Міністерство фінансів <…> розглянуло лист <…> щодо службових відряджень і повідомляє.
1. Виходячи з підпункту 170.9.1 Податкового кодексу України, не є доходом платника податку — фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих їй у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших житлових приміщень тощо.
Слід зазначити, що відповідно до Правил користування готелями й аналогічними засобами розміщення та надання готельних послуг, затверджених наказом Державної туристичної адміністрації України від 16.03.2004 р. № 19, плата за надання готельних послуг стягується відповідно до єдиної розрахункової години — 12 години поточної доби за місцевим часом. При проживанні в готелі менше однієї доби та у разі раннього заїзду (до розрахункової години) чи пізнього виїзду (після розрахункової години) готель самостійно визначає розмір плати за надання готельних послуг.
Враховуючи зазначене, державним службовцям, а також іншим особам, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, відшкодування витрат на проживання у готелі має здійснюватись у розмірі, вказаному в підтверджуючих документах, що засвідчують вартість послуг з проживання (при цьому зазначені витрати не повинні перевищувати граничних сум витрат на найм житлового приміщення, установлених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів»).
2. Постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59, визначено вичерпний перелік витрат, які відшкодовуються працівнику при здійсненні ним оплати вартості проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях за час перебування у відрядженні.
Відшкодування витрат за послуги банків у зв’язку з оплатою за проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях вказаним законодавством не передбачено.
<…>
Заступник міністра — керівник апарату Є. Капінус
Коментар редакції
Відшкодування витрат на проживання у відрядженні
У листі, що коментується, Мінфін розглянув важливі питання, що стосуються відшкодування витрат на оплату проживання, зокрема:
1. Як визначати оплату за проживання в готелі, якщо відряджений працівник заселився в готель до початку розрахункової години чи виїхав після її закінчення?
2. Чи можна відшкодувати витрати на оплату комісії банку, сплаченої під час оплати послуг із проживання в готелі?
Давайте разом розглянемо усе по порядку.
Спочатку нагадаємо: відшкодування видатків у відрядженні проводиться відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59).
Проте в цій Інструкції щодо відшкодування послуг раннього заїзду та пізнього виїзду ані слова.
Звернемося до Правил користування готелями й аналогічними засобами розміщення та надання готельних послуг, затверджених наказом Державної туристичної адміністрації України від 16.03.2004 р. № 19 (далі — Правила № 19).
Відповідно до п. 3.5 цих Правил ціна номера (місця), вартість додаткових послуг, у тому числі бронювання, встановлюються готелем самостійно, форма оплати визначається договором між споживачем/замовником та готелем.
Готель може застосовувати добову або погодинну оплату готельних послуг. Крім того, він також визначає перелік основних послуг, які входять у ціну номера (місця в номері).
Пунктом 1.3 Правил № 19 визначено, що:
розрахункова година — це година, яка встановлена у готелі і при настанні якої споживач повинен звільнити номер у день виїзду і після якої здійснюється заселення у готель;
ранній заїзд — заїзд споживача до готелю до розрахункової години;
пізній виїзд — виїзд споживача з готелю після розрахункової години в день виїзду.
Як зазначив Мінфін у листі, що коментується, єдина розрахункова година — 12-та година поточної доби за місцевим часом.
І дійсно, згідно з п. 3.8 Правил № 19 плата за надання готельних послуг стягується у відповідності до єдиної розрахункової години — 12-ї години поточної доби за місцевим часом. Але водночас цим пунктом зазначено, що готель з урахуванням місцевих особливостей вправі змінити єдину розрахункову годину. Отже, розрахунковою годиною, окрім 12-ї, може також бути, наприклад, 8-ма, 10-та, 11-та, 14-та тощо.
При проживанні в готелі менше однієї доби та в разі раннього заїзду чи пізнього виїзду готель самостійно визначає розмір плати за надання готельних послуг (п. 3.8 Правил № 19).
Також хотілося б звернути вашу увагу на форму готельного рахунка і на те, яка інформація в ньому міститься. Ця форма затверджена наказом Держбуду України «Про затвердження форм документів первинного обліку та Інструкції про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг у ДП «Укркомунобслуговування» від 13.10.2000 р. № 230 (ср. ). І хоча ця форма передбачена для готелів ДП «Укркомунобслуговування», Держбуд у листі від 06.03.2002 р. № 5/3-197 рекомендував застосовувати її готелям незалежно від підпорядкованості та форм власності.
Згідно з п. 2.4 цього наказу форма № 4-г «Рахунок» застосовується при оформленні розрахунків з громадянами за основні та додаткові послуги, отримані в готелі. Форма використовується при будь-якій формі обробки документа (електронній, ручній) та при будь-якому виді розрахунку (готівковому, безготівковому).
Графа форми «Послуга» містить перелік основних та додаткових послуг готелю, наданих клієнту за звітний період, та податків на ці послуги. Сума до сплати розраховується щодобово згідно з переліком фактично отриманих послуг разом із сумами ПДВ та готельного збору і разом до сплати. У рахунку сума до сплати з ПДВ вписується в гривнях.
Але до готельного рахунка (форма № 4-г) уносять і дані про прибуття клієнта до готелю та вибуття з нього, за якими й можна визначити кількість діб проживання в готелі.
Проте постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98 (далі — постанова № 98), яка обмежує витрати у відрядженні працівників бюджетних установ, не передбачає пропорційного розрахунку суми витрат на найм житла залежно від того, скільки годин на добу працівник проживав у готелі.
Більш того, у постанові № 98 не визначено, про яку саме добу йдеться — астрономічну чи готельну (добу проживання).
Нагадаємо, що постановою № 98 установлені такі граничні суми витрат на найм житлового приміщення за добу з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (окрім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором й інших витрат (окрім витрат на побутові послуги): до 18.04.2017 р. (включно) — 250 грн. за добу (без ПДВ), а з 19.04.2017 р. — 600 грн.
Тож ураховуючи все вищесказане, можна зробити висновок: оплату послуг раннього заїзду та пізнього виїзду можна віднести до послуг з проживання у готелі.
При цьому вважаємо, що така плата відноситься до іншої доби проживання, ніж основна.
Розглянемо приклад.
Приклад. У готельному рахунку вказано, що час прибуття до готелю — 18 травня о 06:00, а час вибуття — 19 травня о 12:00. Розрахункова година в готелі — 12:00. Вартість послуги з проживання — 550 грн., ранній заїзд — 200 грн., сума ПДВ — 150 грн. Разом за проживання відряджений працівник сплатив 900 грн.
У цьому випадку розглядаємо проживання як дві доби (18 та 19 травня).
Таким чином, загальна сума за проживання не перевищує граничної суми витрат за добу — 600 грн. (900 : 2 = 450 < 600).
Також звернемо вашу увагу на таке.
Для відшкодування витрат, понесених у відрядженні на найм житлових приміщень, до авансового звіту потрібно додати, крім готельного рахунка, ще й розрахунковий документ, який підтверджує оплату послуг.
Це пов’язано з вимогами п. 14 Інструкції № 59, у якому визначено, що підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР та Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Щодо другого запитання стосовно відшкодувати витрати на оплату комісії банку, сплаченої під час оплати послуг із проживання в готелі, Мінфін категоричний. У листі, що коментується, він зазначив, що відшкодування витрат за послуги банків у зв’язку з оплатою за проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях вказаним законодавством не передбачено. Тож такі послуги відшкодовувати відрядженому працівникові не можна.
Тетяна СТАНКУС, заступник головного редактора
