Як передбачено ч. 2 ст. 22 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 р. № 922-VIII (далі — Закон № 922), тендерна документація повинна містити, зокрема, інструкцію з підготовки тендерних пропозицій та проект договору про закупівлю з обов’язковим зазначенням порядку змін його умов.
При цьому тендерна документація може містити також іншу інформацію відповідно до законодавства, яку замовник вважає за необхідне до неї включити (ч. 3 ст. 22 Закону № 922).
Тендерна документація може містити опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їх пропозицій.
Формальними (несуттєвими) вважаються помилки, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст пропозиції, а саме — технічні помилки та описки.
Разом з тим питання розгляду тендерних пропозицій урегульовано у ст. 28 Закону № 922.
При цьому замовник відхиляє тендерну пропозицію учасника в разі, якщо вона не відповідає умовам тендерної документації (п. 4 ч. 1 ст. 30 Закону № 922).
З огляду на це, якщо замовник визначив у тендерній документації перелік формальних помилок, до яких вiднiс й ненадання додатку до проекту договору, то шляхом прийняття рішення на засіданні тендерного комітету замовник може не відхиляти таку тендерну пропозицію. При цьому якщо замовник проводить так звані українські відкриті торги, то в протоколі засідання тендерного комітету можна додатково зробити посилання на ч. 1 ст. 3 Закону № 922, якою передбачено такий принцип здійснення публічних закупівель, як економія. Адже в цьому випадку замовник розглядає найнижчу цінову пропозицію за результатами аукціону.
Разом з тим якщо в тендерній документації замовник вказав лише право не відхиляти тендерну пропозицію через формальні помилки, але не зазначив, які саме помилки буде відносити до формальних, то на засіданні тендерного комітету варто описати таку ситуацію, додати посилання на принципи публічних закупівель та прийняти вiдповiднi рiшення.
Одночасно хочемо попередити: законодавець вiдносить до формальних помилок саме несуттєві, тобто тi, що не впливають на суть тендерної пропозиції. Тож перед вiднесенням до формальної помилки саме ненадання додатку до проекту договору тендерному комітету варто обміркувати: чи не стане потім на заваді при погодженні договору те, що учасник не погодив попередньо в складі тендерної пропозиції перелік АЗС? При цьому невідхилення учасника за наявності формальних помилок — це право замовника, а не обов’язок. Тож у разі сумніву та за наявності підстав замовник може відхилити тендерну пропозицію.
Нагадаємо, що інформацію про відхилення тендерної пропозиції замовник оприлюднює в електронній системі закупівель протягом 1 дня з дня прийняття рішення, та система автоматично надсилає її учаснику/переможцю, тендерна пропозиція якого відхилена через електронну систему закупівель.
