Хвороба & відрядження: оформляємо та оплачуємо

Загальні правила

За загальними правилами після повернення з відрядження працівник має відзвітувати. Це зробити досить просто. Працівник повинен:

• скласти та подати авансовий звіт. До нього необхідно додати оригінали документів, що підтверджують суми понесених витрат;

• повернути суму невитрачених коштів (за їх наявності).

Відповідно до п. 19 Положення № 148 звітувати за одержану на відрядження готівку слід відповідно до законодавства України. У свою чергу конкретні строки подання авансового звіту зазначені в пп. 170.9.2 та 170.9.3 ПКУ, абз. 1 п. 11 розд. ІІ та абз. 1 п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59.

Так, при використанні готівкових коштів, виданих з каси установи, це необхідно зробити до закінчення 5 банківського дня, що настає за днем завершення відрядження (днем прибуття до місця постійної роботи). Також згідно з абз. 4 п.п. 170.9.2 ПКУ повернути надміру витрачені кошти, видані під звіт (тобто залишок коштів понад суму, витрачену згідно з авансовим звітом), працівник зобов’язаний до або під час подання авансового звіту.

А що робити, якщо в справу втрутилась хвороба, яка ламає всі плани? Не турбуйтесь — вихід завжди є. Який саме, ми підкажемо далі.

Працівник захворів до відрядження

Якщо працівник захворів до початку відрядження, і тим паче це підтверджує відкритий у встановленому порядку листок непрацездатності, то направляти його у відрядження не можна. І хоча прямої заборони законодавство не встановлює, однак держоргани у своїх роз’ясненнях вказують, що для залучення працівника до виконання службового доручення в період тимчасової непрацездатності не вбачається законних підстав (див. листи Мінфіну від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854 та Мінсоцполітики від 15.11.2013 р. № 656/18/99-13).

Більше того, їхати у відрядження може відмовитись і сам працівник, який захворів. Адже така причина відмови є поважною. При цьому оцінку причин як поважних здійснює безпосередньо роботодавець. Якщо ж працівник та роботодавець у цьому питанні не досягли згоди (тобто роботодавець не визнає причину відмови поважною і накладає на працівника дисциплінарне стягнення за порушення трудової дисципліни відповідно до ст. 147 КЗпП), то працівник може оскаржити дії роботодавця у комісії з трудових спорів або в суді (ст. 221 КЗпП).

У більшості випадків працівник і його керівництво досягають консенсусу: відрядження скасовують або переносять.

Перенесення (скасування) відрядження. Найбільш правильний варіант у разі хвороби працівника — звільнити його від відрядження. Адже навіть легку застуду лікарі не радять переносити «на ногах».

У такому випадку керівник установи видає наказ (рішення) про перенесення або скасування відрядження. У такому документі зазначається причина перенесення (скасування), а також вказується необхідність повернення виданого авансу.

Так, відповідно до абз. 5 п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59, якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав у нього, він повинен протягом 3 банківських днів з дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути до каси установи зазначені кошти.

Зауважимо, що у випадку зі скасуванням закордонного відрядження, працівник повинен повернути отриману і невикористану суму авансу протягом 3 робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки (зазвичай банківські та робочі дні збігаються). Причому зробити це треба в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс. У разі неповернення працівником залишку коштів у визначений строк відповідна сума стягується з нього підприємством у встановленому чинним законодавством порядку (п. 18 розд. ІІІ Інструкції № 59).

У наказі керівника можна зазначити наступне:

«1. Скасувати відрядження викладача Петренко С. В. (наказ про направлення у відрядження від 10.12.2018 р. № 128-вд).

2. Петренко С. В. повернути придбані транспортні квитки. Протягом 3 банківських днів подати до бухгалтерії Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, і повернути до каси суму отриманого раніше авансу на відрядження.»

При скасуванні відрядження є ще один нюанс. Якщо до моменту скасування відрядження працівник ще не встиг витратити виданий аванс (наприклад, придбати квитки на проїзд до місця відрядження, бронювання житла), тоді сума, яку він поверне до каси установи, повинна відповідати сумі раніше виданого авансу. Однак досить часто до моменту скасування службової поїздки працівник уже встигає придбати транспортні квитки. А, як відомо, при поверненні квитків компанії-перевізники зазвичай стягують штраф (повертають не всю вартість квитка, а її частину). Яку суму в такому випадку має повернути працівник: суму виданого авансу чи за вирахуванням штрафу за повернення квитків?

Керуючись зазначеними вище нормами, працівник має повернути те, що отримав, тобто всю суму виданого авансу. При цьому суму штрафу за повернення транспортних квитків йому можна відшкодувати. Так, відповідно до абз. 11 п. 12 розд. II і абз. 1 п. 11 розд. III Інструкції № 59 витрати, понесені у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника установи, якщо на це були поважні причини (зокрема, рішення про скасування відрядження) і за наявності документів, які підтверджують вартість таких витрат.

У такому випадку за період тимчасової непрацездатності він отримає лікарняні в загальному порядку.

Відрядження відбулося за планом. Якщо ж працівник під час хвороби все ж таки поїхав у відрядження, він втрачає право на допомогу по тимчасовій непрацездатності за період перебування у відрядженні (див. лист ФСС з ТВП від 08.11.2013 р. № 04-29-3062).

Це пов’язано з тим, що має місце порушення режиму, установленого лікарем для працівника, який хворіє. Адже відповідно до ч. 2 ст. 23 Закону № 1105 застраховані особи, які в період отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності порушують режим, встановлений для них лікарем, або не з’являються без поважних причин у призначений строк на медичний огляд, у тому числі на лікарсько-консультативну комісію чи медико-соціальну експертну комісію, втрачають право на цю допомогу з дня допущення порушення на строк, що встановлюється рішенням органу, який призначає допомогу по тимчасовій непрацездатності.

У такому випадку період перебування у відрядженні оплачується за загальними правилами — не нижче середнього заробітку (за середнім чи середньоденним заробітком). А у табелі обліку використання робочого часу період відрядження в такого працівника повинен відмічатися позначкою «ВД» або «07» (відрядження), а не «ТН» або «26» (оплачувана тимчасова непрацездатність).

Працівник захворів у відрядженні

Якщо хвороба застала працівника вже у відрядженні, то, ймовірно, йому доведеться затриматись у відрядженні на період лікування. В такому випадку строк робочої поїздки продовжується, причому до нього не включаються дні тимчасової непрацездатності (абз. 3 п. 9 розд. ІІ Інструкції № 59).

Документально такий випадок оформлюється наступним чином. Керівник установи приймає рішення про продовження строку відрядження. Для цього він після повернення відрядженого працівника на місце роботи на підставі його доповідної записки видає відповідний наказ (п. 10 розд. ІІ, п. 4 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Пам’ятайте: тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров’я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку. Тому до доповідної записки працівник має додати належним чином оформлений листок непрацездатності.

Зауважте: у випадках лікування (отримання медичної допомоги, оздоровлення) хворого не за місцем його проживання (але в межах України) листок непрацездатності має бути засвідчено підписом головного лікаря і круглою печаткою медустанови у графі «Видачу листка непрацездатності дозволяю» (п. 1.9 Інструкції № 455, п. 3.8 Інструкції № 532).

В разі хвороби у закордонному відрядженні є деякі особливості. Строк відрядження також продовжується на підставі доповідної записки працівника та відповідно до наказу керівника установи. При цьому загальний строк не може перевищувати 60 календарних днів. Також після повернення з нього документ про тимчасову непрацездатність підлягає обміну в лікувальних закладах за місцем проживання чи роботи на листок непрацездатності встановленого в Україні зразка. Обмін здійснюється на підставі перекладених на державну мову та нотаріально засвідчених документів, які підтверджують тимчасову втрату працездатності під час перебування за кордоном (п. 4 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Отже, в описаному випадку після прибуття працівника до місця основної роботи керівник установи видає наказ про продовження відрядження, у якому слід зазначити наступне:

«ПРОДОВЖИТИ: Малихіній І. В., бухгалтеру, що направлена у відрядження згідно з наказом від 27.11.2018 р. № 67-вд, строк відрядження на 5 календарних днів — з 08.12.2018 р. по 12.12.2018 р. у зв’язку з її тимчасовою непрацездатністю.

Підстава: 1. Доповідна записка Малихіної І. В.

2. Листок непрацездатності серії АВІ № 567825.»

Наказ про продовження строку відрядження слід видати до подання працівником авансового звіту. У такому разі строки подання звіту відлічуються від нової дати закінчення відрядження.

Що стосується оплати періоду роботи і хвороби у відрядженні, то зауважимо наступне.

Оплата днів роботи у відрядженні. Дні відрядження, на які згідно з листком непрацездатності період хвороби не припадає, оплачують відповідно до умов, зафіксованих у трудовому або колективному договорі. При цьому розмір такої виплати не може бути нижче середнього заробітку (ст. 121 КЗпП). Згідно із прикладом такими днями є 3, 4 та 5 грудня 2018 року.

Оплата днів хвороби у відрядженні. Відповідно до абз. 3 п. 9 розд. ІІ Інструкції № 59 за період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. У наведеному випадку це період з 06.12.2018 р. по 10.12.2018 р., тобто 5 календарних днів.

Також у разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на найом житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) і виплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров’я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше 2 місяців (абз. 1 п. 9 розд. ІІ Інструкції № 59).

Працівник захворів після відрядження

Строки подання авансового звіту всім відомі: до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем завершення відрядження (див. розділ «Загальні положення» цієї статті). Однак чи може працівник подати авансовий звіт та повернути невитрачені кошти пізніше встановлених строків, адже тимчасова непрацездатність є поважною причиною?

Дійсно, тимчасова непрацездатність у багатьох випадках вважається поважною причиною та дозволяє не виконувати загальні правила. До того ж раніше діюче Положення № 637 містило норму, згідно з якою подання авансових звітів із порушенням установлених термінів могло дозволятися лише у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю підзвітної особи або за інших обставин, що мають документальне підтвердження (п. 7.39 цього Положення).

Однак з 05.01.2018 р. діє Положення № 148, яке не містить аналогічної норми, що дозволяла б звітувати за видані на відрядження суми із запізненням, зокрема, у випадку хвороби працівника.

Це підтверджують також спеціалісти ДФСУ. Зокрема, у листі від 13.05.2017 р. № 175/5/99-99-13-02-03-16/ІПК вони зазначили, що положеннями п. «а» п.п. 170.9.2 ПКУ не передбачено перенесення терміну подання працівником авансового звіту та повернення суми надміру витрачених коштів, отриманих таким працівником на відрядження, у разі його тимчасової непрацездатності.

Відповідальність за затримку звітування. Самої по собі відповідальності за несвоєчасне подання авансового звіту немає. При цьому неповернута вчасно сума невикористаних підзвітних коштів може «зіграти злий жарт».

По-перше, за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки установі загрожує штраф у розмірі 25 % виданих під звіт сум (абз. 5 ст. 1 Указу № 436). Така ж відповідальність передбачена і за видачу готівки під звіт без повного звітування за раніше видані кошти (у випадку, коли працівника направляють у наступне відрядження без повного звітування та повернення коштів за попереднім відрядженням).

По-друге, сума надміру витрачених коштів, не повернутих працівником у встановлені законодавством строки, включається до його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу та оподатковується податком на доходи фізичних осіб на загальних підставах (п.п. 164.2.11 ПКУ).

Також доходи, визначені ст. 163 ПКУ, зокрема, загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід, є об’єктом оподаткування військовим збором (п.п. 1.2 п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПКУ).

Вихід є. Що ж робити, коли сам працівник не може надати авансовий звіт та залишок підзвітної суми? Він може зробити це через третю особу, наприклад, свого колегу.

Такий вихід підказують фахівці ДФС у своїй консультації із категорії 109.14 ЗІР (Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс ДФС). При цьому вони зазначають: обмежень щодо передачі до бухгалтерії заповненого авансового звіту та залишку невикористаних коштів, які були видані підзвітній особі, через іншу матеріально відповідальну особу на підставі договору доручення не передбачено. При цьому терміни подання авансового звіту залишаються незмінними.

Пам’ятайте: відповідно до п. 6 Порядку № 841 авансовий звіт складається платником податку (підзвітною особою), що отримав(ла) такі кошти на підприємствах, в установах всіх організаційно-правових форм або у самозайнятої особи.

Отже, податківці дозволяють передати авансовий звіт та залишок невикористаних підзвітних коштів через третю особу на підставі договору доручення. При цьому заповнити авансовий звіт повинен сам «підзвітний» працівник.

Згідно зі ст. 1000 ЦКУ за договором доручення одна сторона (повірений) зобов’язується вчинити від імені та за рахунок другої сторони (довірителя) певні юридичні дії. Договір може бути укладений усно, але краще обрати просту письмову форму. Також на підставі договору доручення видається довіреність у тій же формі, що й правочин (ст. 245 ЦКУ). Такі правовідносини не потребують нотаріального посвідчення.

Зауважимо, що Положення № 148 не визначає особливостей для заповнення прибуткового касового ордера в разі приймання готівки через довірену особу, на відміну від видачі готівки за видатковим касовим ордером.