Про затвердження Порядку бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ та внесення змін до деяких нормативно- правових актів з бухгалтерського обліку бюджетних установ

Міністерство фінансів України

Про затвердження Порядку бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ та внесення змін до деяких нормативно-правових актів з бухгалтерського обліку бюджетних установ

Наказ від 02.04.2014 р. № 372

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 16.04.2014 р. за № 426/25203

Відповідно до статті 56 Бюджетного кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», Положення про Міністерство фінансів України, затвердженого Указом Президента України від 08 квітня 2011 року № 446, наказую:

1. Затвердити Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, що додається.

2. Затвердити Зміни до додатка 2 до Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 26 червня 2013 року № 611, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 18 липня 2013 року за № 1214/23746, що додаються.

3. У пункті 11 розділу V Положення з бухгалтерського обліку запасів бюджетних установ, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14 листопада 2013 року № 947, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05 грудня 2013 року за № 2063/24595, слово «здійснюється» замінити словами «може здійснюватися».

4. Визнати такими, що втратили чинність, накази Державного казначейства України:

від 08 травня 2001 року № 73 «Про затвердження Порядку списання кредиторської заборгованості бюджетних установ, строк позовної давності якої минув», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 29 травня 2001 року за № 458/5649 (із змінами);

від 24 липня 2001 року № 126 «Про затвердження Порядку відображення в обліку операцій в іноземній валюті», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 06 серпня 2001 року за № 670/5861 (із змінами);

від 26 грудня 2003 року № 242 «Про затвердження Інструкції з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 23 січня 2004 року за № 106/8705 (із змінами).

5. Департаменту податкової, митної політики та методології бухгалтерського обліку (Чмерук М. О.) в установленому порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

6. Управлінню комунікацій (Прес-служба) (Капко М. А.) у десятиденний строк з дня державної реєстрації цього наказу в Міністерстві юстиції України забезпечити його оприлюднення на офіційному веб-сайті Міністерства фінансів України в мережі Інтернет.

7. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Мярковського А. І.

Міністр О. Шлапак

Затверджено наказом Міністерства фінансів України від 02.04.2014 р. № 372

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 16.04.2014 р. за № 426/25203

Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ

I. Загальні положення

1.1. Цей Порядок визначає методологічні засади формування у бухгалтерському обліку інформації про операції з грошовими коштами, розрахунками в національній та іноземній валютах із дебіторами та кредиторами бюджетних установ. Норми цього Порядку застосовуються бюджетними установами (далі — установа).

1.2. Терміни, наведені в цьому Порядку, мають такі значення:

безнадійна дебіторська заборгованість — поточна дебіторська заборгованість, щодо якої існує впевненість про її неповернення боржником, або дебіторська заборгованість, строк позовної давності якої минув;

валюта звітності — грошова одиниця України;

валютний курс — установлений Національним банком України курс грошової одиниці України до грошової одиниці іншої країни;

дебітори — юридичні та фізичні особи, які внаслідок минулих подій заборгували установі певні суми грошових коштів, їх еквівалентів або інших активів;

дебіторська заборгованість — сума заборгованості дебіторів установі на певну дату;

дебіторська заборгованість, строк позовної давності якої минув, — дебіторська заборгованість, що обліковується після закінчення терміну позовної давності;

депозитні рахунки — рахунки, які відкриваються в органах Державної казначейської служби України (далі — органи Казначейства) та/або установах банків для обліку депозитних сум, які з настанням відповідних умов підлягають поверненню або перерахуванню за призначенням;

іноземна валюта — валюта інша, ніж валюта звітності;

касові видатки та надання кредитів — усі суми коштів, перерахованих органом Казначейства або установою банку з реєстраційних, спеціальних реєстраційних, поточних рахунків як готівкою, так і шляхом безготівкової оплати рахунків, за всіма операціями;

кошти в дорозі — кошти, які перераховані в останні дні місяця на реєстраційні, спеціальні реєстраційні, поточні рахунки установи, але будуть зараховані на ці рахунки в наступному місяці;

кредиторська заборгованість, строк позовної давності якої минув, — прострочена кредиторська заборгованість, щодо якої кредитором втрачено право звернутися до суду з вимогою про захист свого цивільного права або інтересу;

курсова різниця — різниця між оцінками однакової кількості одиниць іноземної валюти при різних валютних курсах;

монетарні статті — статті балансу про грошові кошти, а також активи й зобов’язання, які будуть отримані або сплачені у фіксованій (визначеній) сумі грошей або їх еквівалентів;

немонетарні статті — інші, ніж монетарні, статті балансу;

операція в іноземній валюті — господарська операція, вартість якої визначена в іноземній валюті або яка потребує розрахунків в іноземній валюті;

підзвітна особа — працівник установи, який отримав під звіт кошти для майбутніх видатків;

підзвітна сума — кошти, видані працівникові установи на витрати, пов’язані зі службовими відрядженнями, та/або на адміністративно-господарські витрати;

попередня оплата (аванс) — оплата товарів (робіт, послуг), які будуть поставлені (виконані, надані) установі після отримання платежу, у разі якщо здійснення попередньої оплати (авансу) передбачено бюджетним законодавством;

прострочена дебіторська заборгованість — дебіторська заборгованість, що виникає на 30-й день після закінчення терміну обов’язкового платежу згідно з укладеними договорами або якщо дата платежу не визначена після виписування рахунку на оплату;

прострочена кредиторська заборгованість — сума кредиторської заборгованості, що виникає на 30-й день після закінчення терміну обов’язкового платежу згідно з укладеними договорами або якщо дата платежу не визначена після отримання підтвердних документів за отримані товари, виконані роботи, надані послуги;

середньозважений валютний курс — результат ділення суми добутків величин курсів Національного банку України та кількості днів їх дії у звітному місяці (кварталі, році) на кількість календарних днів у цьому місяці (кварталі, році).

II. Бухгалтерський облік грошових коштів

2.1. Активи установи у формі грошових коштів включають готівку в касі, грошові кошти на рахунках у банках, грошові кошти на рахунках в органах Казначейства, інші кошти, короткострокові векселі одержані.

2.2. Оформлення та ведення касових операцій в установі, приймання готівки та розрахунок ліміту каси здійснюються відповідно до законодавства.

Касові операції оформлюються відповідними документами, форми яких затверджені в установленому законодавством порядку.

2.3. Кошти, що фактично надійшли на ім’я установи, зараховуються на особові, реєстраційні, спеціальні реєстраційні рахунки, інші рахунки, відкриті в органах Казначейства, або поточні рахунки, відкриті в установах банків, і використовуються в установленому законодавством порядку.

Аналітичний облік наявності та руху коштів на особових, реєстраційних, спеціальних реєстраційних та інших рахунках установи, відкритих в органах Казначейства, та поточних рахунках, відкритих в установах банків, ведеться за їх видами та в розрізі бюджетів, кодів бюджетної класифікації доходів, видатків та кредитування бюджету.

Аналітичний облік операцій за сумами, отриманими від підприємств, організацій, фізичних осіб та від інших установ для виконання цільових заходів, у тому числі заходів з відчуження для суспільних потреб земельних ділянок та розміщених на них інших об’єктів нерухомого майна, що перебувають у приватній власності фізичних або юридичних осіб, ведеться додатково в розрізі надавачів.

2.4. Суми коштів, які надходять у поточному бюджетному періоді на реєстраційні, спеціальні реєстраційні рахунки, відкриті в органах Казначейства, або поточні рахунки, відкриті в установах банків (крім власних надходжень), як повернення дебіторської заборгованості, яка виникла у попередніх бюджетних періодах, перераховуються до доходів загального фонду відповідного бюджету.

На суми коштів, які надходять у поточному бюджетному періоді на спеціальні реєстраційні рахунки, відкриті в органах Казначейства, або поточні рахунки, відкриті в установах банків, як повернення дебіторської заборгованості, яка виникла у поперед­ніх бюджетних періодах, за рахунок власних надходжень бюджетних установ коригується результат виконання кошторису з одночасним збільшенням доходів поточного періоду.

2.5. У відповідних облікових регістрах ведеться облік касових видатків та кредитування у встановленому законодавством порядку.

Залишки коштів на рахунку у бухгалтерському обліку повинні відповідати залишкам коштів за випискою органу Казначейства та/або установи банку з відповідного реєстраційного, спеціального реєстраційного, особового, поточного рахунку, відкритого на ім’я установи.

2.6. До інших коштів установи належать грошові документи (у національній та іноземній валютах), які знаходяться в касі установи (поштові марки, сплачені проїзні документи, путівки до санаторіїв, пансіонатів, будинків відпочинку, кошти, що містяться в акредитивах, у чекових книжках, оплачених талонах на бензин, мазут, харчування та в інших грошових документах тощо), та кошти в дорозі.

У разі якщо установами застосовуються смарт-картки при отриманні палива, пального і мастильних матеріалів, відображення в обліку придбання палива, пального і мастильних матеріалів здійснюється у порядку відображення операцій з придбання цих матеріалів за талонами. Вартість самої смарт-картки обліковується у порядку, визначеному для малоцінних і швидкозношуваних предметів.

Аналітичний облік операцій з іншими коштами ведеться за кожним грошовим документом і кожною сумою в дорозі в розрізі видів коштів та кодів бюджетної класифікації. Записи проводяться в міру здійснення операцій, але не пізніше наступного дня.

2.7. Порядок здійснення операцій з векселями регламентується законодавством.

Аналітичний облік короткострокових векселів ведеться у прибутково-видатковій книзі довільної форми за кожним одержаним векселем. Книга повинна бути пронумерована, прошнурована, завірена підписами керівника й головного бухгалтера (спеціаліста, на якого покладено виконання обов’язків бухгалтерської служби) та скріплена печаткою установи.

III. Бухгалтерський облік дебіторської заборгованості

3.1. Активи установи у формі дебіторської заборгованості включають розрахунки з покупцями, замовниками та різними дебіторами (розрахунки у порядку планових платежів, з підзвітними особами, з відшкодування завданих збитків, з іншими дебіторами та державними цільовими фондами).

3.2. Дебіторська заборгованість визнається активом, якщо існує ймовірність отримання установою майбутніх економічних вигід або досягнення поставленої мети та/або задоволення потреб установи і може бути достовірно визначена її сума.

3.3. Бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами ведеться за кодами бюджетної класифікації та в розрізі підзвітних осіб виданими з каси установи (зарахованими на картковий рахунок) сумами, за якими оплату видатків у безготівковій формі неможливо або недоцільно проводити.

Підзвітні суми мають цільове призначення і повин­ні витрачатися з метою, на яку вони видані, згідно з кодами бюджетної класифікації. У разі наявності у підзвітних осіб залишку непогашеної заборгованості за попередніми сумами видача нових сум під звіт не здійснюється.

3.4. Аналітичний облік розрахунків з відшкодування завданих збитків ведеться за кожною винною особою із зазначенням прізвища, імені та по батькові, займаної посади, дати виникнення нестачі та її суми.

3.5. Дебіторська заборгованість, строк позовної давності якої минув і яка є безнадійною до стягнення, списується за результатами інвентаризації розрахунків на підставі рішення керівника установи з відображенням зміни результатів виконання кошторису.

Безнадійна дебіторська заборгованість обліковується на відповідному позабалансовому рахунку протягом трьох років з моменту списання для спостереження за можливістю її стягнення у разі змін майнового стану неплатоспроможних дебіторів.

Сума відшкодування раніше списаної безнадійної дебіторської заборгованості відображається у бухгалтерському обліку установи відповідно до вимог пункту 2.4 розділу II цього Порядку.

3.6. Аналітичний облік заборгованості за кредитами (фінансовою допомогою на поворотній основі), виданими з бюджету, ведеться в розрізі бюджетів, кодів бюджетної класифікації, позичальників.

3.7. Розрахунки з іншими дебіторами відображаються розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів, а кредитове — у складі зобов’язань.

IV. Бухгалтерський облік операцій в іноземній валюті

4.1. Операції в іноземній валюті під час первісного визнання відображаються у валюті звітності шляхом перерахунку суми в іноземній валюті із застосуванням валютного курсу на дату здійснення операції (дата визнання активу, зобов’язання, власного капіталу, доходів і витрат).

4.2. Сума попередньої оплати (авансу) в іноземній валюті, надана іншим особам за розрахунками з придбання немонетарних активів (необоротних активів, запасів тощо), отримання робіт і послуг, при включенні до вартості цих активів (робіт, послуг) перераховується у валюту звітності із застосуванням валютного курсу на дату її отримання.

Сума попередньої оплати (авансу) в іноземній валюті, одержана від інших осіб за розрахунками з надання послуг (виконаних робіт), постачання немонетарних активів, при включенні до складу доходу звітного періоду перераховується у валюту звітності із застосуванням валютного курсу на дату одержання попередньої оплати (авансу) та на звітну дату.

Фактичні витрати відрядженого працівника в іноземній валюті, які визначаються згідно із затвердженим звітом про використання коштів, але не більше суми авансу, перераховуються у валюту звітності за валютним курсом на дату отримання авансу.

У разі якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті у затвердженому звіті про використання коштів більші за отриманий аванс, таке перевищення підлягає перерахунку у валюту звітності за валютним курсом на дату затвердження звіту про використання коштів.

4.3. Купівля іноземної валюти установами здійснюється у порядку, встановленому законодавством.

Придбана іноземна валюта зараховується на поточний валютний рахунок, відкритий в установі уповноваженого банку на ім’я установи.

У разі зміни валютного курсу на залишок коштів на валютному рахунку нараховується курсова різниця.

Курсова різниця за монетарними статтями в іноземній валюті визначається на дату здійснення операції та на звітну дату.

Відображення проведених операцій оформлюється відповідними документами, форми яких затверджені в установленому законодавством порядку.

4.4. У фінансовій звітності, яка складається у валюті звітності:

монетарні статті в іноземній валюті відображаються з використанням валютного курсу на звітну дату;

немонетарні статті, що пов’язані з операціями в іноземній валюті і які відображаються за первісною вартістю, у валюту звітності перераховуються за валютним курсом на дату здійснення операції;

немонетарні статті, що пов’язані з операціями в іноземній валюті і які відображаються за справедливою вартістю (одержані безоплатно), у валюту звітності перераховуються за валютним курсом на дату визначення цієї справедливої вартості.

4.5. Установи, які мають підвідомчі установи, розташовані за межами України, складають фінансову звітність з урахуванням таких вимог до перерахунку статей фінансової звітності з іноземної валюти у валюту звітності:

усі статті звітності (крім статей доходів та витрат) установи, розташованої за межами України, перераховуються у валюту звітності за валютним курсом на звітну дату;

статті доходів та витрат установи, розташованої за межами України, перераховуються у валюту звітності за середньозваженим валютним курсом.

4.6. Операції в іноземній валюті відображаються в регістрах бухгалтерського обліку у валюті звітності шляхом перерахунку суми іноземної валюти за валютним курсом з одночасним відображенням операцій в іноземній валюті.

4.7. При проведенні операцій в іноземній валюті установами складається довідка про операції в іноземній валюті за формою, наведеною в додатку до цього Порядку, яка подається в паперовому вигляді та електронному вигляді до органу Казначейства протягом трьох робочих днів місяця, що настає за звітним, за кожним видом (кодом) іноземної валюти окремо.

V. Бухгалтерський облік зобов’язань

5.1. Зобов’язання поділяються на довгострокові (довгострокові позики та довгострокові векселі видані й інші довгострокові фінансові зобов’язання) та поточні (короткострокові позики, поточна заборгованість за довгостроковими зобов’язаннями, короткострокові векселі видані, розрахунки за виконані роботи, розрахунки з податків і зборів, розрахунки зі страхування, розрахунки з оплати праці, розрахунки за іншими операціями із кредиторами, внутрішні розрахунки).

5.2. Зобов’язання визнається, якщо його оцінка може бути достовірно визначена та існує ймовірність зменшення економічних вигід у майбутньому внаслідок його погашення.

Зобов’язання установи, погашення яких очікується протягом дванадцяти місяців з дати балансу, визнаються поточними.

Зобов’язання установи, погашення яких очікується у період, що перевищує дванадцять місяців, визнаються довгостроковими.

5.3. Зобов’язання за договорами, укладеними установою з юридичними та фізичними особами, відображаються у відповідних регістрах бухгалтерського обліку.

5.4. Кредиторська заборгованість, строк позовної давності якої минув, за загальним та спеціальним фондами відповідного бюджету (крім власних надходжень бюджетних установ) списується установами щокварталу.

Комісія, призначена розпорядчим документом керівника установи, проводить інвентаризацію розрахунків з метою визначення кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув.

Склад комісії визначається відповідно до законодавства.

Інвентаризацію розрахунків з метою визначення кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, може проводити як окремо створена комісія, так і інвентаризаційна комісія при проведенні інвентаризації відповідно до законодавства.

5.5. Складений інвентаризаційною комісією акт інвентаризації кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання, затверджується керівником установи.

Головні розпорядники коштів, центральні органи виконавчої влади відображають у бухгалтерському обліку списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, на підставі розпорядчого документа керівника установи.

Розпорядники коштів нижчого рівня передають за відомчою підпорядкованістю затверджений акт установі вищого рівня для прийняття рішення щодо доцільності списання.

Для установ, що мають подвійну підпорядкованість, таке рішення приймається установою вищого рівня, яка затверджує кошторис.

5.6. Установа вищого рівня розглядає подані акти і в разі прийняття відповідного рішення видає розпорядчий документ про списання з обліку підвідомчої установи кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, за загальним та спеціальним фондами відповідного бюджету (крім власних надходжень бюджетних установ).

5.7. Розпорядники бюджетних коштів нижчого рівня відображають у бухгалтерському обліку списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, на підставі розпорядчого документа керівника установи вищого рівня.

5.8. Установи здійснюють списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, за власними надходженнями бюджетних установ щокварталу в порядку, передбаченому цим розділом, але рішення про списання приймається керівником такої установи самостійно. Списання проводиться на підставі розпорядчого документа керівника установи.

Інформація про списання з обліку кредиторської заборгованості за власними надходженнями бюджетних установ, строк позовної давності якої минув, доводиться до відома установи вищого рівня.

5.9. Суми кредиторської заборгованості за депонованою заробітною платою, стипендіями, пенсіями, допомогою та іншими виплатами населенню, які не одержані в установлений строк та строк позовної давності яких минув, підлягають списанню з бухгалтерського обліку у загальному порядку.

У разі списання з бухгалтерського обліку кредиторської заборгованості за депонованою заробітною платою, стипендіями, пенсіями, допомогою та іншими виплатами населенню, строк позовної давності якої минув, кошти, що обліковуються на депозитному рахунку в органах Казначейства, перераховуються установою до відповідного бюджету згідно із законодавством.

5.10. Розрахунки за виконані роботи, розрахунки з податків і зборів, розрахунки зі страхування, розрахунки з оплати праці, розрахунки за іншими операціями із кредиторами та внутрішні розрахунки відображаються розгорнуто: кредитове сальдо — у складі зобов’язань, а дебетове — у складі оборотних активів.

Директор Департаменту податкової,
 митної політики та методології бухгалтерського обліку
 М. Чмерук

Додаток
до Порядку бухгалтерського обліку окремих активів
 та зобов’язань бюджетних установ
(пункт 4.7)

Довідка

про операції в іноземній валюті

_______________________________________¹

за ____________ 20__ року
(місяць)        

Дані розпорядника бюджетних коштів

¹ Заповнюється за надходженням і використанням коштів за загальним фондом (код 00), отриманих як плата за послуги (код 02), за іншими джерелами власних надходжень (код 03), іншими надходженнями спеціального фонду (код 01), іншими надходженнями спеціального фонду (позики міжнародних фінансових організацій) (код 01).

² Заповнюється за залишками бюджетних асигнувань на початок та кінець місяця за загальним фондом, іншими надходженнями спеціального фонду, іншими надходженнями спеціального фонду (позики міжнародних фінансових організацій) у розрізі кодів економічної класифікації видатків бюджету та класифікації кредитування бюджету, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 14 січня 2011 року № 11.

³ Заповнюється за власними надходженнями бюджетних установ у розрізі кодів класифікації доходів бюджету. За надходженнями бюджетних асигнувань за загальним фондом, іншими надходженнями спеціального фонду, іншими надходженнями спеціального фонду (позики міжнародних фінансових організацій) — у розрізі кодів економічної класифікації видатків бюджету та класифікації кредитування бюджету, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 14 січня 2011 року № 11. Також наводиться сума курсової різниці за відповідним джерелом надходження, бюджетними асигнуваннями.

⁴ Заповнюється у розрізі кодів економічної класифікації видатків бюджету, а за загальним фондом, іншими джерелами власних надходжень, іншими надходженнями спеціального фонду, іншими надходженнями спеціального фонду (позики міжнародних фінансових організацій) також у розрізі класифікації кредитування бюджету, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 14 січня 2011 року № 11.

⁵ Відображається сума залишку коштів минулого звітного року, що була перерахована у звітному періоді (повернена установі, що надала ці кошти) і не є касовими видатками, а також не може бути віднесена на зменшення надходжень звітного року відповідно в іноземній валюті та перерахована у валюту звітності — національну валюту України. За коштами загального фонду не заповнюється.

⁶ Заповнюється за коштами, отриманими як плата за послуги. Наводиться сума коштів минулого бюджетного періоду, що була отримана у звітному періоді і не може бути віднесена на збільшення надходжень звітного періоду (року) без розподілу за кодами економічної класифікації видатків бюджету.

⁷ Інформація про суми курсової різниці, на які збільшено (зменшено) відповідні надходження, наводиться довідково. Заповнюється за загальним фондом, іншими надходженнями спеціального фонду, іншими надходженнями спеціального фонду (позики міжнародних фінансових організацій) у розрізі кодів економічної класифікації видатків бюджету та класифікації кредитування бюджету, а за власними надходженнями бюджетних установ — у розрізі кодів класифікації доходів бюджету, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 14 січня 2011 року № 11.

«___» _____________________ 20__ р.

Затверджено наказом Міністерства фінансів України
 від 02.04.2014 р. № 372

Зміни до додатка 2 до Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ

1. Рядок 1.16 розділу 1 викласти в такій редакції:

«

2. У розділі 3:

1) рядок 3.34 викласти в такій редакції:

«

2) доповнити розділ новими рядками 3.35, 3.36 такого змісту:

«

У зв’язку з цим рядки 3.35 — 3.43 вважати відповідно рядками 3.37 — 3.45.

3. Рядок 4.12 розділу 4 виключити..

Директор Департаменту податкової, митної політики
 та методології бухгалтерського обліку
 М. Чмерук

Коментар редакції

Затверджено новий порядок бухобліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ

Мінфін наказом від 02.04.2014 р. № 372 затвердив Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ (далі — Порядок). У цьому документі визначено методологічні засади формування у бухгалтерському обліку інформації про операції з грошовими коштами, розрахунками в національній та іноземній валютах із дебіторами та кредиторами бюджетних установ.

Зазначимо, що Порядок прийшов на зміну таким документам Держказначейства:

— Порядку списання кредиторської заборгованості бюджетних установ, строк позовної давності якої минув, затвердженому наказом Держказначейства від 08.05.2001 р. № 73 (далі — Порядок № 73);

— Порядку відображення в обліку операцій в іноземній валюті, затвердженому наказом Держказначейства від 24.07.2001 р. № 126 (далі — Порядок № 126);

— Інструкції з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, затвердженої наказом Держказначейства від 26.12.2003 р. № 242 (далі — Інструкція № 242).

Прийняття цього документа необхідно сприймати як черговий крок Мінфіну з наближення діючих нормативно-правових актів до вимог національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку в державному секторі, набрання чинності якими заплановано з 01.01.2015 р. Далі розглянемо найбільш суттєві положення Порядку.

По аналогії з Інструкцією № 242, Порядок містить визначення певних термінів, які застосовуються бюджетними установами при здійсненні операцій з коштами та розрахунками. Окрім раніше знайомих термінів, радимо установам звернути увагу на нові: «дебітори», «дебіторська заборгованість», «кредиторська заборгованість, строк позовної давності якої минув», «прострочена кредиторська заборгованість», а також оновлену термінологію: «депозитні рахунки», «кошти в дорозі», «немонетарні статті», «операція в іноземній валюті».

Облік грошових коштів

Порівняно з Інструкцією № 242, у Порядку досить стисло визначено вимоги щодо обліку операцій з готівкою в касі, грошовими коштами на рахунках у банках, грошовими коштами на рахунках в органах Казначейства, іншими коштами, короткостроковими векселями одержаними.

Але хочемо вас заспокоїти: правила обліку таких об’єктів залишились без змін.

Імовірно, Мінфін вирішив не завантажувати свої документи інформацією, яка визначена у відповідних нормативно-правових актах та вже добре відома багатьом бухгалтерам.

Отже, нагадаємо, що нині основним документом, який визначає порядок здійснення операцій з готівкою, є Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637). Крім того, при здійсненні операцій з готівкою в касі, грошовими коштами на рахунках в органах Казначейства, іншими коштами, бюджетні установи повинні керуватися такими документами:

— Порядком відкриття та закриття рахунків у національній валюті в органах Державної казначейської служби України, затвердженим наказом Мінфіну від 22.06.2012 р. № 758;

— Порядком казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затвердженим наказом Мінфіну від 24.12.2012 р. № 1407;

— Порядком казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженим наказом Мінфіну від 23.08.2012 р. № 938;

— Порядком організації роботи органів Державної казначейської служби України в процесі казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затвердженим наказом Держказначейської служби від 07.06.2013 р. № 101;

— Інструкцією про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, затвердженою наказом Держказначейства від 27.07.2000 р. № 68;

— наказом Держказначейства «Про затвердження форм карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ та порядку їх складання» від 06.10.2000 р. № 100.

Далі зупинимось на найбільш цікавих положеннях Порядку.

По-перше, у п. 2.4 Порядку визначено, як діяти установам при надходженні у поточному році коштів у рахунок погашення раніше списаної дебіторської заборгованості минулих років, а саме:

— суми коштів, які надходять у поточному бюджетному періоді на реєстраційні, спеціальні реєстраційні рахунки, відкриті в органах Казначейства, або поточні рахунки, відкриті в установах банків (крім власних надходжень), як повернення дебіторської заборгованості, яка виникла у попередніх бюджетних періодах, перераховують до доходів загального фонду відповідного бюджету. На цей момент у свій час звертало увагу Держказначейство у листі від 31.05.2011 р. № 17-04/1412-7555 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 30);

— на суми коштів, які надходять у поточному бюджетному періоді на спеціальні реєстраційні рахунки, відкриті в органах Казначейства, або поточні рахунки, відкриті в установах банків, як повернення дебіторської заборгованості, яка виникла у попередніх бюджетних періодах, за рахунок власних надходжень бюджетних установ коригується результат виконання кошторису з одночасним збільшенням доходів поточного періоду.

Тож кошти, які надійшли в рахунок погашення раніше списаної дебіторської заборгованості за спецфондом, установа залишає у своєму розпорядженні. Такі кошти можна використати за напрямками, визначеними ст. 13 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI. Подібну ситуацію ми розглядали детально на сторінках нашої газети у матеріалі «Повернулася списана дебіторська заборгованість: як її обліковувати» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 45, с. 16).

По-друге, у Порядку визначено особливості аналітичного обліку окремих грошових коштів, а саме:

— облік операцій за сумами, отриманими від підприємств, організацій, фізичних осіб та від інших установ для виконання цільових заходів (у тому числі заходів з відчуження для суспільних потреб земельних ділянок та розміщених на них інших об’єктів нерухомого майна, що перебувають у приватній власності фізичних або юридичних осіб), необхідно вести додатково в розрізі надавачів;

— облік короткострокових векселів необхідно вести у прибутково-видатковій книзі. Таку книгу ведуть у довільній формі за кожним одержаним векселем. Книга повинна бути пронумерована, прошнурована, завірена підписами керівника й головного бухгалтера (спеціаліста, на якого покладено виконання обов’язків бухгалтерської служби) та скріплена печаткою установи.

Що стосується коштів на особових, реєстраційних, спеціальних реєстраційних та інших рахунках установи, відкритих в органах Казначейства, та поточних рахунках, відкритих в установах банків, то їх аналітичний облік ведеться, як і раніше, за їх видами та в розрізі бюджетів, кодів бюджетної класифікації доходів, видатків та кредитування бюджету.

Облік дебіторської заборгованості

Окремий розділ Порядку присвячено обліку дебіторської заборгованості. Визначено, що дебіторська заборгованість визнається активом, якщо існує ймовірність отримання установою майбутніх економічних вигід або досягнення поставленої мети та/або задоволення потреб установи і може бути достовірно визначена її сума.

Визначимо основні вимоги до обліку дебіторської заборгованості:

1. Розрахунки з підзвітними особами бюджетні установи ведуть за КЕКВ та в розрізі виданих підзвітних осіб.

Підзвітні суми мають цільове призначення і повинні витрачатися на ту мету, на яку вони видані, згідно з КЕКВ. У разі наявності у підзвітних осіб залишку непогашеної заборгованості за попередніми сумами видача нових сум під звіт не дозволяється.

Порядок видачі коштів підзвітним особам та їх повернення (у разі невикористаного залишку), вимоги до подання авансових звітів визначені Положенням № 637. Форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядок його складання затверджені наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. № 845.

2. До розрахунків з дебіторами віднесено також розрахунки з відшкодування завданих збитків, тобто розрахунки за заподіяними установі збитками у вигляді недостач і крадіжок грошових коштів, матеріальних цінностей, втрат від псування матеріальних цінностей, а також суми, що згідно з чинним законодавством України належать утриманню з посадових осіб, винних в порушенні витрачання коштів на службові відрядження, та інші призначені до утримання суми.

Аналітичний облік розрахунків з відшкодування завданих збитків установи повинні вести за кожною винною особою із зазначенням прізвища, імені та по батькові, займаної посади, дати виникнення нестачі та її суми. Для обліку таких розрахунків передбачено субрахунок 363 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків».

3. Дебіторська заборгованість зі строком позовної давності, що минув, підлягає списанню з балансу бюджетної установи. Але для того щоб це здійснити, установа повинна провести певні заходи.

Перш за все з метою контролю за наявністю та станом дебіторської заборгованості, строками її виникнення, перебігом строку позовної давності та виявленням заборгованості, строк позовної давності якої закінчився, необхідно проводити інвентаризації.

Під час інвентаризації розрахунків здійснюють звіряння документів та записів у регістрах обліку, а також перевірку обґрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках. При цьому зверніть увагу на те, що після інвентаризації на рахунках розрахунків з дебіторами повинні залишитися тільки узгоджені суми, тобто підтверджені актами звірки.

Для відображення результатів інвентаризації дебіторської заборгованості, що перебуває на обліку установи на момент проведення інвентаризації, складають Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами (додаток 9 до Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Головного управління Держказначейства від 30.10.98 р. № 90, далі — Інструкція № 90). Акт складає інвентаризаційна комісія на підставі виявлених залишків сум за документами, що відображаються на відповідних субрахунках, підписує та передає до бухгалтерії. До акта потрібно додати Довідку (додаток 10 до Інструкції № 90), в якій розшифровується інформація про виявлену непогашену заборгованість.

Інвентаризаційна комісія повинна не лише зафіксувати факт наявності простроченої дебіторської заборгованості, а й вказати проведені заходи щодо погашення цієї заборгованості.

Якщо незважаючи на вжиті заходи щодо стягнення дебіторської заборгованості таку заборгованість протягом строку позовної давності все-таки не було погашено, дебіторська заборгованість зі строком позовної давності, що минув, підлягає списанню з балансу бюджетної установи на результат виконання кошторису за рішенням керівника установи (за дебетом субрахунків 431, 432 та кредитом субрахунків 361, 362, 363, 364, 675). У цьому випадку дозвіл вищої за рівнем організації на списання не потрібний. Проте необхідно довести до відома вищої за рівнем організації, що таке списання було проведено, наприклад, у пояснювальній записці до річного звіту.

Списану дебіторську заборгованість обліковують на позабалансовому рахунку 07 «Списані активи та зобов’язання». На цьому позабалансовому рахунку також обліковують заборгованість за нестачами та розкраданнями матеріальних цінностей, щодо яких не виявлено винних осіб, відносно яких справи знаходяться в судових органах. Про облік такої заборгованості ми детально розповідали в матеріалі «Списана дебіторська заборгованість і невідшкодовані втрати та нестачі: обліковуємо по-новому» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 46).

Як діяти установі, аби не допустити виникнення простроченої дебіторської заборгованості, а в разі її виникнення, які заходи слід вживати щодо скорочення такої заборгованості та як прискорити процес її погашення? Відповіді на ці запитання ви знайдете в консультації фахівця Держфінінспекції «Списання дебіторської заборгованості з балансу установи» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 13).

Облік операцій в іноземній валюті

В окремому розділі Порядку описано облік операцій в іноземній валюті. Раніше бухгалтерський облік таких об’єктів установи здійснювали на підставі вимог Порядку № 126.

Взагалі, порядок обліку таких операцій дещо відкореговано. Серед нових моментів, на які необхідно звернути увагу, визначимо такі.

По-перше, суму попередньої оплати (авансу) в іноземній валюті, одержану від інших осіб за розрахунками з надання послуг (виконання робіт), постачання немонетарних активів, при включенні до складу доходу звітного періоду установи перераховують у валюту звітності із застосуванням валютного курсу на дату одержання попередньої оплати (авансу) та на звітну дату.

Нагадаємо: Порядок № 126 містив вимогу про те, що аванси, попередня оплата, одержані бюджетною установою в іноземній валюті від інших осіб, перераховуються у національну валюту України із застосуванням валютного курсу на дату одержання авансу, попередньої оплати.

Звичайно, ті установи, які мали справу з іноземною валютою, вже давно зрозуміли, що Порядок № 126 містить білі плями у цьому питанні. І тому перерахунок іноземної валюти за отриманою попередньою оплатою фактично здійснювали із застосуванням валютного курсу на дату одержання попередньої оплати (авансу) та на звітну дату. До речі, саме такий варіант відображення в бухгалтерському обліку операцій в іноземній валюті розглядався фахівцем Держказначейської служби у матеріалі «Як обліковувати плату за послугу, що надходить у валюті» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 42, с. 11). Звичайно, нам приємно, що нині таку позицію підтримав Мінфін.

По-друге, у новій редакції викладена Довідка про операції в іноземній валюті.

Зверніть увагу: тепер її необхідно подавати протягом 3 робочих днів місяця, що настає за звітним (раніше — не пізніше останнього робочого дня місяця) за кожним видом (кодом) іноземної валюти окремо. Як визначено у п. 4.7 Порядку, таку Довідку установи повинні подавати в паперовому та електронному вигляді до органу Казначейства.

По-третє, у новій редакції викладено п. 3.34 Типової кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями бюджетних установ (додаток 2 до Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611). Також у цьому документі додано нові рядки з кореспонденцією субрахунків (пп. 3.35 та 3.36).

Облік зобов’язань

Окремий розділ Порядку присвячено обліку зобов’язань. Визначено, що зобов’язання визнається, якщо його оцінка може бути достовірно визначена та існує ймовірність зменшення економічних вигід у майбутньому внаслідок його погашення.

Також у Порядку передбачено, що зобов’язання за терміном погашення поділяються на:

— поточні (короткострокові позики, поточна заборгованість за довгостроковими зобов’язаннями, короткострокові векселі видані, розрахунки за виконані роботи, розрахунки з податків і зборів, розрахунки зі страхування, розрахунки з оплати праці, розрахунки за іншими операціями із кредиторами, внутрішні розрахунки). Такими визнають зобов’язання установи, погашення яких очікується протягом 12 місяців з дати балансу;

— довгострокові (довгострокові позики та довгострокові векселі видані й інші довгострокові фінансові зобов’язання). Такими визнають зобов’язання установи, погашення яких очікується у період, що перевищує 12 місяців.

Нагадаємо, що бюджетні установи при списанні кредиторської заборгованості, строк позов­ної давності якої минув, донедавна керувалися вимогами Порядку № 73. Тепер же ці питання урегульовано Порядком, що коментується.

Зазначимо, що порядок списання такої заборгованості залишився без змін.

Далі виділимо основні вимоги до порядку списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув:

1. Для контролю за наявністю та станом кредиторської заборгованості, строками її виникнення, перебігом строку позовної давності та виявленням заборгованості, строк позовної давності якої закінчився, необхідно проводити інвентаризації.

Списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, необхідно здійснювати щоквартально.

Цим питанням в установі повинна займатися інвентаризаційна комісія. Така комісія може бути створена за наказом керівника окремо в установі, або ж виконання такого завдання покладено на постійно діючу інвентаризаційну комісію.

До такої комісії мають обов’язково входити головний бухгалтер або його заступник і працівник бухгалтерії, який веде облік розрахунків.

2. За результатами проведення інвентаризації складають Акт інвентаризації кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання. При складанні такого акта доцільно орієнтуватися на форму Акта інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами, наведеного у додатку 9 до Інструкції № 90). До цього акта обов’язково додають довідку за формою, наведеною у додатку 10 до Інструкції № 90. У такій довідці розшифровують інформацію щодо виявленої заборгованості: зазначають найменування та адресу кредитора, за що і з якого часу виникла заборгованість, суму заборгованості.

3. Головні розпорядники коштів, центральні органи виконавчої влади відображають у бухгалтерському обліку списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, на підставі розпорядчого документа керівника установи.

Для отримання такого дозволу акт інвентаризаційної комісії, затверджений керівником бюджетної установи, передається за відомчою підпорядкованістю установі вищого рівня для прийняття рішення щодо доцільності списання.

Розпорядники коштів нижчого рівня такий акт передають за відомчою підпорядкованістю установі вищого рівня, оскільки саме вона прий­має рішення щодо доцільності списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув. Для тих установ, що мають подвійну підпорядкованість, таке рішення приймає установа вищого рівня, яка затверджує кошторис.

У свою чергу, установа вищого рівня розглядає подані акти та в разі прийняття відповідного рішення видає розпорядчий документ про списання з обліку підвідомчої установи кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, за загальним та спеціальним фондами відповідного бюджету (крім власних надходжень бюджетних установ).

4. Як і раніше, рішення про списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, за власними надходженнями спеціального фонду, керівник установи приймає самостійно. Списання заборгованості проводять на підставі розпорядчого документа керівника установи.

При цьому інформацію про списання з обліку кредиторської заборгованості за власними надходженнями, строк позовної давності якої минув, бюджетна установа має довести до відома установи вищого рівня.

5. У бухгалтерському обліку списання сум кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, відносять на результат виконання кошторису (за дебетом субрахунку 675 та кредитом субрахунків 431, 432).

Списана кредиторська заборгованість, строк позовної давності якої минув, відображається у формі № 7д, № 7м «Звіт про заборгованість за бюджетними коштами» та в пояснювальній записці до річного та квартального фінансових звітів. Питання, що стосується обліку кредиторської заборгованості, на сторінках нашої газети було висвітлено у матеріалі фахівця Держфінінспекції «Облік кредиторської заборгованості» // «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 42, с. 21.

Також Порядок містить вимоги до списання кредиторської заборгованості за депонованою заробітною платою, стипендіями, пенсіями, допомогою та іншими виплатами населенню, які не одержані в установлений строк та строк позовної давності яких минув.

Перш за все для обліку таких сум установі необхідно відкрити в органах Казначейства депозитний рахунок.

У цьому разі суми депонованої заробітної плати та стипендій, перераховані з реєстраційних (спеціальних реєстраційних) рахунків розпорядників бюджетних коштів, обліковуватимуться на депозитних рахунках до моменту їх сплати (перенесення, перерахування або списання заборгованості, щодо якої термін позовної давності минув).

І останній момент. Усі розрахунки з дебіторами та кредиторами установи відображають розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів, а кредитове — у складі зобов’язань.

Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик