Передплата на 2018 рік: відповідаємо на ваші запитання

Чи мають право бюджетні установи у 2017 році оформлювати передплату на періодичні видання на 2018 рік?

Так, бюджетні установи мають таке право. Нагадаємо, яким документом це передбачено.

Так, розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов’язання та здійснюють платежі тільки в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисами, враховуючи необхідність виконання бюджетних зобов’язань минулих років, довгострокових зобов’язань за енергосервісом, узятих на облік органами Казначейства.

Порядок взяття бюджетних зобов’язань та здійснення платежів визначено в ст. 48 і 49 БКУ.

Також в БКУ зазначено, що розпорядник бюджетних коштів після отримання товарів, робіт і послуг відповідно до умов взятого бюджетного зобов’язання приймає рішення про їх оплату та здійснює платежі через орган Казначейства, якщо інше не передбачено бюджетним законодавством.

Нині основним документом, що регулюють питання попередньої оплати за товари, роботи та послуги, є постанова № 117 (ср. ). Саме в цьому документі визначено конкретний перелік товарів, робіт та послуг, за якими бюджетні установи можуть здійснювати попередню оплату, та строки авансування.

Зокрема, п.п. 5 п. 1 цієї постанови дозволено здійснювати передоплату періодичних видань на строк не більше одного року.

Також у п. 2 постанови № 117 передбачено: «розпорядники бюджетних коштів та одержувачі бюджетних коштів здійснюють попередню оплату тільки тих товарів, робіт і послуг, що згідно з договорами про закупівлю передбачається поставити, виконати і надати протягом поточного бюджетного періоду, крім передплати періодичних видань».

З огляду на це, бюджетні установи не мають жодних законодавчих перепон для того, щоб оформити в поточному році передплату на періодичні видання на наступний рік.

Чи необхідно отримувати дозвіл від вищої за рівнем організації для оформлення передплати на 2018 рік?

Так, бюджетній установі для здійснення попередньої оплати, у тому числі й для оформлення передплати на періодичні видання на наступний рік, необхідно отримати дозвіл від вищестоящої організації.

Така вимога передбачена п. 1 постанови № 117 та виглядає так: «розпорядники бюджетних коштів та одержувачі бюджетних коштів у договорах про закупівлю товарів, робіт і послуг за бюджетні кошти можуть передбачати відповідно до належним чином оформленого рішення головного розпорядника бюджетних коштів попередню оплату лише у разі закупівлі…».

Частіше за все такий дозвіл головні розпорядники оформлюють у вигляді наказів, розпоряджень.

Як діяти, якщо головний розпорядник не видав такого документа? У такому разі установі варто особисто звернутися до свого головного розпорядника та отримати «добро» на здійснення цієї операції.

За яким КЕКВ необхідно здійснювати видатки на оплату періодичних видань?

Для того щоб правильно визначити КЕКВ для оплати періодичних видань, необхідно знати, з якою метою установа придбаває періодичну літературу, а саме: для отримання оперативної професійної інформації або для поповнення бібліотечних фондів. Саме від цього залежить КЕКВ, за яким бюджетна установа витратить кошти на оплату періодичних видань. Наведемо цю інформацію в таблиці:

Таким чином, видатки на передплату періодичних видань, у тому числі електронних, усі бюджетні установи (тобто ті, для яких такі видання не є бібліотечними фондами) здійснюють за КЕКВ 2210, а бібліотеки — за КЕКВ 3110, якщо періодику вони зараховують до складу бібліотечних фондів.

Якщо установа оплачує окремо послуги з доставки періодичних видань, то такі видатки слід здійснювати за КЕКВ 2240.

Передплата на електронне видання оформлена як «послуга з доступу до електронного кабінету». Який КЕКВ застосовувати у такому разі?

Інколи для оформлення передплати на електронні видання видавці пропонують бюджетним установам укласти договір на отримання послуги з доступу до електронного кабінету.

У такому разі якщо предметом договору є саме послуга з доступу до електронного кабінету, то для оплати таких послуг бюджетній установі доведеться застосувати КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)».

Отже, при оформленні документів на передплату періодичних видань уважно вивчайте умови договору. Оскільки саме від того, як названо предмет договору, залежить вид КЕКВ для його оплати та спосіб відображення в бухгалтерському обліку такої операції.

На підставі яких документів реєструвати зобов’язання з передплати на періодичні видання та здійснювати оплату?

Основні правила взяття бюджетних зобов’язань розпорядниками бюджетних коштів визначено Порядком № 309.

Так, органи Казначейства здійснюють реєстрацію бюджетних фінансових зобов’язань на підставі поданих розпорядниками бюджетних коштів Реєстрів фінансових зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів та оригіналів документів або їх копій, засвідчених в установленому порядку, що підтверджують факт узяття бюджетного фінансового зобов’язання.

При оформленні передплати на періодичні видання таким документом є договір, який бюджетні установи укладають при оформленні редакційної передплати або при оформленні передплати через поштові відділення.

Чому саме договір? Для відповіді на це запитання варто пригадати, що розуміють під бюджетним фінансовим зобов’язанням. Це зобов’язання розпорядника бюджетних коштів (одержувача бюджетних коштів) сплатити кошти за будь-яке здійснене відповідно до бюджетного асигнування розміщення замовлення, укладення договору, придбання товару, послуги чи здійснення інших аналогічних операцій протягом бюджетного періоду відповідно до законодавства.

Отже, маючи на руках договір, бюджетна установа здійснює реєстрацію зобов’язань в органі Казначейства.

Що стосується підстав для оплати, то таким документом є рахунок-фактура.

Як відобразити передплату на періодичні видання на 2018 рік на рахунках бухгалтерського обліку?

Для обліку й узагальнення інформації щодо здійснених витрат у звітному періоді, які підлягають віднесенню на витрати в майбутніх звітних періодах, призначено субрахунок 2911 «Витрати майбутніх періодів розпорядників бюджетних коштів».

За дебетом субрахунку 2911 бюджетні установи відображають накопичення витрат майбутніх періодів (в момент їх виникнення), а за кредитом — списання (розподіл) витрат майбутніх періодів та включення їх до складу витрат звітного періоду.

Варто запам’ятати: до витрат майбутніх періодів включають суми витрат, здійснених у звітному періоді, які підлягають віднесенню на витрати в майбутніх звітних періодах. Такі витрати підлягають рівномірному включенню до складу витрат, пов’язаних із виконанням бюджетною установою своїх повноважень, а також з організацією та наданням послуг, виготовленням продукції, виконанням робіт.

Найбільш поширеним прикладом витрат майбутніх періодів для бюджетних установ є передплата на періодичні видання, яку оформлюють у поточному році на наступний рік. Тобто якщо у листопаді чи грудні 2017 року установа оформить передплату на будь-який період 2018 року (на місяць, квартал, півріччя або на рік), та такі витрати у 2017 році вона повинна віднести до складу витрат майбутніх періодів, тобто в дебет субрахунку 2911.

Разом з тим якщо передплату на періодичні видання оформлено у січні або лютому 2018 року на будь-який період 2018 року (на місяць, квартал, півріччя або на рік), то такі витрати не потрібно відображати у складі витрат майбутніх періодів. Їх слід списати на витрати за дебетом субрахунків 8013 або 8113.

Будьте уважні: якщо установа здійснює передплату на періодичні видання з метою поповнення бібліотечних фондів, то такі видання відносять до бібліотечних фондів. У бухгалтерському обліку для таких фондів призначений субрахунок 1112 «Бібліотечні фонди». На ньому обліковуються бібліотечні фонди незалежно від вартості окремих примірників.

Розглянемо на прикладах порядок відображення в бухгалтерському обліку передплати на періодичні видання.

Приклад 1. Бюджетна установа у листопаді 2017 року оформила редакційну передплату на газету «Бюджетна бухгалтерія» на перше півріччя 2018 року. Вартість передплати за місяць — 175 грн. Передплату за перше півріччя 2018 року перераховано в сумі 1050 грн. у листопаді 2017 року.

Один раз на квартал бюджетна установа отримує Акт приймання-передачі періодичних видань. Цей документ підтверджує факт отримання нею таких видань. На підставі цього Акта установа щокварталу відносить до складу витрат поточного періоду витрати, раніше віднесені до складу витрат майбутніх періодів.

У бухгалтерському обліку ці операції відображають так:

Приклад 2. Бюджетна установа у січні 2018 року оформила передплату на електронне періодичне видання «Комплект «Бюджетна бухгалтерія» + «Оплата праці» на січень, лютий та березень 2018 року. Вартість передплати цього «Комплекту» на місяць — 199 грн. Кошти в сумі 597 грн. перераховано у січні 2018 року.

У бухгалтерському обліку ці операції відображають так:

Бібліотека передплатила у 2017 році періодичні видання на 2018 рік для поповнення бібліотечного фонду. Чи необхідно відносити ці витрати на витрати майбутніх періодів?

Ні, у цьому разі вартість передплати не є витратами майбутніх періодів. Це пов’язано з тим, що в разі оформлення передплати на періодичні видання, які є для установи бібліотечними фондами, такі видання обліковують на субрахунку 1112 «Бібліотечні фонди».

В яких ситуаціях періодичні видання є для бюджетної установи бібліотечними фондами? Про це ми детально розповідали в матеріалі «Передплата періодичних видань для поповнення бібліотечного фонду: як показати в обліку» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2017, № 26)

А тепер розглянемо, які в такому разі складають бухгалтерські записи.

Приклад 3. Обласна дитяча бібліотека в листопаді 2017 року за рахунок загального фонду оформила передплату на різні періодичні видання на січень, лютий та березень 2018 року на суму 115000 грн. Такі періодичні видання є для бібліотеки бібліотечними фондами, які підлягають зарахуванню на субрахунок 1112 «Бібліотечні фонди».

При введенні в експлуатацію бібліотечних фондів одночасно збільшено внесений капітал (субрахунок 5111). Також при введенні в експлуатацію бібліотечних фондів (передачі їх у користування) нарахована амортизація в розмірі 50 % від первісної вартості. Наприклад, у січні нарахована амортизація на суму 17500 грн. (35000 грн. х 50 %).

У бухгалтерському обліку ці операції відображено так:

Якщо передплата на періодичні видання — 2018 здійснена у 2017 році та віднесена на витрати майбутніх періодів, то як списати ці суми на витрати звітного періоду у 2018 році? Чи можна це зробити у січні 2018 року на загальну суму передплати?

Вважаємо, що у січні 2018 року загальну суму передплати списувати не варто.

Річ у тому, що витрати майбутніх періодів правильно списувати в тих звітних періодах, до яких такі витрати мають відношення. Тобто якщо передплата була оформлена на квартал, то й списувати такі витрати доцільно в кінці кварталу.

Звичайно виникає запитання: на підставі якого документа виконати таке списання? Ідеальний варіант — коли установа «має на руках» документи, що підтверджують факт отримання періодичних видань. Як правило, такими документами є Акт приймання-передачі періодичних видань (наданих послуг), накладна.

Інша річ, коли бюджетна установа не отримує такого документального підтвердження. Як діяти? У такому разі бюджетній установі залежно від специфіки її діяльності варто в наказі про облікову політику чітко визначити, що до витрат майбутніх періодів слід включати суми здійснених витрат у звітному періоді, які підлягають віднесенню на витрати в майбутніх звітних періодах. Також визначити, з якою періодичністю (щомісяця, щокварталу тощо) такі витрати слід відносити до витрат звітного періоду.

Чи необхідно відображати у ф. № 7 дебіторську заборгованість за КЕКВ 2210 на суму передоплати на періодичні видання, що віднесена на витрати майбутніх періодів?

Так, необхідно.

Це пов’язано з тим, що Звіт про заборгованість за бюджетними коштами (форми № 7д та № 7м) (додаток 7 до Порядку № 44) розпорядники бюджетних коштів складають на підставі даних бухгалтерського обліку про фактичну дебіторську та кредиторську заборгованість, яка виникла при виконанні кошторису (плану використання бюджетних коштів) за поточний та минулі звітні роки.

Тобто до форми № 7 бюджетні установи включають поточну дебіторську заборгованість (ряд. 1120, 1125, 1130, 1135, 1140, 1145, 1150 форми № 1-дс «Баланс»), а також й витрати майбутніх періодів (ряд. 1200 форми № 1-дс «Баланс»).

Саме про такий порядок звіряння дебіторської заборгованості повідомляло Казначейство у своєму листі від 04.07.2017 р. при роз’ясненні питань формування звітності за I півріччя 2017 року.

Нормативні документи

БКУ — Бюджетний кодекс України від 08.07.2010 р. № 2456-VI.

Постанова № 117 — постанова КМУ «Про здійснення попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» від 23.04.2014 р. № 117.

Інструкція № 333 — Інструкція щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затверджена наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333.

Порядок № 44 — Порядок складання бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, звітності фондами загальнообов’язкового державного соціального і пенсійного страхування, затверджений наказом Мінфіну від 24.01.2012 р. № 44.

Порядок № 309 — Порядок реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом Мінфіну від 02.03.2012 р. № 309.