Міністерство економічного розвитку і торгівлі України (далі — Мінекономрозвитку), керуючись пунктом 10 частини першої статті 8 Закону України «Про здійснення державних закупівель» (далі — Закон), надає методологічну допомогу замовникам щодо порядку проведення переговорної процедури закупівлі товарів, робіт і послуг.
Відповідно до частини першої статті 39 Закону переговорна процедура закупівлі — це процедура, яка використовується замовником як виняток і відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю з учасником після проведення переговорів з одним або кількома учасниками.
Рішення про застосування переговорної процедури закупівлі приймається замовником за наявності документально підтвердженої підстави або декількох підстав одночасно, виключний перелік яких визначений частиною другою статті 39 Закону, що підтверджують винятковість ситуації щодо неможливості застосувати іншу, конкурентну процедуру закупівлі.
У протоколі засідання комітету з конкурсних торгів зазначається найменування предмета закупівлі, підстава застосування переговорної процедури закупівлі відповідно до частини другої статті 39 Закону, очікувана вартість, найменування учасника, а також посилання на проведення попередніх переговорів з учасником (якщо переговори проведені в цей же день). Якщо попередні переговори проведені після прийняття рішення про застосування переговорної процедури закупівлі (до оприлюднення інформації про застосування переговорної процедури закупівлі), результати попередніх переговорів оформлюються окремим протоколом засідання комітету з конкурсних торгів.
У частині другій статті 39 Закону визначено 7 виняткових випадків застосування переговорної процедури закупівлі. Документи, що підтверджують факт настання таких випадків, залежать від кожного окремого випадку і конкретної ситуації та потрібні замовнику для обґрунтування правильності вибору такої процедури закупівлі у випадку оскарження контрольних заходів і перевірок контролюючих і правоохоронних органів, а також для майбутніх аналогічних випадків.
Результати проведених попередніх переговорів з одним або декількома учасниками оформлюються протоколом засідання комітету з конкурсних торгів.
Перебіг переговорної процедури закупівлі, установлений частиною першою статті 39 Закону (зокрема абзаци перший і шостий), передбачає обов’язковість проведення переговорів з учасником або учасниками до оприлюднення інформації про застосування процедури закупівлі, яка вже за результатами проведених переговорів містить найменування учасника, з яким буде укладатися договір, та ціну його пропозиції. При цьому Закон не обмежує право замовника проводити переговори як до прийняття рішення про застосування процедури (обов’язково фіксується у протоколі відповідного засідання комітету з конкурсних торгів), так і після такого рішення, але за умови в останньому випадку, що проведення переговорів буде здійснене до подання для оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу інформації про застосування переговорної процедури закупівлі.
Відповідно до частини третьої статті 10 Закону процедури закупівлі, попередня кваліфікація учасників не можуть проводитися до/без оприлюднення оголошення про проведення процедури закупівлі на веб-порталі Уповноваженого органу згідно з частиною першою цієї статті.
Ураховуючи викладене, початком проведення переговорної процедури закупівлі є оприлюднення інформації про застосування вказаної процедури на веб-порталі Уповноваженого органу.
Таким чином, перші переговори мають характер попередніх та інформативних (проводяться до початку процедури, а не в її рамках), другі переговори проводяться в рамках переговорної процедури закупівлі після оприлюднення оголошення.
У такому контексті норми Закону щодо обов’язкового оприлюднення інформації про застосування не передбачають запрошення інших потенційних суб’єктів до можливої участі у процедурі, а мають лише інформативний характер (у тому числі для надання можливості оскарження вказаної процедури та проведення моніторингу процедури Мінекономрозвитку). Це підтверджується абзацом чотирнадцятим частини першої статті 39 Закону, що чітко зазначає: «Оприлюднення інформації про застосування переговорної процедури закупівлі не вважається запрошенням до участі у процедурі закупівлі для невизначеного кола осіб.»
Після оприлюднення інформації про застосування і до акцепту пропозиції учасника замовник у разі потреби (за власною ініціативою чи ініціативою учасника) може провести додаткові переговори з учасником для узгодження параметрів та/або умов договору про закупівлю, у тому числі щодо перегляду ціни пропозиції, насамперед щодо її зменшення (знижки тощо).
Протоколи переговорів оформлюються в довільній загальноприйнятій у діловодстві формі.
Протягом трьох робочих днів з моменту прийняття рішення про застосування переговорної процедури закупівлі замовник забезпечує оприлюднення інформації про застосування переговорної процедури закупівлі, а також одночасне оприлюднення обґрунтування застосування вказаної процедури на веб-порталі Уповноваженого органу відповідно до статті 10 цього Закону.
Забезпеченням оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу є надсилання замовником інформації й обґрунтування протягом трьох робочих днів з дати засідання комітету з конкурсних торгів (наприклад, комітет з конкурсних торгів прийняв рішення 1-го числа, забезпечити оприлюднення необхідно до 4-го числа включно).
Якщо очікувана вартість закупівлі перевищує суму, еквівалентну: для товарів — 200 тис. євро, для послуг — 300 тис. євро, для робіт — 500 тис., інформація про застосування переговорної процедури закупівлі обов’язково додатково оприлюднюється на веб-порталі Уповноваженого органу англійською мовою.
Щодо узгодження основних умов договору замовник проводить остаточні переговори з учасником, за результатами чого складається протокол переговорів.
Учасник надає замовнику підтвердження відповідності кваліфікаційним критеріям згідно із статтею 16 Закону.
Інформація про відповідність кваліфікаційним вимогам надається учасником (усіма учасниками в разі проведення переговорів з кількома учасниками) на вимогу замовника, що може здійснюватися таким чином:
у відповідь на письмовий запит замовника, у якому замовник заявляє про початок переговорів і прохання надати кваліфікаційні документи, учасник надсилає їх або надає під час переговорної зустрічі з замовником. У такому разі за аналогією в запиті доцільно встановити спосіб визначення відповідності учасника кваліфікаційним критеріям. У запиті також повинна міститись інформація, необхідна учаснику для формування ціни;
у відповідь на запит замовника, зафіксований у протоколі проведення переговорів.
Подання інформації про відповідність учасника кваліфікаційним критеріям здійснюється до визначення замовником переможця і акцепту пропозиції учасника.
Слід зазначити, що кваліфікаційні критерії не встановлюються й інформація про відповідність ним не вимагається в разі закупівлі нафти, нафтопродуктів сирих, природного і нафтового газу, електричної енергії, послуг з її передачі та розподілу, централізованого постачання теплової енергії, послуг поштового зв’язку, поштових марок та маркованих конвертів, телекомунікаційних послуг, у тому числі з трансляції радіо- та телесигналів, послуг з централізованого водопостачання та водовідведення, послуг з перевезення залізничним транспортом загального користування.
Відповідно до абзацу першого частини третьої статті 39 Закону замовник не пізніше п’яти днів з дня оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу інформації про застосування переговорної процедури закупівлі приймає рішення про визначення переможця переговорної процедури закупівлі та акцептує його пропозицію.
Протокол переговорів є підставою для подальшого здійснення акцепту пропозиції учасника.
Рішення приймається комітетом з конкурсних торгів, яке оформлюється протоколом у довільній формі. Термін прийняття рішення — не пізніше п’яти днів саме з моменту оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу інформації про застосування переговорної процедури закупівлі.
Відповідно до частини першої статті 10 та абзацу першого частини третьої статті 39 Закону замовник протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про визначення переможця безоплатно подає для оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про акцепт пропозиції за результатами застосування переговорної процедури закупівлі.
Згідно з абзацом другим частини третьої статті 39 Закону замовник має право укласти договір про закупівлю за результатами застосування переговорної процедури закупівлі у строк не раніше ніж через 10 днів (п’ять днів — у разі застосування переговорної процедури закупівлі з підстав, визначених пунктом 3 частини другої цієї статті, а також у разі закупівлі нафти, нафтопродуктів сирих, електричної енергії, послуг з її передання та розподілу, централізованого постачання теплової енергії, послуг поштового зв’язку, поштових марок та маркованих конвертів, телекомунікаційних послуг, у тому числі з трансляції радіо- та телесигналів, послуг з централізованого водопостачання та водовідведення та послуг з перевезення залізничним транспортом загального користування) з дня оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про акцепт пропозиції за результатами застосування переговорної процедури закупівлі.
Замовник протягом семи днів з дня укладення договору про закупівлю оприлюднює інформацію про результати проведення процедури закупівлі відповідно до статей 10 і 32 Закону.
Якщо очікувана вартість закупівлі перевищує суму, еквівалентну: для товарів — 200 тис. євро, для послуг — 300 тис. євро, для робіт — 500 тис., інформація про результати процедури закупівлі обов’язково додатково оприлюднюється на веб-порталі Уповноваженого органу англійською мовою.
Відповідно до статті 10 Закону протягом трьох днів з дня затвердження звіту про результати проведення процедури закупівлі замовник безоплатно подає його для оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу.
Крім того, слід зазначити, що відповідно до частини п’ятої статті 39 Закону переговорна процедура закупівлі відміняється в разі, якщо замовником допущено порушення порядку оприлюднення інформації про застосування переговорної процедури закупівлі, визначеного цим Законом, та/або порушення, які вплинули на об’єктивність визначення переможця процедури закупівлі. Переговорна процедура закупівлі може бути відмінена замовником частково (за лотом).
Разом з тим повідомляємо, що розміщення інформації для оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу з питань державних закупівель здійснюється замовником відповідно до Порядку, затвердженого наказом Мінекономрозвитку від 25.06.2014 р. № 743.
Заступник директора Департаменту
державних закупівель та державного замовлення
Л. Дудник
Коментар редакції
Переговорна процедура закупівлі: алгоритм для замовників
На заміну процедури закупівлі в одного учасника Законом України «Про здійснення державних закупівель» від 10.04.2014 р. № 1197-VII (далі — Закон № 1197) уведена переговорна процедура. У зв’язку з цим Мінекономрозвитку в листі, що коментується, роз’яснює питання, які стосуються порядку планування, проведення переговорів з учасниками, визначення переможця, укладання договору про закупівлю, а також оформлення необхідних документів на кожному етапі переговорної процедури.
Алгоритм дій замовників при застосуванні переговорної процедури закупівлі можна умовно розподілити на декілька етапів. Наведемо в таблиці основні вимоги, яких необхідно дотримуватися замовникам при оформленні необхідних документів.
| Назва документа | Вимоги щодо оформлення документа |
| 1 | 2 |
| 1. Планування закупівель | |
| Річний план закупівель | Затверджується рішенням комітету з конкурсних торгів, яке оформляється протоколом засідання. Річний план та зміни до нього замовники надсилають Держказначейській службі протягом 5 робочих днів із дня їх затвердження |
| Форма річного плану та Інструкція щодо її заповнення затверджені наказом Мінекономіки від 26.07.2010 р. № 922 (далі — наказ № 922) | |
| Складають щодо закупівель, очікувана вартість предмета закупівлі (без урахування ПДВ) дорівнює або перевищує для товарів та послуг 100 тис. грн., а робіт — 1 млн грн. У разі якщо очікувана вартість закупівлі не перевищує зазначені суми, такий предмет закупівлі відображають в додатку до річного плану. | |
| Протягом 5 робочих днів із дня затвердження річного плану або змін до нього оприлюднюють на веб-порталі «Державні закупівлі» за адресою в мережі Інтернет: www.tender.me.gov.ua (далі — веб-портал). Процедура оприлюднення такої інформації визначена Порядком розміщення інформації для оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу з питань державних закупівель, затвердженим наказом Мінекономрозвитку від 25.06.2014 р. № 743 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2014, № 30). Також річний план та зміни до нього оприлюднюють на власному веб-сайті або за його відсутності на веб-сайті головного розпорядника бюджетних коштів | |
| 2. Прийняття рішення про застосування переговорної процедури закупівлі | |
| Рішення про застосування переговорної процедури | На цьому етапі комітет конкурсних торгів приймає рішення про застосування переговорної процедури закупівлі та надсилає запрошення учасникам для участі в цій процедурі. Рішення про застосування переговорної процедури закупівлі приймають на засіданні комітету та оформляють протоколом. Про те, яку інформацію необхідно зазначати у такому протоколі, Мінекономрозвитку пояснило в листі, що коментується. Зверніть увагу: рішення про застосування переговорної процедури закупівлі замовник приймає за наявності документально підтвердженої підстави або декількох підстав одночасно. Виключний перелік таких підстав визначений ч. 2 ст. 39 Закону № 1197, що підтверджують винятковість ситуації щодо неможливості застосувати іншу, конкурентну процедуру закупівлі. При цьому Мінекономрозвитку у листі, що коментується, додає: документи, які підтверджують факт настання таких випадків, залежать від кожного окремого випадку і конкретної ситуації та потрібні замовнику для обґрунтування правильності вибору такої процедури закупівлі у випадку оскарження, контрольних заходів і перевірок контролюючих і правоохоронних органів, а також для майбутніх аналогічних випадків. Але при виборі цієї процедури для замовників головна проблема полягає в тому, що діючими нормативно-правовими актами у сфері держзакупівель не визначено вичерпний перелік документів, якими повинна бути обґрунтована наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі. Із цього питання радимо звернути увагу на п. 11.2 Методичних рекомендацій з проведення перевірок державних закупівель Державною фінансовою інспекцією та її територіальними органами, затверджених наказом Держфінінспекції від 02.12.2013 р. № 285 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2014, № 1-2). Саме у цьому пункті Держфінінспекція навела підстави для застосування такої закупівлі та зазначила, які документи буде перевіряти у цих випадках Перебіг переговорної процедури закупівлі передбачає обов’язковість проведення переговорів з учасником або учасниками до оприлюднення інформації про застосування процедури закупівлі. Із цього питання Мінекономрозвитку у листі, що коментується, зазначає таке: Закон № 1197 не обмежує право замовника проводити переговори як до прийняття рішення про застосування процедури (обов’язково фіксується у протоколі відповідного засідання комітету з конкурсних торгів), так і після прийняття такого рішення. Але головна умова: замовник проводить переговори до подання для оприлюднення на веб-порталі інформації про застосування переговорної процедури закупівлі. Результати проведених попередніх переговорів з одним або декількома учасниками оформлюють протоколом на засіданні комітету з конкурсних торгів. У разі якщо попередні переговори проведені після прийняття рішення про застосування переговорної процедури (до публікації інформації про застосування переговорної процедури), результати попередніх переговорів оформлюються окремим протоколом |
| Інформація про застосування переговорної процедури | Початком проведення переговорної процедури закупівлі є оприлюднення інформації про застосування цієї процедури на веб-порталі. Протягом 3 робочих днів з моменту прийняття рішення про застосування переговорної процедури замовник оприлюднює таку інформацію на веб-порталі. Таку інформацію складають за формою, що затверджена наказом № 922 |
| Обґрунтування застосування переговорної процедури | Обґрунтування застосування переговорної процедури замовник оприлюднює на веб-порталі одночасно з інформацією про застосування переговорної процедури, тобто протягом 3 робочих днів з моменту прийняття рішення про застосування переговорної процедури. Таке обґрунтування складають за формою, що затверджена наказом № 922 |
| 3. Визначення переможця переговорної процедури закупівлі | |
| Рішення про визначення переможця переговорної процедури | Після оприлюднення інформації про застосування переговорної процедури і до акцепту пропозиції учасника замовник у разі потреби (за власною ініціативою чи ініціативою учасника) може провести додаткові переговори з учасником. Такі переговори необхідні для узгодження параметрів та/або умов договору про закупівлю, у тому числі щодо перегляду ціни пропозиції, насамперед щодо її зменшення (знижки тощо). Результати таких переговорів оформлюють відповідним протоколом. Зверніть увагу: до визначення переможця і акцепту пропозиції учасник повинен надати інформацію про відповідність учасника кваліфікаційним критеріям, переліченим ст. 16 Закону № 1197. У листі, що коментується, визначено, яким чином учасник надає таку інформацію на вимогу замовника |
| Не пізніше 5 днів з моменту опублікування інформації про застосування переговорної процедури замовник повинен прийняти рішення про визначення переможця. Таке рішення комітет оформлює протоколом у довільній формі | |
| Повідомлення про акцепт пропозиції за результатами застосування переговорної процедури | У день визначення переможця замовник акцептує пропозицію за результатами застосування переговорної процедури. Повідомлення про акцепт пропозиції замовник оприлюднює на веб-порталі протягом 3 робочих днів з дня прийняття рішення про визначення переможця процедури закупівлі. Таке повідомлення складають за формою, що затверджена наказом № 922 |
| 4. Укладання договору про закупівлю | |
| Договір про закупівлю | Загальний строк укладання договору про закупівлю за результатами застосування переговорної процедури визначений ч. 3 ст. 39 Закону № 1197. Так, замовник має право укласти такий договір не раніше ніж через 10 днів із дня оприлюднення на веб-порталі повідомлення про акцепт пропозиції за результатами застосування переговорної процедури. Але якщо замовник застосовує переговорну процедуру закупівлі з підстав*, визначених п. 3 ч. 2 ст. 39 Закону № 1197, а також у разі закупівлі нафти, нафтопродуктів сирих, електричної енергії, послуг з її передання та розподілу, централізованого постачання теплової енергії, послуг поштового зв’язку, поштових марок та маркованих конвертів, телекомунікаційних послуг, у тому числі з трансляції радіо- та телесигналів, послуг з централізованого водопостачання та водовідведення та послуг з перевезення залізничним транспортом загального користування, то строк укладання договору складає не раніше ніж через 5 робочих днів |
| * До таких підстав віднесена нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням особливих економічних чи соціальних обставин, які унеможливлюють дотримання замовниками строків для проведення процедур конкурсних торгів, а саме пов’язаних з негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій техногенного та природного характеру, з особливим періодом, якщо замовником виступає Міністерство оборони України, Міністерство внутрішніх справ України, Служба безпеки України, Національна гвардія України, Державна прикордонна служба України, Служба зовнішньої розвідки України, Державна служба спеціального зв’язку та захисту інформації України, Державна служба України з надзвичайних ситуацій, а також наданням у встановленому порядку Україною гуманітарної допомоги іншим державам | |
| 5. Надання інформації про результати переговорної процедури закупівлі | |
| Інформація про результати проведення переговорної процедури | Протягом 7 днів із дня укладення договору про закупівлю замовник оприлюднює на веб-порталі інформацію про результати проведення такої процедури. Таку інформацію складають за формою, що затверджена наказом № 922 |
| Повідомлення про відміну переговорної процедури | Протягом 3 робочих днів з дати прийняття рішення про відміну переговорної процедури замовник оприлюднює на веб-порталі таке повідомлення. Відповідно до ч. 5 ст. 39 Закону № 1197 переговорна процедура відміняється у разі, якщо: — замовником допущені порушення порядку публікації інформації про застосування переговорної процедури, визначеного ст. 10 Закону № 1197; — замовником допущені порушення, які вплинули на об’єктивність визначення переможця процедури закупівлі. Таке повідомлення складають за формою, що затверджена наказом № 922 |
| Звіт про результати проведення переговорної процедури | Протягом 3 робочих днів із дня його затвердження замовник повинен оприлюднити на веб-порталі звіт про результати проведення переговорної процедури. Такий звіт складають за формою, що затверджена наказом № 922 |
| Повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю | Повідомлення про такі зміни до договору про закупівлю замовники повинні оприлюднити на веб-порталі протягом 3 робочих днів Така інформація оприлюднюється у випадках, якщо зміни до договору про закупівлю стосуються: — зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника; — зміни ціни за одиницю товару не більше ніж на 10 % у разі коливання ціни такого товару на ринку за умови, що зазначена зміна не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі; — продовження строку дії договору та виконання зобов’язань щодо передання товару, виконання робіт, надання послуг у разі виникнення документально підтверджених об’єктивних обставин, що спричинили таке продовження, у тому числі непереборної сили, затримки фінансування витрат замовника за умови, що такі зміни не призведуть до збільшення суми, визначеної в договорі; — узгодженої зміни ціни в бік зменшення (без зміни кількості (обсягу) та якості товарів, робіт і послуг); — зміни умов у зв’язку із застосуванням положень ч. 6 ст. 40 Закону №1197. Цією нормою передбачено, що дія договору про закупівлю може продовжуватися на строк, достатній для проведення процедури закупівлі на початку наступного року, в обсязі, що не перевищує 20 % суми, визначеної в договорі, укладеному в попередньому році, якщо видатки на цю мету затверджено в установленому порядку. У листі від 21.07.2014 р. (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2014, № 29) Мінекономрозвитку рекомендувало замовникам при оприлюдненні повідомлення про зміни до договору про закупівлю використовувати примірну форму документа, що наведена у додатку 1 до цього листа |
| Звіт про виконання договору про закупівлю | Замовники повинні оприлюднювати на веб-порталі звіт про виконання договору про закупівлю протягом 3 робочих днів із дня закінчення строку дії договору, виконання договору або його розірвання. У листі від 21.07.2014 р. (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2014, № 29) Мінекономрозвитку рекомендувало замовникам при оприлюдненні звіту про виконання договору про закупівлю використовувати примірну форму документа, що наведена у додатку 2 до цього листа |
Напевно, ви звернули увагу, що в таблиці наведені посилання на форми документів, що затверджені наказом № 922. Поки Мінекономрозвитку не затверджено нові форми документів, однак на його офіційному сайті (www.me.gov.ua) вже розміщено проект наказу «Про затвердження форм документів у сфері державних закупівель».
А до цього часу Мінекономрозвитку у листі від 07.05.2014 р. рекомендувало у разі застосування переговорної процедури закупівлі використовувати форми інформації про застосування процедури закупівлі в одного учасника, обґрунтування застосування процедури закупівлі в одного учасника; інформації про результати проведення процедури закупівлі в одного учасника та повідомлення про відміну процедури закупівлі в одного учасника, затверджені наказом № 922. При цьому у пункті «Додаткова інформація» необхідно зазначати про застосування переговорної процедури закупівель відповідно до Закону № 1197.
І ще один момент. Замовники мають право додатково оприлюднювати інформацію про закупівлі в інших засобах масової інформації, на веб-сайтах замовника (у разі наявності) або веб-сайтах відповідних органів влади, органів місцевого самоврядування. Таке право передбачено ч. 2 ст. 10 Закону № 1197.
Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик
