Щодо реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів

Згідно з пунктом 2.2 Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 р. № 309 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 20.03.2012 р. за № 419/20732 (далі — Порядок), розпорядники бюджетних коштів протягом 7 робочих днів з дати взяття бюджетного зобов’язання подають до відповідного органу Казначейства Реєстр бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів за формою згідно з додатком 1 (далі — Реєстр) на паперових (у двох примірниках) та електронних носіях і оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку тощо.

Датою виникнення бюджетного зобов’язання є дата підписання документа, що підтверджує факт узяття бюджетного зобов’язання.

Відповідно до пункту 2.4 Порядку розпорядники бюджетних коштів протягом 7 робочих днів з дати прийняття ними до виконання бюджетного фінансового зобов’язання, якщо інше не передбачено бюджетним зобов’язанням, подають до відповідного органу Казначейства Реєстр фінансових зобов’язань за формою згідно з додатком 2 на паперових (у двох примірниках) та електронних носіях, а також оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджує факт узяття бюджетного зобов’язання та бюджетного фінансового зобов’язання.

Відлік терміну починається з дати отримання розпорядником бюджетних коштів первинних документів, що підтверджують факт узяття бюджетного фінансового зобов’язання, про що свідчить штамп вхідної кореспонденції або резолюція керівництва.

Коментар редакції

У листі, що коментується, Держказначейська служба роз’яснила, що вважати датою виникнення бюджетних зобов’язань та як здійснювати відлік строку, протягом якого їх слід зареєструвати в Казначействі.

Так, відповідно до п.п. 2.2 Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвержденого наказом Мінфіну від 02.03.2012 р. № 309 (далі — Порядок № 309), розпорядники бюджетних коштів подають до відповідного органу Казначейства Реєстр бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів на паперових (у двох примірниках) та електронних носіях і оригінали документів та/або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття зобов’язань. Зазначені документи необхідно подати протягом 7 робочих днів з дати виникнення зобов’язання (підписання договору, отримання рахунка, підписання наказу на відрядження тощо).

За бюджетними фінансовими зобов’язаннями, що виникають у процесі виконання кошторису, розпорядники бюджетних коштів протягом
7 робочих днів з дати виникнення бюджетного фінансового зобов’язання подають до відповідного органу Казначейства Реєстр фінансових зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів на паперових (у двох примірниках) та електронних носіях, а також оригінали документів або їх копії, що засвідчені в установленому порядку, і підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання та бюджетного фінансового зобов’язання.

Як бачимо, Порядком № 309 чітко встановлено строки, протягом яких розпорядники бюджетних коштів мають подавати до органу Казначейської служби документи, що підтверджують факт узяття бюджетних зобов’язань чи бюджетних фінансових зобов’язань, — 7 робочих днів з дати виникнення зобов’язань.

Однак тривалий час не було зрозуміло: яку ж дату вважати датою виникнення зобов’язань? Свого часу думку редакції нашої газети з цього питання ми висловлювали в коментарях до листів Держказначейства від 31.03.2011 р. № 17-06/882-4568 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 15, с. 23) та від 12.05.2011 р. № 17-06/1195-6460 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 15, с. 13).

Так, у згаданих коментарях ми зазначали, що до документів, які підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання, можна віднести договори на закупівлю товарів, робіт чи послуг, рахунки, рахунки-фактури, накладні, товарно-транспортні накладні, цивільно-правові угоди на виконання робіт або послуг, акти виконаних робіт, заявки на видачу готівки та перерахування коштів на вкладні рахунки тощо.

І тому, як ми гадали, саме дати, зазначені в цих документах, варто вважати датами виникнення бюджетних зобов’язань (дата підписання договору, виписування рахунка чи накладної тощо).

Приємно, що Казначейство у листі, який коментується, підтримало нашу позицію. Як кажуть: краще пізніше, аніж ніколи. Отже, дату виникнення бюджетного зобов’язання обчислюємо з дати підписання документа, що підтверджує факт узяття бюджетного зобов’язання.

При цьому зазначимо, що на стадіях реєстрації бюджетних зобов’язань, бюджетних фінансових зобов’язань та проведення платежів розпорядники бюджетних коштів надають підтвердні документи, передбачені законодавством, залежно від сутності платежу. Орієнтовний перелік таких документів наведено у Методичних рекомендаціях щодо переліку підтвердних документів для реєстрації бюджетних зобов’язань, бюджетних фінансових зобов’язань та проведення платежів, затверджених наказом Держказначейської служби від 29.04.2013 р. № 68.

Крім того, у листі, який коментується, Казначейство уточнило, що відлік терміну починається з дати отримання розпорядником бюджетних коштів первинних документів, що підтверджують факт узяття бюджетного фінансового зобов’язання, про що свідчить штамп вхідної кореспонденції або резолюція керівництва.

Звісно, для того щоб дотриматися цих вимог, розпорядники бюджетних коштів повинні вживати заходи щодо своєчасного отримання від постачальників товарів, робіт та послуг первинних документів, які підтверджують виникнення бюджетного фінансового зобов’язання (актів виконаних робіт або наданих послуг, накладних, товарно-транспортних накладних, рахунків тощо).

Урешті-решт, затверджені правила документообігу допоможуть оптимізувати і забезпечити своєчасне здійснення розрахунків, що впливає на стан розрахунків та недопущення виникнення кредиторської заборгованості. Про те, як організувати в установі складання графіка документо­обігу та контроль за його дотриманням, можна дізнатися з консультації фахівця Держфінінспекції «Графік документообігу: його значення, порядок складання і контроль за дотриманням» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 42, с. 14).