Облік продуктів харчування

На сьогодні існує лише один профільний нормативний документ, який регламентує облік продуктів харчування, — Інструкція № 530. І хоча ця Інструкція досить застаріла, вона продовжує діяти на території України. Підстава — постанова № 1545, згідно з якою до прийняття відповідних актів законодавства України на її території застосовуються акти законодавства Союзу РСР з питань, не врегульованих законодавством України, за умови, що вони не суперечать Конституції та законам України.

Інших профільних інструкцій з обліку продуктів харчування не існує, тому її можна узяти за основу обліку не лише у сфері охорони здоров’я, а й в інших галузях бюджетної сфери.

Крім цього, не слід забувати, що продукти харчування належать до категорії запасів, облік яких регламентується Положенням № 947. Одиницею обліку запасів є їх найменування чи однорідна група.

Як правило, матеріальна відповідальність за отримання, зберігання та використання продуктів харчування покладається на комірника. У разі коли у штатному розписі установи посади комірника немає, така відповідальність покладається на обраного керівником працівника. Безпосередньо на харчоблоці матеріальну відповідальність за продукти харчування несе завідувач виробництва або шеф-кухар, а за його відсутності у штатному розписі — кухар.

Продукти харчування повинні зберігатися у спеціально обладнаних коморах та овочесховищах, що забезпечують їх збереження та відповідають санітарним нормам і правилам.

Згідно з чинним законодавством послуги громадського харчування мають надаватися належної якості, за що відповідає керівник бюджетної установи та постачальник продуктів харчування. Тому постачальник повинен надати разом з продуктами харчування документи, які підтверджують їх якість: сертифікати відповідності, ветеринарні та карантинні дозволи.

Процес організації харчування в бюджетній установі починається з розробки тижневого (двотижневого) циклічного меню на базі закріплених державними нормативними актами продуктових наборів, які вводяться окремо для різних видів діяльності. Циклічне меню розробляють у межах затвердженого кошторису установи.

Слід зазначити, що на сьогодні згадані продуктові набори, грошові еквіваленти яких взято за основу розрахунку планових бюджетних асигнувань на харчування, не ув’язані з переліками рекомендованих страв. Очевидно, що така ув’язка є корисною: вона полегшить роботу на місцях і сприятиме підвищенню якості харчування.

Так, наприклад, в охороні здоров’я наказом № 931 дано доручення ДП «Державний науково-дослідний центр з проблем гігієни харчування МОЗ України» та іншим спеціалізованим установам розробити за профілями захворювань технологічні карти страв, скласти зразки тижневого меню і нау­ково-обґрунтовані добові продуктові набори. На сьогодні для розробки меню установ до їх штатів введено посади медичної сестри з дієтичного харчування та/або лікаря-дієтолога, нарівні з якими цим займається і шеф-кухар.

Для складання переліку страв, що готуються, на практиці найчастіше використовують «Сборник рецептур блюд и кулинарных изделий для предприятий общественного питания» 1982 року, розроб­лений НДІГХ спільно з Управлінням громадського харчування Мінторгу СРСР. Серед видань, які враховують специфіку тієї чи іншої галузі, можна зазначити такі: «Сборник рецептур блюд для питания школьников» — М.: Минторг, 1985; Губергриц А. Я., Линевский Ю. В. «Лечебное питание». — К.: Высшая школа, 1989; Покровский А. А., Самсонов М. А. «Справочник по диетологии». — М.: Медицина, 1992 тощо.

Відібрані за складеним циклічним меню технологічні карти на страви містять норми витрат брутто та нетто для продуктів, що використовуються, вихід готової порції, технологію приготування їжі, її енергетичну цінність і хімічний склад. Для розрахунку вартості кожної порції на основі технологічних карт бухгалтер складає калькуляційні карти, які, у свою чергу, містять норми-брутто, ціни постачальника на продукти та вихід однієї порції. Бухгалтеру слід перевіряти співвідношення норм брутто, нетто та вихід готової продукції за технологічними картами із затверджених збірок рецептур. Якщо для приготування страв використовують подібну, однак іншу ніж у збірці рецептур сировину, або відпускають страви, що не містяться у збірці, то технологічні карти повинні затверджуватися за підсумками контрольних вимірів комісією, призначеною наказом керівника установи. Звертаємо увагу: щоб «вписатися» в затверджений кошторис установи, варіюють перелік страв і вихід готової продукції.

Облік продуктів харчування на складі повинен здійснюватися так, щоб забезпечувалося зберігання продуктів харчування під час їх отримання, зберігання та відпуску.

На складах мають бути ваги, мірна тара, холодильні установки, вентиляційні пристрої, інструменти та пристосування для відкриття тари.

Ваги, важки, мірні ємкості повинні пройти державну повірку або метрологічну атестацію, які виконуються органами Держстандарту України.

Продукти та тара на складі повинні розміщуватися за найменуваннями, сортами, у доступних місцях за секціями, а всередині них — за окремими видами (на стелажах, в ящиках, на полицях тощо) з таким розрахунком, щоб можна було забезпечити їх швидке приймання, відпуск і перевірку.

При отриманні запасів комірник на документі постачальника або на акті про приймання матеріалів повинен поставити свій підпис про отримання цих цінностей і прийняти їх на відповідальне зберігання.

Виявлені при отриманні матеріальних цінностей кількісні та/або якісні розбіжності з даними документів постачальників оформляються актом.

Комірник веде кількісний облік продуктів у Книзі складського обліку.

У Книзі складського обліку (ф. № З-9), типова форма якої затверджена наказом № 130, обліковуються надходження, витрачання та залишки продуктів харчування за найменуваннями, кількістю, номенклатурними номерами та сортами. Книга складського обліку має бути пронумерована та підписана головним бухгалтером. Кожне найменування продуктів харчування має відображатися на окремій сторінці Книги. Залишки виводяться після кожного запису про надходження та видачу продуктів харчування.

На підставі даних накладних постачальника здійснюються записи про надходження продуктів харчування на склад. Записи про вибуття продуктів харчування зі складу здійснюються на підставі даних меню-вимог на видачу продуктів харчування зі складу (ф. № З-4) і накладної (вимоги) (ф. № З-3).

З установленою головним бухгалтером установи періодичністю комірник (матеріально відповідальна особа) подає до бухгалтерії прибуткові та витратні документи з реєстром, який складається у двох примірниках. Один примірник реєстру після перевірки правильності оформлення первинних документів повертається матеріально відповідальній особі, а другий залишається в бухгалтерії.
У кінці Книги складського обліку не рідше одного разу на квартал робляться записи про її перевірку
бухгалтерією.

Облік продуктів харчування на харчоблоці має свої особливості.

Приготування їжі та її видача відбувається виходячи з фактичної кількості осіб, що харчуються, яка на початок кожного дня фіксується уповноваженими на це працівниками.

Так, старші медичні сестри стаціонарних відділень лікувально-профілактичних установ охорони здоров’я щодня повинні подавати дані про фактичну наявність хворих у стаціонарі станом на 9:00 ранку із зазначенням розподілу хворих за дієтстолами згідно з медичними картками стаціонарних хворих.

Кількість хворих у відділеннях порівнюється з даними приймального відділення.

На підставі цих даних дієтсестра харчоблоку складає зведені дані стосовно хворих, які отримують харчування в цілому по лікарні. Також дієтсестра повинна провести звірку цих даних зі статистичними даними лікарні та даними приймального відділення.

У навчальних закладах дані про фактичну наявність тих, хто харчується, подають особи, відповідальні за таку інформацію.

На підставі зведених даних стосовно хворих, які харчуються, дієтсестра за участі шеф-кухаря та працівника бухгалтерії і за допомогою дієтолога складають меню-розкладку на харчування хворих. Якщо кількість дієтстолів є незначною, то складається меню-вимога.

У разі якщо кількість хворих змінюється порівняно з кількістю хворих станом на 9:00 ранку більш ніж на 3 особи, дієтсестра харчоблоку складає розрахунок зміни потреби у продуктах харчування. При збільшенні потреби у продуктах харчування виписується накладна (вимога) на склад (комору), а в разі зменшення потреби — залишки продуктів харчування повертаються на склад.

Продукти харчування зараховують на баланс за первісною вартістю, якою в разі їх постачання за грошові кошти є вартість постачальника без ПДВ. Транспортні витрати на доставку не збільшують вартість запасів, а також, як і ПДВ, відразу включаються до фактичних витрат.

У бухгалтерії облік продуктів харчування ведеться в кількісному та сумовому виразі у розрізі матеріально відповідальних осіб.

Аналітичний облік продуктів харчування в бухгалтерії ведеться за найменуваннями, кількістю, вартістю та матеріально відповідальними особами в оборотних відомостях, в яких щомісяця обчислюються обороти та визначаються залишки на початок місяця. У разі ручної форми обліку записи до оборотних відомостей вносяться на підставі даних накопичувальних відомостей з надходження та витрачання продуктів харчування, типові форми яких затверджені наказом № 130.

Типова форма Накопичувальної відомості з надходження продуктів харчування (ф. № 3-12) за місяць є, по-перше, реєстром прибуткових документів у розрізі постачальників із зазначенням дати, номера та підсумкової суми кожного документа. По-друге, форма містить перелік усіх найменувань продуктів, що надійшли, із зазначенням одиниці виміру, кількості та суми на кожну дату за кожним найменуванням і кожним документом, а також підсумкової суми за всіма найменуваннями та всіма документами (постачальниками). Типова форма Накопичувальної відомості з витрачання продуктів харчування (ф. № 3-13) за місяць є переліком усіх найменувань використаних продуктів із зазначенням одиниці виміру, кількості за кожну робочу дату місяця, ціни та суми за місяць за кожним найменуванням, а також підсумкової суми за всіма найменуваннями. У документі наводять фактичну кількість тих, хто харчується, на кожну дату та загальну кількість меню-вимог, за якими його складено. Дані аналітичного обліку повинні збігатися з даними синтетичного обліку, який ведуть на субрахунку 232 «Продукти харчування» за допомогою меморіальних ордерів, типова форма яких затверджена Інструкцією № 68.

Меморіальний ордер № 11 «Накопичувальна відомість про надходження продуктів харчування» є розшифровкою дебетового обороту субрахунку 232 у кореспонденції з кредитом субрахунку 361 «Розрахунки з постачальниками» у вигляді реєстру сум прибуткових документів за постачальниками.

Меморіальний ордер № 12 «Накопичувальна відомість про витрачання продуктів харчування» є розшифровкою кредитового обороту субрахунку 232 у кореспонденції з дебетом інших субрахунків.

Нагадаємо, що записи в меморіальних ордерах здійснюють за кожним первинним документом. Якщо в установі є декілька матеріально відповідальних осіб, то для них складають окремі накопичувальні відомості та звід по установі.

Списання продуктів харчування на відпущені страви здійснюється за середньозваженою ціною. Остання визначається за кожним найменуванням шляхом ділення сумарної вартості залишку запасів на початок звітного періоду та вартості отриманих у звітному місяці запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного періоду та отриманих у звітному періоді запасів (див. приклад далі). Кількість використаних продуктів кожного найменування для їх списання визначають як суму за всіма найменуваннями страв добутків норми-брутто продуктів на одну страву за калькуляційною картою і кількості відпущених однакових страв за забірними листами (див. приклад далі). Контрольна сума списання за всіма найменуваннями продуктів дорівнює добутку затвердженого грошового ліміту на 1 споживача на добу на фактичну кількість споживачів і на кількість днів надання послуг (без благодійності).

Розраховану таким чином кількість використаних продуктів бухгалтер періодично порівнює з даними книги складського обліку, яку веде матеріально відповідальна особа.

З більшою періодичністю, але не менше одного разу на квартал, проводять інвентаризацію відповідно до п.п. 9 п. 1.5 Інструкції № 90, тобто звіряють залишки за даними бухгалтерського обліку з фактичною наявністю продуктів у коморі. Якщо буде виявлено розбіжності, то потрібно з’ясувати їх причини. У разі фактичної нестачі та після заліку нестачі надлишками за пересортицею провадять списання з урахуванням природного убутку продуктів згідно з Нормами № 88.

Зауважимо, що природний убуток — це витрати на усихання та розпилювання рідких і порошкоподібних продуктів, розкришення при обробленні м’яса тощо. Величину таких витрат розраховують за кожним продуктом окремо як добуток норми, вираженої у відсотках, на кількість (суму) відпущеного товару за період між інвентаризаціями (див. приклад далі). Установлені норми природного убутку є граничними: списання продуктів здійснюють у фактичних розмірах, однак не більше розрахованих за нормами. Норми застосовують незалежно від строків зберігання продуктів у коморі. Україна є першою зоною торгівлі. Належність комори до 1-ї або 2-ї групи визначають згідно з п. 3 додатка № 7 до Норм № 88.

Також звернемо увагу на те, що при списанні швидкопсувних продуктів харчування слід дотримуватись вимог санітарно-гігієнічних і санітарно-протиепідемічних правил і норм (СанПиН 42-123-4117-86 «Условия, сроки хранения продуктов питания, особенно скоропортящихся»). Забороняється списання швидкопсувних продуктів харчування пізніше їх визначених строків зберігання. Згідно зі ст. 46 Закону № 4004 вартість реалізованих продуктів харчування зі строком зберігання, що минув, підлягає відшкодуванню в розмірі 100 % їх вартості.

Розглянемо приклад списання м’яса птиці (кури бройлерні 1-ї категорії) за 1 — 4 червня.

Приклад. Вихідні дані та розрахунки зводимо в таблиці. Також урахуємо, що в їдальні на 
1 і 5 червня були проведені інвентаризації продуктів харчування, причому за даними останньої з них фактичний залишок м’яса птиці становить 20,685 кг. Комора належить до другої групи. Норма природного убутку м’яса птиці охолодженого дорівнює 0,15 %.

Надходження (вихідні дані), вибуття та залишки (розрахунок) м’яса птиці за період 1 — 4 червня:

Обов’язкові вимоги до складання первинних документів сформульовані в Законі № 996. Первинні документи складають на безперервній основі з моменту реєстрації юридичної особи та до її ліквідації з метою фіксації всіх господарських операцій. Вони повинні містити: найменування документа, найменування організації, від імені якої складений документ, дату та місце його складання, зміст, обсяг та одиницю виміру господарської операції, посаду особи, відповідальної за проведення та оформлення операції, підпис і посаду особи, яка брала безпосередню участь у її здійсненні. Для оптимізації обліку організаціям надано право самостійно розробляти форми первинних документів із дотриманням зазначених вище вимог, при цьому можуть бути використані типові форми.

Через велику трудомісткість послуг громадського харчування весь процес поділяється, як зазначалося вище, на декілька стадій (операцій), на кожній з яких складаються певні первинні документи (зведені регістри), при цьому задіяні декілька підрозділів.

Для наочності наведемо інформацію про розподіл повноважень між коморою, харчоблоком і бухгалтерією в таблиці.

На закінчення наведемо кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку відповідно до наказу № 611 із зазначенням меморіальних ордерів, які мають бути оформлені згідно з Інструкцією № 68, для установи, що фінансується з місцевого бюджету. Нагадаємо, що записи в меморіальних ордерах здійснюють за кожним первинним документом.

ГКУ — Господарський кодекс України від 16.01.2004 р. № 436-IV.

Закон № 996 — Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.

Закон № 4004 — Закон України «Про забезпечення санітарного та епідеміологічного благополуччя населення» від 24.02.94 р. № 4004-XII.

Постанова № 1545 — постанова Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.91 р. № 1545-XII.

Інструкція № 530 — Инструкция по учету продуктов питания в лечебно-профилактических и других учреждениях здравоохранения, состоящих на Государственном бюджете СССР, затверджена наказом МОЗ СРСР від 05.05.83 р. № 530.

Наказ № 130 — наказ Держказначейства «Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання» від 18.12.2000 р. № 130.

Положення № 947 — Положення з бухгалтерського обліку запасів бюджетних установ, затверджене наказом Мінфіну від 14.11.2013 р. № 947.

Наказ № 931 — Порядок та Інструкція з організації системи лікувального харчування хворих в установах охорони здоров’я, затверджені наказом МОЗ від 29.10.2013 р. № 931.

Інструкція № 90 — Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом Мінфіну від 30.10.98 р. № 90.

Норми № 88 — Нормы естественной убыли продовольственных товаров при хранении и отпуске на мелкооптовых базах и в кладовых предприятий общественного питания и Инструкция по их применению, затверджені наказом Мінторгу СРСР від 02.04.87 р. № 88 (додатки 6 і 7).

Наказ № 611 — План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611.

Інструкція № 68 — Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, затверджена наказом Держказначейства від 27.07.2000 р. № 68.