Насамперед зазначимо, що для оплати покупцем, у цьому випадку — терцентром, вартості доставки за товар має бути відповідна документальна підстава. Тож у договорі на придбання засобів реабілітації повинна бути прописана вимога щодо того, що їх доставку оплачує покупець.
Звичайно краще, щоб у рахунку на оплату засобів реабілітації продавець одразу зазначив і вартість доставки. У цьому випадку і вартість товарів, і вартість доставки була б оплачена на рахунок продавця безготівковим способом, і тоді таке питання й не виникло б взагалі. Але не завжди продавець знає, скільки коштуватиме доставка, і може дізнатися про це лише під час оформлення відправлення товару. Саме так і вийшло в дописувача.
Як бачимо, у цьому випадку має місце відшкодування працівнику видатків, понесених ним за власний рахунок при оплаті доставки товару Новою Поштою.
При цьому працівнику для отримання компенсації своїх витрат необхідно скласти Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. На сьогодні діє форма звіту, затверджена наказом Мінфіну «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та порядку його складання» від 28.09.2015 р. № 841.
До цього Звіту має бути доданий документ, що підтверджує витрати. У цьому випадку — чек Нової Пошти із зазначеною сумою витрат на доставку.
Також слід звернути увагу на те, що відповідно до п. 12.4 Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затвердженого наказом Мінфіну від 24.12.2012 р. № 1407, та п. 13.4 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Мінфіну від 23.08.2012 р. № 938, після отримання розпорядником бюджетних коштів (одержувачем бюджетних коштів) матеріальних цінностей або послуг, придбаних/отриманих за готівку, до органів Казначейства подаються документи, які підтверджують здійснені видатки (акти придбання матеріальних цінностей чи послуг, рахунки-фактури тощо).
У разі ж неподання розпорядником бюджетних коштів (одержувачем бюджетних коштів) до органу Казначейства протягом трьох робочих днів після закінчення строку, на який надається готівка під звіт, документів, що підтверджують отримання товарів, робіт чи послуг, органи Казначейства припиняють видачу готівки на зазначені цілі.
Надалі видача готівки відновлюється після подання розпорядником бюджетних коштів (одержувачем бюджетних коштів) до органу Казначейства зазначених документів.
Що стосується застосування КЕКВ, то відповідно до Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333, оплата послуг фельд’єгерської служби, доставки дипломатичної пошти, експрес-доставки, радіоточки, плата за користування абонентськими скриньками, поштових відправлень, включаючи телеграми, листи, бандеролі; поштових послуг при переказах коштів (у тому числі пенсій всіх видів та поштових послуг з доставки та виплати сум компенсаційних виплат власникам грошових заощаджень) тощо проводиться за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)».
Також не забувайте, що відповідно до п. 5 Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному секторі 121 «Основні засоби», затвердженого наказом Мінфіну від 12.10.2010 р. № 1202, та п. 8 Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному секторі 123 «Запаси», затвердженого наказом Мінфіну від 12.10.2010 р. № 1202, при оприбуткуванні матеріальних цінностей вартість доставки слід включити до первісної вартості об’єктів обліку — засобів реабілітації. Для цього вартість доставки необхідно розділити пропорційно між всіма засобами реабілітації виходячи з їх вартості або кількості.
