Болезнь & командировки: оформляем и оплачиваем

Общие правила

По общим правилам после возвращения из командировки работник должен отчитаться. Это сделать достаточно просто. Работник должен:

• составить и подать авансовый отчет. К нему необходимо приложить оригиналы документов, которые подтверждают суммы понесенных расходов;

• вернуть сумму неизрасходованных средств (при их наличии).

В соответствии с п. 19 Положения № 148 отчитываться за полученную на командировку наличность нужно в соответствии с законодательством Украины. В свою очередь, конкретные сроки подачи авансового отчета указаны в пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ, абз. 1 п. 11 разд. ІІ и абз. 1 п. 17 разд. ІІІ Инструкции № 59.

Так, при использовании наличных средств, выданных из кассы учреждения, это необходимо сделать до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем завершения командировки (днем прибытия к месту постоянной работы). Также согласно абз. 4 п.п. 170.9.2 НКУ вернуть излишне потраченные средства, выданные под отчет (то есть остаток средств сверх суммы, потраченной согласно авансовому отчету), работник обязан до или во время подачи авансового отчета.

А что делать, если в дело вмешалась болезнь, которая ломает все планы? Не беспокойтесь — выход всегда есть. Какой именно, мы подскажем далее.

Работник заболел до командировки

Если работник заболел до начала командировки, и тем более это подтверждает открытый в установленном порядке листок нетрудоспособности, то направлять его в командировку нельзя. И хотя прямого запрета законодательство не устанавливает, однако госорганы в своих разъяснениях указывают, что для привлечения работника к выполнению служебного поручения в период временной нетрудоспособности не усматривается законных оснований (см. письма Минфина от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854 и Минсоцполитики от 15.11.2013 г. № 656/18/99-13).

Более того, ехать в командировку может отказаться и сам заболевший работник. Ведь такая причина отказа является уважительной. При этом оценку причин как уважительных осуществляет непосредственно работодатель. Если же работник и работодатель в этом вопросе не достигли согласия (то есть работодатель не признает причину отказа уважительной и налагает на работника дисциплинарное взыскание за нарушение трудовой дисциплины в соответствии со ст. 147 КЗоТ), то работник может обжаловать действия работодателя в комиссии по трудовым спорам или в суде (ст. 221 КЗоТ).

В большинстве случаев работник и его руководство достигают консенсуса: командировку отменяют или переносят.

Перенос (отмена) командировки. Наиболее правильный вариант в случае болезни работника — освободить его от командировки. Ведь даже легкую простуду врачи не советуют переносить «на ногах».

В таком случае руководитель учреждения издает приказ (решение) о переносе или отмене командировки. В таком документе указывается причина переноса (отмены), а также указывается необходимость возврата выданного аванса.

Так, в соответствии с абз. 5 п. 11 разд. ІІ Инструкции № 59, если работник получил аванс на командировку и не выехал в нее, он должен в течение 3 банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу учреждения указанные средства.

Заметим, что в случае с отменой заграничной командировки работник должен вернуть полученную и неиспользованную сумму аванса в течение 3 рабочих дней со дня принятия решения об отмене поездки (обычно банковские и рабочие дни совпадают). Причем сделать это надо в тех денежных единицах, в которых был выдан аванс. В случае невозврата работником остатка средств в определенный срок соответствующая сумма взыскивается с него предприятием в установленном действующим законодательством порядке (п. 18 разд. ІІІ Инструкции № 59).

В приказе руководителя можно указать следующее:

«1. Отменить командировку преподавателя Петренко С. В. (приказ о направлении в командировку от 10.12.2018 г. № 128-вд).

2. Петренко С. В. вернуть приобретенные транспортные билеты. В течение 3 банковских дней подать в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и вернуть в кассу сумму полученного ранее аванса на командировку».

При отмене командировки есть еще один нюанс. Если до момента отмены командировки работник еще не успел потратить выданный аванс (например, приобрести билеты на проезд к месту командировки, бронирование жилья), тогда сумма, которую он вернет в кассу учреждения, должна соответствовать сумме ранее выданного аванса. Однако достаточно часто до момента отмены служебной поездки работник уже успевает приобрести транспортные билеты. А, как известно, при возврате билетов компании-перевозчики обычно взимают штраф (возвращают не всю стоимость билета, а ее часть). Какую сумму в таком случае должен вернуть работник: сумму выданного аванса или за вычетом штрафа за возврат билетов?

Руководствуясь указанными выше нормами, работник должен вернуть то, что получил, то есть всю сумму выданного аванса. При этом сумму штрафа за возврат транспортных билетов ему можно возместить. Так, в соответствии с абз. 11 п. 12 разд. II и абз. 1 п. 11 разд. III Инструкции № 59 расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя учреждения, если на это были уважительные причины (в частности, решение об отмене командировки) и при наличии документов, которые подтверждают стоимость таких расходов.

В таком случае за период временной нетрудоспособности он получит больничные в общем порядке.

Командировка состоялась по плану. Если же работник во время болезни все же поехал в командировку, он теряет право на пособие по временной нетрудоспособности за период пребывания в командировке (см. письмо ФСС по ВПТ от 08.11.2013 г. № 04-29-3062).

Это связано с тем, что имеет место нарушение режима, установленного врачом для болеющего работника. Ведь в соответствии с ч. 2 ст. 23 Закона № 1105 застрахованные лица, которые в период получения пособия по временной нетрудоспособности нарушают режим, установленный для них врачом, или не являются без уважительных причин в назначенный срок на медицинский осмотр, в том числе на врачебно-консультативную комиссию или медико-социальную экспертную комиссию, теряют право на это пособие со дня допущения нарушения на срок, который устанавливается решением органа, назначающего пособие по временной нетрудоспособности.

В таком случае период нахождения в командировке оплачивается по общим правилам — не ниже среднего заработка (по среднему или среднедневному заработку). А в табеле учета использования рабочего времени период командировки у такого работника должен отмечаться «ВД» или «07» (командировка), а не «ТН» или «26» (оплачиваемая временная нетрудоспособность).

Работник заболел в командировке

Если болезнь застала работника уже в командировке, то, вероятно, ему придется задержаться в командировке на период лечения. В таком случае срок рабочей поездки продлевается, причем в него не включаются дни временной нетрудоспособности (абз. 3 п. 9 разд. ІІ Инструкции № 59).

Документально такой случай оформляется следующим образом. Руководитель учреждения принимает решение о продлении срока командировки. Для этого он после возвращения командированного работника на место работы на основании его докладной записки издает соответствующий приказ (п. 10 разд. ІІ, п. 4 разд. ІІІ Инструкции № 59).

Помните: временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться на место постоянного проживания должны быть засвидетельствованы в установленном порядке. Поэтому к докладной записке работник должен приложить должным образом оформленный листок нетрудоспособности.

Заметьте: в случаях лечения (получения медицинской помощи, оздоровления) больного не по месту его проживания (но в пределах Украины) листок нетрудоспособности должен быть заверен подписью главного врача и круглой печатью медучреждения в графе «Видачу листка непрацездатності дозволяю» (п. 1.9 Инструкции № 455, п. 3.8 Инструкции № 532).

В случае болезни в заграничной командировке есть некоторые особенности. Срок командировки также продлевается на основании докладной записки работника и в соответствии с приказом руководителя учреждения. При этом общий срок не может превышать 60 календарных дней. Также после возвращения из командировки документ о временной нетрудоспособности подлежит обмену в лечебных заведениях по месту жительства или работы на листок нетрудоспособности установленного в Украине образца. Обмен осуществляется на основании переведенных на государственный язык и нотариально заверенных документов, подтверждающих временную потерю трудоспособности во время нахождения за границей (п. 4 разд. ІІІ Инструкции № 59).

Таким образом, в описанном случае по прибытии работника к месту основной работы руководитель учреждения издает приказ о продлении командировки, в котором следует указать следующее:

«ПРОДЛИТЬ: Малыхиной И. В., бухгалтеру, направленной в командировку согласно приказу от 27.11.2018 г. № 67-вд, срок командировки на 5 календарных дней — с 08.12.2018 г. по 12.12.2018 г. в связи с ее временной нетрудоспособностью.

Основание: 1. Докладная записка Малыхиной И. В.

2. Листок нетрудоспособности серии АВІ № 567825».

Приказ о продлении срока командировки следует издать до подачи работником авансового отчета. В таком случае сроки подачи отчета отсчитываются от новой даты окончания командировки.

Что касается оплаты периода работы и болезни в командировке, то заметим следующее.

Оплата дней работы в командировке. Дни командировки, на которые согласно листку нетрудоспособности период болезни не приходится, оплачивают в соответствии с условиями, зафиксированными в трудовом или коллективном договоре. При этом размер такой выплаты не может быть ниже среднего заработка (ст. 121 КЗоТ). Согласно примеру такими днями являются 3, 4 и 5 декабря 2018 года.

Оплата дней болезни в командировке. В соответствии с абз. 3 п. 9 разд. ІІ Инструкции № 59 за период временной нетрудоспособности командированному работнику на общих основаниях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. В приведенном случае это период с 06.12.2018 г. по 10.12.2018 г., то есть 5 календарных дней.

Также в случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы на наем жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не может по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного проживания, но на срок не более 2 месяцев (абз. 1 п. 9 разд. ІІ Инструкции № 59).

Работник заболел после командировки

Сроки подачи авансового отчета всем известны: до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем завершения командировки (см. раздел «Общие положения» этой статьи). Однако может ли работник подать авансовый отчет и вернуть неизрасходованные средства позже установленных сроков, ведь временная нетрудоспособность является уважительной причиной?

Действительно, временная нетрудоспособность во многих случаях считается уважительной причиной и позволяет не выполнять общие правила. К тому же ранее действующее Положение № 637 содержало норму, согласно которой подача авансовых отчетов с нарушением установленных сроков могла быть разрешена только в связи с временной нетрудоспособностью подотчетного лица или при других обстоятельствах, имеющих документальное подтверждение (п. 7.39 этого Положения).

Однако с 05.01.2018 г. действует Положение № 148, которое не содержит аналогичную норму, позволявшую бы отчитываться за выданные на командировку суммы с опозданием, в частности в случае болезни работника.

Это подтверждают также специалисты ГФСУ. В частности, в письме от 13.05.2017 г. № 175/5/99-99-13-02-03-16/ІПК они отметили, что положениями п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ не предусмотрен перенос срока подачи работником авансового отчета и возврата суммы излишне потраченных средств, полученных таким работником на командировку, в случае его временной нетрудоспособности.

Ответственность за задержку отчетности. Самой по себе ответственности за несвоевременную подачу авансового отчета нет. При этом невозвращенная вовремя сумма неиспользованных подотчетных средств может «сыграть злую шутку».

Во-первых, за превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности учреждению грозит штраф в размере 25 % выданных под отчет сумм (абз. 5 ст. 1 Указа № 436). Такая же ответственность предусмотрена и за выдачу наличности под отчет без полной отчетности за ранее выданные средства (в случае когда работника направляют в следующую командировку без полной отчетности и возврата средств за предыдущую командировку).

Во-вторых, сумма излишне потраченных средств, не возвращенных работником в установленные законодательством сроки, включается в его общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход и облагается налогом на доходы физических лиц на общих основаниях (п.п. 164.2.11 НКУ).

Также доходы, определенные ст. 163 НКУ, в частности общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход, являются объектом обложения военным сбором (п.п. 1.2 п. 16¹ подразд. 10 разд. XX НКУ).

Выход есть. Что же делать, когда сам работник не может подать авансовый отчет и остаток подотчетной суммы? Он может сделать это через третье лицо, например своего коллегу.

Такой выход подсказывают специалисты ГФС в своей консультации из категории 109.14 ЗIР (Общедоступный информационно-справочный ресурс ГФС). При этом они отмечают: ограничений относительно передачи в бухгалтерию заполненного авансового отчета и остатка неиспользованных средств, которые были выданы подотчетному лицу, через другое материально ответственное лицо на основании договора поручения не предусмотрено. При этом сроки подачи авансового отчета остаются неизменными.

Помните: в соответствии с п. 6 Порядка № 841 авансовый отчет составляется налогоплательщиком (подотчетным лицом), который получил(о) такие средства на предприятиях, в учреждениях всех организационно-правовых форм или у самозанятого лица.

Итак, налоговики позволяют передать авансовый отчет и остаток неиспользованных подотчетных средств через третье лицо на основании договора поручения. При этом заполнить авансовый отчет должен сам «подотчетный» работник.

Согласно ст. 1000 ГКУ по договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет второй стороны (доверителя) определенные юридические действия. Договор может быть заключен устно, но лучше выбрать простую письменную форму. Также на основании договора поручения выдается доверенность в той же форме, что и сделка (ст. 245 ГКУ). Такие правоотношения не требуют нотариального удостоверения.

Заметим, что Положение № 148 не определяет особенности для заполнения приходного кассового ордера в случае принятия наличности через доверенное лицо, в отличие от выдачи наличности по расходному кассовому ордеру.