Відразу ж зауважимо: чеки РРО з АЗС обов’язково повинні бути в наявності. Без них оприбуткування пального не допускається. Чому? Пояснимо.
Так, ч. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV передбачено, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Тобто немає первинного документа — немає підстав для відображення операції в обліку.
Окрім того, Інструкцією про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України, затвердженою спільним наказом Мінпаливенерго, Мінекономіки, Мінтрансу та Держкомітету з питань технічного регулювання та споживчої політики від 20.05.2008 р. № 281/171/578/155, визначено, що розрахунковим документом є документ установленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу товарів, надання послуг та отримання коштів, зареєстрований у встановленому порядку РРО або заповнений вручну.
Поряд із цим згідно з п. 1 ст. 3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР суб’єкти господарювання при продажу товарів у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг зобов’язані проводити розрахункові операції на повну суму покупки через РРО з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій. Причому такі РРО повинні бути зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи.
Таким чином, основним документом, який підтверджує факт відпуску пального (використання скретч-картки на пальне), є чек РРО з АЗС. І з огляду на це, водій службового «залізного коня» обов’язково має надати до бухгалтерії такий чек як підтвердження факту заправки.
Отже, з необхідністю наявності чеків РРО розібралися. Однак прикріплювати їх до подорожніх листів службового автомобіля немає жодної потреби. Адже подорожні листи призначені для обліку транспортної роботи та списання витраченого пального на загальний пробіг службових автівок. Тоді як чеки РРО є підставою для оприбуткування пального на баланс установи. Відтак їх доцільніше прикладати до зведених облікових документів з обліку надходження і руху пального, як-то:
— Відомість про відпуск нафтопродуктів — якщо відпуск пального проводиться за відомостями;
— Звіт про використання талонів — у разі відпуску пального за талонами;
— Звіт про використання паливних карток — якщо відпуск пального здійснюється за паливними картками тощо.
Водночас застосування згаданих документів не є обов’язковим, а їх форми законодавчо не встановлені. Проте їх використання допоможе систематизувати інформацію про надходження та рух талонів на пальне, скретч- та смарт-карток. У свою чергу, це значно полегшить облік пального в установі. Примірні форми таких відомостей та звітів ви можете знайти у статті «Талони, смарт- та скретч-картки на пальне: що та як правильно застосовувати» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2015, № 41).
Тож підсумуємо: відсутність чеків РРО дійсно є порушенням порядку ведення бухгалтерського обліку. До речі, таке правопорушення відповідно до ст. 1642 Кодексу про адміністративні правопорушення України від 07.12.84 р. № 8073-X карається накладанням штрафу у розмірі від 8 до 15 нмдг (від 136 до 255 грн.). А от повторне недотримання облікових правил загрожує вже більшим штрафом — від 10 до 20 нмдг (від 170 до 340 грн.).
Проте вважаємо, що вимога контролюючих органів щодо визнання пального, на яке відсутні чеки РРО, нестачею та стягнення завданих збитків з матеріально відповідальної особи не є цілком обґрунтованою. Адже, з одного боку, немає документального підтвердження заправки службового автомобіля, а з іншого, відсутні й будь-які підстави вважати його нестачею.
З огляду на вищезазначене, у вас є шанси відстояти свою правоту. У цьому випадку необхідно довести, що заправка автомобіля все ж таки здійснювалася, а робота — виконувалася. Для цього насамперед потрібно звернутися до постачальника пального з проханням надати інформацію про отримання (відпуск) пального водію вашої установи. Такі відомості обов’язково мають бути надані у письмовій формі із зазначенням дат всіх заправок, кількості відпущеного пального, його вартості та марки.
Не зайвим буде також провести зустрічну звірку розрахунків із АЗС.
Поряд із цим варто подбати і про належне документальне оформлення виконання транспортних робіт службовим автомобілем та обґрунтування списання витраченого пального. Зокрема, у подорожніх листах має бути указаний маршрут руху такого авто з чітким фіксуванням місць перебування автомобіля протягом робочого дня. Це допоможе підтвердити використання службової автівки тільки для поїздок, пов’язаних із службовою діяльністю посадових осіб установи.
Маючи вищеперелічені документи, цілком можна розраховувати на вирішення питання на вашу користь. Проте до цього варто підійти з особливою скрупульозністю і надати якомога більше письмових (документальних) доказів.
