У таких ситуаціях треба врахувати один важливий момент: на одній штатній посаді не може бути одночасно двох працівників. Тому прийняти на роботу нового працівника в той час, коли завгосп ще не звільнений (не переведений зі своєї посади), не можна.
Такі дії трактуються як порушення штатної дисципліни.
Проте ця ситуація цілком вирішувана. Давайте подивимося, як треба правильно діяти.
Оскільки ці особи — не звичайні працівники установи, а матеріально відповідальні особи, то при їх прийнятті-звільненні діють особливі правила.
Матеріальна відповідальна особа — це працівник, якому довірені за характером виконуваних ним трудових обов’язків підзвітні цінності і на якого на підставі спеціальних постанов або укладеного договору покладена повна матеріальна відповідальність за збиток, заподіяний з його вини.
В обов’язковому порядку повну матеріальну відповідальність несуть працівники, з якими в установленому порядку укладений договір про повну матеріальну відповідальність.
Посади працівників, з якими можуть бути укладені договори про повну матеріальну відповідальність, визначені Переліком посад і робіт, що заміщаються або виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для зберігання, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування у процесі виробництва, затвердженим постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 28.12.77 р. № 447/24.
У цьому Переліку передбачена посада завідувача господарством. Це означає, що з таким працівником обов’язково укладають договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за формою, затвердженою вказаною постановою.
Враховуючи цей факт, завгосп повинен передати ТМЦ, за які він несе відповідальність, іншому працівникові установи (як правило, в межах однієї категорії посад), який також є матеріально відповідальною особою, або у крайньому разі — керівникові установи.
Для цього складають акт приймання-передачі ТМЦ від особи, що звільняється, іншому працівникові, з яким також має бути укладений договір про повну матеріальну відповідальність. Такий акт складають у день звільнення «старої» матеріально відповідальної особи.
Увага!
При передачі ТМЦ від однієї матеріально відповідальної особи іншій обов’язково проводять інвентаризацію на день приймання-передачі справ.
Така вимога передбачена п. 7 Положення про інвентаризацію активів і зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879.
Для цього інвентаризаційна комісія, призначена наказом керівника, повинна провести інвентаризацію усіх ТМЦ, що знаходяться на відповідальному зберіганні у матеріально відповідальної особи, яка звільняється.
Отже, завгосп, що звільняється, повинен передати матеріальні цінності іншому працівникові установи.
Що ж робити далі?
Після цього нового працівника приймають до установи на посаду завгоспа і передають йому ТМЦ.
Саме про такий порядок оформлення матеріально відповідальної особи йшлося в листі Мінсоцполітики від 24.07.2013 р. № 8117/0/14-13/06.
До речі, при цьому слід знову провести інвентаризацію ТМЦ, оскільки в цьому випадку відбувається повторна зміна матеріально відповідальної особи.
Таку інвентаризацію проводять на день приймання-передачі справ і оформляють актом приймання-передачі. Цей акт складають у день приймання на роботу нової матеріально відповідальної особи.
Як бачимо, заміна однієї матеріально відповідальної особи на іншу — не така вже й складна справа. Головне — правильно оформити усі документи.
