Орендні відносини між бюджетною установою, яка є орендодавцем, та юридичною або фізичною особою, що є орендарем, виходячи зі ст. 2 Закону України «Про оренду державного та комунального майна» від 10.04.92 р. № 2269-XII повинні оформлятись договором оренди.
Договір оренди укладається відповідно до Типового договору оренди індивідуально визначеного (нерухомого або іншого) майна, що належить до державної власності, затвердженого наказом Фонду держмайна від 23.08.2000 р. № 1774 (далі — Типовий договір оренди).
При цьому сторони договору оренди не можуть встановити такий розмір орендної плати, який би покривав видатки орендодавця на комунальні послуги.
Так, у п. 3 Методики розрахунку і порядку використання плати за оренду державного майна, затвердженої постановою КМУ від 04.10.95 р. № 786, зазначено що до плати за оренду індивідуально визначеного майна не включаються витрати на утримання орендованого майна та плата за послуги, які відповідно до укладених угод зобов’язуються надавати орендарю державне підприємство, організація, господарське товариство, на балансі яких перебуває це майно.
Щодо комунального майна, то при наданні його в оренду установи керуються відповідними методиками, затвердженими органами місцевого самоврядування. Такі методики розрахунку орендної плати розробляються на основі вищевказаної Методики і також містять вимогу про невключення до орендної плати витрат на утримання орендованого майна.
Відповідно до п. 5.13 Типового договору оренди орендар зобов’язаний здійснювати витрати, пов’язані з утриманням орендованого майна.
Протягом 15 робочих днів після укладення договору оренди він має укласти з орендодавцем договір про відшкодування витрат балансоутримувача на утримання орендованого нерухомого майна та надання комунального майна орендарю.
Отже, порядок розрахунків за спожиті комунальні послуги орендар та орендодавець в обов’язковому порядку закріплюють в окремому договорі — Договорі про відшкодування витрат балансоутримувача на утримання орендованого нерухомого майна та надання комунальних послуг орендарю. Форма такого Договору затверджена наказом Фонду держмайна від 23.08.2000 р. № 1774.
Як зазначено в п. 1.1 цього Договору, балансоутримувач забезпечує обслуговування, експлуатацію та ремонт будівлі, а також утримання прибудинкової території, а орендар бере участь у витратах балансоутримувача на виконання вказаних робіт пропорційно до займаної ним площі в цій будівлі, якщо інше не випливає з характеру послуг, наданих балансоутримувачем за таким договором.
У своїх консультаціях ми неодноразово звертали увагу на те, що при відшкодуванні комунальних послуг у орендаря є два варіанти:
1) укласти договори з комунальними службами і сплачувати комунальні послуги таким службам напряму;
2) відшкодовувати вартість комунальних послуг орендодавцю відповідно до наданих ним розрахунків.
При цьому, окрім комунальних послуг (теплопостачання, водопостачання і водовідведення, електропостачання, газопостачання в будівлі, де знаходиться орендар), орендодавцеві можуть надаватись й інші послуги, які також споживає й орендар та долю яких він має відшкодовувати орендодавцеві (дезінфекція, дератизація, послуги з обслуговування ліфтів, ремонт приміщень тощо).
Також у будівлі, де знаходиться орендар, можуть бути надані послуги і працівниками орендодавця, наприклад, прибирання двору, холу, коридорів, туалетів та інших місць загального користування, або ж як у цьому випадку — послуги, які надає опалювач. Такі послуги орендар також обов’язково має оплачувати, адже він ними фактично користується.
Сума, що підлягає відшкодуванню, розраховується пропорційно площі приміщення, яку займає орендар у загальній площі всієї будівлі.
Слід зазначити, що, окрім безпосередньо заробітної плати опалювача, орендар має відшкодовувати й частину нарахувань ЄСВ на таку зарплату, а також вартість використаних дров тощо.
Для наочності розглянемо розрахунок на умовному прикладі.
Приклад. Загальна площа будівлі орендодавця становить 130 м2, з яких орендар займає 20 м2. Опалення будівлі забезпечують два опалювачі, заробітна плата кожного з них складає 1218 грн. За жовтень 2014 року було використано дров на загальну суму 550 грн.
Розрахуємо в таблиці суму, яку орендар має відшкодувати орендодавцеві за опалення.
| Вид видатків | Сума, грн. | КЕКВ | Частина видатків, що підлягає відшкодуванню орендарем, грн. |
| Видатки на придбання дров | 550 | 2275 «Оплата інших енергоносіїв» | 84,61 (550 грн. х 20 м2 : 130 м2) |
| Видатки на оплату праці опалювачів (2 особи) | 2436 | 2110 «Оплата праці» | 374,77 (2436 грн. х 20 м2 : 130 м2) |
| Нарахування ЄСВ (36,3 %) | 884,27 | 2120 | 136,04 (884,27 грн. х 20 м2 : 130 м2) |
| Усього | 3870,27 |
| 595,42 |
Таким чином, орендар має відшкодувати орендодавцеві у жовтні 2014 року за опалення 595,42 грн.
При отриманні цих коштів орендодавець розподіляє їх за відповідними КЕКВ згідно зі здійсненими видатками:
— КЕКВ 2275 — 84,61 грн.;
— КЕКВ 2110 — 374,77 грн.;
— КЕКВ 2120 — 136,04 грн.
Також необхідно врахувати, що орендар має відшкодовувати вартість спожитих ним послуг на той рахунок (загального чи спеціального фонду), з якого бюджетна установа — орендодавець здійснила витрати на їх оплату.
