Усім нам добре відоме прислів’я «Готуємо сани влітку, а віз — взимку». Керуючись саме цим прислів’ям, ще на початку 2014 року Мінфін на своєму сайті (www.minfin.gov.ua) у розділі «Законодавство та регуляторна діяльність» розмістив для обговорення проект свого наказу «Про затвердження Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань».
І хоча часу було вдосталь, але Мінфін не встиг протягом 2014 року надати цьому проекту офіційного статусу. Тому при проведенні річної інвентаризації у жовтні — листопаді 2014 року бюджетні установи продовжували керуватися вже добре відомою Інструкцією № 90.
Але з метою гармонізації положень цієї Інструкції змінам у законодавстві Мінфін не став відкладати затвердження згаданого проекту наказу у довгий ящик та наказом від 02.09.2014 р. № 879 затвердив Положення, яке визначає порядок проведення інвентаризації активів і зобов’язань та оформлення її результатів.
Як визначено у цьому документі, його вимоги поширюються на юридичних осіб, створених відповідно до законодавства України, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, а також представництва іноземних суб’єктів господарської діяльності.
Отже, Положення набирає чинності з 01.01.2015 р. та прийде на заміну таким документам, як:
— Інструкція № 90;
— Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена наказом Мінфіну від 11.08.94 р. № 69.
Таким чином, для бюджетних установ та комерційних підприємств будуть діяти єдині правила проведення інвентаризації, які встановлено Положенням. Це означає, що вже з нового року при проведенні інвентаризації з будь-яких підстав бюджетні установи повинні керуватися вимогами Положення. Тому не будемо гаяти часу, а вже зараз почнемо розбиратися з його новаціями.
Яке майно підлягає інвентаризації
Із цього питання у Положенні чітко визначено, що інвентаризацію проводять суцільним методом та охоплюють все майно бюджетних установ. А це всі види зобов’язань та активів установ незалежно від їх місцезнаходження (у тому числі предмети, що передані у прокат, оренду або перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, у ремонті, запасі або резерві незалежно від технічного стану).
Також визначено, що інвентаризації підлягають активи та зобов’язання, які обліковуються на позабалансових рахунках. Тобто це матеріальні цінності, які не належать установі, але знаходяться в її користуванні, розпорядженні або на зберіганні (об’єкти оренди, матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, переробці, комісії, монтажі), умовні активи і зобов’язання (непередбачені активи та зобов’язання) установи (застави, гарантії, зобов’язання тощо), бланки документів суворої звітності, інші активи.
Коли потрібно проводити річну інвентаризацію
Цікаво те, що з цього питання Положенням не встановлено конкретні строки проведення річної інвентаризації. Лише визначено, що проводити її необхідно перед складанням річної фінансової звітності до дати балансу. При цьому орієнтовні строки такого заходу оговорені у п. 9 Положення.
Також у п. 7 Положення наведено випадки, коли проведення інвентаризації є обов’язковим. У таких випадках строки проведення інвентаризації не можуть бути перевищені (змінені). Що це за випадки? Наведемо їх у таблиці.
| Випадки, коли проведення інвентаризації є обов’язковим | Дата проведення |
| Перед складанням річної фінансової звітності | До дати балансу у строки, визначені в п. 9 Положення |
| У разі передачі майна державного підприємства або бюджетної установи в оренду | На дату передачі |
| У разі приватизації майна державного підприємства | |
| У разі перетворення державного підприємства | |
| У разі передачі державного підприємства (його структурних підрозділів) або бюджетної установи до сфери управління іншого органу управління | |
| Інвентаризація може не проводитися у разі передачі майна в межах одного органу управління, в інших випадках, визначених законодавством. | |
| У разі зміни матеріально відповідальних осіб | На день приймання-передачі справ в обсязі активів, які знаходяться на відповідальному зберіганні |
| У разі зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів або на вимогу хоча б одного члена колективу (бригади) при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності | |
| У разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей | На день встановлення таких фактів в обсязі, визначеному керівником установи |
| За судовим рішенням або на підставі належним чином оформленого документа органу, який відповідно до закону має право вимагати проведення такої інвентаризації | У цих випадках інвентаризація має розпочатися у термін та в обсязі, зазначених у належним чином оформленому документі цих органів, але не раніше дня отримання відповідного документа |
| У разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха | На день після закінчення явищ в обсязі, визначеному керівником установи |
| У разі припинення діяльності установи | — |
| Конкретну дату, на яку необхідно проводити інвентаризацію у цьому випадку, у Положенні не визначено, але логічно припустити, що інвентаризацію слід провести на дату прийняття рішення про ліквідацію. | |
| У разі переходу на складання фінансової звітності за міжнародними стандартами | На дату такого переходу |
| В інших випадках, передбачених законодавством | Що це за випадки, у Положенні не зазначено. Фактично це означає: якщо нормативно-правовим актом передбачено проведення інвентаризації, то її необхідно провести у порядки та строки, визначені у такому акті |
Найбільш цікавими виглядають вимоги щодо строків проведення річної інвентаризації активів та зобов’язань. Залежно від різновиду майна у Положенні визначено різні строки проведення інвентаризації. Наведемо ці терміни в таблиці на с. 26.
| Об’єкти інвентаризації | Періодичність проведення інвентаризації |
| 1 | 2 |
| Перед складанням річної фінансової звітності інвентаризацію проводять до дати балансу в період: | |
| необоротні активи (крім незавершених капітальних інвестицій, об’єктів основних засобів, які на момент інвентаризації будуть знаходитися поза установою, зокрема автомобілів, морських і річкових суден, які відбудуть у тривалі рейси, тощо) | 3 місяців |
| запаси (крім незавершеного виробництва та напівфабрикатів, інших матеріальних цінностей, які на момент інвентаризації будуть знаходитися поза установою) | |
| поточні біологічні активи, дебіторська та кредиторська заборгованість, витрати і доходи майбутніх періодів, зобов’язання (крім невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом та з відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування) | |
| незавершені капітальні інвестиції, незавершене виробництво, напівфабрикати, фінансові інвестиції, грошові кошти, кошти цільового фінансування, зобов’язання у частині невикористаних забезпечень, розрахунки з бюджетом та з відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування | 2 місяців |
| об’єкти основних засобів, зокрема автомобілі, морські й річкові судна, які відбудуть у тривалі рейси, інші матеріальні цінності, які на дату інвентаризації будуть знаходитися поза установою | До тимчасового вибуття з установи |
| Земельні ділянки, будівлі, споруди та інші нерухомі об’єкти | Один раз на 3 роки |
| Цей строк не поширюється на нерухоме майно державних підприємств, їх об’єднань, установ та організацій, у тому числі те, що передано в оренду, концесію, та державне майно, яке не увійшло до статутного капіталу господарських організацій, утворених у процесі приватизації та корпоратизації. Інвентаризацію такого майна проводять відповідно до Положення про інвентаризацію майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду (повертається після закінчення строку дії договору оренди або його розірвання), затвердженого постановою КМУ від 02.03.93 р. № 158. | |
| Інструменти, прилади, інвентар (меблі) | За рішенням керівника установи щороку в обсязі не менше 30 % усіх зазначених об’єктів з обов’язковим охопленням інвентаризацією всіх інструментів, приладів, інвентарю (меблів) протягом 3 років |
| Музейні цінності | Відповідно до строків, установлених центральним органом виконавчої влади, який здійснює формування та забезпечення реалізації державної політики у сферах культури та мистецтв, охорони культурної спадщини, вивезення, ввезення і повернення культурних цінностей |
| Бібліотечні фонди | За рішенням керівника установи за встановленим ним графіком протягом року. Інвентаризація книжкових пам’яток проводиться щороку. За наявності обсягу бібліотечних фондів: |
| Дорогоцінні метали та дорогоцінне каміння | Один раз на рік станом на 1 січня |
| Інвентаризація дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння проводиться відповідно до Інструкції про порядок одержання, використання, обліку та зберігання дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, затвердженої наказом Мінфіну від 06.04.98 р. № 84. | |
Як бачимо, у Положенні не визначено, станом на яку дату потрібно проводити річну інвентаризацію. Але враховуючи, що річну інвентаризацію проводять перед складанням річної фінансової звітності, у п. 9 Положення зазначено, що провести її необхідно протягом трьох та двох місяців (залежно від видів активів та зобов’язань), що передують цьому періоду. Тобто починати інвентаризацію потрібно не раніше 1 жовтня звітного року.
При цьому в кожній бюджетній установі періодичність проведення інвентаризацій, дати їх проведення (строки початку та закінчення), перелік майна й зобов’язань, що підлягають інвентаризації у звітному році, визначає керівник установи.
Як підготуватися до проведення інвентаризації
Загальний порядок проведення інвентаризації залишився такий же, який було описано в Інструкції № 90. Як і раніше, процес проведення інвентаризації можна умовно розподілити на такі етапи:
1) підготовчий етап;
2) визначення фактичної наявності матеріальних цінностей;
3) порівняльно-аналітична робота;
4) підбиття підсумків інвентаризації та відображення її результатів в обліку та звітності.
Вимоги до кожного етапу інвентаризації описані у відповідних розділах Положення.
Які документи складати при інвентаризації
Із цього питання для бюджетних установ все було зрозуміло: форми та порядок оформлення документів, які складають при проведенні інвентаризації та при підбитті її підсумків, були наведені в Інструкції № 90.
Як діяти установам починаючи з 2015 року? Справа у тому, що в Положенні (п. 14 розд. II) визначено: бюджетні установи відомості про результати проведених інвентаризацій оформляють за формами, визначеними законодавством. Оскільки форми таких документів для бюджетних установ затверджені Інструкцією № 90, то буде цілком логічним і надалі застосовувати саме ці форми. Принаймні, їх можна застосовувати до того моменту, поки Мінфін не затвердить нові документи для оформлення результатів інвентаризації.
Як визначити результати інвентаризації
Без перебільшення можна сказати, що одним з найважливіших етапів інвентаризації є останній етап роботи інвентаризаційної комісії, коли підбивають результати (підсумки) інвентаризації та відображають їх в обліку.
Загальні вимоги до цього етапу залишились без суттєвих змін, тобто є практично такими ж, які й встановлені Інструкцією № 90. Але є деякі зміни, на які варто звернути увагу. Розглянемо їх далі.
Головна зміна — це зменшення строку затвердження протоколу інвентаризаційної комісії. Нагадаємо: Інструкцією № 90 передбачено, що такий документ керівник установи повинен затвердити не пізніше ніж через 10 днів після закінчення інвентаризації. Нове ж Положення вимагає від керівника установи затвердити такий протокол протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації.
Також дещо відкореговано порядок врегулювання розбіжностей між фактичною наявністю активів і зобов’язань та даними бухгалтерського обліку. У цьому питанні установи керуються вимогами п. 4 розд. IV Положення та проводять це у такому порядку:
| Розбіжності | Порядок врегулювання | |
| 1 | 2 | 3 |
| Лишки | Основні засоби, нематеріальні активи, цінні папери, грошові кошти, їх еквіваленти та інші оборотні матеріальні цінності | Підлягають оприбуткуванню зі збільшенням доходів спеціального фонду. Об’єкти, виявлені в лишку, при оприбуткуванні оцінюють за справедливою вартістю |
| Нагадуємо: суму виявлених лишків включають до Довідки про надходження в натуральній формі, яку подають до органів Казначейства до закінчення звітного періоду. | ||
| Нестача запасів у межах норм природного убутку | Списують за розпорядженням керівника установи на фактичні видатки | |
| Норми природного убутку можуть застосовуватися лише в разі виявлення фактичних нестач та після взаємозаліку нестач цінностей і лишків при пересортиці. За відсутності норм природного убутку втрата розглядається як нестача понад норму. Взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці допускається тільки щодо запасів однакового найменування і в тотожній кількості за умови, що лишки і нестачі утворились за один і той самий період, що перевіряється, та в однієї і тієї самої матеріально відповідальної особи. Міністерства, інші органи виконавчої влади, до сфери управління яких належать підприємства, можуть установлювати порядок, відповідно до якого такий залік може бути допущений стосовно однієї і тієї самої групи запасів, якщо цінності, що входять до її складу, мають схожість за зовнішнім виглядом або упаковані в однакову тару (у разі відпуску їх без розпаковки тари). | ||
| Нестача цінностей понад норми природного убутку, а також втрати від псування цінностей | Винних осіб установлено | Нестачі списують з балансу установи та відносять на рахунок винних осіб |
Механізм визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, крім дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей, установлений Порядком № 116. Як відобразити в обліку операції зі списання нестач і втрат від розкрадання матеріальних цінностей, а також про порядок відшкодування винними особами завданих збитків, читайте в консультації «Облік викрадених матеріальних цінностей» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 29). | ||
| Також на винних осіб відносять різницю вартості у разі взаємозаліку нестач і лишків внаслідок пересортиці, коли вартість запасів, що виявились у нестачі, більше вартості запасів, що виявились у надлишку. Якщо особи, винні в пересортиці, не встановлені, то сумові різниці розглядаються як нестачі цінностей понад норми природного убутку. За такими сумовими різницями в протоколах інвентаризаційної комісії повинні бути наведені причини, з яких різниці не можуть бути віднесені на винних осіб. Перевищення вартості запасів, що виявились у лишку, порівняно з вартістю запасів, що виявились у нестачі внаслідок пересортиці, відносять на збільшення даних обліку відповідних запасів та доходів (тобто оприбутковують та відносять на збільшення доходів за спеціальним фондом). | ||
| Винних осіб не встановлено, та справи перебувають у слідчих органах | Нестачі списують з балансу установи та зараховують на позабалансовий субрахунок 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей» до моменту встановлення винних осіб або надання інформації органами дізнання чи досудового слідства щодо припинення кримінального провадження. Після вирішення питання про винуватців суми невідшкодованих нестач і втрат списують з позабалансового обліку. Більш детальніше про те, як вести облік на цьому позабалансовому субрахунку, читайте в консультації «Позабалансовий облік без проблем» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2014, № 38) | |
Інші цікаві новини щодо інвентаризації
А тепер виділимо незначні зміни, визначені у Положенні, які також необхідно взяти до уваги установам.
1. Після закінчення інвентаризації, проведеної робочими інвентаризаційними комісіями, інвентаризаційна комісія за участю членів робочих інвентаризаційних комісій і матеріально відповідальних осіб може проводити контрольні перевірки (але обов’язково до відкриття складу, де проводилась інвентаризація). При цьому перевіряють з інвентаризаційного опису найбільш суттєві за вартістю активи та ті, що користуються підвищеним попитом.
У разі виявлення значних розходжень між даними інвентаризаційного опису і даними контрольної перевірки проводять повторну інвентаризацію. Для цього призначають новий склад робочої інвентаризаційної комісії.
2. У Положенні уточнено, що бюджетні установи на активи, які їм не належать, але знаходяться в їх розпорядженні, також складають окремі описи з розподілом: на орендовані, прийняті на відповідальне зберігання, комісію, переробку тощо.
Але це ще не все. Після того як проведена інвентаризація активів, що належать іншим підприємствам, установи складають окремі звіряльні відомості, копії яких надсилаються власнику.
3. Цікаве уточнення щодо повноважень голови інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії). Окрім раніше відомих повноважень, він також візує всі прибуткові та видаткові документи, що додаються до реєстрів (звітів), із зазначенням «До інвентаризації на (дата)». Для бухгалтерської служби ці документи є підставою для визначення залишків активів на початок інвентаризації за даними обліку.
4. Досить поширеною є ситуація, коли інвентаризаційна комісія виявляє основні засоби, які придатні до використання, але на них нараховано стовідсотковий знос. Як учинити з такими основними засобами?
У Положенні сказано, що відповідні матеріали інвентаризаційна комісія повинна передати керівнику установи.
5. Не виключено, що на момент проведення інвентаризації деякі об’єкти основних засобів можуть перебувати в ремонті у сторонній організації. Детальніше про такі ситуації ви можете почитати в матеріалі спеціаліста Держфінінспекції «Списання запчастин при ремонті автотранспорту» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 11).
Виникає запитання: як проінвентаризувати такі об’єкти? Як зазначено у Положенні, основні засоби, що ремонтуються на інших підприємствах, вносять до інвентаризаційного опису на підставі документів про передачу об’єктів у ремонт.
6. Проведення інвентаризації бібліотечного фонду — це надто клопітлива справа. Про деякі нюанси інвентаризації таких об’єктів з вами ділився фахівець на сторінках нашої газети в матеріалі «Бібліотечні фонди загальноосвітньої школи: особливості обліку та інвентаризації» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2014, № 38).
Так ось Положення містить одну важливу зміну: у разі встановлення факту відсутності документа проводиться його розшук у строк, визначений правилами користування бібліотекою щодо користування документом читачем, але не більше одного року. Раніше такий строк не міг перевищувати 30 днів.
7. Якщо під час інвентаризації виявлені непридатні або зіпсовані запаси, то на них оформлюють окремий інвентаризаційний опис. До такого описи заносять інформацію про: найменування відповідних запасів, їх кількість, причини, ступінь і характер псування, а також зазначають пропозиції щодо їх знецінення, списання або можливості використання цих предметів у господарських цілях. Зверніть увагу на те, що Положення надає такі повноваження саме інвентаризаційній комісії.
8. Також є невелике доповнення стосовно оформлення акта інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків. На вимогу Положення у такому акті слід вказати: прізвище боржника, за що і коли виник борг, дату прийняття судового рішення або іншого органу (добровільної згоди боржника) про відшкодування суми матеріальної шкоди, а якщо таке рішення не прийняте, то зазначити дату пред’явленого установою позову і суму заборгованості на дату інвентаризації.
Нормативні документи
Інструкція № 90 — Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом Головного управління Держказначейства від 30.10.98 р. № 90.
Положення — Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879.
Порядок № 116 — Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116.
