У народі кажуть: неможливо всидіти на двох стільцях одночасно. До того ж елементарна логіка підказує, що не може одна й та ж особа і складати документ, і затверджувати його. Адже затверджуючи акти на списання ТМЦ, керівник дає добро на таку операцію. Своїм підписом він засвідчує, що списання відбувається з його відома та дозволу. Фактично саме через затвердження будь-якого документа реалізується контролююча функція керівництва установи. А про який контроль можна говорити, якщо однією рукою ми оформляємо акт, а другою — тут же його затверджуємо? Але давайте будемо безпристрасними і поглянемо на цю ситуацію з позиції її правомірності. Для цього звернемося до норм чинного законодавства.
На сьогодні нормативними документами визначено порядок утворення комісії для проведення інвентаризації та списання необоротних активів. Пригадаємо основні правила формування цих комісій.
Так, для встановлення факту непридатності майна та оформлення документів на його списання утворюється комісія із списання майна. Головою такої комісії є заступник керівника установи. До числа її членів належать: головний бухгалтер або його заступник, працівники інженерних, технічних, технологічних, будівельних, обліково-економічних та інших служб установи. Водночас до складу комісії за вимогою суб’єкта управління майном можуть залучатися його представники та інші фахівці. Склад комісії затверджує своїм розпорядчим актом керівник установи. Такі вимоги до формування комісії зі списання майна продиктовано п. 9 Порядку списання об’єктів державної власності, затвердженого постановою КМУ від 08.11.2007 р. № 1314.
Мало чим відрізняється і порядок утворення інвентаризаційної комісії. Зокрема, для проведення інвентаризації керівник установи своїм розпорядчим документом створює комісію з представників апарату управління, бухгалтерської служби та досвідчених працівників. А от очолює інвентаризаційну комісію керівник установи (його заступник) або керівник структурного підрозділу. Вказівку на це містить п. 1 розд. ІІ Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879.
До речі, дуже цікавого висновку дійшов Мінфін у своєму листі «Щодо постійно діючої інвентаризаційної комісії» від 27.05.2014 р. № 31-08410-07-29/ 12918. На думку фахівців Мінфіну, керівник цілком може затвердити склад такої комісії із однієї особи. Звісно, у листі йдеться передусім про випадки, коли керівник самостійно веде бухоблік і складає фінзвітність. Але, як відомо, бюджетними установами така форма бухобліку не застосовується. При цьому особливу увагу слід звернути на аргументи, які стали підґрунтям для такого висновку Мінфіну. А конкретно, підставою для цього є відсутність у чинному законодавстві вимог щодо складу постійно діючої інвентаризаційної комісії.
Якщо поглянути на питання щодо формування комісії зі списання ТМЦ під таким кутом, то можна дійти схожого висновку. Адже вимоги до складу комісії зі списання запасів також не закріплені на законодавчому рівні. Ба більше, списання запасів саме за рішенням комісії установи передбачено лише одним нормативним документом. І цим документом є Інструкція про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ, затверджена наказом Держказначейства від 18.12.2000 р. № 130. Відповідно, безпосередньо форма Акта списання (типова форма № З-2) також вимагає затвердження керівником установи.
Разом з цим жодних вимог щодо складу комісії зі списання запасів не містить ані Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 123 «Запаси», затверджене наказом Мінфіну від 12.10.2010 р. № 1202, ані Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 1219. До того ж у цих документах немає навіть найменшої згадки про таку комісію. Відповідно пряма заборона щодо затвердження керівником установи (його заступником, в. о.) актів зі списання запасів, складених комісією за його участю, теж відсутня. Але не виключено, що у такому разі обґрунтованість списання матеріальних цінностей буде поставлено під сумнів контролюючими органами.
То що ж ми маємо у кінцевому підсумку? Так, формально заступник керівника може підписувати акти списання запасів як голова комісії зі списання та одночасно затверджувати ці акти як в. о. керівника. Жодних застережень чи обмежень з цього приводу чинним законодавством не передбачено. Але щоб не накликати на себе гнів перевіряючих, ліпше все-таки уникати подібних «накладок». Якщо ж виникає нагальна потреба у оформленні списання матеріальних цінностей, радимо тимчасово змінити склад комісії зі списання ТМЦ. Зокрема, заступник керівника своїм розпорядчим документом має призначити (на період виконання ним обов’язків керівника установи) головою комісії зі списання іншого працівника.
