Так, дійсно, законодавство змінюється з такою швидкістю, що не всі фахівці встигають за таким темпом змін. Для підвищення рівня професіоналізму у певних випадках є сенс направляти фахівців на різного роду курси чи семінари, які, до речі, не завжди є безкоштовними. Таке направлення можливе, якщо в кошторисі на такі цілі заплановано кошти за відповідними кодами економічної класифікації.
Так, відповідно до Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333 (далі — Інструкція № 333), оплата участі у короткотермінових семінарах, нарадах, нарадах-навчаннях (у тому числі щодо роз’яснень нової нормативної бази, підготовки та проведення організаційних заходів тощо) проводиться за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)».
При цьому також виникає запитання: яким чином слід оформити відрядження працівника на навчання?
Але тут спочатку слід врахувати таке.
Згідно із п. 1 Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59), службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).
Виходячи з цього, направлення працівника на навчання не підпадає під визначення службового відрядження.
Це ж підтверджується і листом Мінфіну від 20.05.2013 р. № 31-07230-16-27/15177.
Але в той же час для таких працівників чинним законодавством встановлено відповідні гарантії та компенсації.
Так, постановою КМУ «Про гарантії і компенсації для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки, навчання інших професій з відривом від виробництва» від 28.06.97 р. № 695 визначено, що для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки і навчання інших професій з відривом від виробництва, встановлені такі мінімальні державні гарантії:
а) збереження середньої заробітної плати за основним місцем роботи за час навчання. За вчителями та іншими працівниками освіти, які направляються на курси і до інститутів удосконалення вчителів, зберігається середня заробітна плата за кожним місцем роботи;
б) оплата вартості проїзду працівника до місця навчання і назад;
в) виплата добових за кожний день перебування в дорозі у розмірі, встановленому законодавством для службових відряджень. Іногороднім працівникам протягом першого місяця навчання добові виплачуються в розмірі, встановленому законодавством для службових відряджень, а в наступні місяці, до закінчення терміну навчання, тим, хто одержує заробітну плату у розмірі менше 6 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, виплачується стипендія в розмірі 20 % добових.
При цьому Мінфін у листі від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854 зазначав, що направлення працівника для підвищення кваліфікації в іншу місцевість, звідки він має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання (про можливість такого щоденного повернення має бути зазначено в наказі керівника), йому відшкодовуються як витрати на проїзд, так і добові витрати.
Також на час навчання працівники забезпечуються гуртожитком готельного типу. У разі відсутності гуртожитку відшкодування витрат, пов’язаних з наймом житлового приміщення, провадиться в порядку, встановленому законодавством для службових відряджень.
Оплата проїзду працівників, які направляються на навчання з відривом від виробництва, до місця навчання і назад, виплата добових за час перебування в дорозі і за час навчання, стипендії, відшкодування витрат, пов’язаних з наймом житлового приміщення, провадяться за місцем основної роботи.
Також звернемо увагу на ще один важливий момент щодо виплати добових.
Досить часто формат проведення курсів та семінарів передбачає кава-паузи та обіди.
Перш за все зазначимо: добові витрати є окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження. Добові витрати передбачають витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв’язку з відрядженням. Про це йдеться у п. 15 розд. І Інструкції № 59.
При розрахунку сум добових під час відрядження насамперед слід керуватися постановою КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98 (далі — постанова № 98).
Граничний розмір добових для відряджень у межах України згідно з додатком 1 до цієї постанови становить 30 грн. на день.
Пунктом 2 постанови № 98 встановлено, що в разі, коли працівники, відряджені в межах України для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах з питань, що стосуються основної діяльності підприємства, установи та організації, які відряджають працівників, за умовами запрошення безоплатно забезпечуються харчуванням організаторами таких заходів, добові витрати відшкодовуються у розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для відповідної держави згідно з додатком 1 до цієї постанови, зокрема 80 % при одноразовому, 55 % — дворазовому, 35 % — триразовому харчуванні.
І хоча тут не йдеться про навчання, але ж, як ми зазначали вище, добові виплачуються на тих самих умовах, що і для відрядження, тож вважаємо, що це правило стосується і виплати добових при направленні на навчання.
При цьому і кава-пауза, і навіть чай у поїзді, який включено до вартості квитка, рахуються як харчування. Тож під час розрахунку суми добових слід зважати на наявність харчування.
Також нагадаємо, як діяти у випадках, коли вартість харчування відома і, наприклад, включена до вартості проживання.
Так, якщо в рахунку за проживання зазначено конкретну вартість харчування, то установа не повинна оплачувати витрати працівника на харчування. Це випливає з абз. 4 п. 5 розд. II Інструкції № 59, згідно з яким витрати на харчування в цьому випадку оплачуються за рахунок добових.
Наприклад, вартість проживання в готелі за добу становить 230 грн. (з ПДВ). При цьому згідно з рахунком, наданим готелем, до вартості проживання включено вартість сніданку, який коштує 25 грн. У такому разі сума витрат на проживання, що підлягає відшкодуванню працівнику, дорівнює 205 грн. (230 грн. - 25 грн.).
Звернемо увагу, що такому працівникові добові витрати виплачуються з розрахунку 30 грн. за добу.
Також зупинимося на тому, які підтверджуючі документи має надати працівник, якого направлено на курси.
Направлення працівника у відрядження в межах України оформляється наказом (розпорядженням) керівника установи або його заступника із зазначенням: пункту призначення, найменування підприємства, куди відряджається працівник, строку й мети відрядження (п. 1 розд. ІІ Інструкції № 59). А сума добових обчислюється не за відмітками у посвідченні про відрядження*, а на підставі наказу про відрядження та відповідних первинних документів, які підтверджують дату відправлення у відрядження та прибуття з нього. За відсутності такого наказу добові не виплачуються.
* Форму посвідчення про відрядження було скасовано наказом Мінфіну «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Державної податкової адміністрації України від 28.07.97 № 260» від 21.06.2011 р. № 738.
У вашому випадку підставою для виплати добових буде наказ про направлення на курси.
Зауважимо, що відповідно до п. 12 Інструкції № 59 витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.
Витрати, понесені у зв’язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.
Щодо застосування КЕКВ, то відповідно до Інструкції № 333 видатки на оплату відряджень на курси і в навчальні заклади (усі видатки на відрядження, передбачені законодавством України) проводяться за КЕКВ 2250 «Видатки на відрядження».
