ПЗ разом з ПК від благодійника: як обліковувати

Пропонуємо спочатку розібратися, з чим ми маємо справу. А вже потім перейдемо до питань облікових.

Будь-яка операційна система — це комплекс програм, який забезпечує керування обчислювальним процесом і організовує взаємодію з користувачем. Інакше кажучи, це такий собі базовий набір програм, що дає змогу керувати комп’ютером як єдиним цілим. Отже, операційну систему можна сміливо віднести до програмного забезпечення (далі — ПЗ). У свою чергу, комп’ютерні програми, дійсно, належать до об’єктів авторського права. Про це чітко сказано у п. 2 ч. 1 ст. 433 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. № 435-IV. Окрім того, вказівку на це містить і п. 3 ч. 1 ст. 8 Закону України «Про авторське право і суміжні права» від 11.07.2001 р. № 2627-III.

Водночас для цілей бухобліку авторське та суміжні з ним права (у тому числі й комп’ютерні програми) відносять до нематеріальних активів. Це перебачено абз. 4 п. 2 розд. ІІ Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному секторі 122 «Нематеріальні активи», затвердженого наказом Мінфіну від 12.10.2010 р. № 1202. З огляду на це, зарахування операційної системи до складу нематеріальних активів здається цілком логічним. Але чи є для цього законні підстави? Ось у чому питання.

І тут варто пригадати вимогу п. 4 розд. ІІ Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку нематеріальних активів суб’єктів державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11 (далі — Методрекомендації з обліку НА). Так, на облік у складі нематеріальних активів беруть придбані права на володіння, користування та розпорядження об’єктом нематеріальних активів. Важливе значення при цьому має факт відчуження цих прав від колишніх власників та визначення вартості таких об’єктів.

Також слід мати на увазі: підставою для зарахування нематеріального активу (у тому числі й ПЗ) на баланс є первинний документ, згідно з яким цей об’єкт вводиться в господарський оборот. Таким документом може бути патент, свідоцтво, ліцензійний договір, договір про створення за замовленням і використання об’єкта права інтелектуальної власності, договір про передання виключних майнових прав інтелектуальної власності тощо.

При встановленні операційної системи на комп’ютер користувач автоматично «підписує» ліцензійний договір з фірмою-розробником такого ПЗ. За умовами такого договору ми отримуємо лише право тимчасового користування відповідною програмою. Тоді як опубліковувати, розповсюджувати, продавати чи в інший спосіб відчужувати таке ПЗ ми не маємо права.

Тобто придбавши (отримавши безоплатно) ліцензійне ПЗ, ми не отримуємо право володіння та розпорядженням ним. Вони залишаються за його розробником. Тож і зараховувати таке ПЗ на баланс установи до складу нематеріальних активів немає підстав.

Натомість відповідно до п. 16 розд. ІІ Методрекомендацій з обліку НА об’єкт нематеріальних активів, наданий бюджетній установі у користування, залишається на балансі правовласника (ліцензіара). Разом з цим користувач (ліцензіат) має показати такий об’єкт на позабалансовому рахунку. Для обліку та узагальнення інформації про отримане в користування авторське право і суміжні з ним права Порядком застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим наказом Мінфіну від 29.12.2015 р. № 1219, призначено субрахунок 013 «Орендовані нематеріальні активи розпорядників бюджетних коштів». Оцінюють такі об’єкти виходячи із розміру винагороди, визначеної умовами договору.

Таким є загальний порядок обліку програм, придбаних бюджетними установами на правах користування. Це стосується операційних систем, «офісного пакета», всіх бухгалтерських програм тощо. Аналогічним чином слід обліковувати і веб-сайти бюджетних установ, виключні майнові права на які залишаються в розробника.

До речі, видатки на придбання ПЗ без отримання майнових прав на нього проводять за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)» (п. 12 п.п. 2.2.4 Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333).

А от придбання комп’ютерної техніки (у тому числі придбання ПЗ, яке передбачене разом з придбанням комп’ютерної техніки) слід здійснювати за КЕКВ 3110 «Придбання обладнання і предметів довгострокового користування». Це передбачено п. 9 п.п. 3.1.1 згаданої Інструкції.

Нагадаємо також: витрати, безпосередньо пов’язані з доведенням необоротних активів до придатного для використання стану, включаються до первісної вартості таких об’єктів. Таку вимогу містить п. 5 розд. ІІ Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному секторі 121 «Основні засоби», затвердженого наказом Мінфіну від 12.10.2010 р. № 1202. Тоді як використання комп’ютера без операційної системи практично неможливе, принаймні за його прямим призначенням. Тож витрати на придбання такого ПЗ необхідно включати до первісної вартості відповідного ПК, для якого воно було придбане.

Із запитання читача зрозуміло, що вартість операційної системи входить до загальної вартості комп’ютерної техніки. Звісно, з урахуванням абз. 4 п. 5 розд. ІІІ Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11, бюджетна установа — отримувач благодійної допомоги може самостійно визначити вартість такого ПЗ. Однак чи є в цьому сенс, якщо у подальшому нам знову доведеться включити цю суму до первісної вартості ПК? Безумовно, окремо відображати в бухобліку надходження такого ПЗ від благодійника, а потім відносити його вартість до складу капітальних інвестицій, немає сенсу. Однак визначити вартість операційної системи комісії установи все-таки доведеться. Адже вимога законодавства щодо позабалансового обліку ПЗ, отриманого в користування, нікуди не поділася. А отже, її потрібно виконувати. Після закінчення строку дії ліцензійного договору слід зменшити залишок позабалансового субрахунку на вартість такого ПЗ.

Щоб остаточно розставити всі крапки над «і» у цьому питанні, розглянемо умовний приклад.

У бухгалтерському обліку ці операції слід відображати таким чином: