Напевно ви добре знаєте, що підставою для списання використаних легковим автотранспортом паливно-мастильних матеріалів (далі — ПММ) є первинні документи. Причому до 16.04.2013 р. таким первинним документом був подорожній лист, форма та порядок заповнення якого були затверджені наказом Держкомстату від 17.02.98 р. № 74. Однак на сьогодні цей наказ уже не діє.
Водночас установа повинна мати первинні документи на списання ПММ. Такі вимоги щодо наявності первинних документів передбачені Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996 -XIV.
Форму первинного документа для обліку роботи транспортного засобу установа може розробити самостійно. При цьому такий подорожній лист повинен мати всі обов’язкові реквізити, зазначені в п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88. Такої ж думки дотримується і Мінінфраструктури, про що зазначено в його листі від 23.04.2013 р. № 4492/25/10-13 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 23, с. 3).
Нагадаємо, що згідно з п. 2.4 цього Положення первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ; назву документа (форми); дату та місце складання; зміст та обсяг господарської операції; одиницю виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі); посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення; особистий або електронний підпис чи інші дані, які надають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
У результаті установи самостійно розробляють і затверджують форму подорожніх листів. Як правило, ці моменти прописують в окремому наказі (розпорядженні) керівника установи. У цьому самому наказі доцільно визначити також порядок виписування подорожніх листів.
Що стосується наказу про облікову політику, то в ньому достатньо вказати, що списання ПММ установа здійснює на підставі подорожніх листів. Списання ПММ здійснюють виходячи з фактично витрачених матеріалів з урахуванням Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджених наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43.
Тепер стосовно періодичності оформлення подорожніх листів.
Слід звернути увагу на вимоги, які містилися в Інструкції про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, затвердженій наказом Держкомстату від 17.02.98 р. № 74, яка діяла до 16.04.2013 р. Зокрема, в ній були передбачені такі вимоги щодо оформлення подорожнього листа:
«Подорожній лист службового автомобіля оформляється тільки на один робочий день (зміну) і видається за умови здачі водієм подорожнього листа за попередній день роботи. На триваліший строк подорожній лист видається у випадках транспортного обслуговування у міжміському сполученні понад одну добу відповідно до наказу чи розпорядження перевізника».
Крім того, у п. 1 постанови КМУ «Про впорядкування використання легкових автомобілів бюджетними установами та організаціями» від 04.06.2003 р. № 848 передбачено, що після кожної поїздки посадова особа, в розпорядження якої надано автомобіль, у подорожньому листі водія підтверджує особистим підписом час закінчення обслуговування.
Також рекомендуємо звернути увагу на документ, яким керуються працівники Держфінінспекції під час перевірок. Ідеться про Методичні рекомендації щодо здійснення інспектування органами державної фінансової інспекції України, затверджені наказом Держфінінспекції від 14.12.2011 р. № 90.
Зокрема, у п.п. 11.11.3 цих Методрекомендацій визначено порядок перевірки списання ПММ. Так, при перевірці списання ПММ перевіряють дані показань спідометра на початок і на кінець дня, а також правильність перенесення даних до первинних документів, достовірність зазначеного кілометражу за вказаним у первинному документі маршрутом, кількість витраченого пального відповідно до встановленої норми.
Дані про кількість витраченого палива на початок і на кінець дня є можливість зафіксувати тільки в подорожньому листі, який виписують на кожний день.
Тому з урахуванням вимог вищезгаданих чинних документів вважаємо, що подорожній лист потрібно виписувати на кожний день. І тільки в окремих випадках (наприклад, коли робота водія має роз’їзний характер або під час перебування у відрядженні), коли у водія немає можливості повертатися на місце роботи в той самий робочий день, подорожній лист виписують на триваліший строк. Однак майте на увазі: усі ці випадки потрібно чітко визначити в наказі про порядок виписування та оформлення подорожніх листів в установі.
