядку списання відпрацьованих люмінесцентних ламп? Яким є порядок їх утилізації?
Оскільки відпрацьовані люмінесцентні лампи належать до небезпечних відходів, суб’єкти господарювання, у тому числі й бюджетні установи, при зберіганні, розміщенні та утилізації небезпечних відходів повинні дотримуватись вимог, передбачених чинним законодавством у сфері поводження з відходами.
Насамперед в установі необхідно організувати облік відпрацьованих люмінесцентних ламп.
Для цього відпрацьовані лампи повинні повертатися на склад та зберігатися там до повного позбавлення від них. Здавання відпрацьованих люмінесцентних ламп на склад оформляється накладною за формою № З-3. У цьому випадку накладна складатиметься тільки в натуральному виразі, тобто без зазначення вартості відпрацьованих ламп.
У зв’язку з відсутністю спеціально розробленої форми журналу обліку відпрацьованих ламп установи можуть вести такий журнал у довільній формі. Головне, щоб за допомогою цього документа була забезпечена можливість перевірки даних про кількість відходів, що утворилися, та своєчасність передачі їх на утилізацію спеціалізованим підприємствам. Примірну форму такого журналу ми наводили в консультації «Що робити з відпрацьованими люмінесцентними лампами» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 46).
Для того, щоб позбутися відпрацьованих люмінесцентних ламп, установі необхідно укласти договір на утилізацію небезпечних відходів з підприємством, яке спеціалізується на знищенні відходів, люмінесцентних та ртутних ламп. Після укладення такого договору установі слід вживати всіх необхідних заходів для своєчасного позбавлення від відпрацьованих люмінесцентних ламп.
У медичному закладі є декілька медичних ртутних термометрів, що не придатні до подальшого використання, у зв’язку з чим виникла необхідність їх списання. Як правильно оформити списання таких термометрів? Яка організація займається їх утилізацією?
При списанні медичних термометрів слід керуватися Інструкцією № 125. Так, зокрема, п. 69 цієї Інструкції передбачено, що списання з балансу установи малоцінних та швидкозношуваних предметів, інструментів, медичного інвентарю та інших запасів, що стали непридатними, здійснюється на підставі Акта списання за типовою формою № З-2.
Тому постійно діюча комісія в медичному закладі, призначена наказом керівника закладу (головного лікаря), установлює непридатність до подальшого використання медичних ртутних термометрів. Підставою для списання такого медичного інвентарю є акт списання, складений комісією та затверджений керівником закладу (головним лікарем). У цьому акті зазначаються дані, що характеризують запаси: найменування та короткий опис, строк перебування в експлуатації, кількість та вартість запасів, що підлягають списанню. Детально вказуються причини списання та спосіб знищення непридатних запасів (якщо їх реалізація неможлива).
Медичним закладам, що мають медичні ртутні термометри, які не придатні до подальшого використання, необхідно звернути пильну увагу на особливості утилізації таких запасів.
Річ у тім, що непридатні для подальшого використання медичні термометри слід розглядати як небезпечні відходи. Детальніше про те, яку відповідальність передбачено чинним законодавством щодо осіб, винних у порушенні законодавства про відходи, можна дізнатися з консультації, опублікованої в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 40.
Списані медичні термометри обов’язково мають бути передані на утилізацію та в будь-якому разі не повинні потрапити до звичайного сміттєвого контейнера для побутових відходів.
Для утилізації таких небезпечних відходів, як медичні ртутні термометри, слід звернутися до спеціалізованого підприємства, що має ліцензію на здійснення цих операцій. Такі підприємства є в кожному регіоні, а також у великих населених пунктах (обласних центрах).
ПРО ПОДАЛЬШУ ДОЛЮ СПИСАНИХ МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ
При списанні необоротних активів, матеріальних цінностей залишаються різні запасні частини, вторинна сировина (ганчір’я, відходи деревини), які можуть бути придатні до подальшої експлуатації або реалізовані (здані) спеціалізованим підприємствам, що займаються їх збиранням та переробкою.
Як правильно оприбутковувати такі цінності? Хто повинен визначити їх вартість? Куди їх можна здати в подальшому?
Після списання необоротних активів у розпорядженні бюджетної установи можуть залишатися різні матеріальні цінності (запасні частини, комплектуючі, відходи тощо). Відповідно до вимог п. 23 Порядку № 1314 усі вузли, деталі, матеріали й агрегати розібраного та демонтованого обладнання, придатні для ремонту іншого обладнання або для подальшого використання, а також матеріали, отримані в результаті списання майна, підлягають оприбутковуванню з відображенням у бухгалтерському обліку на рахунках обліку запасів. Непридатні для використання вузли, деталі, матеріали й агрегати мають бути оприбутковані як вторинна сировина (металобрухт тощо).
У бюджетних установах контроль за вилученням з майна, що підлягає списанню, придатних вузлів, деталей, матеріалів та агрегатів, а також за здаванням на склад та оприбутковуванням на відповідних балансових рахунках здійснює комісія зі списання майна установи. Зауважимо, що до повноважень цієї комісії належать визначення можливості використання окремих вузлів, деталей, матеріалів списаного об’єкта, а також їх оцінка.
Якщо після списання необоротних активів у розпорядженні установи залишаються різні матеріальні цінності (запасні частини, комплектуючі тощо), які не придатні до подальшого використання, то вони також мають бути оцінені та зараховані на баланс.
Оприбутковування матеріальних цінностей, отриманих у результаті списання необоротних активів, зокрема обладнання, здійснюється на підставі накладної або акта приймання матеріальних цінностей. Зазначені документи оформляються відповідно до типових форм, затверджених наказом № 130.
Крім того, у цій ситуації комісія додатково складає акт оцінки вартості матеріальних цінностей, одержаних у результаті списання об’єктів необоротних активів. При цьому вартість таких матеріальних цінностей установлюється виходячи з ціни їх можливої реалізації, під котрою розуміється вартість, за якою матеріальні цінності будуть реалізовані спеціалізованому підприємству.
Усі деталі, вузли, агрегати ліквідованого, розібраного об’єкта основних засобів, придатні для подальшої експлуатації (наприклад, для ремонту інших транспортних засобів, для реалізації стороннім організаціям), підлягають зарахуванню на субрахунок 238 «Запасні частини до транспортних засобів, машин і обладнання».
Виходячи з установленої вартості вторинна сировина (ганчір’я, макулатура, брухт чорних і кольорових металів), що підлягає передачі спеціалізованому підприємству, установа оприбутковує в бухгалтерському обліку на субрахунок 239 «Інші матеріали». На це Держказначейство звертало увагу в листі від 01.09.2010 р. № 17-04-2161-16395. На цьому субрахунку вони обліковуються до моменту їх передачі спеціалізованому підприємству, яке займається збиранням такої сировини.
Питання, що стосуються обліку матеріальних цінностей, які залишаються після списання майна, ми розглядали в таких публікаціях:
— «Списання автомобіля: від «А» до «Я» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 25);
— «Списання обладнання: прибуткуємо та здаємо металобрухт» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 24);
— «Списання комп’ютерної та офісної техніки» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 39);
— «Що робити з матеріалами, які залишилися після заміни вікон» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 38), «Заміна вікон» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 24);
— «Як оформити списання бібліотечних фондів» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 12), «Облік макулатури» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2009, № 1-2), «Облік вторинної сировини» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2009, № 24).
Установа придбала господарський інвентар, строк корисної експлуатації якого становить менше одного року.
Коли такий інвентар можна списати: при передачі в експлуатацію чи в момент, коли його буде визнано непридатним для подальшої експлуатації?
Такий господарський інвентар належить до різновиду малоцінних та швидкозношуваних предметів (далі — МШП), порядок списання яких визначено Інструкцією № 125.
Так, при передачі в експлуатацію МШП вартістю до 10 грн. включно за одиницю (комплект) вони списуються з бухгалтерського обліку одразу на зменшення фонду у МШП на підставі документів, що підтверджують їх використання. В експлуатації такі предмети (крім тих, що виготовлені з пластмаси, картону та паперу) знаходяться на зберіганні в осіб, відповідальних за їх експлуатацію та збереження, та обліковуються в книгах кількісного обліку. Це означає, що в бухгалтерському обліку такі активи після передачі в експлуатацію не відображаються у грошовому виразі, а обліковуються тільки в кількісному виразі. Проте форму цього регістра аналітичного обліку наказом № 130 не затверджено, тому на практиці МШП, передані в експлуатацію, обліковуються у книгах складського обліку запасів (форма № З-9), де зазначаються найменування предметів, дати надходження в експлуатацію та дати їх вибуття.
Що стосується МШП вартістю понад 10 грн., то Інструкція № 125 передбачає списання з балансу тільки після визнання їх комісією непридатними для подальшого використання, а безпосередньо при передачі таких активів в користування в облікових регістрах відображається тільки факт внутрішнього переміщення.
Про всі нюанси обліку такого різновиду запасів можна дізнатися з консультації фахівця Держфінінспекції «Особливості обліку малоцінних активів» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 28).
Після списання штор залишилося ганчір’я, яке може бути використано для прибирання приміщення. Чи потрібно його оприбутковувати на баланс установи? Якими документами оформити його видачу зі складу прибиральниці?
Якщо після ліквідації штор залишаються матеріальні цінності (ганчір’я), які можна використати для господарських потреб (наприклад, для прибирання приміщення), то вони підлягають обов’язковому оприбутковуванню до складу запасів. Таке ганчір’я оприбутковується за вартістю, установленою комісією, та зазначається в акті оцінки (у кількісному та вартісному виразі). Подальша видача ганчір’я зі складу прибиральниці відображається у відомості видачі матеріальних цінностей на потреби установи.
Детальніше про порядок оприбутковування в обліку матеріальних цінностей, що утворилися в результаті списання МНМА і МШП, можна дізнатися зі статті «Особливості обліку малоцінних активів» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 28).
На які цілі бюджетні установи можуть спрямувати кошти, отримані від реалізації вторинної сировини (ганчір’я, відходів, макулатури)?
Кошти, отримані від реалізації матеріальних цінностей (крім нерухомого майна), належать до четвертої підгрупи першої групи власних надходжень бюджетних установ (п. 4 ст. 13 БКУ) та зараховуються до доходу спеціального фонду кошторису в повному обсязі.
Використовуються такі надходження на:
— ремонт, модернізацію або придбання нових необоротних активів та матеріальних цінностей;
— покриття витрат, пов’язаних з організацією збирання та транспортування відходів і брухту на приймальні пункти;
— господарські потреби бюджетних установ, уключаючи оплату комунальних послуг та енергоносіїв.
Кошти, отримані установою від реалізації матеріальних цінностей, зараховуються на спеціальний реєстраційний рахунок бюджетної установи. Підтвердженням їх надходження буде виписка зі спеціального реєстраційного рахунка, надана органом Держказначейської служби.
Те, як такі операції відображаються в бухгалтерському обліку бюджетної установи, ми розглядали на числових прикладах у зазначених вище консультаціях (див. попереднє запитання).
НЮАНСИ СПИСАННЯ ПАЛИВА ТА МАСТИЛЬНИХ МАТЕРІАЛІВ
На балансі установи значиться транспортний засіб (Lanos TF69Y). Для підготовки автомобіля до зими придбані спеціальні рідини: антифриз та гальмівна рідина. Як їх правильно списати?
Виконання таких робіт, як заміна (заливання) антифризу, є одним із видів робіт, зазначених у п. 1 додатка В до Положення № 102. Промивання системи охолодження, до якої заливається антифриз, уключає, зокрема, зливання відпрацьованої рідини (вода, антифриз тощо) та заливання нової.
Що стосується гальмівної рідини, то вона є невід’ємною частиною гідравлічної системи будь-якого транспортного засобу. Головне призначення гальмівної рідини — це передача енергії (зусилля) від робочого органу (педалі) до виконавчих механізмів (гальмівних циліндрів), тобто за її допомогою передається тиск від головного гальмівного циліндра до колісних.
Зауважимо, що перевірка відповідності рівня гальмівної рідини в резервуарі є одним із видів робіт, які виконуються при першому технічному обслуговуванні (ТО-1), і зазначена в п. 20 додатка А до Положення № 102. Перше технічне обслуговування рекомендується провадити з певною періодичністю, зазначеною в таблиці 1 Положення № 102.
Водночас необхідно враховувати, що періодичність проведення технічного обслуговування, зазначена в Положенні № 102, як правило, здебільшого відрізняється від періодичності проведення технічного обслуговування транспортного засобу, визначеного технічною документацією заводу-виробника. Тому в цьому питанні насамперед слід керуватися тими вимогами і рекомендаціями, які передбачені документацією заводу-виробника транспортного засобу.
Норми витрат палива і мастильних матеріалів (ПММ) затверджено наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43. Що стосується норм витрати гальмівних, охолоджуючих та інших робочих (експлуатаційних) рідин, то для таких рідин у зазначеному документі не передбачено будь-яких норм витрачання. Така інформація (норми витрати і періодичність) установлюється окремо на кожен автомобіль згідно з рекомендаціями заводів-виробників, технічною документацією з експлуатації.
При списанні антифризу та гальмівної рідини, використаних для проведення технічного обслуговування транспортного засобу, оформляється Акт списання за типовою формою № З-2.
Детальніше про списання антифризу та гальмівної рідини ми розповідали в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 6.
Як правильно оформити списання палива, витраченого автомобілем?
Відповідно до п. 57 Інструкції № 125 списання витраченого палива здійснюється на підставі подорожніх листів. Списання здійснюється виходячи з фактичної витрати палива, але не вище ніж норми витрат, установлені для окремих марок автотранспорту. Так, для планування потреби в ПММ, контролю за їх витрачанням, ведення звітності, впровадження режиму економії та раціонального використання нафтопродуктів, а також з метою розробки питомих норм витрати палива підприємствами, установами та організаціями використовуються Норми № 43 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 18).
Проте на сьогодні наказ Держкомстату «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування» від 17.02.98 р. № 74, яким було затверджено форму подорожнього листа легкового автомобіля, не застосовується (втратив чинність 16.04.2013 р.).
При цьому Мінінфраструктури в листі від 23.04.2013 р. № 4492/25/10-13 звертало увагу на те, що суб’єкти господарювання (у тому числі й бюджетні установи) можуть застосовувати самостійно виготовлені бланки первинних документів, у тому числі подорожніх листів, які повинні містити обов’язкові реквізити або реквізити типових чи спеціалізованих форм, що передбачено п. 2.7 Положення № 88.
Тому для обліку роботи автомобіля бюджетна установа може самостійно розробити документ (на кшталт подорожнього листа), яким і підтверджуватиме списання витрачених ПММ.
Що стосується підстави для списання ПММ, витрачених вантажним автомобілем, то нею є подорожній лист вантажного автомобіля, форму якого затверджено спільним наказом Мінтрансу і Мінстату «Про затвердження типових форм первинного обліку роботи вантажного автомобіля» від 29.12.95 р. № 488/346.
На балансі бюджетної установи обліковується легковий автомобіль. Чи можна при списанні ПММ, витрачених на його роботу, користуватися даними технічного паспорта, оскільки в Нормах № 43 постійних базових лінійних норм витрати палива для цієї моделі автомобіля не встановлено?
За загальним правилом списання ПММ здійснюється на підставі даних про пробіг автомобіля на підставі Норм № 43.
При цьому, як зазначається в п.п. 11.11.3 Метод-рекомендацій № 90, ці норми поширюються тільки на моделі автомобілів із зазначеними технічними даними та особливостями конструктивного виконання. А от контрольні витрати палива в різних режимах роботи автомобіля, зазначені в технічній документації заводів-виробників автомобілів, не є базовими лінійними нормами та не можуть бути підставою для списання використаних ПММ.
Водночас для моделей та модифікацій автомобілів, що не мають істотних конструктивних відмінностей (модель двигуна та конструкція трансмісії) і не відрізняються від базової моделі спорядженою масою та габаритними розмірами, тимчасова лінійна норма витрати палива встановлюється в тому ж розмірі, що і для базової моделі (п.п. 2.1.1 Норм № 43).
Нагадаємо: використання Норм № 43 при списанні ПММ має бути обов’язково передбачено окремим наказом по установі.
Також зауважимо, що в деяких випадках установам і організаціям надано право самостійно встановлювати лінійні норми для газобалонних, спеціальних автомобілів та для нових модифікацій автомобілів на підставі лінійної норми для базового автомобіля. При цьому лінійні норми встановлюються на підставі розрахунків. Якщо ж норми витрати палива для базових автомобілів відсутні, то їх власники повинні замовити розроблення тимчасових норм у ДержавтотрансНДІпроекті. Форму заявки на розроблення тимчасових базових лінійних норм витрати палива наведено в додатку Д до Норм № 43.
Таким чином, при списанні палива на роботу автомобіля, для якого базову лінійну норму витрати ПММ не встановлено Нормами № 43, установа залежно від конкретної ситуації може скористатися будь-яким із зазначених вище варіантів. Проте, щоб убезпечитися від зайвих запитань з боку контролюючих органів під час перевірок, краще звернутися для розроблення тимчасових лінійних норм витрати палива до фахівців ДержавтотрансНДІпроекту.
Центральна районна лікарня придбаває ПММ для заправлення транспортних засобів з використанням талонів. Яким є порядок списання бензину, придбаного за талонами?
Придбання палива за талонами є одним зі способів безготівкових розрахунків за ПММ.
До основних переваг придбання палива за талонами можна віднести такі:
— фіксація ціни на ПММ на день здійснення оплати;
— при заправленні паливом за талонами постачальник фактично передає покупцям ПММ частину раніше оплаченого палива;
— талони є гарантією виконання зобов’язань постачальника передати певну кількість ПММ покупцю на АЗС.
Придбання палива за талонами за своєю суттю аналогічне придбанню ПММ за паливними картками. Про такий варіант придбання ПММ ішлося в консультації фахівця Держказначейства «Облік бензину, придбаного за паливними картками» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 40).
Протягом місяця талони на ПММ видаються водіям у підзвіт, і вони обмінюють талони на відповідну кількість палива на будь-якій з АЗС, зазначених у договорі на придбання нафтопродуктів. Документом, що підтверджує використання талонів, є чек РРО (водій здає до бухгалтерії установи), який додається до звіту про використання талонів. За відсутності касових чеків, що підтверджують заправлення автомобіля за допомогою талонів, рекомендуємо проводити звірку з АЗС наприкінці місяця щодо заправлення кожного автомобіля за днями місяця.
З метою контролю за витрачанням ПММ, отриманих за талонами, в установі має бути організовано відповідний документальний облік таких талонів. Для цього необхідно:
— призначити особу, відповідальну за отримання, видачу та зберігання талонів на ПММ;
— вести відомість з обліку талонів на ПММ.
Придбання палива та отримання талонів необхідно відображати в аналітичному обліку установи. Для обліку талонів рекомендуємо вести аналітичну відомість з обліку талонів на ПММ, де фіксуються надходження талонів та їх видача водію під підпис. На кожну марку ПММ рекомендується відкривати окрему відомість з обліку талонів.
Після закінчення звітного періоду матеріально відповідальна особа на підставі прибуткових та видаткових документів складає звіт про рух талонів, який здає до бухгалтерії установи.
Списання бензину, отриманого за талонами, здійснюється відповідно до Норм № 43 на підставі відповідного первинного документа, розробленого установою (замість форми подорожнього листа, що застосовувалася раніше).
Детально про порядок придбання палива за талонами читайте в матеріалі фахівця Держказначейства «Як обліковувати бензин, придбаний за талонами» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 13).
ЗАМІНА ЗНОШЕНИХ ЗАПЧАСТИН ТА КОМПЛЕКТУЮЧИХ
Як правильно списати запасні частини, які були придбані установою для заміни несправних і зношених вузлів та деталей автомобіля?
Усі запасні частини та комплектуючі, що придбаваються для проведення ремонту та підтримання об’єктів необоротних активів в робочому стані, обліковуються у складі запасів відповідно до вимог Інструкції № 125.
Згідно з Порядком № 611 запасні частини, призначені для ремонту та заміни зношених частин машин (медичних, електронно-обчислювальних тощо), обладнання, тракторів, комбайнів, транспортних засобів (двигуни, автомобільні шини, уключаючи покришки, камери й обідні стрічки тощо), незалежно від їх вартості обліковуються на субрахунку 238 «Запасні частини до транспортних засобів, машин і обладнання». Також на цей момент звертало увагу Держказначейство в листі від 01.09.2011 р. № 17-08/180-1071 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 38).
При заміні непридатних для подальшого використання деталей і вузлів на нові запасні частини списуються в бухгалтерському обліку із субрахунку 238 у момент їх установлення на об’єкт необоротних активів на підставі Акта списання за типовою формою № З-2. В акті зазначається інформація про те, які саме запасні частини та на який автомобіль установлені.
Звертаємо увагу: зношені запасні частини, які до ремонту обліковувалися у складі транспортного засобу на субрахунку 105, списувати окремо не потрібно. Проте несправні, зношені вузли та деталі після їх заміни не можна просто викинути у сміття, оскільки деякі запасні частини містять у своєму складі кольорові метали та підлягають здаванню спеціалізованим підприємствам, а окремі частини зношених деталей можуть бути використані для ремонту іншого транспортного засобу. Отже, постійно діюча комісія установи повинна визначити можливість подальшого використання таких матеріальних цінностей та здійснити їх оцінку.
Детальніше про списання запасних частин, що витрачені при ремонті автомобіля, можна прочитати в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 11. Також порядок документального оформлення ремонту автомобіля підрядною організацією описано в консультації «Ремонт двигуна легкового автомобіля» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 21).
Бюджетною установою для забезпечення безперебійної роботи принтера та ксерокса придбано змінні картриджі й тонер для заправлення ксерокса. Як обліковувати такі матеріальні цінності? У якому порядку списуються витрати, пов’язані із заміною картриджа?
Відповідно до Порядку № 611 для ведення обліку госпматеріалів та канцелярського приладдя, що використовується для поточних потреб установи (електричні лампи, мило, щітки тощо), будівельних матеріалів для поточного ремонту передбачено субрахунок 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя». Тоді як запасні частини, призначені для ремонту та заміни відпрацьованих частин машин (медичних, електронно-обчислювальних тощо), обладнання, тракторів, комбайнів, транспортних засобів (двигуни, автомобільні шини, уключаючи покришки, камери й обідні стрічки тощо), незалежно від їх вартості обліковуються на субрахунку 238 «Запасні частини до транспортних засобів, машин і обладнання».
Таким чином, тонер для заправлення картриджів, що фактично є витратним матеріалом, доцільно оприбутковувати на субрахунок 234, а картриджі як запасні частини для ремонту принтерів та ксероксів — на субрахунок 238.
Додамо також, що при проведенні ремонту необоротних активів, під час якого відбулася заміна запасних частин, вартість таких запчастин не відноситься на збільшення вартості необоротних активів. Вартість запасних частин, використаних для ремонту необоротних активів, включається до видатків за відповідними КЕКВ (п. 1.8 Положення № 611).
Списання тонера, витраченого для заправлення картриджа, а також запасних частин, комплектуючих матеріалів і деталей, установлених на принтер або ксерокс замість відпрацьованих, здійснюється на підставі Акта списання за типовою формою № З-2. В акті зазначається, які саме запасні частини (матеріали) і для ремонту (технічного обслуговування) яких конкретно об’єктів основних засобів (принтера та сканера) було використано.
У кошторисі установи заплановано видатки на проведення поточного і капітального ремонту приміщення. Які документи мають бути оформлені, щоб списати будівельні матеріали, витрачені при проведенні ремонту? Чи існують норми списання таких матеріалів?
Для правильної класифікації проведених робіт (поточний чи капітальний ремонт) установам доцільно керуватися Примірним переліком послуг з утримання будинків і споруд та прибудинкових територій та послуг з ремонту приміщень, будинків, споруд, затвердженим наказом Держкомітету України з питань житлово-комунального господарства від 10.08.2004 р. № 150.
Якщо бюджетна організація самостійно придбаває деталі (матеріали, запчастини тощо) для ремонту та технічного обслуговування об’єктів необоротних активів, то після закінчення ремонтних робіт вартість таких матеріальних цінностей, придбаних установою, списується на фактичні видатки. У цьому випадку необхідно пам’ятати, що придбані матеріальні цінності спочатку оприбутковуються на баланс і лише після фактичного їх використання, підтвердженого документально, підлягають списанню.
Проведення капітального ремонту власними силами установи може здійснюватися тільки за умови надання затвердженого кошторису на виконання зазначених робіт з урахуванням чинних державних будівельних норм.
У ситуації, коли для проведення робіт з ремонту приміщення не була задіяна підрядна організація, слід мати на увазі, що в разі такого варіанта ремонту також мають бути оформлені відповідні документи. Так, у п. 9.6 Методрекомендацій № 39 зазначається: у разі складання замість Акта приймання виконаних будівельних робіт (за типовою формою № КБ-2в) іншого документа, що підтверджує виконання робіт, вартість цих робіт визначається на підставі даних бухгалтерського обліку (вартість будівельних матеріалів, фактично нарахована заробітна плата незалежно від системи оплати праці, вартість використаного автотранспорту та будівельної техніки). Норми витрат та списання будівельних матеріалів, виробів та конструкцій на виконані обсяги будівельно-монтажних робіт повинні узгоджуватися з нормами витрат матеріальних ресурсів, наведеними в ресурсних елементних кошторисних нормах. Для визначення фактичних обсягів робіт, виконаних господарським способом, також проводяться обстеження та контрольні вимірювання.
Тому після проведення ремонту приміщення комісія повинна буде провести огляд відремонтованого об’єкта та підписати акт, де вказати фактичні обсяги виконаних робіт та їх вартість.
Детально питання, що стосуються проведення ремонту власними силами, розглядалися фахівцем Державної фінансової інспекції у статті «Якщо ремонт виконується силами батьків» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 11). Також цій темі було присвячено консультацію «Капітальний ремонт будівлі: що потрібно знати бухгалтеру» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2008, № 9).
Якщо для ремонту приміщення бюджетна установа уклала договір підряду зі сторонньою організацією, то тоді перелік документів буде набагато більшим.
Так, у разі проведення будівництва або капремонту за рахунок бюджетних коштів або коштів підприємств, установ, організацій державної форми власності складання Акта приймання виконаних будівельних робіт (форма № КБ-2в,
затверджена наказом Мінрегіонбуду «Про затвердження примірних форм первинних документів з обліку в будівництві» від 04.12.2009 р. № 554) є обов’язковим. Такий Акт складається щомісячно фахівцями будівельного підприємства для визначення вартості виконаних обсягів підрядних робіт та проведення розрахунків за виконані будівельні роботи. При оформленні Акта приймання виконаних будівельних робіт використовуються дані Журналу обліку виконаних робіт (форма № КБ-6, затверджена наказом ЦСУ СРСР від 14.12.72 р. № 816), у якому ведеться облік обсягів виконаних будівельних робіт за відповідний період на об’єкті.
Також для визначення вартості виконаних підрядних робіт за весь період з початку року застосовується Довідка про вартість виконаних будівельних робіт та витрати (форма № КБ-3), де провадиться підсумовування вартості виконаних будівельних робіт згідно з актами за попередні періоди.
З метою контролю за використанням будівельних матеріалів застосовується Звіт про витрату основних матеріалів у будівництві порівняно з виробничими нормами за типовою формою № М-29, затвердженою наказом ЦСУ СРСР від 24.11.83 р. № 613, що призначена для порівняння фактичних витрат основних будівельних матеріалів на виконані будівельні та монтажні роботи з виробничими нормами витрати й одночасно є підставою для списання цих матеріалів на собівартість виконаних робіт.
Крім того, після проведення ремонту об’єктів необоротних активів (незалежно від того, поточний це був ремонт чи капітальний) необхідно оформити Акт приймання-передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів за типовою формою № ОЗ-2 (бюджет).
Питання, що стосується документального оформлення проведення капітального ремонту приміщення, детально розглядалося в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 16.
Що стосується норм витрат будівельних матеріалів, то вони повинні узгоджуватися з нормами витрат матеріальних ресурсів, наведеними в ресурсних елементних кошторисних нормах. Процедуру перевірки дотримання вимог законодавства при укладенні договорів (контрактів) на будівництво, реконструкцію, реставрацію, капітальний ремонт будівель, споруд, технічне переоснащення, а також окремих комплексів або видів робіт, пов’язаних з будівництвом, наведено в Методрекомендаціях № 39.
На балансі установи у складі основних засобів обліковуються об’єкти основних засобів, що були придбані в період, коли вартісний критерій для віднесення матеріальних активів до основних засобів було встановлено на рівні 500 грн. (без ПДВ).
Чи обов’язково такі об’єкти переводити зі складу основних засобів до складу малоцінних необоротних матеріальних активів? Яким є порядок списання такого майна з балансу?
Такі об’єкти і сьогодні слід продовжувати обліковувати у складі основних засобів доти, доки вони не втратять свої первісні якості та стануть непридатними до подальшого використання з тієї чи іншої причини.
Мабуть, єдина ситуація, коли виникає необхідність в переведенні об’єктів основних засобів до складу малоцінних необоротних матеріальних активів, може виникнути в разі виправлення допущених помилок.
Наприклад, у 2012 році установою була придбана книжкова шафа, строк служби якої понад рік і вартість якої з урахуванням ПДВ становить 1020 грн. Цю шафу було оприбутковано на субрахунок 106 «Інструменти, прилади та інвентар» за ціною 1020 грн. Це неправильно. Таку шафу слід було оприбутковувати на субрахунок 113 «Малоцінні необоротні матеріальні активи» за вартістю 850 грн., а ПДВ у сумі 170 грн. віднести на фактичні видатки.
Як зазначало Держказначейство України в листі від 04.06.2008 р. № 15-04/1368-8898, у разі неправильного відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій необхідно керуватися Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88. Крім того, роз’яснення про порядок відображення в бухгалтерському обліку виправлення помилок надано в листі Держказначейства від 25.02.2005 р. № 07-04/334-1617.
Детально таку ситуацію ми вже розглядали на сторінках видання (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2009, № 45).
До речі, з подібним питанням бюджетні установи зіткнулися й у 2013 році у зв’язку з набуттям чинності з 06.08.2013 р. наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 30), яким установлено новий вартісний критерій для розмежування основних засобів та МНМА (2500 грн.). Тому в коментарі редакції до цих змін ми звертали увагу на те, що жодних коригувальних операцій у зв’язку зі зміною вартісного критерію для віднесення об’єктів до основних засобів виконувати не потрібно.
СПИСАННЯ КОМП’ЮТЕРНОЇ ТЕХНІКИ
Як правильно оформити списання комп’ютерного комплексу, якщо непридатним для подальшого використання є лише монітор, а решта складових знаходяться у справному стані?
Про те, як списати монітор, що входить до складу комп’ютерного комплексу, за умови, що інші складові частини цього комплексу є придатними для подальшої експлуатації, Держказначейство роз’яснювало в листі від 11.11.2010 р. № 17-04/2828-21196 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 17).
Так, на думку Держказначейства, якщо потрібно списати непридатний до подальшої експлуатації і такий, що не підлягає відновлювальному ремонту, монітор, що входить до складу комп’ютерного комплексу, установі доведеться списати з балансу весь комп’ютерний комплекс, незважаючи на те, що решта частин такого комп’ютерного комплексу (системний блок, клавіатура, комп’ютерна миша) ще можуть певний час використовуватися для потреб установи.
Після списання комплексу кожну його складову, придатну для подальшого використання, слід оприбуткувати на баланс установи як окремий об’єкт. Зарахування на баланс таких об’єктів потрібно здійснювати за первісною (відновлювальною) вартістю з урахуванням фактичного зносу кожного об’єкта.
Списання комп’ютерного комплексу оформляється Актом про списання основних засобів за типовою формою № ОЗ-3 (бюджет) із зазначенням на зворотному боці Акта інформації про складові комп’ютерного комплексу, що є придатними для подальшої експлуатації. Оцінка кожного об’єкта проводиться комісією виходячи з цін на аналогічні об’єкти та з урахуванням фактичного зносу кожного об’єкта. Результати такої оцінки оформляються Актом про оцінку матеріальних цінностей, отриманих після списання комплексу.
Суму оприбуткованих запасних частин і деталей списаного комп’ютерного комплексу, придатних для подальшого використання, бюджетна установа повинна вказати в Довідці про надходження в натуральній формі, яку потрібно скласти та подати до органу Держказначейства не пізніше останнього робочого дня місяця.
В Інвентарній картці обліку основних засобів бюджетної установи за формою № ОЗ-6 (бюджет) робиться запис про списання комп’ютерного комплексу. Відповідний запис також слід зробити в Описі інвентарних карток з обліку основних засобів за формою № ОЗ-10 (бюджет) та в Інвентарному списку основних засобів за формою № ОЗ-11 (бюджет).
На оприбутковані об’єкти обліку основних засобів потрібно завести нові інвентарні картки обліку основних засобів в бюджетних установах за формою № ОЗ-6 (бюджет), а на малоцінні необоротні матеріальні активи — за формою № ОЗ-9 (бюджет).
Нагадаємо: про те, як правильно відобразити в бухгалтерському обліку операцію зі списання комп’ютерної техніки, ми розповідали у статті «Списання комп’ютерної та офісної техніки» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 39).
ОСОБЛИВОСТІ СПИСАННЯ МЕДИКАМЕНТІВ
Яким є порядок списання медикаментів у медичному закладі? Яким документом оформляється така операція?
На сьогодні основним нормативним документом, що регламентує облік медикаментів, є Інструкція з обліку медикаментів, перев’язувальних засобів та виробів медичного призначення в лікувально-профілактичних установах, що знаходяться на Державному бюджеті СРСР, затверджена наказом МОЗ СРСР від 02.06.87 р. № 747.
Списання медикаментів здійснюється за фактом їх використання на лікування хворих. При цьому фактичне використання медикаментів обов’язково має підтверджуватися записами в листку лікарських призначень. Листок лікарських призначень є оперативним документом, що застосовується для реєстрації режиму перебування хворого у стаціонарі, призначеного йому дієтичного харчування, методів обстеження, медикаментозного лікування, фізіотерапевтичних та психотерапевтичних процедур.
Підставою для списання бухгалтерією закладу медикаментів є Звіт про рух лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку, за формою № 2-МЗ (далі — Звіт), який складається матеріально відповідальними особами відділень закладу. Слід зауважити, що у Звіті відображається списання тільки тих медикаментів, які вже фактично використані на лікування хворих. Не слід відображати у Звіті медикаменти як такі, що використані та підлягають списанню, якщо вони тільки видані матеріально відповідальною особою відділення на пост чи іншим структурним підрозділам відділення для подальшого використання на лікування хворих.
Відповідно до п. 1 ст. 9 Закону про бухоблік підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, що фіксують факти здійснення господарських операцій. Списання медикаментів без підтвердних записів у листку лікарських призначень про їх фактичне використання розцінюється як необґрунтоване та є порушенням п. 1 ст. 9 Закону про бухоблік.
За загальним правилом списання медикаментів, що є різновидом запасів, має здійснюватися бухгалтерією медичного закладу згідно з вимогами Інструкції № 125. Утім, у разі списання медикаментів складання кожного разу актів списання є недоцільним. Медикаменти списуються бухгалтеріями ЛПЗ на підставі звітів, що виконують функцію актів списання.
Детальніше про всі нюанси обліку медичних препаратів та виробів медичного призначення ви можете дізнатися з матеріалу фахівця Держфінінспекції «Облік медикаментів, спирту, рентгенплівки та хімічних реактивів в закладах охорони здоров’я» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 18).
Як списати медикаменти, строк використання яких закінчився?
Загальні вимоги до проведення робіт з утилізації та знищення неякісних лікарських засобів визначені в Правилах № 349.
Наявність в обігу неякісних або фальсифікованих лікарських засобів, уключаючи ті, строк придатності яких закінчився, встановлюється органами державного контролю лікарських засобів та посадовими (уповноваженими) особами суб’єктів господарювання у сфері обігу лікарських засобів. Факт наявності неякісних лікарських засобів фіксується актом.
Відходи лікарських засобів вилучаються з обігу шляхом їх повернення суб’єкту господарювання (постачальнику чи виробнику), зазначеному в рішенні або приписі органів державного контролю лікарських засобів про вилучення лікарського засобу з обігу. Суб’єкт господарювання, який відповідно до рішення про вилучення лікарського засобу з обігу отримує відходи лікарських засобів, здійснює операції з їх утилізації або знищення за власний рахунок.
Факт знищення відходів лікарських засобів оформляється актом за зразком, наведеним у додатку до Правил № 349. Копія акта у двотижневий строк направляється до органу державного контролю лікарських засобів, за рішенням якого лікарський засіб було вилучено з обігу.
Відповідно до п. 3.9 Правил № 349 лікарські засоби, що належать до отруйних речовин, у тому числі продукти біотехнології та біологічні агенти (вакцини, сироватки), антибіотики, знищуються у спеціально відведених місцях чи на об’єктах поводження з відходами за умови дотримання санітарних норм і наявності дозволу органів державної санітарно-епідеміологічної служби, а також з дозволу спеціально уповноважених на те органів виконавчої влади відповідно до Порядку одержання дозволу на виробництво, зберігання, транспортування, використання, захоронення, знищення та утилізацію отруйних речовин, у тому числі продуктів біотехнології та інших біологічних агентів, затвердженого постановою КМУ від 20.06.95 р. № 440, та згідно з Правилами № 349.
Детальніше про методи знищення медикаментів, на які закінчився строк використання, можна прочитати у статті нашого фахівця «Списання медикаментів, термін використання яких минув» (див. «Бюджетна бухгалтерія» 2012, № 44).
Як саме бюджетній організації, що не належить до медичної сфери, слід списувати аптечки, якщо більшу частину медикаментів, що знаходилися в них, уже використано, а строк використання деяких медикаментів закінчився?
Відповідно до п. 27 Інструкції № 125 у невеликих установах канцелярське приладдя (папір, олівці тощо) та медикаменти (за винятком спирту та медикаментів, що мають велику вартість), придбані і одночасно видані на поточні потреби, можуть одразу списуватися на фактичні видатки з відображенням їх загальної вартості за дебетом і кредитом субрахунку 234. Проте рекомендуємо аптечки з медикаментами та виробами медичного призначення обліковувати за місцем їх відповідального зберігання (знаходження) та в бухгалтерії.
Списання медикаментів та виробів медичного призначення здійснюється після їх фактичного використання. Фактичне використання медикаментів слід підтвердити окремими актами, у яких потрібно вказати найменування медичного препарату, кількість використаного препарату, прізвище та посаду працівника, який його застосував.
Детальніше про те, як обліковувати аптечки, ми розповідали у своїх консультаціях (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 1-2, № 47).
ПІДСТАВИ ДЛЯ СПИСАННЯ СПОРТИВНОГО ТА ФОРМЕНОГО ОДЯГУ
Організація забезпечує спортсменів спортивним одягом, на який установлено строк використання. Яким є порядок списання такого спортивного одягу: після закінчення строку його використання чи при звільненні спортсмена?
Механізм безкоштовного забезпечення спортивним одягом, спортивним взуттям та аксесуарами загального та спеціального призначення, спортивним інвентарем індивідуального користування (далі — спортивне майно) врегульовано Порядком забезпечення спортивним одягом, спортивним взуттям та аксесуарами загального та спеціального призначення, спортивним інвентарем індивідуального користування членів національних збірних команд України з видів спорту, членів штатних збірних команд України з видів спорту та офіційних делегацій, які беруть участь у міжнародних змаганнях, затвердженим наказом Мінсім’ямолодьспорту від 19.06.2008 р. № 2489, і стосується:
— членів штатних збірних команд України з видів спорту;
— спортсменів національних збірних команд України по видах спорту різних вікових груп, тренерів, інших спеціалістів та членів офіційних делегацій, які беруть участь у міжнародних змаганнях.
Спортивне майно видається матеріально відповідальною особою один раз на рік відповідно до затверджених нормативів забезпечення спортивним одягом, спортивним взуттям та аксесуарами загального та спеціального призначення, спортивним інвентарем індивідуального користування членів національних збірних команд України з видів спорту, членів штатних збірних команд України з видів спорту та офіційних делегацій, які беруть участь у міжнародних змаганнях згідно з індивідуальними розмірами.
Підставою для видачі спортивного майна є наказ Мінсім’ямолодьспорту або «Інваспорту». Подальша видача спортивного майна здійснюється після закінчення встановлених строків його використання та подання звіту матеріально відповідальною особою про використання раніше виданого спортивного майна.
Спортивне майно, строк використання якого закінчився, а також те, що було у користуванні, підлягає списанню в установленому законодавством порядку.
Також зазначимо, що для спортивних шкіл, центрів олімпійської підготовки, спеціалізованих навчальних спортивних закладів існує Положення про порядок забезпечення вихованців, спортсменів, учнів та тренерів спортивних шкіл усіх типів, центрів олімпійської підготовки, шкіл вищої спортивної майстерності і спеціалізованих навчальних закладів спортивного профілю спортивним одягом, спортивним спеціальним взуттям, спортивним інвентарем індивідуального користування та терміни його використання, затверджене наказом Мінсім’ямолодьспорту від 04.02.2010 р. № 258.
Відповідно до п. 7 цього Положення вихованці, учні, спортсмени та тренери спортивних шкіл усіх типів, шкіл вищої спортивної майстерності, центрів олімпійської підготовки та спеціалізованих навчальних закладів спортивного профілю у разі вибуття (звільнення) повертають одержаний раніше спортивний інвентар індивідуального багаторазового користування, строк використання якого не закінчився, у належному стані.
Вважаємо, що спортивний одяг доцільно списувати після закінчення норм його використання, установлених зазначеними вище нормативними документами.
З іншими нюансами, що стосуються списання спортивного одягу, можна ознайомитися в консультації нашого фахівця (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 46).
Працівникам бюджетної установи було видано формений одяг. Одного з працівників було звільнено, коли строк носіння виданого йому форменого одягу ще не закінчився. Як правильно списати вартість такого форменого одягу?
Відповідно до Порядку № 611 одяг та взуття (у тому числі формений) обліковуються на субрахунку 114 «Білизна, постільні речі, одяг та взуття». Отже, формений одяг та взуття слід обліковувати у складі необоротних активів.
Для зручності ведення внутрішнього обліку форменого одягу необхідно застосовувати Картку обліку видачі форменого одягу. Така Картка дає можливість стежити за строками носіння форменого одягу в розрізі кожного працівника, якому його було видано.
За загальним правилом списання з балансу вартості форменого одягу здійснюється після закінчення строків носіння і в разі переведення або звільнення працівника з урахуванням вимог Порядку № 1314 та Положення № 611. Детально така ситуація розглядалася в консультації «Відшкодування вартості форменого одягу» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2009, № 24).
ПРАВИЛЬНО ОФОРМЛЯЄМО СПИСАННЯ ПРОДУКТІВ ХАРЧУВАННЯ
Якими є вимоги до порядку списання продуктів харчування в їдальні навчального закладу? Якими документами необхідно оформляти такі операції?
Харчування учнів середніх загальноосвітніх навчальних закладів здійснюється згідно з Порядком організації харчування дітей у навчальних та оздоровчих закладах, затвердженим спільним наказом МОЗ та Міносвіти від 01.06.2005 р. № 242/329, та Методичними рекомендаціями з організації харчування учнів у загальноосвітніх навчальних закладах, затвердженими наказом Мінекономіки від 01.08.2006 р. № 265.
На сьогодні існує тільки один спеціальний нормативний документ, що регламентує облік продуктів харчування, — це Інструкція з обліку продуктів харчування в лікувально-профілактичних та інших установах охорони здоров’я, що знаходяться на державному бюджеті СРСР, затверджена наказом МОЗ СРСР від 05.05.83 р. № 530.
Видача продуктів харчування зі складу шеф-кухарю здійснюється на підставі меню-вимоги на видачу продуктів харчування (форма № З-4), що складається у двох примірниках (один залишається у шеф-кухаря, другий — у матеріально відповідальної особи складу).
Записи в меню-вимогах здійснюються лікарем (дієтсестрою) та працівником бухгалтерії.
У меню-вимозі лікар (дієтсестра) зазначає кількість продуктів харчування для приготування однієї порції кожної страви відповідно до затверджених норм харчування на одну людину (дитину, працівника), а працівник бухгалтерії вказує кількість продуктів харчування, необхідну для приготування всіх порцій цієї страви.
Якщо в закладі харчування здійснюється за декількома дієтстолами, то меню-вимога на видачу продуктів харчування складається на підставі даних меню-розкладки за кожним дієтстолом. Додаткове виписування та повернення продуктів харчування здійснюються за накладною (вимогою).
На підставі даних меню-вимог заповнюється Накопичувальна відомість з витрачання продуктів харчування (форма № З-13).
До окремих граф цієї відомості протягом місяця вносять записи про кількість використаних продуктів харчування за кожен день (декілька днів), виходячи з даних меню-вимог.
Наприкінці місяця у відомості підраховується загальна кількість використаних продуктів харчування за місяць, указується їх ціна за одиницю та визначається загальна вартість використаних продуктів харчування за звітний період.
Накопичувальні відомості складаються щодо кожної матеріально відповідальної особи та разом з меню-вимогами здаються до бухгалтерії.
Детально питання, що стосуються списання продуктів харчування та складання необхідної документації, ми розглядали в консультаціях «Складання документації під час обліку продуктів харчування» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 47), «Облік продуктів харчування в таборах з денним перебуванням дітей» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 23).
Також про те, як бухгалтерія може контролювати правильність списання продуктів харчування, ви можете дізнатися з консультації нашого фахівця, опублікованої в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2009, № 32.
Як правильно розрахувати кількість та вартість відходів продуктів харчування і який порядок їх списання в дошкільному навчальному закладі?
Основним нормативним документом, яким повинні керуватися дошкільні навчальні заклади при організації харчування, є Інструкція № 298/227.
Для встановлення фактичної кількості відходів після завезення до дошкільного навчального закладу свіжих овочів здійснюють їх контрольне очищення. Фактична кількість відходів установлюється шляхом зважування продукту до і після холодної обробки. Кількість відходів ділиться на масу продукту до очищення (у грамах брутто) та помножується на 100 %.
У разі надходження продуктів харчування, продовольчої сировини, в яких питома вага відходів перевищує стандартну, здійснюється контрольна кулінарна обробка, під час якої встановлюється фактична кількість відходів.
Стандартні показники питомої ваги неїстівної частини харчових продуктів визначені в додатку 6 до Інструкції № 298/227.
Якщо питома вага неїстівної частини харчових продуктів перевищує стандартні показники, визначені в додатку 6, така фактична кількість відходів у відсотках записується до спеціального Зошиту обліку відходів, форму якого наведено в додатку 7 до Інструкції № 298/227.
За результатами обробки складається акт або робиться відповідний запис у Зошиті обліку відходів за підписом трьох осіб (медсестри, кухаря та незалежної особи), що засвідчується підписом керівника закладу.
Про те, як правильно розрахувати кількість відходів продуктів харчування, можна дізнатися з консультації фахівця Держфінінспекції «Що робити з відходами продуктів харчування» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 40).
Оскільки чинним законодавством не передбачені окремі вимоги до списання відходів продуктів харчування, то списуються такі відходи в загальній кількості продуктів харчування за загальними цінами.
Також зауважимо: при списанні швидкопсувних продуктів харчування слід дотримуватись вимог санітарно-гігієнічних та санітарно-протиепідемічних правил і норм (СанПіН 42-123-4117-86 «Умови, строки зберігання особливо швидкопсувних продуктів харчування»). Забороняється списання швидкопсувних продуктів харчування понад визначені строки зберігання. Відповідно до ст. 46 Закону України «Про забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя населення» від 24.02.94 р. № 4004-XII вартість реалізованих продуктів харчування зі строком зберігання, що минув, підлягає відшкодуванню в розмірі 100 % їх вартості.
Установа безкоштовно видає працівникам спеціальне харчування (молоко).
Як правильно списувати таке молоко?
Видача безкоштовного молока проводиться відповідно до вимог Порядку безкоштовної видачі молока або інших рівноцінних харчових продуктів робітникам і службовцям, зайнятим на роботах зі шкідливими умовами праці, затвердженого постановою Держкомпраці СРСР та Президії ВЦРПС від 16.12.87 р. № 731/П-13.
Детальніше про те, якими документами необхідно керуватися бюджетним установам при видачі молока своїм працівникам як спеціального харчування, можна ознайомиться в консультації нашого фахівця (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 22).
Конкретних вимог щодо порядку списання та складання документів на списання молока як спеціального харчування чинне законодавство не містить.
При цьому необхідно мати на увазі, що згідно з п. 1.2 Положення № 88, господарські операції відображаються в бухгалтерському обліку методом їх суцільного та безперервного документування. Записи в облікових регістрах здійснюються на підставі первинних документів, створених відповідно до вимог цього Положення.
Таким чином, рекомендуємо вам вести оперативний облік списання молока в окремій відомості або журналі із зазначенням дати, П. І. Б. одержувача, кількості виданого молока та підпису одержувача.
На підставі цих даних раз на місяць відповідальна за видачу молока особа складає звіт та подає його до бухгалтерії для подальшого списання молока з бухгалтерського обліку. До бухгалтерії також можна подати і саму відомість з підбитими за місяць підсумками щодо кількості виданого молока, не складаючи окремий звіт.
СПИСАННЯ МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ У ЗВ’ЯЗКУ З НЕСТАЧЕЮ
Як оформити списання необоротних активів у разі виявлення їх нестачі або крадіжки?
Однією з причин списання необоротних активів з балансу бюджетної установи є нестача таких активів.
У разі встановлення факту крадіжок чи зловживань установа зобов’язана провести інвентаризацію. Причому згідно з п. 1.9 Інструкції № 90 інвентаризація проводиться на день установлення таких фактів. У цьому документі також визначені єдині вимоги до порядку інвентаризації майна бюджетних установ, порядок оформлення результатів інвентаризації та регулювання інвентаризаційних різниць.
Про ті важливі моменти, на які варто звернути увагу бюджетним установам при визначенні фактичної наявності матеріальних цінностей та результатів інвентаризації, а також про порядок документального оформлення зазначених результатів, ми детально розповідали в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 41.
При відображенні в бухгалтерському обліку операцій, пов’язаних з виявленням фактів розкрадання матеріальних цінностей, необхідно керуватися Типовою кореспонденцією субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями бюджетних установ, затвердженою наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611.
У бюджетному закладі виявлено крадіжку матеріальних цінностей. За фактом крадіжки було порушено кримінальну справу. Винну особу не встановлено. На сьогодні кримінальна справа перебуває у слідчих органах. Уже декілька років слідчі органи надають інформацію про те, що кримінальну справу припинено у зв’язку з тим, що не встановлено особу, яка скоїла такий злочин.
Скільки років повинна значитися сума нестачі на позабалансовому рахунку? На підставі яких документів ці суми можуть бути списані?
Відповідно до п. 17.1 Інструкції № 90 втрати та нестачі матеріальних цінностей понад норми природного убутку у випадках, коли винні особи не встановлені та справи перебувають у слідчих органах, списуються з балансу установи і зараховуються на позабалансовий рахунок до моменту встановлення винних осіб або до надання відповідної інформації слідчими органами у цих справах.
Підставою для списання таких цінностей з балансу та зарахування їх на позабалансовий рахунок є результати інвентаризації (протокол інвентаризаційної комісії), де мають бути зазначені вид, кількість та вартість викрадених матеріальних цінностей.
Крім того, слід мати на увазі, що вартість матеріальних цінностей, яких не вистачає, списується з балансу бюджетної установи тільки після ретельної перевірки відсутності винних осіб та вживання відповідних заходів щодо недопущення фактів розкрадання в подальшому.
Відповідно до Порядку № 611 облік списаних з балансу матеріальних цінностей за нестачами та крадіжками, за якими не встановлені винні особи, здійснюється на позабалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей». При цьому зменшення суми невідшкодованих нестач і втрат від псування цінностей на цьому субрахунку відображається після того, як буде вирішено питання про винних осіб, які повинні відшкодувати суми нестач та втрат.
Однак звертаємо увагу на те, що факт припинення досудового слідства не є для бюджетної установи підставою для списання викрадених матеріальних цінностей з позабалансового рахунка. У цьому випадку необхідно мати в наявності постанову слідчого або прокурора про закриття кримінального провадження.
Таким чином, тільки за наявності документа, що підтверджує закриття кримінальної справи, бюджетна установа має право списати суми нестач з позабалансового рахунка. Детальніше про всі облікові нюанси такої ситуації можна дізнатися з консультацій «Коли списується нестача з позабалансового рахунка» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 15), а також «Облік викрадених матеріальних цінностей» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 29).
НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ
БКУ — Бюджетний кодекс України від 08.07.2010 р. № 2456-VI.
Закон № 280 — Закон України «Про місцеве самоврядування» від 21.05.97 р. № 280/97-ВР.
Закон про бухоблік — Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
Порядок № 1314 — Порядок списання об’єктів державної власності, затверджений постановою КМУ від 08.11.2007 р. № 1314.
Порядок № 611 — Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611.
Положення № 611 — Положення з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затверджене наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611.
Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.
Інструкція № 125 — Інструкція з обліку запасів бюджетних установ, затверджена наказом Держказначейства від 08.12.2000 р. № 125.
Інструкція № 90 — Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом Держказначейства від 30.10.98 р. № 90.
Наказ № 125/70 — наказ Держказначейства «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів, та Інструкції з їх складання» від 02.12.97 р. № 125/70.
Наказ № 130 — наказ Держказначейства «Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання» від 18.12.2000 р. № 130.
Перелік № 578/5 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.
Норми № 488 — Експлуатаційні норми середнього ресурсу пневматичних шин колісних транспортних засобів та спеціальних машин, виконаних на колісних шасі, затверджені наказом Мінтрансзв’язку від 20.05.2006 р. № 488.
Норми № 489 — Експлуатаційні норми середнього ресурсу акумуляторних свинцевих батарей стартерів колісних транспортних засобів та спеціальних машин, виконаних на колісних шасі, затверджені наказом Мінтрансзв’язку від 02.05.2006 р. № 489.
Норми № 43 — Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43.
Положення № 102 — Положення про технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту, затверджене наказом Мінтрансу від 30.03.98 р. № 102.
Методрекомендації № 90 — Методичні рекомендації щодо здійснення інспектування органами Державної фінансової інспекції України, затверджені наказом Держфінінспекції від 14.12.2011 р. № 90.
Методрекомендації № 39 — Методичні рекомендації з проведення державною контрольно-ревізійною службою ревізій використання коштів на будівництво, затверджені наказом ГоловКРУ від 27.02.2009 р. № 39.
Правила № 349 — Правила проведення утилізації та знищення неякісних лікарських засобів, затверджені наказом МОЗ від 08.07.2004 р. № 349.
Інструкція № 298/227 — Інструкція з організації харчування дітей у дошкільних навчальних закладах, затверджена наказом МОН та МОЗ від 17.04.2006 р. № 298/227.
Інструкція № 1893 — Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затверджена постановою КМУ від 27.11.98 р. № 1893.
