Для обліку робочого часу працівників установ (організацій, закладів) застосовується табель обліку використання робочого часу (далі — Табель), який є основним джерелом інформації з цього питання. Табель — це поіменний список усіх працівників відділу, служби або установи в цілому з відмітками про використання робочого часу протягом облікового періоду. Кожному працівникові надається табельний номер, який зазначається в усіх документах з обліку праці та її оплати.
Ведення Табеля є обов’язковим, бо цe первинний документ для обліку відпрацьованогo часу, який є такoж підставою для нарахування заробітної плати працівникaм (див. лист Мінпраці від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10). Табель, як правило, ведеться в електронному та паперовому вигляді. Ведення Табеля лише в електронному вигляді не допускається, адже відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5, табелі мають зберігатися протягом 1 року.
Типову форму Табеля (типова форма № П-5) затверджено наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489 (далі — наказ № 489). Вона носить рекомендаційний характер і складається із показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. За необхідності форма Табеля може бути доповнена іншими показниками, потрібними для обліку робочого часу в установі, але при цьому обов’язковим є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці (див. лист Держслужби статистики від 12.01.2012 р. № 9/4-10/9).
Докладно описувати порядок складання Табеля ми не будемо, краще (враховуючи запитання читача) зосередимо увагу на відображенні у ньому періоду відпустки для догляду за дитиною до 3 років. Підставою для внесення до Табеля зазначеної причини неявки є наказ роботодавця про надання такої відпустки. У Табелі протягом усього періоду перебування у такій відпустці (щомісячно) проставляють код «ВП» та прочерки щодо відпрацьованих годин. Також зауважимо, що при такій неявці у Табелі відмічають всі дні. Це стосується і вихідних днів, які припадають на цей період, оскільки відпустка рахується в календарних, а не робочих днях.
Період відпустки для догляду за дитиною до 3 років необхідно відображати у Табелі, адже працівник продовжує перебувати з установою у трудових відносинах і за ним згідно з чинним законодавством зберігається місце роботи (посада). До того ж, як було зазначено вище, наказом № 489 для цієї відпустки передбачено своє умовне позначення.
Крім того, в період перебування у відпустці для догляду за дитиною жінка може працювати на умовах неповного робочого дня. У цьому випадку до Табеля уводять два додаткових рядки: в одному проставляють код «РС» — години роботи працівників, яким установлено неповний робочий день, у другому — тривалість роботи. Таким чином, збережуться дані щодо статистичної звітності, а також для нарахування заробітної плати. Нагадаємо, що усі умовні позначення елементів робочого часу, які використовуються в Табелі, наведено у наказі № 489.
Наприкінці дамо пораду роботодавцю. Для того, щоб уникнути помилок та неузгодженостей, в установі варто розробити Положення про табельний облік, у якому врегулювати питання, пов’язані з відповідальністю за ведення Табеля, процедурою його формування та подання, умовними позначеннями тощо. Також не слід забувати, що законодавством передбачено притягнення до відповідальності за невиконання обов’язку забезпечення ведення табелів обліку робочого часу.
