Графік відпусток
Процедура оформлення відпустки розпочинається із складання графіка відпусток. Це випливає з ч. 4 ст. 79 КЗпП і ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки, де сказано, що черговість надання відпусток визначається графіками, які:
1) затверджуються власником або уповноваженим ним органом;
2) узгоджуються з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом;
3) доводяться до відома усіх працівників.
Графік відпусток дає можливість погоджувати плани працівника і роботодавця. При цьому слід враховувати інтереси обох. Є декілька правил, яких слід дотримуватися:
Правило 1. Включайте в графік не лише щорічні основні відпустки поточного року, але і:
— щорічні додаткові відпустки і додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А I групи (ст. 19 Закону про відпустки);
— щорічні відпустки і відпустки на дітей, не використані минулого року.
Правило 2. Пам’ятайте про працівників, яким треба надати відпустку у будь-який слушний для них час. Вони перераховані в ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки, а також в інших законах, колективному або трудовому договорі.
Правило 3. Враховуйте усіх працівників, з якими оформлені трудові відносини: основних і сумісників, тимчасових, сезонних, тих, що працюють за строковим трудовим договором. А ось особи, з якими укладені цивільно-правові угоди, в графік не потраплять, адже оплачувані відпустки їм не належать.
Правило 4. Працівників, що відпрацювали в установі менше 6 місяців, можна включати в графік відпусток. За загальним правилом у перший рік роботи в установі право на щорічну відпустку повної тривалості виникає у працівника після того, як він безперервно відпрацює 6 місяців. Але до закінчення шестимісячного терміну він може реалізувати право на щорічну відпустку тривалістю, розрахованою пропорційно відпрацьованому часу (ч. 5 і 6 ст. 10 Закону про відпустки). Тому за угодою між працівником і роботодавцем такому працівникові можна надати частину щорічної відпустки і, відповідно, включити його в графік відпусток до настання 6 місяців безперервної роботи в установі.
Правило 5. Враховуйте подільність відпустки на частини. Як правило, у графіку не вказують конкретну дату виходу працівника у відпустку, а встановлюють місяці початку і закінчення відпустки. Хоча, за бажання, можна проставити точні «відпускні» дати. Якщо відпустка ділиться на частини, то треба вказувати, коли будуть використані ці частини. Нагадаємо, що безперервна частина щорічної основної відпустки повинна складати не менше 14 календарних днів (ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки).
Проте, окрім вищезгаданих правил, існує ряд інших тонкощів у питанні документального оформлення відпусток. Про них поговоримо далі.
Терміни. Конкретні терміни складання графіка відпусток законодавчо не визначено. Як правило, його складають щорічно на самому початку календарного року — не пізніше за 5 січня поточного року (п. 20 Типових правил № 213). Зокрема, на дотриманні цього терміну наполягають фахівці Мінсоцполітики (див. лист від 25.08.2015 р. № 475/13/116-15). Хоча, на наш погляд, не буде великою проблемою, якщо графік буде складений пізніше. Головне — встигнути до того, як у поточному році у відпустку піде перший працівник.
Форма. Затвердженої форми графіка відпусток немає. Тому установа має право розробити такий документ самостійно. При цьому слід пам’ятати, що графік відпусток треба доводити до відома працівників під підпис. Як це зробити? Вважаємо, що найраціональніший спосіб — ввести у форму графіка окрему графу «підпис працівника».
Як приклад наведемо форму графіка на рис. 1.
Нюанс. У бюджетних установах різних галузей є свої особливості надання відпусток. Так, наприклад, для навчальних закладів слід враховувати норми Порядку № 346 про надання відпустки тривалістю до 56 календарних днів керівникам закладів освіти, педагогічним, науково-педагогічним і науковим працівникам. На основі цього побудований графік з прикладу на рис. 1.
Рис. 1. Графік відпусток
А, наприклад, держслужбовцям і службовцям органів місцевого самоврядування належить додаткова відпустка за стаж служби. Нагадаємо, вона відноситься до щорічних відпусток, які надаються за відпрацьований рік. Це теж треба враховувати при складанні графіка відпусток.
Увага! Графи 1 — 8 і 11 наведеного графіка заповнюються в період планування відпусток, а графи 9 і 10 — під час їх використання.
З графіком розібралися. А тепер про те, що стосується повідомлення.
Повідомлення і наказ
Роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки. Зробити це треба не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком терміну. Це передбачає ч. 5 ст. 79 КЗпП і ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки.
Причому є два способи:
1) вручити працівникові повідомлення про дату початку відпустки;
2) ознайомити працівника під підпис з наказом про надання йому відпустки. Але пам’ятайте: щоб дотриматися терміну повідомлення, такий наказ має бути виданий як мінімум за 2 тижні до дати відпустки.
Наведемо приклади цих документів. Розпочнемо з повідомлення.
Форма повідомлення про дату початку відпустки не затверджена. Тому розробити її можна самостійно. При цьому одним з обов’язкових реквізитів є місце для підпису працівника про ознайомлення. Приклад ви бачите на рис. 2.
Рис. 2. Повідомлення про дату початку відпустки
Тепер що стосується наказу.
Типова форма наказу (розпорядження) про надання відпустки (№ П-3) затверджена наказом № 489. На його основі ми заповнили примірний наказ на рис. 3. Підставою для складання цього наказу є затверджений графік відпусток. Втім, наказ про надання відпустки можна розробити і в довільній формі, включивши в нього усі реквізити типової форми № П-3 і дотримуючись ДСТУ 4163-2003 «Вимоги до оформлення документів».
Рис. 3. Наказ про надання відпустки
Не забудьте інформацію про надання відпустки, у тому числі з наказу, відобразити в розділі IV «Відпустки» особистої картки працівника (типова форма № П-2, затверджена наказом № 495).
Заява
Якщо працівник йде у відпустку за графіком, то подавати заяву про надання йому відпустки немає необхідності. Але якщо сталося так, що відпустка знадобилася в інший час (не за графіком), то в процедурі оформлення з’являється такий документ, як заява.
Термін подання заяви законодавчо не встановлений. Але тут треба пам’ятати, що відпускні слід виплатити працівникові не пізніше ніж за 3 календарні дні до початку відпустки (ст. 115 КЗпП, ст. 21 Закону про відпустки, лист Мінпраці від 26.06.09 р. № 155/13/116-09). А це означає, що заява повинна потрапити до керівництва хоча б за 4 календарні дні до початку відпустки.
Відносна «свобода дій» поширюється і на форму заяви. Оскільки вона законодавчо не затверджена, оформити заяву можна довільно. Приклад заяви ми навели на рис. 4.
Рис. 4. Заява на надання щорічної основної відпустки
Відповідальність
Тепер ви знаєте, які документи треба оформити, щоб відправити працівника у відпустку за усіма правилами законодавчого «етикету». При цьому треба пам’ятати, що відсутність деяких документів загрожує штрафними санкціями.
Важливо! Відсутність графіка відпусток і повідомлення про дату початку відпустки може спричинити проблеми.
По-перше, якщо роботодавець у встановлений термін не попередить працівника про початок відпустки, той може зажадати перенести відпустку на інший період (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗпП і п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки).
По-друге, починаючи з 01.01.2015 р. роботодавця можуть оштрафувати у розмірі мінімальної зарплати на підставі абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП. На сьогодні це 3723 грн. Цей штраф накладають фахівці держслужби з питань праці, кваліфікуючи таке порушення як «порушення інших вимог трудового законодавства».
Зауважимо: розмір цього штрафу не залежить від кількості працівників, щодо яких здійснено правопорушення. Крім того, його застосовують до загальної маси порушень, а не до кожного окремо (див. лист Держслужби з питань праці від 25.01.2017 р. № 828/4.3/ 4.1-ДП-17 // газета «Оплата праці», 2017, № 8, с. 5).
Також в листі від 04.01.2017 р. № 57/4.1/4.1-ДП-17 (газета «Оплата праці», 2017, № 8, с. 6) Держпраці справедливо говорить про те, що штрафні санкції за ст. 265 КЗпП застосовуються за правопорушення, вчинені після 01.01.2015 р., а також за ті, які були вчинені до 01.01.2015 р., але є такими, що тривають.
Тут треба з’ясувати, чи є відсутність графіків відпусток і повідомлення правопорушенням, що триває? Згідно з позицією Мін’юсту (див. листи від 01.12.2003 р. № 22-34-1465, від 02.08.2013 р. № 6802-0-4-13/11), триваючим вважається проступок, пов’язаний з тривалим, безперервним невиконанням обов’язків, передбачених правовою нормою, який припиняється або виконанням регламентованих обов’язків, або притягненням винної особи до відповідальності. Правопорушення, що триває, характеризується тим, що особа, яка вчинила певні дії або бездіяльність, надалі перебуває в стані безперервного продовження цих дій (бездіяльності). Ці дії безперервно порушують закон протягом якогось часу.
Відсутність графіка відпусток цілком вписується у визначення правопорушення, що триває, але тільки протягом того року, на який мав бути складений графік. Оскільки складати графік відпусток треба на кожен календарний рік, то його відсутність означає, що установа протягом усього такого року перебуває в стані здійснення правопорушення, що триває. Але після закінчення року, на нашу думку, правопорушення припиняється, оскільки наступного року складається вже інший графік, а попередній втрачає свою актуальність.
Що стосується неповідомлення працівника, то, вважаємо, триває це порушення взагалі лише до того моменту, поки працівник не піде у відпустку.
По-третє, відсутність графіка відпусток і повідомлень може загрожувати посадовим особам установи-роботодавця адміністративним штрафом у розмірі від 510 до 1700 грн. (ч. 1 ст. 41 КпАП).
Тепер ми упевнені, що ви згадали основні правила документального оформлення відпусток і зможете без проблем надати їх своїм працівникам.
Нормативні документи і скорочення
КЗпП — Кодекс законів про працю від 10.12.71 р.
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Типові правила № 213 — Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Державного комітету СРСР з праці і соціальних питань від 20.07.84 р. № 213.
Наказ № 489 — наказ Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489.
Наказ № 495 — спільний наказ Держкомстату і Міноборони «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника» від 25.12.2009 р. № 495/656.
