ПЕРЕВІРКА СТАНУ ЗБЕРЕЖЕННЯ МАЙНА БЮДЖЕТНИХ УСТАНОВ
Питанням стану збереження майна бюджетних установ фахівці Державної фінансової інспекції приділяють особливу увагу під час проведення ревізій. У зв’язку з цим ми вирішили у цій статті розглянути порядок проведення перевірки стану збереження майна та основні порушення, які були фактично виявлені фахівцями Державної фінансової інспекції під час перевірки стану збереження майна.
Сподіваємось, що ця стаття стане вам у нагоді та допоможе не допустити помилок під час купівлі, збереження та списання майна. А можливо, за допомогою викладеного в ній матеріалу ви самостійно знайдете та виправите свої помилки, які вже сталися.
Олександр ЛЕВІЧЕВ, завідувач сектору інспектування установ та організацій, які фінансуються з бюджету, Харківської об’єднаної державної фінансової інспекції
Під час проведення ревізій фахівці Державної фінансової інспекції (далі — Держфінінспекція) керуються, зокрема, Методичними рекомендаціями № 90 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 26).
Перевірка питання стану збереження майна проводиться фахівцями Держфінінспекції відповідно до п. 11 Методичних рекомендацій № 90.
Розглянемо основні положення такої перевірки.
Почнемо з того, що при здійсненні ревізії повноти оприбуткування, стану збереження та використання придбаних (безкоштовно отриманих) нематеріальних активів, основних засобів, інших необоротних активів та товарно-матеріальних цінностей перевіряються такі документи:
— бухгалтерські облікові регістри: меморіальні ордери № 4 «Накопичувальна відомість по розрахунках з іншими дебіторами», № 6 «Накопичувальна відомість по розрахунках з іншими кредиторами», № 9 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів», № 10 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів», № 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів», відомості нарахування зносу на основні засоби;
— первинні документи: накладні, рахунки-фактури, накладні про внутрішнє переміщення, комерційні акти, акти прийняття-передачі основних засобів типової форми № ОЗ-1 (бюджет), акти про списання основних засобів типової форми № ОЗ-3 (бюджет), акти про списання автотранспортних засобів типової форми № ОЗ-4 (бюджет), акти списання типової форми № З-2 та акти довільної форми, інвентарні картки обліку необоротних активів типових форм № ОЗ-6 (бюджет) та № ОЗ-8 (бюджет) тощо;
— договори купівлі-продажу, договори про матеріальну відповідальність, накази, дозволи, розпорядження тощо.
При цьому перевірка передбачає контроль за вказаними документами об’єкта контролю на предмет:
— укладення договорів про матеріальну відповідальність та стану закріплення всіх необоротних активів та запасів за матеріально відповідальними особами;
— дотримання об’єктом контролю періодичності та порядку проведення інвентаризації необоротних активів та запасів, правильності оформлення та відображення в бухгалтерському обліку її результатів;
— стану збереження необоротних активів та запасів;
— своєчасності, повноти та правильності оприбуткування придбаних (безкоштовно одержаних) необоротних активів та запасів;
— дотримання законодавства при списанні (відчуженні) необоротних активів та запасів;
— дотримання законодавства при нарахуванні зносу на необоротні активи;
— дотримання законодавства при проведенні індексації, дооцінок та іншого перегляду вартості необоротних активів.
Далі зупинимось на кожному з напрямків перевірки.
Перевірка укладення договорів про матеріальну відповідальність та стан закріплення всіх необоротних активів та запасів за матеріально відповідальними особами
Під час перевірки цього питання ревізори повинні встановити, чи призначено наказом керівника бюджетної установи осіб, які відповідають за збереження основних засобів та інших необоротних матеріальних активів, чи укладено з ними договори про матеріальну відповідальність.
Перевірка періодичності проведення інвентаризацій згідно з вимогами законодавства
Фахівці Держфінінспекції мають перевірити періо-дичність проведення інвентаризацій згідно з вимогами законодавства та ініціювати перед керівником установи проведення інвентаризації під час ревізії.
Зазначимо, що згідно з п. 4 ст. 10 Закону № 2939 орган Держфінконтролю має право вимагати від керівників підконтрольних установ проведення інвентаризацій основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, коштів і розрахунків. У разі відмови у проведенні таких інвентаризацій орган Держфінконтролю має право звернутися до суду щодо спонукання до проведення таких інвентаризацій, а до ухвалення відповідного рішення судом — у присутності понятих та представників установ і організацій, щодо яких проводиться ревізія, опечатувати каси, касові приміщення, склади та архіви на термін не більше 24 годин з моменту такого опечатування, зазначеного в протоколі. Процедуру здійснення органами Держфінконтролю опечатування кас, касових приміщень, складів та архівів в установах, де проводиться ревізія, визначено Порядком № 1028.
Інвентаризація має проводитись на підставі наказу керівника бюджетної установи інвентаризаційною комісією відповідно до вимог Інструкції № 90.
Звернемо особливу увагу на те, що ревізор не може входити до складу інвентаризаційної комісії. Однак інвентаризація має проводитись в його присутності, оскільки під час її проведення важливо не тільки встановити фактичну наявність основних засобів та інших необоротних матеріальних активів, стан їх збереження та установити лишки та нестачі матеріальних цінностей, а й виявити основні засоби та інші необоротні матеріальні активи, які фактично використовуються, але за даними бухгалтерського обліку вже списані, використовуються сторонніми юридичними чи фізичними особами тощо.
Перевірка повноти та своєчасності оприбуткування придбаних матеріальних цінностей, правильності їх списання
Ця перевірка проводиться шляхом зіставлення даних меморіальних ордерів № 6 «Накопичувана відомість по розрахунках з іншими кредиторами», № 9 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів», № 10 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів» та прикладених до них первинних документів («Акт прийняття-передачі основних засобів» типової форми № ОЗ-1 (бюджет), «Акт про списання основних засобів» типової форми № ОЗ-3 (бюджет), «Акт про списання автотранспортних засобів» типової форми № ОЗ-4 (бюджет), «Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури» типової форми № ОЗ-5 (бюджет), «Акт списання» типової форми № 3-2 та акти довільної форми, № 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів»).
При перевірці повноти оприбуткування основних засобів та нематеріальних активів співставляється відповідність асортименту, кількості, вартості, зазначених у супровідних документах до договорів (контрактів), прибуткових ордерах, товарно-транспортних накладних, комерційних актах, даним бухгалтерського обліку щодо фактично оприбуткованих товарно-матеріальних цінностей.
Також ревізори перевіряють, чи не витрачалися бюджетні кошти на придбання матеріальних цінностей, які фактично не використовуються установою або тривалий час перебувають на відповідальному зберіганні у постачальника. Придбання таких матеріальних цінностей може бути зумовлено наступною передачею їх у безоплатне користування іншим юридичним чи фізичним особам або наданням їх в оренду за заниженою орендною ставкою.
У випадках коли придбане обладнання перебуває на відповідальному зберіганні у постачальників, фахівці Діржфінінспекції мають провести зустрічні звірки у постачальників, під час яких може бути встановлено, чи дійсно таке обладнання є в наявності та чи не використовується воно постачальником.
Крім того, фахівці Держфінінспекції мають перевірити Журнал реєстрації довіреностей (форма № М-3), який повинен бути пронумерований, прошнурований та скріплений печаткою і підписами керівника і головного бухгалтера установи, а також акти на списання бланків довіреностей (форма № М-2а).
Ревізори повинні дослідити, чи були своєчасно та в повному обсязі оприбутковані за даними бухгалтерського обліку матеріальні цінності, придбані установою та отримані за довіреністю.
Також фахівці Держфінінспекції мають зіставити прізвища осіб, яким видавалися довіреності, з трудовими книжками осіб, які працюють в установі, для встановлення фактів видачі довіреностей стороннім особам.
Перевірка дотримання законодавства при списанні (відчуженні) необоротних активів та запасів
При перевірці правильності списання основних засобів фахівці Держфінінспекції звертають увагу на вказані в актах на списання причини списання. Також перевіряють достовірність поданих документів для отримання згоди від органу управління на списання та відчуження майна, зокрема: техніко-економічне обґрунтування необхідності списання майна, причини вибуття матеріальних цінностей, обґрунтування недоцільності і неможливості їх відновлення, відомості про майно, що пропонується списати за даними бухгалтерського обліку (крім об’єктів незавершеного будівництва), акти інвентаризації майна, що пропонується до списання, акти технічного стану майна, затверджені керівником установи; відомості про наявність обтяжень чи обмежень стосовно розпорядження майном, що пропонується списати, разом з відповідними підтвердними документами; відомості про земельну ділянку, на якій розташоване нерухоме майно, із зазначенням напрямів подальшого використання земельних ділянок, які вивільняються, а також відповідні підтвердні документи, зокрема державний акт на право постійного користування землею, кадастровий план; відомості про об’єкти незавершеного будівництва тощо.
Фахівці Держфінінспекції звертають увагу також на те, чи зазначені в акті на списання відомості щодо вмісту дорогоцінних металів у списаних матеріальних цінностях.
Крім того, звертається увага на списання майна, що перебуває під наглядом державних інспекцій (автомобілі, трактори, самохідні шасі, самохідні сільськогосподарські, дорожньо-будівельні і меліоративні машини, сільськогосподарська техніка та інші механізми, енергоустановки споживачів, нагрівальні котли, підйомники, лічильники води, електроенергії, газу тощо, локальні системи виявлення загрози виникнення надзвичайних ситуацій та локальні системи оповіщення про них населення та інше), оскільки таке списання можливо лише за наявності відповідного висновку представника інспекції, що здійснює нагляд.
Також фахівці Держфінінспекції звертають увагу на оприбуткування від списаного майна окремих деталей, вузлів, матеріалів, які можуть бути використані чи підлягають передачі в установленому порядку підприємствам, що займаються збиранням відповідних матеріалів. Нагадаємо, що комісією установи повинен додатково складатися акт про оцінку такого майна.
Перевірка дотримання законодавства при нарахуванні зносу необоротних активів
У рамках цього питання фахівці Держфінінспекції перевіряють правильність нарахування зносу на необоротні активи, який є показником того, через який час необоротний актив втрачає свою вартість, по відомості нарахування зносу на основні засоби типової форми № 03-12 (бюджет), а також чи відображено суми нарахованого зносу в інвентарних картках обліку необоротних активів типових форм № ОЗ-6 (бюджет) та № ОЗ-8 (бюджет).
У бухгалтерському обліку бюджетних установ знос об’єктів (предметів) необоротних активів обліковується на субрахунках рахунку 13 «Знос необоротних активів». Сума зносу об’єктів необоротних активів визначається в останній робочий день грудня в гривнях за повну кількість календарних місяців їх перебування в експлуатації у звітному році відповідно до норм зносу. Зазначимо, що норми зносу на необоротні активи встановлені Інструкцією № 64, яка діяла до 06.08.2013 р., а після цієї дати — Положенням № 611.
Також варто пам’ятати, що знос, нарахований у розмірі 100 % вартості необоротних активів, які придатні для подальшої експлуатації, не може бути підставою для їх списання. Фахівці Держфінінспекції під час перевірки обов’язково звернуть увагу на дотримання цієї норми.
Перевірка дотримання законодавства при проведенні індексації, дооцінок та іншого перегляду вартості необоротних активів
У рамках цього питання фахівці Держфінінспекції насамперед перевіряють дотримання вимог п.п. 1.6 — 1.10 Інструкції № 64 (до 06.08.2013 р.) та розд. VII Положення № 611 (після 06.08.2013 р.).
Так, вимогами зазначених документів передбачено, що зміна первісної (відновлювальної) вартості необоротних активів проводиться у разі індексації їх первісної вартості відповідно до чинного законодавства України, а також при добудові, дообладнанні, реконструкції, частковій ліквідації відповідних об’єктів та модернізації, яка призвела до додаткового укомплектування необоротних активів.
Що стосується індексації первісної вартості груп необоротних активів (крім об’єктів житлового фонду), то вона проводиться протягом I кварталу наступного звітного року згідно з коефіцієнтом індексації, який визначається за формулою, передбаченою п. 146.21 ст. 146 розд. ІІІ ПКУ.
Важливою умовою проведення індексації є значення коефіцієнта індексації. Так, якщо його значення не перевищує одиниці, то індексація не проводиться.
Індексація первісної вартості груп необоротних активів може проводитися за самостійним рішенням керівника установи.
Окремо зазначимо про індексацію об’єктів житлового фонду.
У зв’язку з інфляційними процесами балансову вартість об’єктів існуючого житлового фонду щороку узгоджують з реальною вартістю житла. Для цього застосовують механізм індексації, передбачений Методикою № 163 і постановою № 1024. Як передбачено цими документами, індексація об’єктів житлового фонду має проводитися до 15 лютого кожного року станом на 1 січня.
Переоцінка необоротних активів бюджетних установ проводиться постійно діючою комісією, яка призначається наказом керівника установи щорічно і діє протягом року.
Також звернемо увагу на те, що фахівці Держфінінспекції обов’язково звертають увагу на правильність ведення обліку земельних ділянок.
Як передбачено ст. 13 Закону № 1378, для відображення вартості земельних ділянок та права користування земельними ділянками в бухгалтерському обліку відповідно до законодавства України обов’язково має бути проведено експертну грошову оцінку цих земель. При цьому механізм проведення такої оцінки, оформлення її результатів визначено Методикою експертної грошової оцінки земельних ділянок, затвердженою постановою КМУ від 11.10.2002 р. № 1531, та Порядком проведення експертної грошової оцінки земельних ділянок, затвердженим наказом Держкомітету України із земельних ресурсів від 09.01.2003 р. № 2.
Нормативна грошова оцінка земельних ділянок не відображається в бухобліку, а використовується, зокрема, для визначення розміру земельного податку, орендної плати за земельні ділянки державної та комунальної власності.
Що стосується індексації нормативної грошової оцінки земель, то щорічно Держагентство земельних ресурсів України на виконання п. 289.3 ПКУ інформує про щорічну індексацію нормативної грошової оцінки земель. Зокрема, про індексацію нормативної грошової оцінки земель у 2013 році було повідомлено листом від 10.01.2013 р. № 328/22/7-13.
Таким чином, починаючи з моменту набуття чинності Законом № 1378, тобто з 13.01.2004 р. бюджетні установи, які мають державні акти на право власності на земельні ділянки або право на постійне користування ними, повинні обліковувати такі земельні ділянки в бухгалтерському обліку за експертною грошовою оцінкою (див. лист Держказначейства від 26.05.2009 р. № 15-06/1394-8434).
Тепер перейдемо до розгляду порушень, які були встановлені фахівцями Держфінінспекції під час проведення перевірки з питання стану збереження майна. Але відразу попередимо: оскільки порушення були виявлені за наслідками ревізій, які проводилися до набуття чинності Положенням № 611, посилатися будемо на нормативні документи, які були чинними до 06.08.2013 р. Проте це не означає, що у теперішній час наведені приклади порушень не актуальні. Різниця між нормами Інструкції № 64 та Положення № 611 незначна. Найважливіше, мабуть, — збільшення вартісної межі для зарахування матеріальних активів до складу основних засобів з 1000 грн. до 2500 грн. Більш детальний аналіз змісту зазначених документів ви знайдете в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 30.
Насамперед розглянемо порушення в частині оприбуткування товарно-матеріальних цінностей.
Приклад 1
Ревізією своєчасності, повноти та правильності оприбуткування придбаних необоротних активів установлено наступне.
За укладеним договором та накладною установою проведено оплату та отримано матеріальні цінності на загальну суму 32784 грн. (прилади та матеріали для вуличного освітлення — світильники COBRA E27, лампи SIGALUX 36B, кронштейни та провід АППВ).
Оплата за отримане майно здійснена за КПКВ 100203 «Благоустрій міст, сіл, селищ», КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».
На порушення Інструкції № 64 світильники в кількості 100 штук на суму 11750 грн. та кронштейни в кількості 100 штук на суму 5750 грн. не були оприбутковані за даними бухгалтерського обліку, а відразу після отримання списані на видатки установи.
Зазначене також є порушенням вимог п. 1 ст. 9 Закону № 996 та призвело до заниження вартості малоцінних необоротних матеріальних активів.
Приклад 2
Ревізією своєчасності, повноти та правильності оприбуткування придбаних (безкоштовно одержаних) основних засобів, у тому числі комп’ютерної техніки та її комплектуючих, установлено, що закладом на порушення вимог п. 1.13 розд. І Інструкції № 64 суми податку на додану вартість, які сплачуються при отриманні (купівлі) необоротних активів, було враховано до вартості необоротних активів.
Ревізія проводилась шляхом звіряння даних видаткових накладних, отриманих від організацій-постачальників, щодо кількості та вартості необоротних активів з даними бухгалтерського обліку щодо повноти та своєчасності оприбуткування цінностей.
Унаслідок зазначеного порушення у рядку 122 форми № 1 «Баланс» завищена первісна вартість основних засобів.
Приклад 3
Ревізією своєчасності, повноти та правильності оприбуткування придбаних необоротних активів установлено наступне.
За укладеним договором та накладною установою проведено оплату та отримано матеріальних цінностей на загальну суму 58237 грн. (світильники та кронштейни).
На порушення наказу № 114 світильники в кількості 150 штук на суму 23453 грн. та кронштейни в кількості 150 штук на суму 4531 грн. оприбутковані на субрахунок 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя» (на цьому субрахунку обліковуються господарські матеріали, що використовуються для поточних потреб установ), замість того, щоб оприбуткувати їх на субрахунок 113 «Малоцінні необоротні матеріальні активи» (на цьому субрахунку обліковуються малоцінні необоротні матеріальні предмети, термін експлуатації яких перевищує один рік).
Зазначене є порушенням вимог п. 1 ст. 9 Закону № 996 та призвело до неправильного обліку матеріальних цінностей за даними бухгалтерського обліку та перекручення даних фінансової звітності.
Зазначені вище порушення виправляються шляхом складання бухгалтерської довідки та внесення відповідних виправлень у бухгалтерські документи та фінансову звітність.
Нагадаємо, що виправлення помилок здійснюється відповідно до вимог п. 4 Положення № 88.
Так, відповідно до цього Положення у тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчистки і необумовлені виправлення не допускаються.
Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах, що створені ручним способом, виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
Помилки в облікових регістрах за минулий звітний період виправляються способом сторно. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або із знаком «мінус», а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до облікового регістру у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку. Довідка має наводити причину помилки, її зміст, посилання на документи та облікові регістри, в яких допущено помилку, суму та кореспонденцію рахунків бухгалтерського обліку, якою виправляється помилка. Така довідка підписується працівником, який її склав, та після її перевірки — головним бухгалтером.
Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом «виправлено» та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.
У місяці складання бухгалтерської довідки її дані записуються до відповідного регістру бухгалтерського обліку і Головної книги. Форма бухгалтерської довідки затверджена наказом № 117.
Проведення інвентаризації
Розглянемо приклади порушень, які допускаються під час проведення інвентаризації майна.
Приклад 1
З метою організації фактичного контролю за станом збереження майна під час проведення ревізії на підставі наказу по закладу проведено вибіркові інвентаризації у 24 матеріально відповідальних осіб, якими встановлено недостачі на суму 1750 грн. та лишки на суму 2330 грн.
Для визначення розміру збитків, завданих установою, Держфінінспекцією в ході ревізії направлено листа начальнику установи з вимогою проведення оцінки результатів інвентаризації.
Приклад 2
З метою організації фактичного контролю за станом збереження майна під час проведення ревізії на підставі наказу по закладу проведено вибіркові інвентаризації основних засобів та інших необоротних матеріальних активів у чотирьох матеріально відповідальних осіб.
За результатами проведених інвентаризацій у однієї матеріально відповідальної особи встановлені лишки господарчих товарів (плитки облицювальної) на загальну суму 830 грн., заниження в обліку основних засобів (спортивний гімнастичний майданчик) на суму 43670 грн., заниження в обліку вартості запасів (металобрухт, скло) на суму 4250 грн., у іншої матеріально відповідальної особи — заниження в обліку вартості запасів (тосолу) на 175 грн. та у третьої матеріально відповідальної особи встановлена недостача паливно-мастильних матеріалів (масла моторного) на загальну суму 155,50 грн.
Приклад 3
З метою фактичного контролю за збереженням матеріальних цінностей на підставі наказу директора установи проведено вибіркову інвентаризацію, за результатами якої нестач чи лишків не встановлено.
Однак установлено, що за даними бухгалтерського обліку установи обліковуються в підзвіті у матеріально відповідальної особи кондиціонери в кількості 6 штук на загальну суму 46227 грн., тоді як фактичною контрольною перевіркою виявлено, що зазначені кондиціонери перебувають в адміністративній будівлі в іншої матеріально відповідальної особи.
Приклад 4
У ході інвентаризації виникла необхідність у проведенні обстеження технічного стану автомобіля ВАЗ-2106, який не використовується в роботі, у зв’язку з чим директору спеціалізованого підприємства було направлено запит про виділення спеціаліста в галузі технічного устрою транспортних засобів.
Під час ревізії інвентаризаційною комісією закладу за участю залученого фахівця спеціалізованої організації проведено контрольний огляд технічного стану автомобіля ВАЗ-2106, яким установлено, що зазначений автотранспортний засіб технічно несправний, розукомплектований (відсутні окремі найменування автозапчастин).
Зазначене є порушенням вимог п. 1.4 розд. І Інструкції № 90 і призвело до недостачі товарно-матеріальних цінностей (запчастин) на загальну суму 1750 грн.
У випадках виявлення нестач матеріальних цінностей потрібно визначити розмір збитків. Але у цей час самостійно ревізори не можуть визначати розмір збитків. Пояснимо чому.
Раніше при визначенні розміру збитку, завданого державі внаслідок порушень, виявлених ревізією, ревізори керувалися Порядком № 116. Проте починаючи з кінця 2011 року (а саме з 16.12.2011 р.) ситуація з порядком визначення збитків від розкрадання, нестачі (псування) майна істотно змінилася. Річ у тім, що постановою КМУ від 07.12.2011 р. № 1253 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 1) було внесено зміни до низки документів, зокрема до Порядку № 116 та Методики оцінки майна, затвердженої постановою КМУ від 10.12.2003 р. № 1891 (далі — Методика № 1891).
Відповідно до діючої редакції п. 2 Порядку № 116 у теперішній час розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається:
— шляхом проведення незалежної оцінки згідно з національними стандартами оцінки (якщо збиток завдано звичайному суб’єкту господарювання);
— згідно з методикою оцінки майна, затвердженою Кабміном (у разі визначення розміру збитків, що завдали майнової шкоди державі, територіальній громаді або суб’єкту господарювання з державною (комунальною) часткою у статутному (складеному) капіталі).
Тому для визначення розміру збитків у результаті розкрадання, нестачі (псування) майна бюджетні установи та організації повинні звернутися до суб’єкта оціночної діяльності для проведення незалежної оцінки, тобто самостійно не можуть здійснити розрахунок збитків.
Проте в деяких випадках установи можуть самостійно визначити розмір збитку, для чого проводиться стандартизована оцінка збитків. Ці випадки наведено в п. 110 Методики № 1891.
Детальніше про це можна дізнатися з консультації фахівця Держфінінспекції «Чи можуть ревізори самостійно визначати розмір збитків від нестач» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 15).
Індексація, дооцінка та інший перегляд вартості активів
Розглянемо приклади порушень, які було виявлено ревізорами під час перевірки дотримання установами вимог законодавства до проведення індексації, дооцінок та іншого перегляду вартості активів.
Приклад 1
Ревізією дотримання законодавства при проведенні індексацій, переоцінок та іншого перегляду вартості основних засобів установлено, що бухгалтерією установи не проводилась індексація первісної вартості будівель та споруд, які обліковувались на балансі у 2010 році за 2009 рік, що є порушенням вимог п. 1.7 Інструкції № 64. Це призвело до заниження за даними бухгалтерського обліку установи вартості основних засобів на загальну суму 537453 грн.
Відповідне відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій призвело до заниження первісної вартості основних засобів у рядку 122 звіту за формою № 1 «Баланс».
Зазначене порушення встановлено шляхом співставлення вартості будівель, яка обліковується за даними бухгалтерського обліку, з вартістю, обчисленою відповідно до норм чинного законодавства.
Приклад 2
Ревізія дотримання законодавства при проведенні індексацій, дооцінок та іншого перегляду вартості необоротних активів проведена шляхом звіряння даних балансу, Головної книги, зворотних відомостей, актів виконаних робіт, нарядів-заказів та шляхом проведення зустрічних звірок.
У ході ревізії проведено зустрічну звірку в організації, якою відповідно до договору проведено поточний ремонт обладнання на загальну суму 36100 грн.
Крім того, згідно з нарядом-заказом до поточного ремонту увійшла модернізація устаткування на загальну суму 13460 грн.
Ревізією встановлено, що на порушення вимог п. 1.6 Інструкції № 64 закладом не проведена зміна первісної (відновлювальної) вартості необоротних активів унаслідок модернізації, яка призвела до додаткового укомплектування необоротних активів. Це призвело до заниження за даними бухгалтерського обліку закладу на субрахунку 104 «Машини та обладнання» вартості основних засобів на загальну суму 13460 грн.
Унаслідок зазначених порушень у формі № 1 «Баланс» занижена первісна вартість основних засобів у рядку 122 на суму 13460 грн, що є порушенням вимог п. 1 ст. 3 Закону № 996.
Зазначені порушення виправляються шляхом складення бухгалтерської довідки та внесення відповідних виправлень у бухгалтерські документи та фінансову звітність. Про те, як складається така довідка, ми розповідали вище (див. с. 18).
Перевірка дотримання законодавства при списанні (відчуженні) необоротних активів та запасів
Розглянемо порушення, яке було виявлено ревізорами під час перевірки дотримання установами вимог законодавства до списання матеріальних цінностей.
Приклад
Ревізією дотримання законодавства при списанні, передачі та відчуженні необоротних активів установлено недоотримання установою власних надходжень від реалізації ліквідованого при списанні майна (металобрухт) у сумі 150 грн., що є порушенням вимог ч. 1 ст. 9 Закону № 996. Порушення сталося внаслідок неоприбуткування металобрухту та нездачі його до спецпідприємства.
Порушення встановлено шляхом звіряння актів на списання основних засобів з даними оборотних відомостей за відповідний місяць.
Унаслідок зазначеного порушення закладу завдано матеріальної шкоди (збитків) на суму 150 грн.
Крім того, внаслідок вищезазначеного порушення у рядку 050 форми № 4-1д, № 4-1м «Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги» занижений обсяг власних надходжень від реалізації майна на суму 150 грн., що є порушенням вимог ч. 1 ст. 3 Закону № 996.
Для виправлення цього порушення установі слід оприбуткувати металобрухт, здати його до спецпідприємства та отримати за нього кошти.
Перевірка правильності обліку земельних ділянок
Розглянемо порушення, яке було виявлено ревізорами під час перевірки дотримання установами вимог законодавства до обліку земельних ділянок.
Приклад
Ревізією правильності обліку земельних ділянок установлено, що за даними бухгалтерського обліку та фінансової звітності закладу на балансовому субрахунку 101 «Земельні ділянки» обліковується земельна ділянка площею 9032 кв. м та вартістю 7521431 грн.
Зазначена земельна ділянка обліковується в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності закладу за грошовою оцінкою, визначеною в витягах з технічної документації про нормативну грошову оцінку земельної ділянки, відповідно, при відсутності її експертної грошової оцінки, яка є обов’язковою для відображення вартості земельних ділянок у бухгалтерському обліку.
Зазначене є порушенням ст. 13 Закону № 1378.
Для виправлення цього порушення і приведення у відповідність до вимог законодавства України вартості земельної ділянки, яка обліковується за даними бухгалтерського обліку установи, необхідне проведення її експертної грошової оцінки з подальшим коригуванням вартості, яка обліковується за даними бухгалтерського обліку.
Нормативні документи
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Закон № 2939 — Закон України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» від 26.01.93 р. № 2939-XII.
Закон № 996 — Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
Закон № 1378 — Закон України «Про оцінку земель» від 11.12.2003 р. № 1378-IV.
Постанова № 1024 — постанова КМУ «Про порядок індексації вартості об’єктів житлового фонду» від 31.08.96 р. № 1024.
Порядок № 1028 — Порядок опечатування Державною фінансовою інспекцією, її територіальними органами кас, касових приміщень, складів та архівів, затверджений постановою КМУ від 26.07.2006 р. № 1028.
Порядок № 116 — Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116.
Методика № 163 — Методика визначення балансової вартості об’єктів житлового фонду, затверджена постановою КМУ від 09.03.95 р. № 163.
Положення № 611 — Положення з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затверджене наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611.
Інструкція № 90 — Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом Головного управління Держказначейства від 30.10.98 р. № 90.
Інструкція № 64 — Інструкція з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затверджена наказом Держказначейства від 17.07.2000 р. № 64.
Інструкція № 68 — Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, затверджена наказом Держказначейства від 27.07.2000 р. № 68.
Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.
Наказ № 114 — наказ Мінфіну та Головного управління Держказначейства «Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ» від 10.12.99 р. № 114.
Наказ № 117 — наказ Держказначейства «Про затвердження змін до Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання» від 05.06.2003 р. № 117.
Методичні рекомендації № 90 — Методичні рекомендації щодо здійснення інспектування органами Державної фінансової інспекції України, затверджені наказом Держфінінспекції від 14.12.2011 р. № 90.
