Введення в експлуатацію ОЗ та ІНМА: увага на особливості

Доволі часто при надходженні ОЗ та ІНМА бухгалтер стикається з різноманітними запитаннями щодо правильного введення таких об’єктів в експлуатацію. І здається, що ці запитання не такі вже й складні, але частенько на практиці вони заганяють бухгалтера у глухий кут. Тож далі розглянемо такі ситуації та запропонуємо, як їх вирішити на практиці. Також з’ясуємо, які нюанси при введенні в експлуатацію ОЗ та ІНМА варто врахувати відразу аби потім бухгалтеру не довелось виправляти помилки.

ОЗ придбали, але не ввели в експлуатацію: як обліковувати?

ОЗ, придбані установою, до моменту введення в експлуатацію обліковують у складі незавершених капітальних інвестицій. Тобто відразу такі об’єкти не потрапляють до складу ОЗ на рахунок 10.

Це пов’язано з тим, що усі витрати на будівництво, виготовлення, придбання та поліпшення об’єктів основних засобів з початку і до закінчення проведення зазначених робіт і введення об’єктів в експлуатацію вважаються незавершеними капітальними інвестиціями. Ця норма передбачена в п. 1 розд. IX Методрекомендацій.

Тож до того моменту, поки той чи інший об’єкт з різних причин не введено в експлуатацію, витрати на його придбання слід обліковувати у складі незавершених капітальних інвестицій. У бухобліку такі суми накопичують за дебетом рахунку 13 «Капітальні інвестиції». На кінець звітного періоду в Балансі ф. № 1-дс їх відображають у ряд. 1030.

Трапляється, що установа придбала об’єкт ОЗ, який відразу неможливо ввести в експлуатацію. Причина — для цього необхідно провести певні роботи, пов’язані з його установкою, монтажем, налагодженням або іншими витратами, безпосередньо пов’язаними з доведенням такого об’єкта до стану, у якому він придатний для використання із запланованою метою. Як правильно накопичити такі витрати, які в подальшому сформують первісну вартість майбутнього об’єкта ОЗ? Для цього варто вести окремий регістр аналітичного обліку.

Це може бути Картка обліку об’єкта ОЗ у складі незавершених капітальних інвестицій. Таку Картку складають у довільній формі. До речі, можливість її застосування в установі потрібно узаконити. Для цього в наказі про облікову політику слід зазначити про застосування такої Картки. Також її форму доцільно навести в додатку до такого наказу.

Введення ОЗ в експлуатацію: який документ оформити?

Після того як всі необхідні підготовчі роботи щодо об’єкта завершено, його нарешті вводять в експлуатацію. Яким документом оформляють таку операцію?

Для цього установи застосовують Акт введення в експлуатацію основних засобів (далі — Акт), типова форма якого затверджена наказом № 818.

Таким чином, саме з моменту (дати) складання Акта такий актив стає самостійним об’єктом ОЗ. На підставі цього Акта всі витрати, накопичені за дебетом рахунку 13, списують. При цьому об’єкт ОЗ зараховують на один із рахунків 10, 11 або 12 за первісною вартістю. Також одночасно на суму первісної вартості виконують другий запис: Дт 5411 — Кт 5111.

Для того щоб перевірити, чи всі витрати, які були понесені установою до моменту введення активу в експлуатацію, були враховані, бухгалтер повинен уважно та послідовно заповнювати Картку. Оскільки саме ця інформація буде формувати первісну вартість майбутнього об’єкта ОЗ.

Акт складає комісія установи в одному примірнику. Його затверджує керівник установи.

А що робити далі з Карткою обліку об’єкта ОЗ у складі незавершених капітальних інвестицій? Наша порада — її потрібно додати до Акта.

Також Картку можна використовувати для накопичення витрат, пов’язаних з реконструкцією, модернізацією, поліпшенням активу. У подальшому такі витрати відносять на збільшення первісної вартості активу.

При безоплатному отриманні ОЗ від юридичних і фізичних осіб вартість, зазначену в первинних документах, відразу відносять на рахунки 10, 11, 12. При цьому додаткові витрати, пов’язані з транспортуванням активу, доведенням до робочого стану тощо, можуть обліковуватися у складі незавершених капітальних інвестицій у відповідних розділах Картки. У подальшому такі витрати відносять на збільшення первісної вартості безоплатно отриманого активу.

Чи потрібен наказ керівника для введення об’єктів ОЗ та ІНМА в експлуатацію?

Ні, такий наказ не потрібен. Пояснимо чому.

Як було зазначено, для введення в експлуатацію ОЗ та ІНМА застосовують Акт, форма якого затверджена наказом № 818. Приклад заповнення цього Акта ми навели нижче.

Якщо уважно переглянемо форму Акта, то побачимо, що в ньому відсутня будь-яка інформації про наказ (розпорядження) керівника, на підставі якого об’єкт ОЗ чи ІНМА вводять в експлуатацію.

Проте в формі Акта передбачено, що його затверджує керівник установи. Тому для введення в експлуатацію ОЗ та ІНМА немає потреби оформлювати ще й додаткові накази.

Також додамо, що Акт складає постійно діюча комісія, затверджена наказом керівника. Тож подбайте про те, щоб в установі був розпорядчий документ, в якому затверджено склад та повноваження комісії. До повноважень такої комісії доцільно віднести: введення в експлуатацію, прийняття, передачу та списання основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів, списання матеріальних цінностей.

Коли складати Акт введення в експлуатацію, а коли Акт приймання-передачі?

Дійсно, наказом № 818 передбачено такі форми актів, як Акт введення в експлуатацію основних засобів та Акт приймання-передачі основних засобів.

Пояснимо, у яких випадках установи використовують зазначені документи. Почнемо з Акта введення в експлуатацію основних засобів.

Акт застосовують для оформлення господарських операцій щодо зарахування об’єктів незавершених капітальних інвестицій до складу ОЗ, які були придбані, створені (виготовлені).

Інакше кажучи, цей Акт застосовують у випадках, коли установа накопичувала витрати на придбання або створення ОЗ у складі незавершених капітальних інвестиції.

А для того щоб такі незавершені капітальні інвестиції були зараховані до складу ОЗ, здійснюють введення в експлуатацію, на підтвердження чого й складають Акт.

Якщо говорити бухгалтерською мовою, такий Акт складають при зарахуванні об’єктів капітальних інвестицій, накопичених за кредитом рахунку 13, до складу основних засобів за дебетом рахунків 10 та 11 після введення в експлуатацію. У такому разі пам’ятайте, що одночасно слід відобразити збільшення внесеного капіталу та зменшення цільового фінансування: Дт 5411 — Кт 5111.

Акт складають у разі, якщо при безоплатному отриманні ОЗ до первісної вартості потрібно додати витрати, що включають до складу такої вартості. Це можуть бути витрати на транспортування активу, доведення до робочого стану тощо. У такому разі зазначені витрати варто обліковувати у складі незавершених капітальних інвестицій, які у подальшому будуть віднесені на збільшення первісної вартості безоплатно отриманого активу.

Тепер щодо застосування Акта приймання-передачі основних засобів.

Цей Акт застосовують для оформлення господарських операцій з безоплатного отримання та передачі основних засобів від інших установ, підприємств, організацій.

Зверніть увагу: цей Акт бюджетні установи не використовують при безоплатній передачі основних засобів, які є об’єктами права державної та комунальної власності, оформлення якої здійснюють у порядку, визначеному постановою КМУ «Про передачу об’єктів права державної та комунальної власності» від 21.09.98 р. № 1482. Для оформлення таких операцій установи складають Акт приймання-передачі за формою, що наведена у зазначеній постанові.

Акт приймання-передачі застосовують для передачі ОС і ІНМА покупцеві в разі їх відчуження.

Тому цей документ доцільно застосовувати для ситуацій, коли є передавальна та приймаюча сторона.

Придбали ІНМА: чи складати Акт введення в експлуатацію

Так, Акт необхідно складати.

Таке запитання бухгалтері ставлять у зв’язку з тим, що в самому наказі № 818 згадується як ОЗ, так й ІНМА. Але якщо перечитати пояснення до складання саме Акта введення в експлуатацію, то побачимо, що мова йде тільки про ОЗ. Можливо, цей момент автори документа не врахували при складанні наказу № 818.

Але хай вас це не спантеличує. Давайте ще раз уважно переглянемо пояснення до заповнення цього Акта. Що ж ми бачимо?

А те, що серед інформації про об’єкти згадано не лише інвентарні, а й номенклатурні номери. Нагадаємо, що номенклатурні номери встановлюють для білизни, постільних речей, одягу, взуття, бібліотечних фондів та малоцінних необоротних матеріальних активів.

Тому, без сумніву, при введенні ІНМА в експлуатацію потрібно оформлювати Акт введення в експлуатацію.

Якщо придбано однакові ІНМА: скільки актів складати

Дійсно, Акт введення в експлуатацію застосовують не тільки для зарахування до складу ІНМА окремих об’єктів. Цей документ також застосовують для оформлення введення в експлуатацію групи ІНМА, які мають одне й те ж призначення, однакові технічні характеристики та вартість. У такому разі активи, щодо яких ведеться груповий облік, записують до Акта із зазначенням кількості.

Також для групового обліку однорідних об’єктів ІНМА, які мають одне й те ж значення, однакову технічну характеристику та вартість, застосовують Інвентарну картку групового обліку основних засобів.

Розглянемо порядок заповнення Акта введення в експлуатацію основних засобів на прикладі.