Міністерство фінансів України розглянуло звернення <…> щодо надання роз’яснення з питань бухгалтерського обліку та повідомляє.
Статтею 3 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» визначено, що метою ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності є надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансове становище, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства.
Склад рахунків і субрахунків бухгалтерського обліку встановлено Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 26.06.2013 р. № 611 (далі — План рахунків).
Згідно з Порядком застосування Плану рахунків (додаток 1) узагальнення інформації про суми невідшкодованих нестач і втрат від псування цінностей відображається на позабалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей».
Тому суму невідшкодованих нестач і втрат від псування цінностей, яка обліковувалася на рахунку 05 «Гарантії та забезпечення» згідно з Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженим наказом Головного управління Державного казначейства України від 10.12.99 р. № 114, бюджетні установи повинні перенести на субрахунок 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей».
Перший заступник Міністра А. Мярковський
Коментар редакції
Мінфін нагадав про правильність обліку невідшкодованих нестач і втрат
Давайте пригадаємо події дворічної давнини. Так, майже два роки тому Мінфін видав наказ «Про затвердження деяких нормативно-правових актів з бухгалтерського обліку бюджетних установ» від 26.06.2013 р. № 611, яким затвердив План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ (далі — План рахунків) та Порядок його застосування. Цей План рахунків прийшов на зміну Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженому наказом Головного управління Держказначейства від 10.12.99 р. № 114 (далі — План рахунків № 114).
З набранням чинності Планом рахунків вступила в силу і ціла низка нововведень (були виключені окремі субрахунки і запроваджені нові, змінився порядок обліку окремих об’єктів тощо). Одним із таких нововведень стала зміна порядку обліку невідшкодованих нестач і втрат від псування цінностей. Зокрема, заборгованість за нестачами та крадіжками матеріальних цінностей, за якими не встановлені винні особи та щодо яких справи перебувають на розгляді у слідчих органах, згідно з Планом рахунків № 114 мала обліковуватися на позабалансовому рахунку 05 «Гарантії та забезпечення». Тоді як починаючи з 06.08.2013 р. суми такої заборгованості слід обліковувати на позабалансовому рахунку 07 «Списані активи та зобов’язання», а конкретно на субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей». На цьому субрахунку відповідно до Порядку застосування Плану рахунків обліковують суми невідшкодованих нестач і втрат від псування цінностей до моменту встановлення винних осіб. Тільки після вирішення питання про винуватців, які повинні відшкодувати суми нестач і втрат (на підставі наказу керівника, судового рішення, у добровільному порядку), відображають зменшення заборгованості в бухгалтерському обліку.
Отже, суми невідшкодованих нестач і втрат від псування цінностей, які раніше обліковувалися на позабалансовому рахунку 05 «Гарантії та забезпечення», необхідно перенести на субрахунок 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей». Саме на цьому і наголошує Мінфін у листі, що коментується. Однак для більшості бухгалтерів бюджетних установ (і особливо для наших постійних читачів) це не новина. Адже у статті «Списана дебіторська заборгованість і невідшкодовані втрати та нестачі: обліковуємо по-новому» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 46, с. 17) детально описано, як саме необхідно було привести облік списаної дебіторської заборгованості та невідшкодованих сум нестач і втрат у відповідність до норм Плану рахунків та Порядку його застосування. Тож зробити це потрібно було ще у 2013 році після набуття чинності Планом рахунків або принаймні у 2014 році під час складання річної фінансової та бюджетної звітності за попередній рік. Якщо ж ви з певних причин досі обліковуєте заборгованість за невідшкодованими нестачами і втратами на позабалансовому рахунку 05 «Гарантії та забезпечення», тоді якомога скоріше виправляйте ситуацію.
Таким чином, для достовірного відображення в бухгалтерському обліку заборгованості за невідшкодованими втратами і нестачами в установі слід провести відповідну організаційну роботу. Зокрема, алгоритм дій такий:
1. Перевірити наявність заборгованості на позабалансовому рахунку 05 «Гарантії та забезпечення». Суму заборгованості, що обліковувалася на цьому рахунку, слід у повному обсязі перенести на позабалансовий субрахунок 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей». При цьому головною умовою є відсутність відомостей про винних осіб та/або відкрите кримінальне провадження на дату проведення перевірки стану позабалансового рахунка 05. Після встановлення винних осіб таку заборгованість необхідно буде списати з позабалансового субрахунку 072 та перенести на відповідні балансові рахунки.
2. Внести зміни до Робочого плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетної установи. А конкретно, слід змінити назву та порядок застосування позабалансового рахунка 05 «Гарантії та забезпечення» і позабалансового субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей». Підставою для таких змін буде наказ керівника установи.
3. Оформити наказ керівника про перенесення сум невідшкодованих нестач і втрат від псування цінностей з позабалансового рахунка 05 «Гарантії та забезпечення» на позабалансовий субрахунок 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей».
4. Скласти бухгалтерську довідку про перенесення залишку позабалансового рахунка 05 на позабалансовий субрахунок 072. На підставі бухгалтерської довідки слід провести записи у меморіальному ордері № 16 та у книзі «Журнал-Головна».
5. Відобразити проведені операції з перенесення залишків, що обліковуються на позабалансовому рахунку 05, на позабалансовий субрахунок 072 у бюджетній та фінансовій звітності установи за звітний рік. Нагадаємо, що вимоги щодо складання звітності визначені Порядком составления финансовой и бюджетной отчетности Порядком складання фінансової та бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затвердженим наказом Мінфіну від 24.01.2012 р. № 44 (далі — Порядок № 44). Так, інформацію про згадані операції слід навести в розділі «Розшифровка позабалансових рахунків» до Балансу (форма № 1) (додаток 1 до Порядку № 44). Також усі проведені операції слід описати у Пояснювальній записці до Балансу (додаток 14 до Порядку № 44). Крім того, суми втрат і нестач, виявлені протягом звітного року, потрібно відобразити у Звіті про недостачі та крадіжки грошових коштів і матеріальних цінностей (форма № 15) (додаток 17 до Порядку № 44).
Юлія КРОТ, економіст-аналітик
