Батьківські внески: оформлюємо, обліковуємо та використовуємо

Кошти батьків = благодійна допомога

Передусім слід розуміти: такі кошти є ніщо інше, як благодійна допомога. Тож не варто думати, що їх «ніде показувати не треба».

Але про все по черзі. І насамперед звернемось до норм Закону про благодійність¹.

¹ Закон України «Про благодійну діяльність і благодійні організації» від 05.07.2012 р. № 5073-VI.

Нагадаємо: благодійниками є дієздатні фізичні або юридичні особи приватного права (у тому числі благодійні організації), які добровільно здійснюють один чи декілька видів благодійної діяльності.

У свою чергу, під благодійною діяльністю слід розуміти добровільну особисту та/або майнову допомогу для досягнення визначених цілей, що не передбачає одержання благодійником прибутку. Благодійна діяльність також не передбачає сплати будь-якої винагороди або компенсації благодійнику від імені або за дорученням бенефіціара.

Бенефіціарами називають набувачів благодійної допомоги. Тож, інакше кажучи, батьки є благодійниками, а школи та дитсадки — бенефіціарами. А благодійними внесками є внески від юридичних та фізичних осіб безпосередньо бюджетним установам і закладами освіти, охорони здоров’я, соцзахисту, культури, науки, спорту та фізичного виховання. Це випливає з п. 1 Порядку № 1222².

² Порядок отримання благодійних (добровільних) внесків і пожертв від юридичних та фізичних осіб бюджетними установами і закладами освіти, охорони здоров’я, соціального захисту, культури, науки, спорту та фізичного виховання для потреб їх фінансування, затверджений постановою КМУ від 04.08.2000 р. № 1222.

При цьому благодійні внески можуть надаватися як у грошовій формі, так і у вигляді товарів, робіт та послуг.

Однією із сфер благодійної діяльності, визначених ч. 2 ст. 3 Закону про благодійність, є освіта. Тож далі зосередимось на питаннях здійснення благодійних внесків фізичними особами, у нашому випадку — батьками, саме у сфері освіти.

Як зазначило МОН у листі від 05.09.2013 р. № 1/9-608, прийняття благодійних внесків від фізичних і юридичних осіб відбувається виключно на добровільній основі. Також фахівці Міністерства наголосили: у разі надання благодійних внесків батьками дотримання вимог названих вище нормативних актів є обов’язковим. Окрім того, у цьому випадку не обійтися без оформлення відповідної документації та відображення операцій з отримання коштів від батьків у бухобліку. На жаль, цим правилом наразі нехтують деякі заклади та установи освіти.

Бюджетний облік батьківських внесків

Зауважте: кошти, надані батьками школі або дитячому садку, визнаються бюджетними коштами. Такі надходження належать до першої підгрупи другої групи власних надходжень бюджетних установ (ч. 4 ст. 13 БКУ). У свою чергу, останні є складовою частиною спеціального фонду бюджету.

Майте на увазі: такі надходження слід відображати за кодом класифікації доходів бюджету 25020100 «Благодійні внески, гранти та дарунки».

Звісно, запланувати надходження благодійних внесків заздалегідь неможливо. Тому в разі їх фактичного отримання на спеціальний реєстраційний рахунок унесіть зміни до спецфонду кошторису. Такі зміни вносимо відповідно до вимог Порядку № 228³.

³ Порядок складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228.

Для цього необхідно подати розпоряднику вищого рівня:

• довідку про внесення змін до кошторису, затверджену керівником установи (додаток 11 до Інструкції № 57⁴);

⁴ Інструкція про складання і виконання розпису Державного бюджету України, затверджена наказом Мінфіну від 28.01.2002 р. № 57.

• зведення показників спеціального фонду кошторису із зазначенням суми змін;

• завірені відповідним органом Казначейства копії довідок про підтвердження надходжень на спеціальні реєстраційні рахунки установи, відкриті у відповідному органі Держказначейської служби за власними надходженнями (додаток 7 до Інструкції № 57).

Також не забудьте визначити цілі, на які будуть витрачені відповідні благодійні внески.

Так, витрачати кошти першої підгрупи другої групи власних надходжень бюджетні установи можуть на організацію своєї основної діяльності.

Утім, благодійник цілком може визначити цілі витрачання внеску самостійно. Якщо ж батьки надали садочку або школі грошові кошти без визначення конкретних напрямів їх спрямування, їх установлює керівник закладу. При цьому він має спрямовувати одержані надходження на першочергові потреби, пов’язані з основною діяльністю установи.

До речі, абз. 2 п. 2 Порядку № 1222 дозволяє витрачати благодійні внески і на виплату зарплати працівникам установ та закладів освіти. Але пам’ятайте: спрямувати благодійні кошти на зарплату ви можете лише за умови, що такий напрям визначили самі батьки.

Плату за послуги розраховують на підставі витрат, безпосередньо пов’язаних із їх наданням. Причому плата за надані послуги є обов’язковою. Тоді як благодійні внески батьків — цілком і повністю добровільні. Тож не слід їх плутати із батьківською платою за харчування у дитсадках або платою за додаткові заняття, гуртки, секції тощо.

Документальне оформлення «батьківської допомоги»

На практиці часто виникають запитання: чи потрібно документально оформлювати надходження благодійних внесків від батьків? Та де мають бути визначені напрями їх використання?

У разі оформлення надання благодійних внесків йдеться про договір про пожертву. При цьому до договору про пожертву застосовуються положення про договір дарування (ст. 729 ЦКУ). Такий договір може бути укладено як у письмовій, так і в усній формі. Тож письмова форма договору зовсім не обов’язкова. Письмовий договір оформляйте, якщо на цьому наполягають батьки. Наприклад, застосування такої форми договору буде доцільною при наданні особливо цінних речей. А от прописати конкретні напрями використання благодійних внесків можна не тільки в договорі.

Більш простим і зручним способом для батьків буде оформлення заяви на ім’я керівника закладу освіти з проханням прийняти благодійні внески. Саме в цій заяві можна визначити напрями спрямування внесків.

Також призначення коштів можна зазначити безпосередньо в заяві на переказ готівки.

Останню оформляють при внесенні батьками коштів на спеціальний реєстраційний рахунок установи. Форму цієї заяви наведено у додатку 10 до Інструкції № 103⁵. У реквізиті «Призначення платежу» батьки можуть зазначити конкретний напрям використання. Наприклад, це може бути: «на придбання підручників з англійської мови», «на святкове обладнання залу», «на придбання посуду для дітей» тощо. До речі, видана батькам квитанція буде підтвердженням факту внесення коштів на рахунок установи.

⁵ Інструкція про ведення касових операцій банками в Україні, затверджена постановою правління НБУ від 25.09.2018 р. № 103.

Звісно, наявність каси в бюджетних установах наразі велика рідкість. Адже більшість установ давно перейшли на безготівкові розрахунки. Але стисло нагадаємо порядок дій для тих, у кого каса ще залишилась.

Батьки вносять готівку до каси з оформленням прибуткових касових ордерів відповідно до Положення № 148⁶.

⁶ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

Підставою для прийняття коштів до каси буде заява, про яку йшлося вище. Батькам видають квитанцію до прибуткового касового ордера, засвідчену відбитком печатки за підписом головного бухгалтера. Ця квитанція підтверджує факт унесення коштів батьками.

Благодійні внески, отримані готівкою до каси закладу освіти, потрібно:

• оприбуткувати в повній сумі в день одержання (п. 11 Положення № 148);

• зарахувати на спеціальний реєстраційний рахунок, відкритий в органі Казначейства (п. 16 Положення № 148).

Бухгалтерський облік

Кошти, отримані закладами та установами освіти від батьків на виконання цільових заходів, належать до складу доходів за необмінними операціями (абз. 4 п. 1.2 розд. ІІ НП(С)БО 124⁷). Такі доходи визнаються одночасно з отриманням активів. Тобто нарахування доходів здійснюємо за фактом зарахування благодійних внесків на спеціальний реєстраційний рахунок або внесення готівки до каси (п. 3.4 розд. ІІ НП(С)БО 124).

⁷ Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 124 «Доходи», затверджене наказом Мінфіну від 24.12.2010 р. № 1629.

Відображення операцій із надходження благодійної допомоги (незалежно від її форми) передбачає обов’язкове визнання доходів за субрахунком 7511 «Доходи за необмінними операціями».

Нагадаємо: для обліку операцій з нарахування доходів спецфонду, у тому числі отриманих як благодійна допомога, призначений меморіальний ордер № 14.

Порядок обліку отримання та витрачання спонсорських та благодійних внесків у грошовій формі визначено пп. 5. 7 та 5.8 Типової кореспонденції.

Як відображати на рахунках бухобліку надходження і витрачання безпосередньо батьківських внесків, розглянемо на умовному прикладі.

Наостанок нагадаємо про відображення цих надходжень у звітності. Так, благодійні внески повинні знайти своє відображення у Звіті про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень (форми № 4-2д, № 4-2м) за кодом рядка 020. Форму останнього наведено в додатку 3 до Порядку № 44⁸.

⁸ Порядок складання бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, звітності фондами загальнообов’язкового державного соціального і пенсійного страхування, затверджений наказом Мінфіну від 24.01.2012 р. № 44.

Звісно, такі надходження потрібно відобразити й у фінансовій звітності. Зокрема, доходи від безоплатно отриманих активів, робіт (послуг) показуємо у статті «Інші доходи від необмінних операцій». Це — рядок 2130 Звіту про фінансовий результат (форма № 2-дс). Тож за кошти, отримані від батьків протягом І кварталу звітного року, доведеться відзвітувати вже у квітні.

Звісно, ці суми мають увійти й до річного фінзвіту. До речі, про річні форми. Не забудьте показати батьківські внески та інші надходження від благодійників у Звіті про рух грошових коштів (форма № 3-дс) за кодом рядка 3045.

Контроль за надходженням та цільовим використанням батьківських внесків, окрім керівництва та бухгалтерії закладів освіти, можуть здійснювати піклувальна рада та батьківська рада за участю представників батьківських трійок.