График отпусков
Процедура оформления отпуска начинается с составления графика отпусков. Это следует из ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках, где сказано, что очередность предоставления отпусков определяется графиками, которые:
1) утверждаются собственником или уполномоченным им органом;
2) согласовываются с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом;
3) доводятся до сведения всех работников.
График отпусков дает возможность согласовать планы работника и работодателя. При этом следует учитывать интересы обоих. Есть несколько правил, которым нужно следовать:
Правило 1. Включайте в график не только ежегодные основные отпуска текущего года, но и:
— ежегодные дополнительные отпуска и дополнительные отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — инвалида с детства подгруппы А I группы (ст. 19 Закона об отпусках);
— ежегодные отпуска и отпуска на детей, не использованные в прошлом году.
Правило 2. Помните о работниках, которым нужно предоставить отпуск в любое удобное для них время. Они перечислены в ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках, а также в других законах, коллективном или трудовом договоре.
Правило 3. Учитывайте всех работников, с которыми оформлены трудовые отношения: основных и совместителей, временных, сезонных, работающих по срочному трудовому договору. А вот лица, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, в график не попадут, ведь оплачиваемые отпуска им не полагаются.
Правило 4. Работников, отработавших в учреждении менее 6 месяцев, можно включать в график отпусков. По общему правилу в первый год работы в учреждении право на ежегодный отпуск полной продолжительности возникает у работника после того, как он непрерывно отработает 6 месяцев. Но до истечения шестимесячного срока он может реализовать право на ежегодный отпуск продолжительностью, рассчитанной пропорционально отработанному времени (ч. 5 и 6 ст. 10 Закона об отпусках). Поэтому по соглашению между работником и работодателем такому работнику можно предоставить часть ежегодного отпуска и, соответственно, включить его в график отпусков до наступления 6 месяцев непрерывной работы в учреждении.
Правило 5. Учитывайте делимость отпуска на части. Как правило, в графике не указывают конкретную дату ухода работника в отпуск, а устанавливают месяцы начала и окончания отпуска. Хотя при желании можно проставить точные «отпускные» даты. Если отпуск делится на части, то нужно указывать, когда будут использованы эти части. Напомним, что непрерывная часть ежегодного основного отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 12 Закон об отпусках).
Однако, кроме вышеуказанных правил, существует ряд других тонкостей в вопросе документального оформления отпусков. О них поговорим далее.
Сроки. Конкретные сроки составления графика отпусков законодательно не определены. Как правило, его оставляют ежегодно в самом начале календарного года — не позднее 5 января текущего года (п. 20 Типовых правил № 213). В частности, на соблюдении этого срока настаивают специалисты Минсоцполитики (см. письмо от 25.08.2015 г. № 475/13/116-15). Хотя, на наш взгляд, не будет большой проблемой, если график будет составлен позже. Главное — успеть до то того, как в текущем году в отпуск пойдет первый работник.
Форма. Утвержденной формы графика отпусков нет. Поэтому учреждение вправе разработать такой документ самостоятельно. При этом следует помнить, что график отпусков нужно доводить до сведения работников под подпись. Как это сделать? Полагаем, что самый рациональный способ — ввести в форму графика отдельную графу «подпись работника».
В качестве примера приведем форму графика отпусков на рис. 1.
Нюанс. В бюджетных учреждениях разных отраслей есть свои особенности предоставление отпусков. Так, например, для учебных заведений следует учитывать нормы Порядка № 346 о предоставлении отпуска продолжительностью до 56 календарных дней руководителям заведений образования, педагогическим, научно-педагогическим и научным работникам. На основе этого построен график из примера на рис. 1.
Рис. 1. График отпусков
А, например, госслужащим и служащим органов местного самоуправления полагается дополнительный отпуск за стаж службы. Напомним, он относится к ежегодным отпускам, которые предоставляются за отработанный год. Это тоже нужно учитывать при составлении графика отпусков.
Внимание! Графы 1 — 8 и 11 приведенного графика заполняются в период планирования отпусков, а графы 9 и 10 — по мере их использования.
С графиком разобрались. А теперь о том, что касается уведомления.
Уведомление и приказ
Работодатель обязан письменно уведомить работника о дате начала отпуска. Сделать это нужно не позднее, чем за 2 недели до установленного графиком срока. Это предусматривает ч. 5 ст. 79 КЗоТ и ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках.
Причем есть два способа:
1) вручить работнику уведомление о дате начала отпуска;
2) ознакомить работника под подпись с приказом о предоставлении ему отпуска. Но помните: чтобы соблюсти срок уведомления, такой приказ должен быть издан как минимум за 2 недели до даты отпуска.
Приведем примеры этих документов. Начнем с уведомления.
Форма уведомления о дате начала отпуска не утверждена. Потому разработать ее можно самостоятельно. При этом одним из обязательных реквизитов является место для подписи работника об ознакомлении. Пример вы видите на рис. 2.
Рис. 2. Уведомление о дате начала отпуска
Теперь что касается приказа.
Типовая форма приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (№ П-3) утверждена приказом № 489. На его основе мы заполнили примерный приказ на рис. 3. Основание для составления этого приказа — утвержденный график отпусков. Впрочем, приказ о предоставлении отпуска можно разработать и в произвольной форме, включив в него все реквизиты типовой формы № П-3 и соблюдая ДСТУ 4163-2003 «Требования к оформлению документов».
Рис. 3. Приказ о предоставлении отпуска
Не забудьте информацию о предоставлении отпуска, в том числе из приказа, отразить в разделе IV «Отпуска» личной карточки работника, (типовая форма № П-2, утвержденная приказом № 495).
Заявление
Если работник уходит в отпуск по графику, то подавать заявление о предоставлении ему отпуска нет необходимости. Но если случилось так, что отпуск понадобился в другое время (не по графику), то в процедуре оформления появляется такой документ, как заявление.
Срок подачи заявления законодательно не установлен. Но здесь нужно помнить, что отпускные следует выплатить работнику не позднее, чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 115 КЗоТ, ст. 21 Закона об отпусках, письмо Минтруда от 26.06.2009 г. № 155/13/116-09). А это значит, что заявление должно попасть к руководству хотя бы за 4 календарных дня до начала отпуска.
Относительная «свобода действий» распространяется и на форму заявления. Поскольку она законодательно не утверждена, оформить заявление можно произвольно. Пример заявления мы привели на рис. 4.
Рис. 4. Заявление на предоставление ежегодного основного отпуска
Ответственность
Теперь вы знаете, какие документы нужно оформить, чтобы отправить работника в отпуск по всем правилам законодательного «этикета». При этом нужно помнить, что отсутствие некоторых документов грозит штрафными санкциями.
Важно! Отсутствие графика отпусков и уведомления о дате начала отпуска может повлечь за собой проблемы.
Во-первых, если работодатель в установленный срок не предупредит работника о начале отпуска, тот может потребовать перенести отпуск на другой период (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗоТ и п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках).
Во-вторых, начиная с 01.01.2015 г. работодателя могут оштрафовать в размере минимальной зарплаты на основании абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗоТ. На сегодня это 3723 грн. Указанный штраф налагают специалисты Госслужбы по вопросам труда, квалифицируя такое нарушение как «нарушение других требований трудового законодательства».
Заметим: размер этого штрафа не зависит от количества работников, в отношении которых совершено правонарушение. Кроме того, его применяют к общей массе нарушений, а не к каждому в отдельности (см. письмо Госслужбы по вопросам труда от 25.01.2017 г. № 828/4.3/ 4.1-ДП-17 // газета «Оплата труда», 2017, № 8, с. 5).
Также в письме от 04.01.2017 г. № 57/4.1/4.1-ДП-17 (газета «Оплата труда», 2017, № 8, с. 6) Гоструда справедливо говорит о том, что штрафные санкции по ст. 265 КЗоТ применяются за правонарушения, совершенные после 01.01.2015 г., а также за те, которые были совершены до 01.01.2015 г., но являются длящимися.
Здесь нужно выяснить, является ли отсутствие графиков отпусков и уведомления длящимся правонарушением? Согласно позиции Минюста (см. письма от 01.12.2003 г. № 22-34-1465, от 02.08.2013 г. № 6802-0-4-13/11), длящимся считается проступок, связанный с длительным, непрерывным невыполнением обязанностей, предусмотренных правовой нормой, который прекращается либо выполнением регламентированных обязанностей, либо привлечением виновного лица к ответственности. Длящееся правонарушение характеризуется тем, что лицо, совершившее определенные действия или бездействие, в дальнейшем находится в состоянии непрерывного продолжения этих действий (бездействия). Эти действия непрерывно нарушают закон в течение какого-то времени.
Отсутствие графика отпусков вполне вписывается в определение длящегося правонарушения, но только в течение того года, на который должен был быть составлен график. Поскольку составлять график отпусков нужно на каждый календарный год, то его отсутствие означает, что учреждение в течение всего такого года находится в состоянии совершения длящегося правонарушения. Но по окончании года, по нашему мнению, правонарушение прекращается, поскольку на следующий год составляется уже другой график, а предыдущий теряет свою актуальность.
Что касается неуведомления работника, то, считаем, длится это нарушение вообще лишь до того момента, пока работник не уйдет в отпуск.
В-третьих, отсутствие графика отпусков и уведомлений может грозить должностным лицам учреждения-работодателя административным штрафом в размере от 510 до 1700 грн. (ч. 1 ст. 41 КоАП).
Теперь мы уверены, что вы вспомнили основные правила документального оформления отпусков и сможете без проблем предоставить их своим работникам.
Нормативные документы и сокращения
КЗоТ — Кодекс законов о труде от 10.12.71 г.
Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.
Типовые правила № 213 — Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 20.07.84 г. № 213.
Приказ № 489 — приказ Госкомстата «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 г. № 489.
Приказ № 495 — совместный приказ Госкомстата и Минобороны «Об утверждении типовой формы первичного учета № П-2 «Личная карточка работника» от 25.12.2009 г. № 495/656.
