Своєрідним дороговказом у питанні виправлення бухгалтерських помилок є Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі — Положення № 88). Тож у разі неправильного відображення у бухгалтерському обліку господарських операцій необхідно керуватись передусім цим нормативним документом. На це свого часу указало і Держказначейство у своєму листі від 04.06.2008 р. № 15-04/1368-8898.
А тепер про основні правила виправлення огріхів у первинних документах і облікових регістрах. Вони всім відомі, але нагадати буде не зайвим.
1. Виправлення помилок у тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів шляхом підчистки та необумовлені виправлення не допускаються (п. 4.1 Положення № 88).
2. Хибні записи, виявлені в бухгалтерському обліку, слід виправляти таким чином:
— якщо помилку за звітний період виявлено до моменту подання бухгалтерського балансу і вона не потребує внесення змін до меморіальних ордерів, її виправляють коректурним способом. При цьому невірний текст або цифри закреслюють і над закресленим зазначають правильні дані. Виправлення помилки мають підтвердити особи, що підписали документ. Для цього вони роблять надпис «виправлено», ставлять власні підписи і указують дату виправлення;
— якщо помилковий запис у меморіальному ордері виявлено до моменту подання бухгалтерського балансу, його коригують способом сторно.
3. Спосіб сторно передбачає складання бухгалтерської довідки. Форма останньої затверджена наказом Держказначейства «Про затвердження змін до Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядку їх складання» від 05.06.2003 р. № 117. У цій довідці помилку (суму, кореспонденцію рахунків) заносять червоним чорнилом або в дужках, а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) указують чорнилом темного кольору. Ці дані вносять до облікового регістру у місяці, в якому виявлено помилку. Таким чином, неправильний запис ліквідується та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків.
4. Для виправлення помилок у первинних документах, облікових регістрах і звітах минулих років також потрібно оформляти бухгалтерську довідку. Відтак, у разі виявлення помилок, внесення змін може бути відображене тільки на звітну дату. Такі вимоги до виправлення помилок передбачені Інструкцією про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, затвердженої наказом Держказначейства від 27.07.2000 р. № 68.
5. Не допускаються виправлення у документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами. Зокрема, виправлення в касових ордерах та видаткових відомостях відповідно до п. 3.10 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637), категорично заборонені. Поряд із цим не дозволяється застосовувати факсиміле під час підписання розрахункового документа, здійснювати будь-які виправлення у розрахунковому документі та заповнювати його в кілька прийомів. Майте на увазі, що такі розрахункові документи органи Держказначейської служби до виконання не приймуть. Чітку вказівку на це містить п. 11.11 Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затвердженого наказом Мінфіну від 24.12.2012 р. № 1407.
Що стосується коригування помилок у касовій книзі, то виправлення у цьому документі, як правило, не допускаються. Якщо ж виправлення все-таки мають місце, їх обов’язково мають засвідчити своїми підписами касир та головний бухгалтер або його заступник (п. 4.2 Положення № 637).
6. Після оформлення відповідної бухгалтерської довідки бухгалтер має провести виправлення помилки в бухгалтерському обліку і фінансовій звітності. До речі, фінансова та бюджетна звітність повинна бути достовірною. Інформація, наведена у фінансовій та бюджетній звітності, не повинна містити помилок та перекручень. Ця норма зафіксована в п. 1.2 Порядку складання фінансової та бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затвердженого наказом Мінфіну від 24.01.2012 р. № 44. Тож перш ніж заповнювати форми звітності, ретельно перевірте дані бухгалтерського обліку на предмет помилок.
7. Виправлення помилок у документах і регістрах, створених в електронній формі, здійснюється відповідно до законодавства (п. 4.6 Положення № 88). Однак процедура виправлення помилок в електронних документах законодавством не визначена. З цього приводу свого часу надав роз’яснення Мінфін у листі від 14.01.2011 р. № 31-34020-07-27/23-8665/89. Зокрема, позиція Мінфіну така: помилки минулих звітних періодів у регістрах бухгалтерського обліку, створених у формі електронного документа, можна виправляти у порядку, передбаченому Положенням № 88 для виправлення помилок у регістрах, створених на паперових носіях.
Докладно про ціну помилок бухгалтера при виплаті заробітної плати та порядок їх усунення читайте у статті «Бухгалтер теж може помилятися…» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 17).
Звісно, помилки краще не допускати. І в якості мотивації нагадаємо, що відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних до фінансової звітності Кодексом законів України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X кваліфікується як порушення законодавства з фінансових питань. Такі дії караються накладанням штрафу у розмірі від восьми до п’ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 136 до 255 грн.).
На завершення наведемо умовний приклад виправлення помилки в бухгалтерському обліку.
Приклад. Копіювальний пристрій — ксерокс вартістю 3468 грн. (у тому числі ПДВ — 578 грн.), придбаний у квітні поточного року, був помилково зарахований на субрахунок 113 «Малоцінні необоротні матеріальні активи». Однак цей об’єкт слід обліковувати у складі основних засобів на субрахунку 104 «Машини та обладнання». Помилку було виявлено у липні під час складання квартального звіту.
Для виправлення помилки слід оформити бухгалтерську довідку.
