Перш ніж розглянути, які дії повинен вчинити бухгалтер в разі, якщо працівник захворів у відпустці, квапимося заспокоїти самого працівника: чинним законодавством передбачені випадки продовження або перенесення відпустки. Так, відповідно до ч. 2 ст. 80 КЗпП та ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період або продовжена, зокрема, у разі:
1) тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку;
2) виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати;
3) настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
4) збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.
Це правило поширюється також на додаткові відпустки працівникам, які мають дітей, що надаються на підставі ст. 19 Закону про відпустки.
Крім того, ст. 78 КЗпП передбачає, що дні тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку, не включають до щорічних відпусток. І це цілком логічно, адже відпустку надають працівнику для відпочинку, а віднести хворобу до одного з видів відпочинку не можна.
Якщо причини, що зумовили перенесення відпустки на інший період, настали під час її використання, то невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення дії причин, які її перервали, або за згодою сторін переноситься на інший період (ч. 4 ст. 80 КЗпП та ч. 4 ст. 11 Закону про відпустки).
Але чи завжди працівнику належить продовження або перенесення відпустки та як таке продовження/перенесення оформити? Читайте далі.
Продовження (перенесення) відпустки: коли «так», а коли «ні»
Відпустку переносять або продовжують не в усіх випадках. Тут усе залежить від виду відпустки і причини непрацездатності. Розглянемо різні ситуації.
Щорічна відпустка → хвороба працівника.
Це стандартна ситуація, і проблем вона не викликає. При хворобі самого працівника щорічну відпустку продовжують або переносять на інший строк на підставі ст. 80 КЗпП і ст. 11 Закону про відпустки.
Щорічна відпустка → лікарняний по догляду.
Продовжувати/переносити відпустку на дні лікарняного по догляду за дитиною (іншим членом сім’ї) не можна. Тому якщо працівник у період щорічної відпустки доглядає за хворою дитиною, то відпустка на дні хвороби дитини не продовжується. Пояснюється це тим, що у трудовому законодавстві йдеться про хворобу в період відпустки саме працівника. Та й ЛН по догляду в період відпустки працівнику не видадуть (пп. 3.11 і 3.15 Інструкції № 455). Отже, документально підтвердити цей факт не вийде. І навіть якщо ЛН по догляду був помилково виданий, дні тимчасової непрацездатності, що припадають на період відпустки, оплаті не підлягають (ч. 6 ст. 22 Закону № 1105). Тому можна зробити невтішний висновок: лікарняний по догляду за дні хвороби, що припадають на період відпустки, оплаті не підлягає, а відпустку не продовжують і не переносять.
Додаткова відпустка на дітей → тимчасова непрацездатність.
У разі хвороби працівника в період додаткової соціальної відпустки працівникам, які мають дітей, невикористану частину відпустки продовжують або переносять на інший період (ч. 7 ст. 20 Закону про відпустки). Якщо на період такої відпустки припала тимчасова непрацездатність «по догляду», то відпустку не продовжують і не переносять. Тобто правила перенесення і продовження щорічної відпустки через хворобу поширюються й на додаткову відпустку на дітей.
Навчальна, творча відпустка, відпустка без збереження зарплати → тимчасова непрацездатність.
Правила перенесення або продовження відпустки в разі «накладення» днів хвороби на дні відпустки діють тільки щодо щорічних відпусток і додаткових соціальних відпусток працівникам, які мають дітей.
Якщо хвороба працівника припала на навчальну, творчу відпустку, відпустку без збереження зарплати, чорнобильську відпустку тощо, то такі відпустки не продовжують і не переносять на інший період (див. лист Мінпраці від 17.11.2006 р. № 415/13/116-06).
Важливо! Щорічну відпустку продовжують або переносять на інший строк не тільки через хворобу працівника.
Як вже зазначалося на початку цієї статті, таку можливість передбачено також у разі, якщо щорічна відпустка збіглася з виконанням працівником у цей період державних або громадських обов’язків, під час якого він звільняється від роботи зі збереженням заробітку; з відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами; з навчальною відпусткою. Крім цього, на вимогу працівника відпустка може бути перенесена на інший строк, якщо роботодавець у двотижневий строк не попередив про дату початку відпустки, а також виплатив відпускні пізніше встановленого строку їх виплати (ч. 1 ст. 80 КЗпП та ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки).
Оформлюємо документально продовження/перенесення відпустки
Нараховувати виплати необхідно тільки на підставі первинних документів. Для відпустки (щорічної, навчальної тощо) — це наказ про надання відпустки. Те саме стосується і випадків її перенесення або продовження, якщо на їх період припала тимчасова непрацездатність. При цьому строки, на які переноситься або продовжується відпустка, установлюються за угодою між працівником та роботодавцем.
Зверніть увагу! Що робити з частиною щорічної відпустки, яка залишилася невикористаною внаслідок хвороби працівника: переносити її чи продовжувати — роботодавець і працівник узгоджують між собою.
Самостійно вирішувати такі питання працівник не має права, тобто він не може використовувати цей залишок на власний розсуд. Навіть при продовженні відпустки у зв’язку з перебуванням на лікарняному невикористана частина щорічної відпустки по закінченні тимчасової непрацездатності не використовується працівником самостійно, вона має бути надана (див. лист Мінсоцполітики від 31.01.2012 р. № 30/13/133-12).
Тому продовження/перенесення відпустки оформляють новим наказом (розпорядженням). Підставами для такого наказу є лікарняний лист та заява працівника (приклади оформлення заяви та наказу про продовження/перенесення невикористаної частини відпустки див. на рис. 1 та 2).
Рис. 1. Зразок заяви про продовження невикористаної частини щорічної основної відпустки у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю
Рис. 2. Зразок наказу про продовження щорічної основної відпустки на невикористані дні у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю
Водночас згідно з роз’ясненнями Мінпраці та МОЗ, наданими в листах від 20.08.2010 р. № 233/18/99-10 та від 26.05.2007 р. № 3.51-4/4272-Д/3-6759 відповідно, як виняток, відпустку працівника може бути продовжено або перенесено в разі, якщо працівник надав довідку про проходження ним у період щорічної відпустки або додаткової відпустки на дітей обстеження у спеціалізованому лікувально-профілактичному закладі з приводу встановлення причинного зв’язку захворювання з умовами праці. Така довідка видається громадянам лікувально-профілактичною установою в довільній формі на підставі п. 2.17 Інструкції № 455 та засвідчується підписом головного лікаря та печаткою такої установи. Також продовжується/переноситься відпустка при наданні довідки, що видається в ситуаціях, передбачених пп. 2.18 і 2.19 Інструкції № 455.
Визначаємо кількість днів продовженої відпустки
Оскільки відпустку надають у календарних днях, то і продовжують або переносять її теж на календарні дні. Орієнтир у цьому випадку — ЛН. Якщо період тимчасової непрацездатності працівника продовжувався, наприклад, з 10 по 13 липня 2017 року (4 календарних дні), то відпустку, на яку припали дні хвороби, слід продовжити або перенести на календарні дні хвороби, що припадають на період відпустки, тобто на 4 календарні дні.
Важливо! Відпустку продовжують/переносять на кількість календарних днів хвороби, що припадають на період відпустки.
Цікавою для розгляду є ситуація, за якою на період первинного надання відпустки і хвороби працівника припав святковий або неробочий день згідно зі ст. 73 КЗпП. Як тут визначити кількість днів продовженої або перенесеної на інший період відпустки?
Нагадаємо: святкові та неробочі дні, установлені ст. 73 КЗпП, при визначенні тривалості щорічних відпусток і додаткових відпусток працівникам, які мають дітей, не враховуються. Тобто відпустку продовжують на такий святковий і неробочий день, але не оплачують.
Якщо на період хвороби припав святковий або неробочий день, на який спочатку було продовжено відпустку, то невикористану через хворобу частину відпустки продовжують на календарні дні тимчасової непрацездатності без урахування такого святкового або неробочого дня.
Оплачуємо дні продовженої відпустки
Нагадаємо: розрахунок середньої заробітної плати для визначення суми відпускних здійснюється відповідно до Порядку № 100.
Згідно з п. 2 цього Порядку обчислення середньої заробітної плати для оплати періоду перебування працівника у відпустці здійснюється виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.
Таким чином, у разі хвороби працівника у щорічній відпустці (додатковій відпустці на дітей) у випадку, коли відпустка продовжується, можливі 2 ситуації.
Ситуація 1. День початку продовженої відпустки збігся з місяцем її первинного надання.
У цьому випадку відпускні, виплачені до початку відпустки, не перераховують. Працівнику виплачують лікарняні за дні хвороби.
Ситуація 2. Дата продовженої відпустки припадає на наступний місяць після її первинного надання.
Тут доведеться розрахувати нову середню зарплату згідно з Порядком № 100. При цьому треба:
— сторнувати суму відпускних, що припадають на дні перебування працівника на лікарняному;
— нарахувати суму лікарняних;
— нарахувати суму відпускних за календарні дні продовженої відпустки виходячи з нової середньої зарплати.
Для більш зрозумілого і наочного пояснення розглянемо умовні приклади.
Початок первинної та продовженої відпустки припадають на один місяць
Приклад 1. Працівник бюджетної установи перебував в щорічній основній відпустці тривалістю 14 календарних днів з 10 по 23 липня 2017 року. З 19 по 21 липня він хворів, і відпустку було продовжено на 3 календарні дні тимчасової непрацездатності з 24 по 26 липня 2017 року.
У цьому випадку щорічну основну відпустку продовжують на 3 календарні дні (кількість днів хвороби працівника, що припадають на період відпустки, — 19 — 21 липня). Причому нову середню зарплату для оплати продовженої відпустки не розраховують. У цьому немає необхідності, адже розрахунковий період, як при початковому наданні відпустки, так і при її продовженні, буде однаковим (липень 2016 року — червень 2017 року). А це означає, що і середня зарплата буде одна й та сама.
Початок первинної та продовженої відпустки припадає на різні місяці
Приклад 2. Працівник бюджетної установи перебував у щорічній відпустці тривалістю 24 календарних днів з 26.06.2016 р. по 20.07.2016 р. Сума відпускних становила 4680 грн., а саме за 4 календарні дні червня — 780 грн. і за 20 календарних днів липня — 3900 грн.
З 10 по 14 липня цей працівник хворів, про що свідчить виданий в установленому порядку ЛН. У зв’язку з цим він написав заяву про продовження щорічної відпустки з 21.07.2016 р. на дні хвороби.
Зарплата за період червень 2016 року — травень 2017 року (відкоригована на коефіцієнт підвищення посадових окладів) склала 67564,36 грн. (у тому числі за червень 2016 року — 4737,62 грн.), зарплата за 16 відпрацьованих днів червня 2017 року — 4936,80 грн., сума нарахованих лікарняних з 10 по 14 липня — 985,55 грн.
Щорічну основну відпустку продовжують на 5 календарних днів (кількість днів хвороби, що припадають на період відпустки). Дата початку продовженої відпустки припала на наступний місяць після її початкового надання. Це означає, що потрібно розрахувати нову середню зарплату для продовженої відпустки. А що ж далі?
А далі слід:
— розрахувати суму лікарняних;
— визначити суму відпускних, нарахованих за період хвороби працівника;
— обчислити суму відпускних за календарні дні продовженої відпустки виходячи з нової середньої зарплати.
Отже, у наведеному прикладі слід діяти так:
1. Нарахувати лікарняні на підставі ЛН. Сума нарахованих лікарняних становила 985,55 грн.
2. Розрахувати суму відпускних, що були нараховані за той період, на який припала хвороба.
Середньоденна зарплата, за якою оплачувалися дні відпустки, — 195 грн. (4680 грн. : 24 к. дн.), кількість календарних днів відпустки, на які припала хвороба, — 5. Сума відпускних за липень, на які припав період хвороби, становитиме 975 грн. (195 грн. х 5 к. дн.).
3. Обчислити нову середню зарплату для оплати продовженої відпустки. У розрахунковому періоді (липень 2016 року — червень 2017 року) зарплата, що бере участь у розрахунку «середньої», становитиме:
67564,36 - 4737,62 + 4936,80 + 780 = 68543,54 (грн.),
де 67564,36 — сума заробітної плати за період червень 2016 року — травень 2017 року (відкоригована на коефіцієнт підвищення посадових окладів);
4737,62 — сума зарплати за червень 2016 року (відкоригована на коефіцієнт підвищення посадових окладів);
4936,80 — заробітна плата за 16 відпрацьованих днів червня 2017 року;
780 — сума відпускних за період з 26 по 30 червня 2017 року.
Нова середньоденна зарплата становитиме:
68543,54 грн. : 354 к. дн. = 193,63 грн.,
де 354 — кількість календарних днів за винятком святкових і неробочих днів згідно зі ст. 73 КЗпП за розрахунковий період липень 2016 року — червень 2017 року, що беруть участь у розрахунку.
Таким чином, сума відпускних за продовженою відпусткою становитиме:
193,63 грн. х 5 к. дн. = 968,15 грн.,
де 193,63 — середньоденна заробітна плата продовженої відпустки;
5 — кількість календарних днів, на яку продовжують відпустку у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.
4. Визначити суму, на яку потрібно відкоригувати вже нараховану суму відпускних, що припадають на липень 2017 року:
975,00 - 968,15 = 6,85 грн.
На цю суму потрібно зменшити вже нараховану суму відпускних за липень 2017 року.
Отже, робимо висновки:
— у разі хвороби працівника щорічну відпустку (додаткову відпустку на дітей) продовжують або переносять на інший строк на кількість днів хвороби, що припадають на період такої відпустки;
— строки, на які переноситься або продовжується відпустка, установлюються за угодою між працівником та роботодавцем;
— будь-яке продовження або перенесення на інший строк оформляють наказом (розпорядженням) керівника на підставі заяви працівника і ЛН;
— якщо працівник перебував на лікарняному через догляд за хворою дитиною або членом сім’ї, то відпустку не продовжують і не переносять;
— якщо дата продовженої відпустки припадає на наступний місяць після її первинного надання, то слід розрахувати нову середню зарплату.
Нормативні документи і скорочення
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Закон № 1105 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV.
Інструкція № 455 — Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом МОЗ від 13.11.2001 р. № 455.
Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.
ЛН — листок непрацездатності.
